人工智能在档案管理工作中的应用研究

文/南方电网公司广东电网广州供电局 汤津行

人工智能技术是计算技术的一个重要分支。在大数据时代背景下，人工智能技术已经实现了与人们日常生活的初步融合。人工智能技术具备高效分析和数据解读的特点，在档案管理中应用人工智能技术能够实现信息的智能检索和智能管理，有助于优化档案使用者的体验，满足用户的多元化需求。随着人工智能技术的进一步发展，这项技术与档案管理工作的结合会愈加深入。探究人工智能技术与档案管理结合的具体途径，能够有效推动我国档案管理工作持续发展。

一、人工智能技术在档案管理工作中的应用

（一）实现档案管理工作的智能安全管理。档案信息安全是档案管理工作中至关重要的一环，人工智能技术能在档案管理中实现人脸识别、指纹识别以及虹膜识别等功能。在档案管理中应用人工智能技术能有效提高档案信息的安全性。除此之外，人工智能技术还能应用于档案信息库的门禁系统之中，人工智能技术能将不具备档案查看权限的人阻挡在外，减少了档案管理的工作压力。人工智能技术还能在监控系统中发挥重要作用，可以通过智能监控技术，实时监视档案库和档案库之外的动态，通过检测识别原始视频和目标跟踪，分析目标的行为意图。最重要的是，依托于人工智能技术的智能监控系统具备实时自动报警功能，能在事件发生之前上报给档案管理者，使档案管理人员能够提前采取安全防范措施，以减少不必要的损失。总而言之，人工智能技术最大的作用在于保护档案信息的安全，在档案网络系统的防火墙中应用人工智能技术能够阻止非法者入侵，自动完成入侵拦截，减少网络安全事故的发生。

（二）完成档案管理中信息的智能分类和检索。我国档案管理已经初步完成传统纸质档案向电子档案的转变，实行纸质档案与电子档案并行的双轨制，为档案管理工作提供了充分的保障。电子信息档案所包含的信息数据种类较多，如文本类档案、多媒体类档案、数据类档案等。人工智能技术具备自然语言处理、语言识别以及图像识别等功能，能够对各种类型的电子档案实现智能检索与分类处理。例如，文本类别归纳技术作为自然语言处理技术的一个重要分支，在信息管理中发挥着极其重要的作用。文本类别归纳技术能通过智能化学习，捕捉到被标记文本和被检索文本之间的关系，并根据文本属性来对文本类别进行判断和归纳。此外，人工智能技术还能借助语音、图像和视频识别技术来识别电子档案信息。大数据时代背景下，电子档案信息数量庞大且内容复杂，按照传统的方式对档案信息进行检索已经难以满足用户的需求。利用人工智能技术进行档案管理，不仅能提高档案管理工作的效率，还能满足档案信息用户的个性化需求。

（三）实现档案信息的网络共享。大数据背景下，实现档案信息共享是档案管理健康发展的必然趋势。人工智能技术能依托网络信息技术，建立起档案信息共享的统一平台，各项档案内容都会在统一信息平台中得到处理和审批，之后再进行调配与传输。新冠疫情背景下，档案管理工作人员可以通过网络信息共享，在人工智能技术和其他计算机科学技术的支持下，实现无接触办公、居家办公，通过共享档案信息提高档案管理工作的效率，为用户提供更多便利。

二、应用人工智能技术进行档案管理的重要意义

（一）降低档案管理工作中的错误率。在档案管理工作中应用人工智能技术能降低档案管理工作的错误率。人工智能技术能对档案信息进行智能检索和分类，可以帮助档案管理工作人员快速查找文字、图片以及音频等信息，利用人工智能检索技术可以拓宽信息查找的路径，提高信息检索与分类的效率。智能检索过程中，人工智能技术会把档案信息划分为具体的内容，按照时间、信息属性以及名称等信息要素，对档案信息进行重新排序，并根据管理者输入的内容进行内容检索。人工智能技术极大降低了档案管理中错误的发生率。

