基于RFID的档案管理系统设计与实现

文/山东省滨州市教育招生考试院 任杰

近些年，我国信息化发展越来越迅速，相关信息技术的进步和应用逐渐受到人们的重视。在信息化背景下，我国档案管理水平也随着无线RFID技术的广泛应用有所提高，利用RFID技术原理对无线电波进行记录和识别，能够实现对于书籍和物体信息数据的认知，进而在实际的应用过程中提升档案管理和信息读取的速率，提高系统化管理和信息化管理的能力。这种技术在档案管理中的应用能够实现快速入库和快速调整储位的功能。在发现档案错位问题时，能够及时有效进行调整，真正实现对于档案管理效率和质量的提升，是现代档案管理的重要尝试。

一、档案管理现状及RFID技术简介

档案管理作为重要的管理任务，随着信息数据的迅速膨胀以及档案管理种类的不断丰富，传统的档案管理手段已经无法满足档案管理的需要，档案管理手段和档案管理技术所导致的问题与故障日益突显。目前的档案管理编目流程越来越繁琐低效，档案整理的时间也越来越繁冗，最为突出的表现便是档案存放次序的错乱和查阅耗时的增长。实际上，在档案管理时，很多操作非常不科学，档案管理效率的滞后极为明显，需要针对当前档案管理中所呈现出的各种问题，进行针对性优化。目前的档案管理存在几方面的问题：第一，档案编目流程较为繁琐和低效，档案整理的时间也较为冗长；第二，由于档案查阅次数较多，档案管理不及时的情况较多，存放的次序易被打乱；第三，档案查阅较为困难，查阅时繁琐的流程导致档案查询时间相对较长，借出和归还的手续较为繁琐，因此会导致借阅耗时过长等问题；第四，档案的盘点操作并不科学，操作的不科学带来的便是档案管理水平的降低和管理效率的下降；第五，对于失效档案的处理相对滞后，这会导致档案质量和查询档案时效率低下等问题。

RFID技术作为兴起于20世纪末的无线射频自动识别技术，能够通过对于射频信号的自动识别目标的数据信息，从而实现对于物品的识别功能。随着RFID技术应用到档案管理工作中，这种由射频电子签、读写器和天线三部分共同构成的RFID技术应用系统，极大提升了数据写入和读取能力，促进了档案管理水平的不断提升。在实际的应用过程中，读写器能够将物品自身的数据写入RFID标签中，之后再通过阅读器完成对于物品属性的读取操作，实现对于物品属性和信息的远距离无线采集与传输功能。目前的技术已经能够实现对于多个RFID标签的同时阅读，也可以实现对于档案管理的自动化和智能化，安全性更高。

二、基于RFID技术的档案管理系统设计

针对当前RFID技术的应用现状和档案管理的需要，笔者在结合实践经验的基础上，对基于RFID技术的档案管理系统设计进行了客观阐述。

目前，RFID档案管理系统往往会采用C/S和B/S相结合的模式进行总体设计。C/S模式管理对于档案管理的内部用户而言，能够在操作步骤上进行简化。而采用B/S模式的其他系统用户则更有利于充分使用浏览器的优势，即利用网络查询人事档案的基本信息。通过两种模式的结合能够实现对于档案利用率的提高，同时还可以促进档案管理质量的提升。目前来讲，RFID档案管理系统的总体架构设计主要包括档案管理、数据处理以及数据库三个模块。

（一）档案管理模块的设计。档案管理模块主要包括实时监控、基础管理和借还管理等多个子模块，实际上则通过相应的读写器和门禁控制器来完成。其中，档案查询和借还管理功能在实际的应用过程中，可以实现对于信息的查找和具体信息设置的效果，而数据采集模块则主要利用RFID技术实现对于档案信息的多方面获取，并且可以通过不同的通信结构获得传感器的信息和动态，进而才能够真正实现科学化和规模化的管理。档案管理模块则可以使所获得的信息全面化，所有分析后数据也会被储存在相应的数据库内，以供后续使用。

（二）数据采集和处理模块的设计。在该模块中，RFID档案管理系统可以利用相关信息技术实现对于档案数据的分析和处理，进而能够提升档案管理和处理的效率。而数据采集和处理模块的主要作用便是利用读写器实现对于RFID档案管理系统功能完整性的构建，因此需要装备有四通道的读写器和桌面读写器等，进而才能够实现对于档案盒和档案袋的同时管理。除此之外，门禁控制器还能够帮助实现对于安全管理模块的数据采集工作，以保证档案的安全性。

