档案安全保障管理机制的构建

文/陕西国华锦界能源有限责任公司 李占荣

档案管理是一项专业且复杂的工作，需要对档案信息进行收集、鉴定、整理、保管等。还需要结合社会发展不断进行更新丰富，保障其准确性和参考性。档案不仅仅是重要信息的记录，更是企业发展的见证，对企业的发展有着重要作用。在信息技术快速发展的现代社会，企业档案管理工作基本完成了信息化建设，现今档案安全保障管理机制也面临新的挑战。只有了解档案安全保障管理的重要意义，并结合企业发展的实际情况，对其管理原则进行分析，才能真正保障档案管理的稳定性与长远性，系统性与全面性。通过科学构建组织管理机制，健全档案风险等级机制，增强安全管理应急机制，提高档案安全保障系数，促进管理工作新的变革。在保障质量的前提下，提高工作人员的工作效率，使档案安全保障管理工作朝着健康科学的方向 发展。

一、档案安全保障管理的重要意义

笔者从事档案工作十余年，通过实际工作深刻认识到，档案安全保障管理是一项极为复杂且庞大的工作，其中包含着技术、管理、法律、标准建设等诸多方面的内容，而且在安全保障机制构建过程中，需要多方面协同发展，只有这样才能做好档案安全保护工作。目前，在档案安全管理中，很多企业与从业人员更加注重安全保护技术，而忽略管理机制的建立。但是在实际工作中不难发现，档案安全事件的发生，很多时候不是因为技术原因，而是没有重视对档案安全保障机制的构建，管理不善，使档案管理过程中出现内容丢失、损坏等诸多问题。所以，构建科学的档案安全保障管理机制是十分必要且重要的，管理机制仍是目前档案安全保障中的弱点，也直接影响了技术的发挥。在信息化快速发展的当下，档案信息会对企业发展带来重要影响，所以注重构建档案安全保障管理机制，不仅能够提高档案管理水平，而且对企业发展有着重要 意义。

表1 档案安全保障管理体系

档案安全保障管理体系安全基础设施 安全全程控制安全组织管理 安全法规档案保管环境 日常维护 组织建设 规章制度监控设施 灾难备份 协调交流 档案安全档案储存设备 风险评估 安全培训 责任机制

二、档案安全保障管理机制的构建原则

在企业档案安全保障管理机制构建中，应遵循两个原则：

（一）档案管理的系统性与全面性。档案安全保障管理机制的构建不仅是管理技术的总结，更应该结合企业发展的实际情况，从管理、生产各个环节综合考量，以此来确保档案管理的服务职能。尤其是在信息化技术广泛应用的今天，信息化档案管理已经渗透企业各个系统当中，任何小环节都会给档案安全带来影响，所以其安全保障管理机制的构建也应该涉及企业各方面。要立足企业发展的实际情况，杜绝安全保障管理盲区。从系统性、全面性的角度来构建档案安全管理保障机制。

（二）档案管理的稳定性与长远性。在企业档案安全保障管理机制的构建中，还有一个重要原则是一定要遵循稳定性和长远性，要从企业管理的长期发展出发，结合企业发展战略，对档案安全保障管理机制进行调整。当前企业很多档案信息具有保密性，所以在安全保障管理机制的制定上更要谨慎。如果不能满足其稳定性和长远性，那么频繁更换管理机制，会对企业的发展带来不利影响。

三、档案安全保障管理机制的构建策略

（一）科学构建组织管理机制。在档案安全保障管理机制构建中，组织管理机制的构建是最基础和最根本的部分，只有谨慎构建组织管理机制，才能有效保障档案管理工作的有序开展。首先，企业应将信息化技术融入档案安全保障管理机制构建中，通过“防火墙”“局域网”“安全密钥”等现代技术，不断完善信息化档案系统，让“防火墙”成为企业档案的安全保障，防止不法分子通过高端技术进入企业档案网，对其数据和信息进行篡改和盗窃。让“防火墙”等现代技术为企业档案安全保驾护航。其次，还需要重点关注实体档案安全管理，加强对企业员工档案意识的培训，杜绝档案泄密问题。指定专人负责档案实体安全工作，出入库做好登记，在日常管理工作中加强巡视，及时更新档案信息。最后，企业还必须落实档案安全保障责任制，如果在档案使用过程中，有人因为使用操作不当或故意泄露，必须及时追究其责任，将档案损失降到 最低。

