医院档案信息化管理现状及策略

文/福建医科大学附属第一医院 林晓丽

随着信息技术的发展和大数据时代的到来，档案信息化管理是医院改革与发展的必然趋势。医院档案管理是对医疗、行政等数据文件和各种资料的归纳、汇总、整理和记录。作为医院档案的管理者和工作人员，应充分发挥现代信息技术的优势，不断提高档案管理的信息化水平，使档案更好地服务于医院乃至整个医疗卫生事业。

一、档案信息化管理的优势

（一）档案信息资源高度共享。医院档案包含人事、药品、病历、设备采购等内容，种类繁杂且千头万绪。传统的档案都是以纸质版材料为主，需要消耗大量的人力、物力进行整理，也使得档案管理各个环节发生错误的概率增加，档案管理的工作效率难以提升。但在大数据时代背景下，档案管理者可以根据医院具体需求创建科学、有效的档案管理信息化系统，对医院的医疗、行政人事等各类档案进行有效的采集、归纳、整理、储存，同时借助信息化手段，对医院档案进一步总结、提炼、升华，提高档案的研究价值与利用效率，助推医院高质量发展。大部分三甲医院都会有多个院区，且分布在不同区域。如果档案资料都以纸质的形式存储在各院区，就无法实现共享，档案的利用效率也就大大降低。因此，档案管理人员要结合医院实际和工作部署，引进第三方建立档案管理系统，对医院档案进行录入、整理、扫描、归档入库，整合医院所有档案信息资料，为医院全体职工查询档案信息提供便利。同时，通过档案信息化平台，多个院区之间的档案信息资源得以共享，对推进医院“一院多区、一体多翼”的发展格局，促进公立医院高质量发展具有重要意义。

（二）档案资料存储灵活安全。我国大部分三级公立医院都有着悠久的历史，医院档案数量随着时间推移急剧增加，传统的纸质档案不仅需要占用大量的物理空间来储存，还会面临人为或客观原因导致的破损、丢失。档案一旦遭受破坏就难以恢复，也就无法发挥实际效用。有了现代信息技术，档案管理可以在很大程度上节约成本，提升工作效率，还可以保证重要档案的安全性。信息化技术可以快速将档案进行复制、存储、备份，这也在一定程度上提高了档案的安全性。

（三）档案材料查询快速便捷。档案管理人员的工作除了收集、整理，还有一个重要的任务是为他人提供查询、搜索档案。以前的档案都是纸质文件，需要档案管理人员去档案库、机要室现场查找、翻看不仅浪费大量的时间，而且很难查证资料的完整性和准确性。依托使用信息化技术，档案管理人员可以把所有档案录入系统，对各种档案分门别类，这样查询档案时可以通过条目索引、关键字等快速找到需要的信息，充分实现了档案的利用价值，大大减少了人力和时间成本。

二、医院档案信息化管理的现实困境

（一）信息化观念不强。由于历史和经济发展的影响，医院档案管理信息化存在着观念滞后的实际问题，难于发挥档案信息化的功能和作用。档案管理属于日常基础性工作，并不能产生直接的社会效益和经济效益，个别医院领导在思想上对医院档案信息化的重要性认识不足，认为档案只是医院资料的记录，把档案管理工作放在医院发展的次要位置，从而阻碍了档案信息化的发展步伐，无法真正发挥医院档案的作用。

（二）管理制度有待完善。俗话说“无规矩，不成方圆”，医院档案如果没有完善、规范的管理机制，很难真正实现信息化管理，也难以发挥档案资料的利用价值。随着档案信息化管理的不断发展，档案的收录、归档和存储等都发生了质的变化。传统的档案管理制度已经不能适应新的档案信息化管理模式。而档案信息化管理制度的缺失会直接影响医院档案信息的处理和交流。比如档案管理人员对电子档案保管没有统一、规范的模式，会造成档案内容杂乱或丢失，无法发挥档案的研究和使用价值，从而给医院带来潜在的经济损失。

（三）管理人员的素质亟须提升。医院档案管理工作人员自身的专业水平和文化素养，直接决定医院档案信息化建设的高度和水平。调查研究显示，绝大部分医院档案管理人员专业水平相对较低，很难通过信息技术手段完成档案管理工作。大部分医院档案管理人员是临床相关专业出身，没有经过系统化档案管理学习培训。同时，有很多档案管理人员年资较老，是从其他岗位轮转下来的，队伍老龄化问题较严重，使档案管理工作禁锢于传统模式，无法发挥档案的真正价值。此外，大部分医院很少招聘专职档案管理人员，档案管理人员往往都有本职工作，无法将主要时间和精力放在档案管理和技术水平的创新上，更加难以应用现代信息技术开展档案管理工作。医院管理者往往容易忽略档案管理信息化的重要性，没有采取相关手段和方法培训和培养新型的档案管理人才。

（四）存在不安全因素。由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，医院档案信息化管理的各个环节都不可避免地面临一些安全威胁。档案管理人员操作不当或失误等都会导致档案受到不同程度的破坏，甚至无法恢复。医院档案信息化管理依托于互联网技术，利用现代化特殊设备或介质进行存储、归档，而这些信息设备自身存在缺陷，也不够稳定，档案信息的安全也受到极大的威胁和挑战。此外，由于信息时代还处在不断发展中，我国的信息化建设水平还不够高，依托于其中的档案随时可能会面临病毒攻击或非法访问，使得信息档案发生泄露，随时可能成为影响医院发展的危险因子。