（二）提高档案管理工作的安全性。传统档案向电子档案的转型升级为档案管理工作提供了诸多便利，但电子档案的安全性始终是档案管理工作人员最为关心的问题，而人工智能技术能切实提高档案管理工作的安全性。人工智能技术能为档案管理工作提供安全权限，档案管理工作人员根据权限等级来获取档案内容。这种做法能充分发挥人工智能技术的优势，使电子档案的安全问题得以解决。另外，人工智能技术在一定程度上，能够提高入侵检测的效率，加强防火墙的安全性，将不安全因素阻拦在档案信息系统之外，有效保护档案安全。

（三）大幅提高档案管理工作的效率。电子档案的数量较大、内容复杂，如果用传统方式来处理电子信息档案，则会降低管理效率，阻碍档案管理工作的开展和优化。我们可以将人工智能技术应用在档案管理工作的各个环节，这项技术能够帮助工作人员细化档案内容，建立智能信息运作体系，将档案管理工作的各个环节联系起来，同时提高系统使用人员的体验和效率。

（四）降低档案管理工作的管理成本。应用人工智能技术能有效降低档案管理工作的管理成本。人工智能技术是一项长期的、可持续的新兴技术。档案管理部门只需要在前期投入技术成本、人员成本，便会通过人工智能技术的先进性，为后期管理带来持续利益。人工智能技术不仅能降低档案管理工作的难度，还能使前期投入在后期运作中发挥最大的效益。从长远角度来看，人工智能技术的应用能够减少整体投入，降低后期维护成本。

三、促进人工智能技术与档案管理融合的策略

（一）智能识别技术。智能识别技术是最基本的人工智能技术，其应用广泛且较为成熟。在档案管理工作中，智能识别技术具体应用在优化档案的关键信息搜索。关键信息搜索已经突破了单一文字的限制，具备了语音搜索和图片识别等多种形式。例如，在查找文档时可以采用语音输入的方式，人工智能技术会自动将语音转换成文字，并且支持模糊音识别，在档案管理系统中进行搜索。在这三种方式中，图片识别的应用优势较大，对于年代较为久远的不完整信息，只要输入相关图片即可完成搜索，从而获得与图片内容相近的档案信息。

（二）网络共享平台。一般情况下，档案的借阅和查找工作较为复杂。但是我们可以搭建起网络信息共享平台，通过人工智能技术简化档案使用的流程，在提高工作效率的同时，也能给用户带来更加优质的体验。档案管理部门将用于共享的信息向当地的局域网进行报备和展示，档案管理部门和局域网内部的工作人员通过专门的ID账号登录系统查看档案信息。档案管理部门在进行新人培训时也要对员工进行说明。

（三）智能安全管理。在落实档案管理工作的过程中，智能安全管理是极为关键的一项工作。档案管理工作人员可以利用人脸识别技术、虹膜识别技术以及指纹识别技术等为档案管理工作提供安全保障。除此之外，应进一步升级档案管理部门的智能监控系统，利用智能监控技术实现档案管理工作的动态监控。在具体建设档案库房时，可以在门禁系统内部科学应用智能安全系统，这样既能保证档案管理部门的高效运作，又能有效阻止无关人员介入档案管理工作。总之，使用人工智能技术能实现档案管理工作的安全管理，应作为重点研究方向。

四、人工智能技术与档案管理工作结合的方向

在大数据时代，人工智能技术在档案管理工作中的应用会朝着更加深入的方向进一步发展。人工智能以大数据技术为依托，通过大数据技术进行深入学习，形成智能技术。在档案管理工作中，数据信息是档案的主体内容，人工智能技术能够通过对大数据的训练和深度学习，总结出档案管理工作的基本运行规律。随着大数据时代的不断发展，我国的档案管理工作也向着数字化、电子化和智能化的方向大步前进。人工智能技术与档案档案管理的融合是发展趋势。同时，推进档案管理向着数字化、电子化和智能化方向深入发展，要使档案管理变得更加人性化，努力实现用户多方面的要求。不仅如此，档案管理工作还要充分用人工智能技术来实现自身变革，不断更新档案管理体系，搭建统一的档案管理平台，形成更加优质高效的档案服务体系，为用户提供个性化服务。

五、结语

人工智能技术给我们的生活带来极大的便利，随着人们对人工智能技术研究的逐渐深入，人工智能技术将会发挥出更大的作用。我国档案管理工作存在着各种各样的缺陷，人工智能技术具备智能化的特点，能帮助档案管理工作完成转型升级，使档案管理工作向着更加人性化的方向发展。