大数据时代航空企业数字档案资源的建设与利用

文/郑州飞机装备有限责任公司 杨闫慧杰

航空企业是国家高新技术和科研力量的重要基地。企业档案馆记载着科研生产的整个历史过程和发展演变流程，拥有大量科研生产工作的宝贵信息，是国有军工企业乃至整个国家的宝贵财富。建设航空企业数字档案馆，既能促进企业生产效率的提高，及早预判并发现生产环节存在的问题，缩减生产成本，保障产品质量，也是一个企业文化“软实力”的体现，对产品的交付和企业的发展有着重要意义。

一、航空企业档案管理现状

（一）传统管理模式效率低下。传统档案资源多以纸质为载体，整理工作耗时长，工作量大，工作内容相对枯燥。还存在着查找速度慢、准确率低等特点。尤其是航空企业，涉及国家秘密，借阅和审批流程繁琐，影响档案使用效率和正常工作的进展，也制约着企业的 发展。

（二）库房压力逐步突显。随着档案工作的规范化和工作人员归档意识的增强，每年新增档案数量也呈几何倍增态势。仅仅依靠扩容档案库房面积、提高档案库房的容积率已远不能满足实际工作的需要，档案数字化建设的需求日益突显。

（三）人员素质亟待提高。档案资源数字化过程，不能仅停留在对档案资源的简单整理中，更要投入精力到档案的开发、利用和维护中。对档案工作者进行职业技能培训，打造复合型专业人才，以适应工作方式的 转变。

二、航空企业数字档案馆的建设

档案资源的数字化是档案资源信息化的基础和前提，也是航空企业档案馆完成由传统向现代转型的重要一步。做好航空企业数字档案馆建设，需要做如下 工作：

（一）积极推进纸质资源向数字化资源的转化。首先，要转变管理理念，将档案工作由被动转为主动。做好这项工作，离不开企业决策者的重视和档案工作者的大力宣传。可以通过组织档案宣传周等活动，统筹规划档案宣传工作，明确档案宣传目标，也可以将航空档案的文化建设与企业文化特征相结合，在工作中让企业员工认识到档案建设的重要性，并参与到档案文化的建设中来。其次，推进纸质档案的数字化建设，离不开资金和技术的支持。此项工作的开展，需要配备专业的器材和从业人员。受环境和时间影响，部分纸质档案因年代久远，存放时间过长，温湿度变化不定和使用频率过高等原因，出现纸质破损、内容模糊等问题。要想解决这些问题，需做到如下两点：一是加强档案馆的基础设施建设，包括配备相应的温湿调节装置，高清扫描设备和专业修复机器；二是配备能够操作和使用现代设备的专业人才。与此同时，档案技术人员既要具备档案分类整理的相应知识，又要有修裱破损文件的能力以及相应的计算机操作技能，甚至需要一些跨学科的复合型专门人才。最后，要完成档案资源的数字化工作，离不开基层工作人员的努力。此项工作既包括前期的整理和登记、数据库目录的建立，也包括对档案的扫描、著录、挂接、组卷和移交入库，以及后期对数据库资源的不断更新和维护。这一工作系统而庞大，不仅工作量大，而且考验档案工作者的细心与耐心。

（二）规范后续电子档案的归档和移交。航空企业每年在科研生产环节新增的档案数量呈递增态势。随着信息技术在航空企业建设中的普及与应用，由此产生的电子文档广泛散布于各部门的业务系统之中，缺乏对该资源的集中管理和利用。有鉴于此，需要业务部门与档案部门的协作。一方面，企业要制定相应的标准，不同部门在不同阶段产生的档案资料要及时进行电子归档，并制定电子档案资源归档的企业标准细则。另一方面，加强档案传输的前端收集处理能力，建立业务系统与数字档案馆的数据传输接口，从而实现对业务系统中产生的电子档案文件的实时自动在线归档，保障和维护系统数据传输和接收能力的顺畅，实现电子档案的全生命周期管理，节约企业各部门的工作时间，提高工作效率。此项工作的顺利开展，有助于打破“数据孤岛”“信息孤岛”的现状，实现数字档案资源的集中管理、存储、资源的开发和利用，建立联动机制，将档案建设工作由被动转为主动。

