论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理

文/白山市服务业发展促进中心 乔立铭

事业单位的人事档案信息管理是开展各项工作的基础，对事业单位选取优秀人才、审查干部履历、群众信息管理等相关工作有极大的帮助。通过人事档案信息对工作人员的履历介绍，事业单位能够全面认识到职员的工作能力，从而进行有效合理的人力资源分配。

一、事业单位人事档案管理内涵

事业单位是受国家机关领导、不实行经济核算、由国库开支经费的部门或单位，例如我国的公立学校、公立医院、科研研究所等都属于事业单位的范畴，都在我国市场经济中占有一定的地位。人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密联系。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，事业单位中的人事档案尤为重要。事业单位人事档案包括履历材料、组织关系材料、考核材料等，事业单位人事档案管理的基本内容是依据材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度等对档案进行管理。

事业单位人事档案信息化管理的作用主要包括提高档案管理实施效率，提高档案内容的真实性和完整性，加快档案管理现代化改革。需要利用计算机设备稳定、强大的信息检索能力，为事业单位人事档案数据信息的查阅和传递提供有效、充分的便利支持。将事业单位的纸质人事档案输入计算机，生成电子备份，使档案管理人员使用电子方式开展相关工作。事业单位人事档案信息管理模式可以在更多学科之间充分利用，发挥事业单位人事档案信息资料的使用价值。

二、人事档案信息化、规范化、标准化管理途径

（一）事业单位人事档案信息化管理。在当今信息化时代，传统的纸质档案管理方式显然已经不符合时代发展要求。一方面，大量纸张的浪费和对档案信息的保存能力低，都使得事业单位人事档案管理工作方式必须进一步革新。我们处于大数据时代，拥有了信息和互联网，媒体就拥有了资源和优势。对于事业单位来说，利用信息技术对人才档案信息进行互联网上的通用存储，将纸质版档案信息替换为互联网信息，随着人员的调换与流动对网上档案信息进行编辑更改，保存传统人事档案管理“档随人走”的特点，进而更改传统纸质档案管理的方式。如此不仅能够有效长时间保存人才档案信息，让事业单位更加全面地了解人员的履历信息，合理地安排人员职位调动，还可以节约纸张，节省大量空间与资金，实现事业单位人事档案管理信息化。政府机关相关工作人员需要将其教育背景、工作表现、政治面貌等档案信息共同统计，既要保留纸质版资料，并在政府机关内部的互联网端上传档案信息资料，保证两个不同形式资料的一致性与完整性。人事档案管理是事业单位工作的重要组成部分，目前，很多单位没有规范人事档案的管理。规范人事管理，要加强领导，完善管理制度，提高人事档案和信息管理记录的信息含量，完善人事管理制度和管理人员的业务技能。在信息化人事档案管理过程中，我们清楚地意识到，档案信息资源的构建是电子商务建设的一个重要组成部分，在建设电子化商务的同时，要保证信息化档案资源的安全问题，构建一个安全、和谐、共享的网络档案信息资源空间。

（二）提升事业单位人事档案管理者职业道德和专业水平。人事档案管理工作普遍具有三个特点：全面性、准确性、变动性。事业单位人才流动性较强，需要档案管理者有较强的专业水平，对于变动的信息准确、全面录入。事业单位档案管理者的作用就是通过基本制度对档案进行系统化管理，为事业单位的规范化建设贡献自己的力量。应构建完善的网络平台档案管理系统，以实现真正意义上的档案资源共享，实现档案资源的全方位保护，为档案信息的利用提供充足的资源。科学技术的发展要求档案工作者掌握数学、计算机等多种学科的综合知识应用，从而对档案信息进行实际应用。事业单位在选择档案管理者时，需要保证其有较强的现代科技意识、档案管理意识和较高的计算机应用能力、收集整理能力、审核清除水平等。例如，学校档案管理工作人员需要把学生的入学报到资料、成绩证明资料及毕业证明、党团组织等资料统一整理到学生的学籍档案中，通过学生的学习成绩、教育经历、政治思想、品德作风等方面，全面呈现学生的个人经历和评估学生的个人能力。在此过程中，需要档案管理工作人员充分掌握学生各项指标内容，熟练记录整理每位学生的学籍资料，利用计算机录入上传至学信网，以备后续的学习经历。本文旨在加强人事档案管理的规范化思想，提升档案管理的内容和意义。要采取有效措施，实现档案基本信息和人事档案管理的规范化，扩大人事档案服务范围，适应现代人事档案的更好发展，支持所有CNKI文件格式；仅支持PDF格式。此外，在事业单位工作的档案管理者不仅需要较高的职业技能水平，更需要有崇高的职业道德，对于某些需要保密的档案，不能私自下载、保存或上传、泄露，要严格遵守档案管理守则，保证每份档案资料的安全和机密性，如此才能使得人事档案信息管理工作高质量完成。

