探索农业科研项目档案管理模式

文/黑龙江省农业科学院草业研究所 孔晓蕾

近年来，随着我国农业科研水平的快速提升，国家对农业科研项目加大了投入力度，农业科研取得了丰硕成果，科研项目不断增加。因此，农业科研项目资料随之增多。但是科研项目管理还存在一些问题，例如配套档案管理不完善、档案管理人才匮乏，致使档案管理工作压力增大。有些科研项目资料在课题组手中保存，缺少专业性、规范化管理，重视程度不够使一些科研项目资料丢失；有些纸质材料因保存不当，出现了霉变、虫蛀等问题。这些问题都不利于农业科研工作延续和再利用。因此，探究农业科研项目档案管理模式，具有重要意义。

一、农业科研项目档案管理存在的问题

（一）重视程度有待提高。在农业科研单位中，往往只重视科技研发而轻视后期项目归档工作。尤其是领导干部对科研项目档案归档工作的认识和理解还有待提高。农业科研工作以项目执行为主，科研项目贯穿科研工作的全过程，而科研项目材料归档工作是否完整和统一，直接影响科研项目执行效果和后续科研工作的延续。因此，领导干部高度重视，就有利于科研项目档案工作的开展。在档案信息化管理已普及推广的形势下，有些单位仍以人工为主进行档案管理等工作。因对档案管理的重要性缺少认识，进而影响其价值的发挥。由于农业科研项目档案具有系统性和连续性，在实际工作中，一旦档案材料不完整甚至丢失，就会导致课题不能如期完成或是科研质量下降，还会影响下一步课题的申报，形成恶性循环。

（二）项目执行人档案意识薄弱。项目执行人大多重视科研项目的科学研究、实践活动、科研成果及成果转化等过程，而忽视在项目前期申报、制定的实施方案、签订的合同任务书、试验示范过程、数据采集、资金使用、总结、结题验收、成果申报、成果转化、报奖等一系列的纸件材料和电子材料的归档工作。项目执行人一是认为这种工作应该是档案管理部门负责的事情，不需要他们来配合；二是认为科研项目材料存到档案管理部门，不如放在自己手里用起来方便。致使科研项目执行人产生了错误的认识，造成科研档案不能及时归档，甚至材料缺失或不完整。

（三）档案管理复合型人才匮乏。农业科研项目档案管理流程繁琐，科研项目存在跨年度、执行周期不一致等情况。从项目申报、立项、批复、年度执行情况、结题、成果等全部资料按年度收集，到归档编目，再到入库保存以及后期的借阅使用，都需要档案管理人员严格遵循相关制度规范，并且要具有极强的专业知识。一名合格的档案管理员，除了要具备档案学相关技能外，还必须对农业科研项目有一定程度的了解。如果本部门已经推行档案信息管理系统，还需要档案管理员掌握信息技术。因此，要想胜任农业科研项目档案管理工作，就需要具备较强的复合能力。调查发现，在省级或市级许多农业职能部门，大多配备了高素质档案管理人员；而在基层和农业科研院所配备的档案管理人员，具有扎实的档案管理专业技能，熟悉农业科技相关知识的复合型人才还比较匮乏。

（四）档案管理配套制度不完善。农业科研项目档案管理作为一项专业性极强的工作，要想保证各个流程做到顺利完成且无缝衔接，需要一套完善的管理制度，为各项具体工作开展提供参照和依据。从整体上来看，近几年我国农业科研档案管理制度逐步完善，但是还有一些科研单位的项目不在存档范围之中，同时在一些细节方面还存在不足。例如，在立卷标准上，不同地方的农业科研单位，执行的标准存在差异。有的是按照科研项目的类别不同进行分类；还有的是按照时间顺序，把每个年度的档案分成一类。在档案形式上，有的是将纸质档案按照“三孔一线”的方式进行整理，有的则是将所有档案直接装入档案盒。由于缺少统一的制度标准，一方面给档案管理增加了负担，另一方面也影响了档案资料的共享和利用。

（五）档案管理模式滞后，利用率不高。农业科研项目档案的价值在于利用，只有为科研人员、科研工作提供了帮助，在农业科研项目档案管理上投入的时间、人力和物力才能得到回报。但是基层农业科研单位，受到技术条件和管理人员专业性不强的限制，仍依赖于人工这种落后的管理模式。虽然以信息技术为支撑的档案信息管理系统也得到安装和使用，但多数情况下还是用于档案资料的查找，没有利用技术优势进行更深层次的价值开发和挖掘利用。由于检索效率不高，许多有价值的档案没能得到很好的利用，也就无法为农业科技创新和科研成果产出提供支持和参考，也使农业科研单位之间，无法就各自的档案资源进行高度共享，造成了档案资源的浪费，影响了农业科研事业的发展进程。

二、加强农业科研项目档案管理的必要性

（一）有利于农业科技创新。农业科研项目档案作为对农业科研工作从项目申请、立项、实施、检查评估、项目验收、成果鉴定、成果申报、成果转化、科技推广等各个环节、各项工作的真实记录，也是对科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字材料、图表、数据及影像等各种形式的材料以纸质或电子档案形式的保存，可以对当前农业科技创新工作提供有价值的借鉴。任何领域的科研创新，都必然会伴随着各种困难甚至走一些弯路，而通过查找以往的项目档案资料，则能够借鉴前人的经验教训，从而让农业科研活动更加高效地开展。同时大大缩短了科研周期，保证了科研成果尽快转化和推广。另外，在农业科研项目档案中也包含了科技工作者几年甚至几十年的成功经验，可以为后人打开新的研究思路，提供有价值的参考。因此，把农业科研项目档案当成知识宝库，可以对农业科技创新和科研成果产出提供帮助。

