档案管理归档整理分类技巧浅析

文/珠海市文件管理中心 罗小亮

我国引入现代化管理模式与先进理念之后，政府机关、企事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐意识到档案管理的重要价值。一方面，不断实施档案管理改革；另一方面，进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行探讨。

一、档案管理现状

（一）档案管理过程中出现的问题。笔者认为，在档案管理过程中，缺乏先进的管理理念，是当下最应重视的问题。随着时代的不断发展，我国的档案管理工作在进行相应的改革和深化，过去的管理理念显然和当下的管理工作有出入，无法顺应时代发展。现在几乎各个行业都可寻觅档案管理的身影。档案管理的方式和内容都发生了巨变，也因此给管理人员带来更多的挑战。在档案管理过程中，个别工作人员并不具备专业背景，管理意识薄弱，因此降低了管理队伍的整体素质，制约了档案管理工作的有序开展。

（二）归档整理中出现的问题。在具体实践过程中可以发现，许多工作人员并没有意识到档案管理工作的价值，也没有建立全面的、熟练的归档整理技巧。比如说，在实际管理档案的过程之中，工作人员缺乏对档案准确、清晰的判断和认知。面对内容比较多的档案，他们不知道应该删除还是应该保留。这样带来的后果就是，在归纳整理档案时，存在着非常多的不必要文件，占据了大量的储存空间，造成了精力和时间的浪费。

（三）档案分类过程中出现的问题。工作人员在对档案进行分类的时候，并没有结合实际情况，缺乏对当前形势的充分了解，无法制定出合理、科学的档案分类计划。分类标准的不统一，导致档案在归档的时候经常出现分散性的情况。按照相关的档案管理条例，档案归档一般有三种方式：第一种是保管期限—年度—机构；第二种是保管期限—年度—问题；第三种是保管期限—年度。不同的归档方式，操作流程各不相同。然而在开展档案管理工作时，工作人员并没有严格按照归档模式进行，往往借助收文发文和级次分类法开展工作。这种归档模式，存在着较多模糊地带，导致归档行为缺乏标准性与一致性。在检索文件时，往往无法查询到有效 结果。

二、档案管理归档整理分类技巧浅析

在进行分类之前，管理人员需要建立一个合理完整的档案整理程序，一方面可以以官方的分类标准为依据，另一方面可以以建设子项来进行划分，划分的标准也有很多，可以是档案的基本类型、归档时间以及所属部门等。整理人员在整理程序的限制之下，需要保证分类标准的一致性，一旦确定了分类标准，就不要轻易对其进行变动，防止不必要的工作量。针对具体的档案材料来对分类档案的方法进行确定，使程序简化。

（一）有序开展档案管理工作。档案管理工作应随着时代的变化而不断调整，以便于满足社会需求，促进行业健康发展。可以说，档案管理工作不是一成不变的，需要及时改革。所以，档案管理工作的技巧，也在不断变化。在此背景下，作为一名档案管理人员，要学会与时俱进，多多学习，充实自我，站在时代的前沿，明确时代的发展规律，丰富档案管理体系，学习先进的档案管理理念。在日常的工作中，实践并落实管理理念，以提升档案管理效率，保障档案管理质量。在管理档案的时候，工作人员需要坚持以下策略：首先，保障档案的完整性。当档案出现残缺的情况时，要及时登记与记录，以免因为档案的不可恢复，造成不可挽回的损失。其次，保障档案的安全性。档案记录着人们重要的生产活动，影响着相关决策，一旦其安全性降低，那么就会给单位带来不可估量的安全威胁。尤其是一些涉及国家重要战略的档案，一旦泄露，必将带来严重的负面影响。最后，保障档案寿命。工作人员要结合多种管理手段，延长档案寿命。现在是信息时代，可有效借助信息技术，构建数字化档案管理体系，提升档案管理效率，节约档案管理成本，保障档案管理工作，便于日常检索。

