新形势下事业单位办公室档案管理创新策略

文/辽宁省盘锦市盘山县交通事务服务中心 张娟

新形势下，“互联网+”对各行各业的发展产生了非常重大且深远的影响，同时，也为档案管理工作提供了强有力的技术支持。虽然档案管理并不能直接作用于事业单位的各项工作中，但工作人员可以利用档案资源为事业单位各部门提供相应的服务。只有做好档案管理与创新工作，才能对档案资料进行全面收集和分类整理，为各部门利用档案资料提供有利条件。档案管理工作既要注重提升工作效率，也要确保工作质量，保证档案资源的准确性和客观性，为事业单位更好地发展提供资源支持。为此，本文将从多个角度对办公室档案管理工作进行探究，以期可以探寻到提升事业单位办公室档案管理成效的具体策略，最大限度发挥办公室档案管理的重要作用。

一、办公室档案管理工作优化的必要性

提升办公室档案管理水平需要观念的更新与技术的参与，陈旧的档案管理方式和落后的管理理念严重制约了档案管理成效，如果档案管理措施缺乏科学性和合理性，不仅无法保证档案资源的准确性，更无法确保档案资源的安全性。同时，不断优化办公室档案管理方式对于防止事业单位腐败也有着极大的辅助作用。1.健全的办公室档案管理机制有助于增加事业单位的综合效益。事业单位在提高档案管理水平的同时，可以充分发挥信息化办公的优势，进一步明确和衔接各个部门的工作，提高办事效率，避免工作流程问题影响到档案管理效率。2.有助于提高档案资源的应用水平。档案管理人员可以最大化利用事业单位的档案资源，各部门可以及时找到工作所需的有效信息，了解本单位的整体运作情况，能够为需要帮助的部门及时提供精准的档案资源扶持。3.有助于确保档案管理信息的准确性。档案管理是事业单位办公室工作的重要组成部分，是各部门有效开展工作的前提条件。精准与完备的档案信息可以为单位发展进一步明确方向，扩展业务延伸范围。由此可见，做好办公室档案管理工作对于事业单位发展来说至关重要，不仅有益于现阶段的单位管理，而且有助于单位长远的发展。

二、办公室档案管理工作存在的主要问题

（一）缺乏信息风险意识。尽管部分事业单位已经在不断完善档案信息风险管理机制，但部分管理者认为档案信息风险管理较为简单，在实际落实中往往将档案信息风险管理视为一种形式，并不能用风险管理机制约束档案管理行为，不仅缺乏执行力，而且在观念上并没有对档案风险管理有十分深刻、准确的认知。

（二）管理机制不完善。新时期，就事业单位档案管理工作而言，高效和科学的管理机制至关重要，是加强办公室档案管理的重要支撑，但一些单位还未能将完善管理机制摆在十分重要的位置上，致使档案管理还未形成比较规范的机制。就档案管理机制而言，部分单位所采用的档案管理方法较为单一，且缺乏科学性，并没有使用现代管理理念来指导档案工作，对历年数据的分析较为局限，不具有较强的说服力，往往只是简单的加减与融合。在档案管理机制形成的过程中，单位管理者往往把档案交给某一个部门管理，缺乏民主参与，未能给予其他部门参与管理的权利，由此导致部分档案资料整理不够精细，各个部门之间的配合度较低。就档案管理内容而言，除了受客观环境因素的制约之外，还存在较大的人为层面的因素影响。部分单位的档案管理工作往往采取事后监督的方式，监督存在一定局限，缺少对事前、事中的监督。档案管理工作在人为因素的制约下变得较为被动，不仅影响档案管理的范围，而且限制了工作的深度。

（三）基础设施不到位。现阶段，伴随着各种新兴技术的实施，事业单位档案管理方式亟须转变，尤其是加强信息化管理，这对事业单位档案管理工作提出了较高的要求，但这也是事业单位顺应时代发展不得不走的革新之路。部分单位档案管理的基础设施不够现代化，对一些比较重要的业务流程还在采用手工和半手工的制作方式，这与“互联网+”时代对档案管理工作的要求相差甚远。虽然一些单位已经采取了大数据、智能化的档案管理工作方式，但并不是各个部门都能如此，在事业单位资金较为有限的情况下，管理系统并不是很集中，容易导致档案资源无法有效共享，更不能及时获取准确的信息数据。

（四）编研工作较为滞后。相比于传统档案信息服务功能，新形势下事业单位加强档案编研工作非常重要，但档案编研工作没有得到有效推进，反而出现较为滞后的现象。编研工作涉及很多方面，需要大量档案资料，只有将各种类型的档案资料合理划分类别，再按照不同类别进行分类整理，才能确保编研工作的准确性和科学性。其实，编研工作是档案管理的重要方面，也是内容最为繁杂的一环，需要档案管理者投入很多的时间和精力，如果不能充分借助信息化档案管理手段，将容易出现编研工作滞后的问题。

三、新形势下办公室档案管理创新策略

（一）增强人员的档案管理意识。“互联网+”大环境对办公室档案管理工作提出了更高要求，为了更好地满足信息化时代对档案管理工作的要求，亟须增强档案管理人员的管理意识，尤其是增强档案管理的风险意识。档案管理风险防控是做好办公室档案管理工作的重要保障，事业单位应将科学研究、社会服务以及单位发展有机结合起来，从自身发展的实际需求出发，充分发挥档案管理工作具有的资源服务功用。档案管理人员可以从多个方面增强管理意识，除了信息服务意识之外，还有对档案信息资源的利用意识以及档案风险管理意识，树立防范档案信息风险的重要理念，在采集、整理、归档相关资料的过程中做好安全工作，最大限度防止档案信息泄露，在此基础上为事业单位各个部门工作提供可以利用的档案资料。除了增强档案管理人员的管理意识之外，也要加强其他部门人员对档案管理工作的支持，提高全体人员对档案管理工作的重视程度，这样才能全面提升档案管理工作效率。