（三）做好数字化档案资源后期数据的更新与维护。为确保数字化档案信息资源的合理有效利用，需要不断更新数据库资源，做好电子档案的后期建设与维护。做好此项工作需要注意以下事项：一要安排专门的电子档案运营和维护人员，掌握专业的档案知识，熟悉电子档案系统的操作流程，并具备一定的综合档案管理能力，协调各部门各系统之间的工作。还要在档案流通的不同环节配置相应的负责人处理专项业务，及时准确地反映档案变动情况，以便档案信息化系统的维护人员进行后续的档案追踪与维护，实时更新档案变动情况，定期处理作废档案，保证档案数据库资源的有效性，充分发挥电子档案数据库的应用功能。二要协同调动相关部门，配合档案数据库的信息更新与维护。对部分业务员手中新生成的电子档案及部分产品鉴定环节的文件和上会资料，要及时进行归档，通过数据的传输系统以及相应的归档手续，及时完成数字档案及纸质档案的移交，以便更新数据库信息。另外，注重对数字信息资源的迁移、备份、还原恢复工作，确保计算机的信息资源安全和信息加密，设定访问控制，完善密件传阅流程，简化借阅手续和流程办理的同时，保障密件管理的安全性。

三、航空企业数字档案馆的利用

数字档案馆的价值在于开发和利用，在于为用户服务。如何将浩如烟海的数据信息通过智能化的手段进行处理并加以利用，是提高电子文档利用效率的关键。

（一）提升智能检索能力，增强数字档案馆可利用性。现代人的日常工作要面对浩如烟海的资源与数据。如何在数量繁多的数据信息库中快速检索并准确获得有效信息，是提升数字档案馆使用率的关键。软件的研发人员和数字档案馆的建设者们首先应当思考的是如何让数据库的使用和检索变得更为智能和便利。首先，要尽可能简化操作流程，辅以简洁的操作界面，进而提升数字档案馆数据库的使用感和可操作性，以满足不同文化程度和不同年龄层次使用者的需求。其次，通过引入串联、词汇联想、关键词查询等方法进行档案查阅，既可以便捷档案检索功能，又能够为有档案利用诉求但无法提供准确查询线索的利用者提供智能服务，让数字档案馆变得更为智能化和人性化。同时，将大数据的发展成果引入数字档案馆建设之中，提供热门查询专栏服务。通过后台服务器提供的统计数据信息，将档案阅览者经常访问和检索的资源信息进行排序与整合。将访问量较大、使用频率较高的电子文档推送至热门检索查询专栏，实时更新专栏内容。有针对性地为档案查询阅览者提供特色服务，分析不同用户对不同门类档案使用频率和使用方式的不同需求，提供个性化的服务，将用户经常访问的档案及档案周边文档通过数据推送的方式发送给用户，方便使用者对文档的利用与学习。

（二）增强文档智能化水平，将档案利用由被动转为主动。伴随企业的发展与改革，科研人员对电子档案的使用需求已不再局限于文件本身，更希望获取这些文件资源背后的价值。档案部门不能仅仅停留在对档案进行整理、保管和查询利用这样比较基础的工作，而应该思考如何挖掘、分析、提炼档案资源中有价值的关键信息，为企业提供档案知识服务。对档案内容进行充分挖掘和深度处理，能够彰显档案的文化价值，也能够帮助企业预测危机防范风险；从档案资源中提取成功的经验和失败的教训，可以帮助企业规避风险，提高产品质量，助力企业发展。

（三）对馆藏档案资源进行分析，提供特色专题档案信息服务。通过对馆藏信息资源的整合，定期推送特色专题服务。组织问卷调查，结合数据后台的统计信息，了解不同阶段工作人员的不同需求。利用微信、微博、公众号等信息推送手段，定期将档案特色专题建设板块推送至工作人员手中，营造良好的档案利用氛围和使用环境，提高档案知识服务的效果。结合企业管理运转实际情况，整合档案知识，推送企业管理相关信息给管理层。多方面、全方位打造档案文化产品，将档案利用由被动转为主动，提升档案有效利用率，变 “死”档案为“活”信息。

四、结语

综上所述，大数据时代，信息技术得到了广泛的应用。但就目前航空企业档案馆的现状而言，仍存在着传统的档案管理模式效率低下、档案库房压力逐步突显、人员素质亟待提高等一系列的现实问题。因此对航空企业档案馆进行数字化资源的建设变得尤为必要，建设并利用好电子档案馆，发挥数字档案资源的价值，对企业的长远发展有重要的战略意义。完成此项工作，需要积极推进档案的数字化建设，规范后续电子档案的归档和移交，并做好后期信息资源的建设与维护。诚然，数字化档案馆建设的目的，是为了满足利用者的需求，进而为产品的生产和企业的发展提供服务。提升数字档案馆的智能检索能力，提高文档的智能化水平，将档案利用由被动转为主动；通过对馆藏档案资源的加工，提供特色专题档案信息服务，能够有效提高数字档案馆档案资源的使用效率，提升数字档案馆的文化价值，并助力企业长远发展。