（二）归档整理的相关技巧。在归档整理档案的时候，要坚持以下原则：第一，了解档案文件，明确其价值。每一个档案信息都有所不同，有的档案信息至关重要，有的档案信息则过于冗长，可以直接删除和淘汰。在归档整理的过程之中，工作人员必须要构建合理、科学的整理计划。遵循重要性原则，分析档案信息。第二，关联性原则。档案与档案之间存在着一定的联系。在归纳整理的时候，要注重关联性原则，对档案进行集中管理，避免将档案进行强制性分离。第三，完整性原则。档案信息越是完整，那么档案管理质量就越高。工作人员要提升搜集力度，保证档案信息的完整性，杜绝出现档案信息缺失的现象，促进档案管理工作的有序开展。第四，及时修订原则。在归纳整理的时候，一旦出现档案类目不同的现象，工作人员需要及时修订，保证档案信息的准确性。修订完成以后，进行更正和修改，提升档案管理质量。

（三）分类技巧。在对档案进行分类的时候，工作人员必须要全面了解档案文件，结合其具体内容，开展分类工作，保证工作的合理性与科学性。在管理档案时，分类是必不可少的组成内容。只有保证了分类的精准度，才能够保证档案信息的有效利用，提升档案信息的价值。明确标注分类文件，便于咨询与查找，提升档案管理效率。一是行业分类。在管理档案时，以行业进行分类。比如说水利、林业、农业等行业，根据行业标准，开展归档整理工作。不同的行业可以进行具体划分，比如说水利行业，可以细分为小流域治理、治沙档案等；林业可以分为防沙治沙、退耕还林等档案。借助行业分类，进行细化管理，可以有序归档不同行业。二是密级分类。一般来说，根据保密程度，档案可以分为公开档案、一般档案和绝密档案。公开档案，顾名思义，所有人都可以查看，主要是一些公式类的档案文件；一般档案，比公开档案的查询门槛高一些，需要办理相关手续，进行查看和调阅；绝密档案涉及国家机密，能够调阅和查看的人不多。普通人不可以随便调阅。三是保存期限分类。按照保存期限，可以将档案管理分为临时档案、定期档案和永久档案。临时档案，也就是说该档案具有临时性，在某一时间段用完以后，就丧失了价值；定期档案存在着一定的管理期限，三年到十年不等；永久档案则具备重要价值，需要进行永久保存。

档案管理工作是长期工作，不是一朝一夕就能够完成的。工作人员在管理的过程之中，要将分类与归档进行有效结合，不能够单独割裂。在信息时代背景下，电子档案发展趋势更为明显，日后也必将成为主流。所以，工作人员必须要掌握熟练的计算机使用技术，提升管理技巧，顺应时代发展。区别对待状态不同的纸质档案与电子文档，纸质档案可以作为原始凭证，电子档案可以使档案管理人员的工作更加轻松。在对档案材料进行分类的时候，档案整理者要将这两类档案的分类方法进行区分。对纸质档案进行整理的时候，需要尽量将整理流程进行简化，但是要简中有序，完成收集工作之后，对档案材料进行全方位检查，开展分类工作时，要尽量节约时间。对于纸质档案进行整理的时候，可以减少时间的原因是，管理人员在对纸质档案与电子档案进行转换的时候，已经实施了一次档案分类工作，因此完全没有必要再重复工作，这就对档案一次分类工作提出了高要求，管理人员需要通过简化以及细化的工作，保证分类工作的精准度、有效度以及完整度。对电子档案进行分类整理时，档案管理人员可以直接使用可信度较高的具有分类功能的软件，由于一些软件的运行程序比较复杂，因此整理人员需要先开展与软件使用相关的培训工作，保证高效率使用软件。

三、结语

随着信息技术的不断发展，各个行业都得到广泛普及和运用，有效提升了信息管理效率，人们的生产活动得到详细记载。要通过有效分类，对档案信息进行储存。作为档案管理人员，要学会在时代的洪流下，保持先进管理理念与手段，优化管理策略，促进档案管理工作有序开展。