（二）逐渐完善办公室档案管理制度。建立和完善档案资源管理制度至关重要，是开展档案管理与创新工作的前提条件，可以为档案管理与创新提供强有力的制度保障。档案管理制度对于人员具有一定的约束作用，在档案管理制度的制约下，工作才能取得更大的成效。例如，完善综合档案室标准化建设，在管理会议纪要相关资料时，不仅需要将会议纪要归入文书档案管理中，而且要将重要决策进行分发，并在规定时间内完成分发任务，这样才能够充分挖掘档案管理工作在事业单位管理中的基本价值。具体而言，可以将档案管理作为一种信息管理系统，将档案信息纳入事业单位整体信息系统中，这样不仅可以规范档案信息管理，而且有助于提高档案资源开发和利用效率。

（三）注重提升人员的专业素养。办公室档案管理创新无法离开人力资源的支撑，办公室档案管理工作具有一定的特殊性，需要专业人才进行操作，其人员的专业素养水平直接影响档案管理工作的成效。可见，各事业单位理应做好对档案管理方面专业人才的培训工作，这是极其必要的。一方面，组织档案管理人员从档案管理的基础知识和技能操作两个层面开展培训，由此逐渐提高档案管理人员的专业素养，增强业务能力。同时，以单位实际发展需要为重要依据，加强建设人才数据库，为办公室档案管理与创新工作储备专业性人才；另一方面，增强档案管理人员不断学习的自主意识，使其意识到在新形势下不断提高自身素养的重要意义。事业单位应采取相应的措施调动员工学习的动力，让员工在自主学习中成长，不断优化自身的专业知识结构，以此更好地满足档案管理与创新工作的要求。

（四）构建和完善信息化档案管理体系。以往的办公室档案管理方式过于陈旧，而在信息化时代的推动下，各单位应充分利用信息化优势，促使档案管理信息化，才能对单位一切活动进行有效监测和管理。因此，构建和完善信息化档案管理体系至关重要。相比于半手工或手工的管理方式，信息化档案管理可以极大地减少人为因素带来的影响，还可以提高风险评估的精准度。事业单位在利用信息化手段开展档案管理工作时，应充分发挥信息化手段具有的实时性优势，及时解决在编研工作方面存在的难题。可以尝试构建综合档案室，建立电子信息查询系统，通过综合档案室信息化建设，提高信息整合效率和资源共享程度。档案信息化管理体系更加便于使用者接受、查询、借阅档案资料，而且可以提高对各种类型档案资源进行分门别类整理的成效，大大提升了档案管理的效率，创新了档案管理手段。

（五）打造优质的档案管理工作队伍。档案管理理念是事业单位文化的构成要素，办公室档案管理成效直接受管理者理念的影响和制约。首先，事业单位应从理念层面对档案管理的工作人员进行管理，对档案管理队伍管理理念的培养要不断加强，积极引导档案管理者接受比较先进的管理理念，为管理者提供学习优秀单位档案管理经验的机会和途径。与此同时，创设行业交流平台，为不同单位档案管理人员相互借鉴有效的档案管理方式提供路径，帮助和引导各事业单位不断培育档案管理的特色文化。其次，划分岗位责权非常重要，清晰明确的责权关系更有利于改善档案管理效果。档案管理负责人可以岗位和职能情况为基本依据，对档案管理岗位进行责权划分，不仅要结合档案管理工作不断细分岗位，而且要明确每一个岗位具有的权力和责任，进而形成比较系统和完善的岗位责权体系和机制。最后，切实提高财务人员的业务素质，加强档案系统管理。其中系统管理是办公室档案岗位的重要职责内容，要求从事此岗位的人员能够运用技术保障系统平稳运行，定期更新系统和升级软件。

（六）构建档案反馈机制。很多单位还未建立档案反馈机制，对于档案反馈的意识较为薄弱，尤其是对日常反馈的重视程度不够。因此，可以从日常反馈和专项反馈两个方面进行统筹管理，最大限度做到全过程反馈，形成比较完善的档案反馈机制。因此，各事业单位可以从全面的角度构建完善的档案反馈机制，确保反馈机制得到有效落实，为办公室档案管理提供保障。构建档案反馈机制可以从以下两个方面着手：第一，可以在单位内部建立具有独立性的反馈机构，确保此反馈机构能够行使独立的反馈和监督的权力。第二，需要上一级单位对档案管理工作进行外部反馈，除了反馈之外，可以为档案管理与创新工作提供督导，由此形成内外共同发力的反馈体系。除此之外，也要鼓励舆论主体对事业单位档案管理工作进行反馈，以此对管理欠缺之处加以完善，这样更有利于保证可以公开的档案资料充分发挥社会价值。

四、结语

综上所述，加强办公室档案管理与创新工作对于事业单位发展来说至关重要，尤其在新形势下和“互联网+”背景下具有突出作用。各事业单位应牢牢把握“互联网+”的发展契机，深入分析自身在办公室档案管理中存在的突出问题，并尝试从本文提出的些许建议中找出解决对策。做好办公室档案管理与创新工作不仅需要提高事业单位对档案管理工作的重视程度，还要形成科学规范的档案管理机制，加强对档案管理专业性人才的培养和储备，同时，积极转变档案管理工作方式，充分挖掘信息化平台的价值和优势，构建信息化档案管理体系，为单位发展谋取更大的综合效益。