（三）数据库模块的设计。由于RFID档案管理系统需要通过对数据实时处理的方式实现档案信息管理的功能，因此在实际的采集和分析过程中，都需要采用数据库功能对于数据进行统计和分类处理。所以，在实际的分析过程中，需要设计出不同的数据表格，并根据不同的电子标签信息对表格进行设计和记录填写工作，只有这样才能够真正构建起完善的电子档案数据库，后期如果有新的档案签收，则需要及时进行标签合法化检验和记录工作，完整的标签记录能够帮助档案管理实现系统化和规范化。

三、RFID档案管理系统功能的实现

针对当前RFID档案管理系统的设计，笔者结合实际对其系统功能的实现进行了简要阐述。

（一）档案管理模式的实现。档案管理模式的实现是RFID档案管理系统信息管理的关键，是实现RFID档案管理系统正常运作的重要基础。目前，档案管理模块的实现需要门禁控制器和档案读写器等基础设备的共同作用，所涉及的人员管理即档案借阅人信息的管理，同样是实现档案管理模式的重要因素。一般情况下，只有属于系统设定中的人员才可以实现对于档案信息的借阅和分析处理，进而初步实现对于借阅人之间科学信息化管理操作。除此之外，作为子模块的档案储位管理则包括三个方面功能，即整柜管理、整合管理和档案管理，在RFID档案管理系统中不仅系统化的构建起分析管理模块，还实现了对于档案管理的科学组合，实现单独管理模式，相关信息和档案管理也能更加全面和系统化。

（二）系统界面模块的实现。RFID档案管理系统的登录和管理界面是使用档案管理功能的唯一途径，在实际的使用过程中，则必须依靠实际的需求，完成对于相关业务的科学处理。为此，需要利用身份认证的形式对资料查看资格进行授权处理，进而才能够顺利实现对于RFID档案管理系统的实时登录，在登录过后，才可以实现信息数据的识别功能。目前RFID档案管理系统的资料管理不仅可以实现对于千字标签的数据采集和信息处理，也可以采用电子录入的方式实现对于档案信息的自动化分析。

（三）系统流程模块的实现。针对当前RFID档案管理系统的应用而言，系统流程模块主要包括档案入库、查找和盘点、防盗管理以及日常管理等流程。首先，是档案入库模块的实现。在档案入库时需要对新档案进行重新编目，并将档案文件自身的信息读写进RFID标签中，只有这样才能够真正确保档案信息入库的同时，将标签数据输入中心数据库内，进而实现对于数据的分类和编排，以确保系统的其他模块能够从端口处进行调用和查询。其次，是档案日常管理功能的实现。这需要通过读写器对于标签进行读写操作和记录后，完成对于档案信息的数据录入，并在档案芯片中写入相应的借出和归还记录。只有这样，才能够在每次借出和归还操作后，完成对于数据的再次更新和功能性维护，这样才能够确保档案信息的准确性和即时性。再次，是对于档案查找和盘点功能的实现。因为是RFID档案管理系统最重要的系统模块之一，只有完善对于档案的查找和盘点功能，才能够真正保证RFID档案管理系统运作的水平和效率。而在查询档案时，管理员可通过系统按照档案盒的编号从数据库中心读取相应信息，在身份核对无误后，系统会自动发出出库指令，并在自动识别后完成对于档案的借出记录和存放记录更新。最后，是档案安全管理模块的实现。该模块是保障档案安全性的关键所在，为此需要在档案室的出入口安装相应的读写器，并将其与管理系统相连接。当档案经过档案室的出入口时，读写器和档案控制器便可以自动读取相应的数据，进而判断档案是否出入档案库，若是存在未经办理便领用的情况，管理装置将会发出紧急的异常警报。

四、结语

总而言之，随着现代信息技术的不断发展，作为利用无线射频方式实现读写器和标签之间双向传输的射频信息处理系统，RFID档案管理系统能够实现对于传统档案管理效率的提升。这种由射频电子标签、读写器和天线三个部分共同构成的新型射频信息处理系统，不仅可以实现对于特定格式数据的写入，也能够实现对于目标物体的数据识别功能，进而实现对于信息的无接触式采集传输等功能。因此，需要针对RFID档案管理系统存在的问题进行探究分析，以完成对于档案管理工作的深入优化。