（二）有利于农业转型发展。随着产业结构调整，我国农业正在经历转型发展。而农业的现代化、科技化则是一个必然趋势。农业科研项目成果转化及试验示范，可以为不同区域的产业发展起到示范引领的作用，还可以扶持龙头企业创新发展，带动地方吸引符合本地特色发展的企业入驻，推动地方特色农产品的精深加工等产业的发展。在农业科研项目档案中，就包含了不同区域农业科技水平的全面调查。通过查阅这些档案，可以为地方产业发展方向提供科技支撑，也是为农业科研工作者了解各地农业科技水平的一个有效途径。同时根据实际情况，寻找到农业科技创新的方向，提高了农业科研成果转化和利用价值，能助推农业实现转型升级。

三、完善农业科研项目档案管理的对策

（一）强化岗位责任制，细化档案管理流程。农业科研项目档案从前期资料文件的搜集、筛选，到最后入库存储，整个流程包含了诸多的细节要点。为确保科研项目档案顺利交接，需要项目负责人与档案管理人员有效配合，明确责任分工，落实岗位责任制，确保科研项目档案管理的每项工作、每一个环节都能落实到位。对于农业科技成果已经推广应用的，需要将成果转让协议书、转让技术资料等文件及时提交给档案管理人员，而档案管理人员也要及时与项目负责人对接收集资料，保证后续项目材料的齐全、完整。完成档案验收后，填写验收单，然后由分管领导签字。因有些科研项目档案存在知识产权和涉密等情况，在归档之后，无论是日常的档案整理，还是档案的检索和出借，都需要档案管理人员严格执行制度规范，最大程度上保证档案资料的完整性和安全性。

（二）加强人才培养，夯实档案管理基础。为了加强档案管理工作，促进农业科研快速发展，必须建立一支高素质的档案管理人才队伍。重点抓好人才的“引进”和“培养”两项工作。“引进”就是结合农业科研档案管理工作需要和档案管理信息化趋势，在人员招聘时，除了要具备档案管理相关专业知识外，还要考察信息技术、农业科技等方面的知识储备情况，优先选拔录用复合能力较强的应聘者，从而为下一步农业科研档案管理工作高效率的开展，以及档案价值的深层次挖掘提供人才支持。“培养”主要是针对现有档案管理人员，通过培训和外派学习等形式，鼓励他们进行深造，弥补不足，获得更高级别的职业资格证，培养适应现代农业科研档案管理的人才。

（三）完善制度建设，提升管理规范化水平。为适应农业科研项目档案管理需求，必须建立一套规范的管理办法和规章制度。一是建立科研项目归档范围，明确科研项目档案的收集内容。特别是科研项目立项、实施过程、验收标准、成果鉴定等材料接收，都要有统一的规定，并做出明确的说明。二是建立农业科研项目文件资料的归档流程、具体的格式标准及时间节点等，使项目执行人和档案管理者明确归档节点，保证科研项目执行与归档工作同步进行。因科研项目从立项、执行、验收、成果鉴定、成果报奖、成果转化的全过程执行周期比较长，因此，需要规范不同时间节点提交不同的项目档案材料归档，在原有制度的基础上就要进一步细化，减少歧义。三是建立科研项目考核管理机制，把科研项目归档纳入年度考核中，并且与项目执行人的绩效考核挂钩，提高项目执行人对科研项目归档工作的重视程度，进一步保证科研项目档案工作的顺利开展。四是健全档案信息化管理制度，通过借鉴其他档案管理单位的成功经验，制定出关于农业科研项目电子档案收集、备份、共享、利用等相关工作制度。让制度紧跟农业科研档案管理的发展趋势，使档案资料的价值得到更好利用。

（四）开拓创新，利用信息技术挖掘档案价值。随着档案管理标准的不断提升，农业科研档案的管理思维和方法也要顺应时代的变化，做出与时俱进的调整。随着现代化大农业科技创新步伐快速推进，农业科研单位更加重视信息技术在科技创新及档案管理等工作中的应用价值。特别是有些基层单位信息基础设施比较匮乏、信息管理水平相对落后，要在信息化建设方面加大投入力度，确保档案管理信息化水平的持续提升。以黑龙江省农业科学院草业研究所寒地作物种质资源库的种质资源综合管理平台建设为例，把几万份农作物种质资源利用物联网、5G、大数据及人工智能等技术，构建种质资源“收集-评价-鉴定-管理-挖掘-应用”的保护利用创新体系，实现种质资源保护利用的全流程智能化管控，实现种质资源数据高效共享及平台互联互通。利用种质资源数据平台，深度挖掘优异种质资源，将种质资源优势转变成可利用的亲本材料优势，培育出更多具有突破性的作物新品种。种质资源综合管理平台为种质资源长期安全储藏、种质资源的更新繁殖安全高效管理、种质资源的数据在线交流分发、高效利用和效果追踪提供了数字化解决方案，实现了种质资源全方位信息化管理的新模式。因此，档案管理人员要利用大数据等前沿技术手段，进一步挖掘档案的利用价值。可以通过建设档案资源共享平台，让国内农业科研单位将非涉密的档案资料在平台上共享交换，相互学习和借鉴，使农业科研档案的实际利用价值得到快速提升。

四、结语

在我国农业科技创新快速发展的同时，积累了大量的农业科研项目资料，这些资料是多年来农业科研工作者的宝贵经验，可以为以后的科技创新提供技术支撑。面对种类多样、数量庞大且管理要求极高的农业科研项目档案。一方面，要加快档案各项制度建设，做到各项工作规范、严谨，保证档案资料完整、可用；另一方面，要重视信息技术引进和人才培养，提升档案资源利用价值，加快现代化大农业的发展进程。