信息化时代创新档案管理服务模式探究

文/福州市规划设计研究院集团有限公司 邱莹莹

随着信息化时代的快速发展，档案管理服务也需实行创新，利用其服务模式的改善来增强档案管理效果，促进档案服务管控工作的整体水平提升，管理人员在日常工作中应利用自身的多元化服务来强化该模式的创新性，满足更多人群的实际需求，与信息化时代相适应。

一、信息化时代创新档案管理服务模式的重要性

一方面，在信息化时代高速发展的过程中，档案管理与服务模式也发生了不同程度的改变，借助信息技术可精准记录档案内部的数据信息，并合理完成对该类信息的处理。在档案信息逐渐增加的当下，拿项目档案来说，该类档案内部存有诸多的数据信息，若利用信息化技术进行科学整理，将极大地促进该类信息数据的处理效果，对该项目可能产生的隐患进行一定的规避，提升项目整体的建设水准，因而在该类情形下创新档案管理服务模式极有必要。另一方面，在更新档案管理服务模式的过程中，相关人员需适时明确该类模式的创新重点，即信息技术的使用与服务质量等，在实行工程档案的信息管理时，利用质量较佳的服务可及时查找出不同类型的安全隐患，帮助工程建设人员获取更加精准的数据信息，促进工程项目的整体发展，而适宜的信息技术创新则能适时增加工程建设信息的储存量，促进工程项目的建设水准。值得一提的是，创新档案管理服务模式还与当前信息服务素养的发展趋势相符，要利用严谨度高的信息技术创新档案服务模式。

二、信息化时代档案管理服务模式的技术创新

（一）计算机技术。传统档案管理中，手工操作的形式不仅会降低档案管理与记录的速度，还会出现不同程度的操作失误，降低档案数据管理的准确性。在信息化时代的有力影响下，计算机技术已逐渐进入到当前的档案管理中，在实行档案管理服务模式的创新时，相关部门应增加对计算机技术的使用频率，在进行具体的档案管理工作时及时消减此前执行的人工操作方式。在进行档案管理服务模式的改进时，相关人员需科学采用网络技术，透过该项技术对视觉、听觉的刺激，有效提升档案管理的科学性，为实现档案管控中的现代化、信息化，需将多种高新技术应用于档案管控服务中，增强其开展的整体质量，为专业人员提供更为精准的工程数据信息。

（二）新电子载体。在此前的档案管理中，其主要载体多为纸张，在信息化大背景下，新电子载体等形式应运而生。与磁带、激光视盘、录像带及录音带不同的是，当前的电子载体可带有多种形式，其内部极大的存储空间可适时保存多项档案信息数据，档案管理的方向也从此前的纸质化转变成信息化、数字化，新电子技术的主要载体为计算机磁盘，在该项载体的作用下其可对更多的档案信息数据进行管理与储存。在创新档案管理时，相关人员可利用计算机内部的多样输出形式、大储存量与快速处理等特征来完善与档案信息相关的各项服务，切实提升档案管理工作的创新效果。

（三）网络技术。信息化时代的到来，强化了多种信息技术的发展，而依托于计算机网络系统的网络技术可将档案管理服务模式带入全新阶段。为强化档案管理工作的整体效果，专业人员应利用当前全新的技术手段来完善此前的档案管理形式与管理方式，透过对该项技术的使用来将过去的被动管理转化为主动管理。在实行档案管理期间，相关人员可利用先进的管理方式、软件与设备来改进档案信息数据的管控效率，相较于传统档案管理模式，网络技术下的档案管理模式也让工作人员更为精准地收集档案内的数据信息，透过对该项数据信息的合理整合，有效实现管理服务中的信息化、数字化，及时优化档案管理效果，给当前的档案管控人员搭建出适宜的服务管理形式。

三、信息化时代档案管理服务模式的发展现状

随着信息化时代的快速发展，档案管理服务模式取得了较大改变，相关部门在进行档案管理服务时未能依照科学性原则搭建合适的信息管理服务平台，降低了档案管理内部数据信息的精准度，也影响了档案管理服务效果。同时，在进行档案管理服务时，部分工作人员仍坚持传统管理服务理念，无论是服务形式还是交流方式都处在单一水平，严重影响了档案管理服务工作的执行效果，降低了档案管理质量。在当前的信息化时代，若档案管理服务人员没能科学运用信息化技术，将直接降低档案管理水准。比如，数据信息的收集整理工作若采用人工方式操作，就有可能因数据信息的误差而降低档案管理的整体质量。此外，档案信息在进行开发与利用时，档案管理服务人员在执行该项工作时，若没能提升数据管理水准，会直接影响其开发与利用效果，在难以保证档案管理服务质量的情况下，其管理服务模式较难有太大改变，影响档案管理服务的整体效果，因而相关人员应利用适宜的信息化技术来增强档案管理服务水平。

四、信息化时代优化档案管理服务模式的有效措施

（一）搭建档案信息管理服务平台。一方面，为促进档案管理服务模式的优化，管理人员需适时改善档案管理服务理念，利用适宜的信息技术来搭设档案信息管理服务平台。在创设档案信息服务平台的过程中，相关人员需合理收集多项档案管理数据，借助各项网络层级来强化档案管理水平。比如，某设计研究院集团有限公司在进行内部档案管理时，为增强档案信息管理的创新水平，设置了适宜的管理服务平台，利用网络技术、计算机技术等多种手段来完成数据信息的录入与储存，透过该方式，还能科学分析其内部数据信息运行的各项情况，有效增强档案管理水平；另一方面，信息化时代的档案管理创新应主动强调视觉与听觉的高效结合，即利用适宜的信息技术搭建出合适的信息服务平台，管理人员可借助互联网与计算机平台来合理观看、查询平台内部的数据信息，针对其产生的问题，还可利用经验数据查询来找出其产生的原因，提升档案信息的处理效果。在应用档案信息管理服务平台的过程中，为更好地保障其内部数据信息的安全，工作人员还需实行恰当的数据加密工作，利用适宜的信息技术来设计平台登录密码，增加信息检索的手段与频次，及时查找出档案管理工作内部的各项问题，提升档案管理服务的针对性、全面性。

