档案数字化建设与数字化档案信息的利用

文/云南省交通投资建设集团有限公司 李淼

数字化时代的来临，使人们的工作和生活都发生了改变，同时通过线上处理事务的方式能够提升整体的管理效率。档案管理是一项繁杂的工作，因此借助互联网技术能够更好地改变传统管理方式，使得档案管理工作呈现条理性。尽管互联网技术为档案管理带来了一定的机遇，但其挑战性也是共存的。因此，对数字化时代档案工作的挑战进行分析，从而找到数字化档案信息的利用方法。

一、数字化档案

数字化档案是现代社会档案管理的一种新型模式，其更多的是档案馆利用互联网技术进行管理模式优化构建的一种工具，将智能技术融入档案安全管理过程中，能够更好地降低人工管理的工作量，同时将通过数据指标实现对档案安全问题的精准监控，以此在发现问题、预防安全问题出现的过程中提供技术保障。智能化档案在防火、防潮以及防盗过程中发挥着重要作用。同时互联网技术也将作为一种问题解决的渠道运用到档案管理工作中，使得传统的档案管理模式得到优化转变。对于档案管理者而言，借助互联网技术能够更加精准地对档案中的内容以及存储位置进行管控，进而为提升档案管理的效率以及用户的满意度奠定良好基础。

二、档案数字化建设

（一）开放共享发展理念的运用。档案数据开放共享在数字化时代有三个显著特点：一是零距离。档案部门和用户之间可以实现远程沟通和交流，同时为用户定制个性化的档案信息，为提高信息利用效率打下了良好基础。二是去中心化。数字时代，档案馆可以利用互联网进行分布式管理，使人们通过第三方平台获取数据资源，从而为档案整体管理质量的优化创造良好条件。三是开放。数字时代的档案资源数据共享不仅面向档案馆，同时也包括其他行业的用户，这将对传统的封闭式管理模式提出挑战，不利于提高档案数据共享的整体效率。总的来说，档案馆在进行档案管理的过程中，还存在着与新时代的理念和要求不相适应的现象，从而使档案管理实体工作的质量水平很难提高。同时，在严格的等级制管理下，档案信息的共享更加困难。因此，在当前的社会环境下，优化共享建设将是促进档案管理信息化水平提升的重要基础，档案管理部门需要充分结合数字化技术的优势提升档案信息收集的完整性，进而为构建完善的档案信息体系奠定良好基础。

（二）网络环境下“二位一体”模式构建。数字时代，档案数据呈现管理者和开发人员两手抓的态势，事实上，每个人在日常工作中都会形成一定的原始记录，从而成为档案数据生产的中心。此外，档案数据的创建者也将成为档案数据的开发者。在微信、微博信息传播的过程中，实现档案内容的自由流通，与传统的保存机构有很大区别。一般而言，档案信息主要来自特定的组织机构，归档的文件信息生产者对档案信息的开发利用不具有所有权。而且在数字化时代生产和发展将实现 “二位一体”的趋势下，能更好地实现社会流通。在脱离实体限制后，多种信息媒体将自主开发虚拟网络环境，从而使现代信息资源与传统的档案信息服务形成激烈的竞争关系，从而使档案管理的“二位一体”模式受到挑战。因此，为了更好地优化档案资源的模式，需要结合实际情况做好网络信息的运用工作，促使档案信息得到充分利用，为强化档案信息构建质量奠定良好 基础。

（三）实现工作对象数据化管理。随着信息技术的不断发展，档案资源管理呈现出智能化的趋势，而传统的人工管理方式又极易出现安全防范不力、数据丢失等问题，从而直接影响档案管理的高效率。海量的档案信息内容，受诸多自然环境因素和人为因素的影响，将使管理工作变得更加困难。因此，将智能化技术融入档案管理工作中，可以更好地推动管理模式向多元化发展，为全面提高管理安全水平奠定良好基础。数字时代给档案工作带来的最根本变化，其实就是工作对象的数据化，档案信息能够通过信息技术得以流通，同时也使更多的信息资源得到专业化的处理，在合理的时间内成为优化企业运作的重要手段。当前档案信息资源建设主要包括存量数字化和增量电子化两个方面，数字化为构建完善的数字化档案和电子文档奠定了良好的基础，使档案得以实现外延化，为提高收集管理的数据化效果奠定了基础。