（三）保证事业单位人事档案信息化、规范化、标准化管理。传统的纸质化档案管理有一定的局限性，因此人事档案管理部门实行以老带新、以强带弱的工作梯度来进行信息化管理。档案管理者自身也要严格遵守事业单位人事档案管理规范准则，对于某些必须使用纸质材料的档案，需要统一使用规范的A4办公用纸，黑色碳素笔或钢笔进行书写，左侧装订；格式排版方面采用横写横排，日期需要标注；办理完并且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存，即归档。这是国家规定的一项制度，常用于各级事业单位，也是保证事业单位规范标准化管理的必要制度。如在医院档案管理的工作人员，也需要将诊断治疗完成的病人用药情况、病情情况、治疗结果等整理纳入一份档案资料，并归纳于医院的档案资源，用于后续相似病情的同等核查。人事档案管理应采用计算机、网络等现代技术手段，建立电子信息数据库和信息化管理系统，提高人事档案管理效率。毕竟，推动信息技术向规范化方向发展，有助于为事业单位的发展提供更好的服务。为保证事业单位人事档案规范化管理，需要国家事业单位制定一套完备的体系，严格执行并在实践的过程中不断完善。首先，要对纸质版的档案进行信息保留，利用计算机技术等对相关档案信息进行存档，存档的过程中也要注意信息资料之间的格式问题，严格依照相关细则处理。其次，由于事业单位人员流动和岗位调动较频繁，在档案规范的管理体制中要注重档案信息的更改和保存，使档案具有一定的实效性，能够真实展现员工的真实状况和信息，使后续相关人员任职工作进程等更加顺利。

三、人事档案信息化、规范化、标准化管理的意义

（一）完善人事档案管理体系，增强事业单位人事档案的规范性。任何事业单位都有其自身的发展规律和管理模式，而在事业单位人事档案管理工作中改革相关档案管理模式。一方面，可以增强事业单位人事档案管理的规范性，能够使今后的档案管理工作有据可依，处理细节问题时不再盲目，让整个档案管理工作有了更加完备的工作体系；另一方面，事业单位人事档案规范性的增强可以使得事业单位更好地进行其他方面的工作，为其他工作的全面开展奠定一定的基础。

（二）提升档案管理者专业水平，提高相关档案管理活动效率。事业单位档案管理者专业水平的提高，能够有效地规避员工对相关档案的不当处理问题，例如档案信息混乱、信息错位等等。有了规范化的档案管理方式，则提高了档案工作者管理档案的效率，实现更高质量的档案服务，进而可以提高事业单位的生产或经营效率，扩大其经济效益，对事业单位的自身发展有很大的帮助。

（三）顺应时代潮流发展，实现人事档案信息化管理。在保留传统的纸质保存档案方式的同时，利用互联网实现人事档案信息化管理，是大数据时代的必然趋势。为顺应时代发展，为保障纸质档案的安全性，应对保存时效短、易被损坏、造成浪费等诸多不利因素，我们会选择性摒弃传统的纸质档案信息管理方式，利用互联网和信息技术对人才档案信息进行网络端的整理与保存，实现人事档案互联网信息化管理。这样既能有效规避纸质档案保存的不利因素，也能够更好地利用信息化网络将档案安全有效地进行管理。

四、结语

综上所述，在当今科学技术不断发展的背景下，档案信息化管理已成为趋势，能够为事业单位更高效的档案管理和其他工作带来优势。针对档案管理过程中的相关问题，事业单位要提高档案工作者的专业素养水平，加强对事业单位人事档案管理的现代化，制定完备的体系策略。档案管理实行信息化、规范化和标准化，以更好地适应信息化时代档案管理发展的要求，为事业单位的经济建设与全面发展打下良好的基础。