科技档案电子化的风险防控

文/郑州飞机装备有限责任公司 肖蓓蓓

一、科技档案的管理模式

（一）科技档案的定义。科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有查考利用价值、并已归档保存的科学技术文件材料。科技档案在企业生产经营活动中，可以促进生产力的发展，并且提供系统的科学数据和依据，为企业的生产经营和发展提供知识保障。

（二）科技档案的管理模式。随着科学技术的发展，科技档案由最初的纸质档案资料逐渐向信息化、电子化、数据化方向转变。电子信息技术未大范围应用前，科技档案的承载方式主要是纸质形式，一些科技档案甚至需要通过手工书写和画图来形成，所形成的科技档案保存至今非常破旧，甚至已经损坏，这时候需要通过数字化的手段对老旧科技档案进行重新管理。这就需要在数字化的基础上，对以往各类纸质文件以及图纸进行扫描，转化为电子资源的模式。将纸质科技档案数字化最大的优势就是尽可能节省存储的空间，提高档案管理的工作效率和准确程度，保护原始纸质科技档案，为后续的整理、保管以及利用提供便利。除此之外，当今最主流的科技档案形成模式已经由以往的纸质档案向电子档案转变，科技档案绝大多数已经形成于各类计算机系统中，其形成的文件都是电子文件，那么科技档案的管理模式也会产生新的变化。

（三）科技档案的管理模式发展趋势。随着电子化的不断进步与更迭，电子档案管理发展迅速。电子科技档案管理有效率高、速度快、方便管、成本低等优点，比如企业信息化平台上的一些业务软件与档案管理软件之间可以建立接口，在业务系统中的文件资料需要按照归档要求形成，并且直接通过接口传输进入档案管理软件，形成一个实时归档模式，保证档案的原始记录性，实现档案管理的前端控制。科技档案电子化管理模式可以有效保证科技档案归档的及时性、系统性，便于科技档案归档时，档案管理人员与科技档案形成人员之间建立有效的反馈机制，解决归档时出现的问题，以达到确保文件归档的标准化等目的，保证科技档案收集、整理、存储、提供利用等环节的效率和准确程度，便于对科技档案信息的再次开发和利用。在当前档案数字化向数据化发展的大环境之下，科技档案电子化管理相较于文书档案的电子化管理而言，更具有数据化意义。由于科技档案中存在企业产品生产、商业经营、组织管理等活动中相当重要的数据，科技档案的电子化可以将数据进行有效整理、解构、封装以及全程管理，以奠定企业内部的科技档案大数据基础，便于后续科技档案的数据挖掘和分析整合。

二、科技档案电子化管理存在的风险

由于电子科技档案管理高度依赖信息系统与信息设备，这就导致科技档案电子化管理存在许多制约条件。软件以及硬件故障或者业务系统软件本身的兼容程度，都会对电子科技档案的储存和使用造成一定的影响。而且在对科技档案进行数字化的过程中，其文件在传输、保存或者利用时，会因为系统的程序漏洞以及人员的不当操作而产生不可逆转的结果。

（一）纸质科技档案电子化的风险。纸质科技档案电子化管理需要通过一定的技术手段，将纸质档案载体转化为数字化载体，在数字化的过程中，会产生纸质文件的损坏、丢失或者扫描不清晰，丢失关键数据等风险。除此之外，数字化设备是否存在性能漏洞，档案管理软件服务器内存是否足够，档案管理数据库是否存在安全风险等都有可能对科技档案信息的真实、完整和齐全产生一定的影响。在纸质科技档案电子化过程中，工作人员的素质是影响科技档案安全最重要的因素，有个别工作人员缺乏档案管理意识，认为档案不过是一些文字材料，在数字化或者电子化的过程中，随意处置档案材料，在拆卷、扫描、装订的过程中对纸质科技档案造成不可逆的伤害。