三、加强档案信息化管理的有效途径

（一）增强医院档案信息化管理意识。医院档案管理并不是简单地收集、整理，而是要对档案资料进行研究、分析，发挥档案作为医学研究的重要支撑。因此，医院管理者要创新档案管理模式，改变传统的档案管理理念，以大数据思维去管理档案。要把档案信息化管理作为医院发展的重要战略之一，医院各部门档案管理人员要转变档案管理观念，并将档案管理信息化工作提上日常议程，通过医院和职工的共同努力，推动档案管理信息化发展。为进一步推动档案信息化建设，许多医院引进了专门的档案管理系统，对医院档案进行重新梳理、归纳，规范全院各类档案。同时加大宣传力度，邀请档案管理专家进行现场授课培训，通过微信公众号、视频号向全院宣传档案管理信息化的重要性，提高全院职工对档案管理的关注和重视。

（二）完善档案管理信息化软硬件设施。所谓“工欲善其事，必先利其器”，作为医疗机构，除了要树立现代化档案管理理念之外，也需要采用现代化的软、硬件基础设施。作为医院管理者以及具体从事档案管理的工作人员，要制订科学、规范的管理标准与原则，充分优化档案信息化管理的软、硬件条件，引导、推动档案管理信息化建设，从而提高档案信息化管理水平。首先，医院要确定档案管理的发展目标，制订科学、合理的档案信息化管理标准，建立档案信息化考评工作小组，制订具体考核标准、对象和范围等内容，对档案信息化管理全过程分月或分季度进行监督、考核，对档案信息化管理中存在的问题进行深入分析，作为行政管理课题调研项目，组织工作小组成员集体讨论，寻求有效地解决方案并通过PDCA模式持续改进。此外，要加大档案管理信息设备的资金投入力度，不断强化硬件设施的配置，灵活运用现代科技和信息设备，为实现档案信息化管理提供坚实的后勤保障，为档案管理信息化建设保驾护航。

（三）健全规范档案信息化管理机制。档案制度建设是信息化发展的骨架，没有制度的支撑，信息化建设无从谈起，不利于档案事业的规范发展。因此，医院重视档案信息的管理，建立实用、高效的档案信息化管理体系和管理流程就显得尤为重要。医院要加强对档案信息化的建设，首先，要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》《医疗卫生档案管理办法》等相关法律法规，制订一套更加科学、完整、系统、实用、有效的档案管理制度，并形成指令性文件发布施行，让管理机制真正落地，确保档案信息管理制度科学化、规范化，使档案工作者在推进信息化建设中有法可依、有章可循。其次，要发挥媒体宣传作用，充分利用新媒体、医院媒介对相关档案管理机制进行宣传、普及，让管理体制机制深入人心，营造“人人了解档案，人人会用档案”的氛围。

（四）打造档案信息化管理团队。档案管理人员要注重专业能力的提升，不断提高自身的政治与专业素养，坚定政治信念，全面系统学习现代信息技术，尽快掌握档案信息化管理相关知识和技术。医院要注重档案专业人才的吸收和培养，对外可以招聘具有专业经验的档案工作人员，对内则可以召开档案管理研讨或交流会，加强档案人员的专业知识培训，提高档案人员的专业技术水平，使其专业技能和知识水平适应信息化建设的需要，打造高素质、高水平的档案信息化管理队伍。医院应高度重视档案信息化建设进程，通过邀请档案管理专家和经验丰富的档案管理人员进行现场授课培训，开展档案相关工作研讨会，提高档案管理人员的专业水平，同时以多种方式招聘和引进档案管理人才，助力医院档案管理信息化建设。

（五）健全档案信息安全体系。随着信息时代的到来，医院档案管理越来越依赖于网络，网络的安全性直接影响着医院档案信息化建设进程。在大数据时代，网络上的各种信息更加开放，档案的传输速度大大提高。同时，网络环境也影响了档案信息的安全。该医院针对档案信息安全采取了一系列措施，并得到很好的成效。为了保护档案不被入侵、盗用，医院档案管理人员对档案数据进行加密，利用网络防火墙等手段防止病毒破坏档案管理系统，确保档案信息的安全。此外，在大数据时代背景下，医院借助微缩技术、现代科技等多种方式对档案进行备份、异地存储等，一旦原电子档案受损，还可以使用备份文件，切实保障信息档案的安全性，进而推进档案信息化建设，从而充分发挥档案信息的研究与使用价值。

四、结语

在当今时代，医院档案信息化管理已经是必然趋势。在很大程度上，档案信息化管理为我国医疗、科研、教学等方面提供了很大的助力和支撑。因此，医院在建设档案信息化管理工作的进程中，必须树立科学的档案信息化管理理念，建立健全的档案信息化管理机制，持续优化档案信息化管理软硬件设施，搭建高质量档案信息化管理队伍，积极构建安全的管理系统，致力于打造智能化的档案管理和档案服务模式，为我国医疗卫生事业做出应有的贡献。