（二）优化完善制度建设机制。在企业档案安全保障管理中，必须要制定科学的管理制度，在档案使用管理各个环节都存在着信息丢失、档案损坏的可能性，所以通过建立严密的管理制度，能够有效降低安全隐患。从档案的整理、归档、保管等步骤，严密制定制度。定期对档案进行维护和检测，在企业人员查询档案时，对其用途、时间、身份都要进行核实，保障档案的安全性。对于一些具有保密性的档案，需要设置查看权限，避免被无关的人浏览下载。设置收集整编库，保障档案不被篡改。同时建立档案管理跟踪系统，全程记录档案的使用管理情况。档案系统登录密码尽量设置为八位数，并且由字母和数字共同组成，增加密码难度、定期更换。避免设置成为“000000”“123456”等简单密码，使不法分子轻易进入企业档案系统。除此之外，还需要加强档案管理的配套设施建设，配备高性能的计算机与扫描仪、照相机等硬件设备，还需要购买先进的管理软件，多角度、全方位保障设备的顺利运行，加强档案安全保障。

表2 档案PSF安全框架

数据加密 网络传输数据使用SSL技术，防止被泄露篡改用户认证 结合MAC地址绑定进行安全认证访问授权 基于岗位权限控制策略，实现任意级别的业务访问控制密码加密 保护隐匿数据，增加登录密码难度

（三）健全档案风险等级机制。企业必须重视健全档案安全风险等级机制，在安全保障管理机制运行时，需要匹配相适应的风险管理机制，降低风险。从企业发展实际情况与长远角度出发，科学评估档案管理的安全性，对其存在的问题逐步解决，选择合适的风险规避手段，提高机密档案管理方式。对档案等级进行划分，设置不同的等级管理机制，动态化保障档案的安全性。在企业档案风险机制设定时，要根据档案的保管环境、破坏情况、使用情况、风险产生原因、风险发生概率进行综合分析。由于我单位地处北方，所以在进行档案管理时，应该严格控制好档案室的温度与湿度，增加保湿器的使用，保证室内湿度在45%-60%。除此之外，还需要放置纸质档案专用的防虫药、防鼠板，做到八防。档案纸张保证在75克以上，在书写记录时，使用符合要求不易褪色的墨水进行书写。

（四）增设档案安全管理应急机制。在档案安全管理过程中，有出现安全突发事件的概率，所以企业档案管理工作人员必须针对此类突发的安全事故，做好应急准备，通过制定安全有效的应急机制来提高档案安全事故的解决能力，降低损失。首先，企业档案管理人员需要具备安全管理意识，能够结合企业档案管理的实际情况，制定合理的应急措施，并且加大宣传力度，在企业中通过讲座、发放安全宣传册等方式，提高员工对档案安全管理应急机制的了解，提高重视程度。其次，企业还需构建档案安全管理应急部门，在出现危险事件后把握时机，对档案进行监控与防御，真正做到有条不紊，有针对性地实施管控手段，把损失降到最低，保护企业的利益。最后，企业需要定期展开档案安全事故应急演练，提高企业员工对于档案安全应急管理的认识，加强安全隐患意识，如果出现危险事件，能够科学有序地展开抢救，真正做到防患于 未然。

四、结语

对于企业来说，档案不仅仅是信息的记载，更是发展的见证。档案安全保障管理机制的构建对于企业发展有着重要意义。要想提高档案管理质量，降低安全隐患，必须重视当前档案安全管理机制中存在的问题，结合企业发展的实际情况，科学构建组织管理机制，优化完善制度建设机制，健全档案风险等级机制，增设档案安全管理应急机制，有效提高企业档案安全质量，使档案管理工作朝着健康科学的方向发展。