医院图书档案情报综合信息化服务新模式构建

文/青岛大学附属医院 耿青 徐静（通讯作者） 丛爱玲 张澄橙

在我国现代医院信息网络技术发展的环境下，医院信息网络管理技术为现代医院提供档案信息、图书信息、医院信息管理等综合档案管理服务。以信息网络技术为基础提供良好的信息技术条件，促进医院图书档案管理信息技术资源的整合管理和共享发展，创造了交互式综合利用信息技术资源的新条件。图书档案数字化、网络化后，医院档案管理信息网络化已成为医院档案管理系统日益成熟的现实。目前医院记录类图书等信息已逐渐模糊，档案管理服务边界在这种档案管理模式与信息一体化的基础上，如何构建以医院档案信息服务系统为核心的医院档案信息管理模式，逐渐成为现代医院图书档案情报管理工作的重点。

一、医院图书档案情报综合信息化服务新模式的构建意义

（一）增加利用概率。当前，社会经济信息日益发展，使得我国社会公众对档案信息资源管理方式的需求发生巨大变化，人们要及时、快速、准确地管理档案信息资源，获得相关的系统、多层次、全方位的档案信息；不仅需要获取原始的图书档案信息资源，还需要相对系统的档案信息和理论信息，即掌握档案行业最新的相关信息。同时实现在网络经济环境下对各类图书、信息和档案信息资源的整合管理，可以充分混合档案信息资源整合的原始性，并在此基础上，针对档案资源信息的时效性、图书档案资源的可持续利用、查阅等特点，将一些重要的档案信息设置在一个虚拟的档案信息管理平台上。当用户需要提供文件查询服务时，可以从服务数据库中检索相关信息，实时全面了解自己需要的服务内容，从而增强用户黏性，提高文件信息管理资源的综合利用率。

（二）增加投资效率。一般来说，医院信息处理部门的图书、信息和档案，是把存储在网上的大数据实时进行信息传递作为绩效管理工作的基本功能，其基本功能结构有以下几个主要的相似之处：1.依托的研究对象与医院信息处理服务器的管理对象相同；2.需要依靠相同的医院信息处理技术手段；3.所依托研究课题的管理内容与所依托工作的管理方法相同；4.各种现代医院信息处理设备及其功能结构基本一致。由于医院信息处理部门同时需要采购各种医院信息处理技术设备，各种现代医院信息处理设备的主要处理功能难以充分发挥，也难以全面建立国际先进的医院信息网络管理全国平台。如果采取综合信息处理的医院管理模式，就可以避免重复使用信息处理、软件开发等复杂的技术环节，避免造成人力、财力、物力的巨大浪费。

（三）共享信息资源。目前国内图书、档案等部门信息分散，严重阻碍图书管理信息资源的整合、利用和推广的发展，使之成为严重制约和影响我国社会经济平衡发展的公共利益的重大问题。然而，在现代信息网络时代，三者之间在纵向和横向方面的联系空间较少，难以实现图书信息管理资源和图书数据管理平台的相互共享。对此，基于图书、信息和档案的整合，可用来构建图书信息管理中心，提供信息管理资源共享的信息平台，情报与档案信息的结合能够有效突破传统政府部门间合作的局限，能够利用整合实现信息资源的合理共享。

二、医院图书档案情报之间存在的关联特性

（一）一致特性。在档案管理过程中，图书信息与档案管理在具体的业务组织结构和业务流程上要有基本一致性，其本质几乎是一致。例如，在具体的业务流程中，图书档案管理、信息及相关业务部门及其整体工作流程几乎完全遵循知识管理相关信息的应用，增加相关信息的整理、收集、应用、开发和管理。在某一特定文件中信息的输入、处理、存储、输出等各个工作过程中，主要局限于某一目录、信息的分类、索引和组织以及该目录信息的各个环节，并经常采用一种信息检索、直接借出、复制等多种方式，如可作为现代信息网络管理的基础及档案管理的工作方法。在现代医院档案信息管理中，传统的档案管理主要是直接采用手工操作的方法进行，随着现代档案信息网络管理技术在我国的推广应用，档案信息管理的现代化和信息网络化将成为我国图书信息和档案管理的未来，是档案及相关部门业务管理发展的主要趋势。

（二）一体特性。图书、信息、统计档案在本质上属于历史文献，这一点可以从图书信息统计档案共同的历史演变和发展中看出。书籍、信息和档案的出现，是现代人类社会生产力不断进步和发展的必然结果。当这三种常见的产品进入社会时，也可以说在进入现代文明之前，图书信息档案的管理已经实现一体化。中国古代碑文就是古籍与信息档案整合的典型例子。在古代，情报活动的重要信息不仅包括生产生活的重要信息，还包括古籍的信息收集和信息档案。可以说，古籍信息档案一直是信息收集的主要数据来源。然而，在中国现代工业社会中，随着工业社会化和分工的进一步发展，图书、信息和档案之间仍然存在着一定程度的信息分离，但三者具有自然的同质性和同源性，这就决定三者之间的信息联系仍然非常紧密。

三、医院图书档案情报综合信息化服务新模式的构建途径

（一）构建管理系统。综合医院管理信息系统的开发与建设，可以有效加强医院人力资源管理的信息协调，使各部门之间的信息能够实现及时有效的对接，这有利于促进医院管理效率的不断提高。医院员工可以根据个人的具体信息需求合理使用信息，同时可以合理安排其他医院领导承担各项工作管理任务，提供信息，使各部门的人力资源实现共享成为现实。在医院管理信息系统的开发建设中，应充分结合地方医院的基本管理情况，包括医院规模、员工人数、岗位特点等，提高医院人力资源信息管理的人性化，并为其提供更好的医疗服务。特别要注意人事权限的管理，明确各部门操作人员的管理权限，防止重要业务信息被恶意篡改，确保医院人力资源管理信息的实时完整性和信息安全。针对企业部门和医院员工的岗位信息变化较大的情况，可以在管理系统中及时、快速地更新信息，避免管理混乱的各种问题发生。