（四）海量的信息用户背景下改革服务方式。基于本地实际工作情况，在大数据时代建立协作档案信息资源共享平台，实现相关系统平台之间的智能对接，从而为提高协作质量奠定良好基础。与此同时，目前协同档案信息资源共享构架实现了“互联网+档案”模式的升级，使各地区的数据库配置更便捷，为实现二次对接和开放提供技术支持。与此同时，档案工作也将不断融入经济社会的各个领域，从而使海量的档案用户对传统的档案管理服务方式提出了挑战。政府积累的大量公共管理数据资源，也将成为档案管理过程中不可估量的价值源泉。长期以来，传统的档案工作处于半封闭状态，用户需求也大多局限于简单的查档服务，而更具个性化的信息推送服务，使传统的档案服务模式受到极大 挑战。

三、数字化档案信息的利用方法

（一）规范收集材料。首先，有效的档案管理是提高档案工作质量的关键，及时收集整理资料，对今后的档案进行审查、创建，具有一定的参考价值。其次，需要及时整理档案，按其形成的时间和重要程度，对其进行分类。最后，在装订时，为便于日后参考，要使之更具美感和实用性。由于资料的不规范，会增加档案人员扫描及识别资料的工作量。所以，在搜集过程中，必须对有关的资料进行及时审核，以缩短由于前后的修正误差所造成的延误，从而提高档案的整体管理效率。另外，由于不同部门间文件资料的标准化程度存在差异，因此在搜集过程中应认真甄别，避免繁琐的后续工作。由于档案是极为重要的保密资料，所以在实际操作中，必须强化档案的管理，规范档案的利用工作，并将同类档案分类归档，以增加后续工作的便捷性。机关档案工作人员要严格按照《档案法》的相关规定，对归档后的档案进行重新审查，对档案管理员随意堆放的现象要及时改正。同时，还需要对其进行分类存储，并贴上标签，以保证档案信息的有序、完整。

（二）加强材料鉴别。为了提高电子信息传输的效率，必须事先识别数据，确保在传输过程中不会出现差错。同时，由于在搜集档案时经常会遇到姓名相近、经历相近等问题，造成档案资料的错误较多，因此在搜集完毕后，应先对其进行鉴定。也就是说，审查材料与职位、学历是否有直接的联系。比如，政审材料所反映的内容，直接与其工作状况有关。新时代电子档案管理工作是庞大并且极其复杂的工程，需要相关机构的工作人员按照相应的步骤以及阶段开展工作，并且逐步推进。期间需要做好长远的规划，且立足当前。日常工作中需要大力发展传统的档案载体的数字化，推进电子文档的归档和接收工作，为后续的工作打好基础。此外，相关工作人员还需要制定有关标准，明确工作目标，熟悉电子档案管理的每一项规范和要求，确定每类电子档案的管理期限以及有关规则，并且明确管理上的具体规则要求，保障每一份文档都有价值，并且收集齐全，力争实现规范归档。

（三）积极推动档案精细化管理。在档案整理的过程中，资料的收集、审核、归档是档案整理工作的关键环节，因此必须对档案的归档工作进行细化，以达到更好的效果。第一，主管部门要认真学习《档案工作条例》和其他相关的规范性文件，在整理的过程中，要把每一份材料的形成时间、形成原因、形成背景等信息进行归纳。比如有些职位变动，会导致人员流动。因此，要最大限度发挥档案工作的效能，减少错误率，不断完善档案资料的归档程序；第二，在收集、审核和归档文件时，要细化系统的实施流程，尤其是对个人资料中出现错误的，要认真核实，并交还给材料形成单位，再整理一次；第三，需要本人亲自核实、签名，并盖上相应的公章，以保证材料的准确、完整；第四，在实际工作中，要把所有员工的入党时间、工作经历等信息输入计算机，以便于日后查阅，并建立起现代化的电子档案资源管理系统，以降低造假的几率。将传统的档案工作与现代科技相结合，能使档案得到更好 保护。

四、结语

总而言之，在数字化技术运用的过程中，档案馆需要充分发掘信息技术的优势，将其融入档案管理工作中，进而为降低信息管理的冗余性奠定良好基础。数字化时代为档案管理工作带来颠覆性变革，同时也为其整体的服务方式带来了一定的挑战。因此，为了更好地提升档案管理的整体质量水平，需要做好相应的信息技术优化工作，促使档案信息得到高效的利用和共享。