（二）电子科技档案的风险。电子档案本身具有多种特性，其本身对于信息系统有着较强的依赖性，并且其存储载体具有不稳定的性质，这些特性都与纸质档案存在着一定的区别，档案管理人员在以往纸质档案管理过程中所形成的管理习惯与思维理念都难以适应当前电子档案的管理模式。电子科技档案在归档和管理的过程中，由于业务系统内部的一些问题以及业务系统与档案管理系统之间在传输数据时，有可能出现归档的科技文件与原文出现一定的偏差或者数据丢失等，这对电子科技档案的管理产生了一定的挑战。当前，一些企业档案管理软件相关的设备有老化落后的现象，档案管理服务器会有死机、更新不及时、出现漏洞等问题；一些业务系统软件与档案管理软件的接口不够完善，不能进行实时完整的归档甚至没有建立接口，这给电子科技档案的管理带来很大的影响，对各业务系统中形成的文件资料无法进行科学有效的管理。当前档案管理人员配置还有所欠缺，纸质档案管理模式下培养出的档案管理人员对当前电子化的管理模式需要一定的时间和精力去适应，而且还缺少一部分熟练掌握电子化知识的管理人员。这就对档案管理人员提出了要求，档案管理人员不仅需要熟练掌握档案业务，还要对信息化技术有一定的了解，可以及时解决工作中出现的各种问题，还需要提升档案工作人员的综合业务素质。

三、科技档案电子化管理的风险管控

要想对科技档案电子化管理进行风险管控，就需要从硬件和软件方面着手，对物理环境和系统环境进行保障，确保科技档案在生成、收集、整理和利用的过程中不发生损坏。要建立良好的反馈系统，对科技档案电子化管理的过程中出现的各种问题，要形成及时有效的应对措施，保证电子科技档案在系统中的安全性和可用性。企业和档案部门要适时改变管理思想，顺应时代的发展，从传统管理转向信息化管理，制定适应电子化科技档案的标准体系，对电子科技档案的形成、保管和利用等各个流程进行规范化管理。

（一）硬件环境。为了避免电子科技档案载体在运行过程中因为载体而产生风险的情况，企业应该加快档案工作中所需的硬件设备的更新，淘汰老化、落后的电子化设备，减少因设备发生故障而产生的损失。还要及时更新计算机、扫描仪、服务器、磁盘阵列等设备，保障档案管理系统顺利运行。

（二）软件环境。对档案管理系统进行定期升级维护，解决档案管理系统在运行过程中产生的漏洞与问题，保障电子科技档案管理的顺利运行。对各业务系统与档案管理系统的接口进行定期维护，对没有建立接口的尽快建立接口，并且按照各企业的归档要求，对业务系统中形成的文件资料进行数据的标准化确定，以保障业务系统形成的电子文件资料满足归档要求，以达到可归可用的目的。

（三）制度体系。在电子科技档案管理的过程中，要及时建立或者更新电子科技档案的管理制度体系，可以参照国家对电子档案管理的相关规定以及本行业内的管理规定，制定适应本企业的电子科技档案管理标准制度，对本企业的电子科技档案管理提供依据性的保障，从源头上对风险规避制定一定的策略，以优化电子档案的管理工作。

（四）人员素质。要不断提升档案管理人员的业务水平，尽快适应新的工作模式，熟练掌握电子档案的管理技巧，通过定期对相关人员进行培训，使其掌握信息化知识和更前端的技术，以便解决工作中产生的非业务性问题。档案管理人员还应该强化自身素质，遵守国家和企业的管理制度，严格按照工作流程办事，认真学习《档案法》《保密法》以及企业规章制度等，提高责任意识，保障档案工作顺利安全进行。如果企业将档案电子化的业务外包给档案中介服务公司，一定要对其经营资质进行调查，对其工作人员的素质和工作能力提出具体的要求，避免在科技档案电子化的过程中出现科技档案丢失、损坏等风险。

四、结语

不管是科技档案的数字化还是电子科技档案的管理，在工作过程中，会出现内容丢失、内容不完整、信息管理失控、系统发生故障、人员操作有误等各种问题，这些问题都会给企业以及国家造成不可估量的损失。所以在科技档案电子化管理的过程中，企业要担负起其义务，时常进行风险预估，及时实施风险防控，建立完善的电子科技档案管理体系，保障科技档案的真实性、完整性、原始性和可靠性，为企业无形资产管理奠定坚实的基础。