（二）提升管理水平。加强档案信息管理队伍建设，可以促进信息和档案管理资源的整合和共享，为其发展提供管理网络和信息技术的保障。通过对档案管理组织的整合，形成强大的档案管理和信息网络平台，有效推动档案管理的深化，能够对现有的图书、信息和零散的数据档案信息资源进行有机整合，资源整合管理平台的共享更有利于信息资源的实时访问和信息存储。同时，为不断加强和进一步巩固图书信息，提高专业档案管理水平，推动档案管理的创新，管理机构有必要进一步扩大现有的专业图书信息以及档案管理人员的选拔和培训组织建设。不断加强图书信息档案专业复合型管理人员的建设和选拔与培训，培养优秀的档案管理人员等具专业素质的管理后备队伍。不断加强图书、信息、档案的综合管理，加强各层次工作、学习、学术信息、技术交流，增进相互了解，促进工作。

（三）利用网络平台。现代网络共享技术的发展日新月异，逐渐打破了传统网络条件下的共享区域限制并改变了共享周期的长短，可以使各种信息数据资源达到共享的目的，但这并不一定意味着网络可以共享信息的各个方面的实时数据资源。对于如何共享网络信息数据资源，面临着许多技术挑战。网络数据信息资源共享模式是目前最理想的数据资源共享模式。特别是医院图书档案信息网络平台的建设，必须以统一的国家标准和行业标准为技术基础，以数字化医院信息服务资源为基础，甚至以大规模的医院信息资源分布式数据库为支撑，以国际宽带高速无线网络通道作为信息数据传输的主要通道，从而为广大用户提供一个多元化的医院数字信息服务资源平台。除运营模式包括作为数据平台向公众提供的各种数字信息服务模式外，还可以包括信息数据的形成、整理、存储、检索、传输、存储、保护、使用识别、统计等各个环节，具体的操作功能主要有以下5个主要内容：1.多信息载体下的数字化运营模式；2.基础信息数据资源的信息接收、存储和运行管理；3.负责组织信息和数据资源有效性的访问和实时查询；4.组织实现多个数字平台信息数据资源的网络上传和信息传输；5.平台信息系统的运行管理和安全设施的维护。

（四）树立全新理念。在传统的医院管理信息服务模式下，有关部门可以自身的医院信息数据资源为核心完成服务功能，提供医院信息数据资源，及时向公众提供服务，使用户管理始终处于被动状态。然而，在传统的信息网络服务环境中，三方服务组织始终需要以医院用户的基本需求为服务核心，即三位一体的信息服务需要提供医院用户现在所需要的东西，使医院用户始终处于主动。在“三位一体”服务模式下，图书、信息、档案三家机构需要及时赢得足够的医院社会信息资源，树立共同发展、合作共赢的价值观，并结合实际情况，主动集中调配医院的人、财、物等资源。用于日常运营和优化管理秩序的时间、社会资本等信息资源。同时，当医院面临复杂、困难的工作任务时，图书、信息、档案的信息整合服务可以充分发挥其独特的资源优势，共同发展，共同解决问题。逐步改变传统医院信息服务模式的观念，建立一种新的医院网络信息资源管理系统，实现医院信息的数字化、信息化、网络化，收集和检索医院信息数据资源，对信息进行分类、管理、集成和保存。

（五）组织信息管理。为提高组织管理的信息化水平，医院档案资源规划模块和工作分析模块主要是提高整体管理水平的核心。全面收集医院全体员工的基本信息，包括人数、年龄、学历、工资等，为相关工作的开展提供可靠的数据支持。为了分析档案资源的变化，需要将历史数据与当前数据进行比较，得出令人信服的结论，为工作规划的调整和优化奠定基础。特别是在实际工作阶段，有必要将上述数据信息作为参考和依据，使医院的每一项工作都能有章可循，避免资源的浪费。在工作分析模块的构建中，可以有效收集档案资源，从而使资源的划分更加具体、明确，达到统一管理的目的，这也是后续工作实施的基本依据。

（六）构建一体机构。根据图书情报档案的内部关系，目前应打破图书情报档案的管理模式，建立统一的领导机构，并协调图书情报机构，实现三种文献资源的合理优化配置。通过整合管理机构，建立起情报档案综合文献资源管理平台，彻底改变传统分散的知识信息资源管理和服务模式，形成集成新型信息开发利用知识和服务的创新体系，实现图书档案信息充分利用的规模效应，更好地服务于经济社会发展。从另一个角度来看，档案管理与信息整合可以更好地从整体层面发挥图书管理、信息管理、档案管理的特殊性，有效平衡三者之间的关系以及调动图书情报档案工作人员的工作积极性和主动性，以适应知识经济中知识用户和个性化服务的需求，进而为用户提供更好、更全面的知识信息服务。

四、结语

图书、信息、档案能够为医疗机构提供多样化的信息医疗服务。然而，在当今信息网络环境下，医院继续大量使用传统的信息服务管理模式，可能在整个现代信息社会中将被彻底淘汰，所以，图书、信息、档案三位一体的建设已经成为大势所趋。然而在实现“三位一体”发展的过程中面临着许多复杂的问题，因此，努力建设现代化医院应继续积极探索图书情报档案医院情报信息服务体系有效构建的新模式，使之促进现代医院的快速发展，实施新型现代经济建设和健康发展。