（二）完善多元化服务。从档案管理服务模式改进结果的角度看，相关部门需实行多元化服务。在开展服务模式的创新时，要利用服务类型的改变来提升档案管理的整体质量，相关人员应适时重视档案管理的开发效果，使档案利用意识得到较大转变。随着信息时代的变化，档案管理工作的整体内容与形式处在不断升级中，相较于此前的实体保管，当前的管理工作更像是资源信息的聚合，为切实改善档案管理服务内容，要利用服务模式的变革来完善服务形态的多元化。针对档案管理中的多元化服务而言，相关人员需对传统档案服务形态进行优化。传统档案管理形态多为专题汇编或档案原件汇编，对档案文件的加工工作较忽视，而在全新模式内利用适宜方式可深加工处理档案信息资源。在完善多元化服务的过程中，相关人员需科学运用信息技术，以此来促进档案管理的信息化发展。从信息化时代的视角上看，在网络技术、多媒体技术与计算机技术快速融合的当下，搭建数字类档案管理平台符合时代发展趋势，而创新档案服务模式期间，要适时改变传统管理模式，在使用多项现代技术的基础上优化档案资料的存储与管理方式，档案使用者可利用适宜的编研形式来满足项目的多样化要求。此外，在进行档案管理服务期间，相关人员需借用对网络建设的强化来设定信息化的档案主页，有效增强档案管理的活力，为此后查看档案信息提供更加鲜活、丰富的资料。

（三）增强档案信息资源的利用与开发。为更好地增强档案信息资源利用与开发效果，档案管理服务人员需实行必要的源头管理，在开发档案信息资源的过程中，要增加对档案资源信息的管控力度，提升对该项建设工作的重视度，不但要适时完善档案信息资源的储备，还需在源头处控制档案信息的建设质量，透过该类方式强化档案资源信息的开发价值。与此同时，在信息化时代的大背景下，档案管理服务的形式正呈现多元化趋势，相关人员需要通过对实际情况的合理结合来突破传统档案管理服务内容，利用对相关重点的突破来提升对档案信息资源的利用效果。值得一提的是，在创新档案管理服务形态的过程中，档案管理服务人员应由点及面层层展开，利用该类开发形式来创设出更多的档案管理服务内容，提升档案服务质量。比如，在信息化技术的引导下，档案管理服务人员可对工程档案进行一定的开发与利用，其在满足多项管理内容的情况下，创新出新型档案服务内容，为工程档案提供更多较精准的数据，从而有效提升该类档案信息资源的开发与利用水平。

（四）合理使用信息化技术。从信息化时代的档案管理服务模式上看，若想切实增强档案管理服务水准，相关人员需增加信息化技术的使用频率，借助对该类技术的适时更新，全面强化当前阶段的档案信息管理水准。档案管理服务人员在日常工作中可主动学习多项信息化技术，如计算机技术、互联网技术与多媒体技术等，在适时掌握该项内容后，可将各类技术放置到适宜的网络系统内，借助信息化技术与档案信息资源管理平台的有效结合，提升档案信息管理效率。同时，在应用各项信息化技术期间，档案管控人员还要将各项技术与档案管理的实际情况相结合，透过对档案管理信息的收集、分析与整合，对不同种类的档案信息实行精准分类，切实增强档案管理工作的专业性，将可能造成的人工操作失误或各项问题都解决在档案管理的初期，保障该项管理工作中数据信息的准确性。针对信息化技术的使用过程而言，档案管理服务人员要注意对相关信息数据的防护，通过对档案信息资源的整合与管理来增强其使用时的专业性，切实促进档案管控服务工作的现代化发展。

（五）强化业务人员素养。首先，在管理服务模式更新后的档案管控中，企业内部管理层需适时强化业务人员素养，完善管理服务质量。企业需为档案管理服务人员设置较专业的业务技能培训，其培训内容要同时包含信息技术的使用、档案管理服务内容的学习，在保证两项学习内容质量的基础上，提升档案管理服务水准。其次，利用专业性较强的档案管理服务培训。为更好地加强培训效果，企业管理层需实行必要的培训考核，透过适宜的奖惩制度来激发档案管理服务人员业务培训的主动性，提高该类业务技能培训的整体质量。在当前的业务技能培训中，主讲人需借助实践与理论相结合的方式来提升基层人员的档案管理服务质量，在日常工作中需为其创设更多的档案服务或档案管理机会，真正锻炼其档案管理服务素养。最后，在实行档案管理服务的过程中，相关人员还应及时改进档案管理服务理念，不断改善信息化手段来更好地融合新型理念与服务模式，营造出优质的服务管理工作环境，提升档案管控服务工作的专业度。档案管理服务人员在开展该项服务时，应合理利用其学到的专业知识与服务，借助对该项工作内容的改善来提升档案信息资源的管理服务质量，帮助企业管理层获取到更为专业的档案信息数据资源，促进该专业工作的现代化、信息化。

五、结语

综上所述，在信息化时代，档案管理服务工作需创设出全新形式，利用适宜的信息技术来搭建符合当前状态的档案信息管理平台，透过对平台内部数据的详尽分析，合理完成相关档案信息资源的利用与开发，高效改善与档案管理相关的服务模式，增进档案管理工作与信息技术的高效融合。