大数据时代高校人事档案信息化建设研究

吴卓阳

黑龙江科技大学，黑龙江 哈尔滨 150020

0 引言

大数据是一种信息技术手段，在短时间内可以实现对信息的采集、储存、管理和分析等。基于海量的信息可以建立数据库，数据库具有数据量大、信息种类多、处理速度快的优势，相比传统档案管理工作更加人性化。人事档案记录了个人在社会、工作中的人生轨迹，动态性强、可信度高、机密性强，交由国家机构或社会组织进行管理，是具有法律效力的。将大数据与人事档案结合，建设信息化体系，创新管理模式，是顺应数据时代发展的必然要求。

当前信息化技术已应用于不同的行业，现代高新技术和计算机技术也在不断发展，我国的信息管理得到质的提升，这些技术在提升社会信息管理质效的同时也将这股新鲜血液注入我国高校人事档案管理工程。高校人事档案信息化建设实现了人事档案数据从信息收集到统计分析的自动化操作，为高校的整体发展和专项建设提供了样本案例，成为高校各项工作顺利开展的基础。不仅能够充分发挥人力资源的潜在价值，提高高校人事档案管理工作的效率，而且能够促进高校的人才培养、科学研究等，与社会发展趋势相契合。目前，许多高校在信息化建设上已经取得良好的成绩和一定的研究成果，但是也暴露出潜藏的问题与不足。本文在探讨高校人事档案信息化建设落后产生的不利影响与缺陷的基础上，提出优化高校人事档案信息化建设的策略，以帮助当前高校展现出其在人力资源、各项科研成果、管理职能等方面的优势。

1 当前高校人事档案信息化建设存在的问题与缺陷

1.1 人事管理思想滞后

传统形式上的人事档案内容主要包括高校职工的政治面貌、家庭情况、社会工作经验以及奖惩情况等，信息不定期更新，几乎无法反映出教职工的近期工作情况。除此之外，缺少对教职工个人能力的客观评价，即使是有，其评价内容大同小异，甚至还存在缺漏、填错的情况；同时还存在监管力度不足的问题，给一些为了晋升或提高薪资的教职工在填制档案时造假提供可乘之机。这些现象导致人事档案难以真正发挥其人力资源管理的作用。主要原因在于高校人事管理观念落后，不够重视人事档案管理。一些高校在这方面投入力度小，仍然停留在纸质档案管理阶段，信息化程度偏低。另外，一些高校虽然建立了信息化人事档案管理系统，但仅限于查询基本人事信息，并未完全发挥信息化建设的优势，无法分析及整合数据，难以为高校人力资源管理提供决策上的数据支持。

1.2 数据来源单一，外延有限

高校人事档案数据来源比较单一，覆盖率较窄，难以全面、客观地体现出教职工的业务能力和专业水平。档案中对教职工的评价缺少准确的数据等，大多是大同小异的叙述性文字，难以准确地反映出教职工在不同阶段或不同职位的工作能力和绩效。外延有限导致信息化建设程度不足，在统计和处理数据时不仅无法做到客观全面，而且费时费力、事倍功半。

1.3 基础设施不完善，缺少专业技术人员

高校人事档案信息化建设的成本较高，需要大量资金和人才，因此相关配套设施不健全也是阻碍信息化建设进程的一大重要因素。相关配套设施除了购置硬件设备以外，还有软件开发、局域网建设、各部门数据对接等，建设过程前期比较复杂、操作难度较大，因此需要专业技术人员的支持。出现这种问题的原因主要有两个方面：一方面缺少资金支持，设备更新缓慢，信息化建设无法有效推进，数字化、网络化管理进展缓慢，推进过程中也极易遇到问题而中断；另一方面缺少技术人才的建设和维护。当前很多高校的人事档案APP或网站都是高校技术部进行自主研发的，版面内容较少，功能相对简单，基本上只能完成信息登记和数据查询、统计、档案目录编辑等，信息存储容量小、功能少、操作空间小，难以满足多元化的数据存储和处理需求。

2 高校人事档案信息化建设的重要性

2.1 有利于信息集成

利用大数据进行高校人事档案信息化建设，为人力资源管理迈向科学管理奠定了坚实的基础，实现了与时代发展同步，减少人力、物力的基本目标。传统的人事档案管理信息在收集初期，要进行筛选采集，费时费力，还容易出现由于管理人员的主观判断而干扰信息真实度的现象。大数据时代，高校人事档案信息化建设避免了人力收集信息时的主观性，对数据形式、数据来源基本没有要求，能够自动将与高校人力资源相关的数据都收集起来，保证数据的全面和客观，方便后期对信息进行分析和资源共享等。

2.2 有利于资源调配

大数据时代背景下的高校人事信息资源，可以通过技术手段进行量化分析，分析结果还可作为人力资源发展的数据支撑。首先，信息化管理系统收集了大量客观的数据，包括教职工个人基本信息、绩效薪酬信息等多方数据，可进行数字化定量分析。通过详细的对比和分析，大数据就可以为人才招聘、师资培训、绩效考核等人力资源管理工作提供参考，有利于根据岗位匹配人才，确保绩效考核结果客观公正。其次，利用大数据技术对人事档案信息进行分类、相关性分析，有助于高校做好人力资源规划，预测人力资源的发展趋势，引进高层次人才，知人善用、岗位适配，充分发挥人力资源的价值。

3 优化高校人事档案信息化建设的策略

大数据的“大”并不仅仅只是容量大，它的意义在于通过对数据的整合分析发现新的价值，进而为各行各业带来巨大的经济利润、发展空间和资源共享空间。因此，掌握大数据技术并不能完全拥有核心竞争力，而是要利用大数据技术对这些海量的信息和数据进行挖掘、处理、应用。

3.1 加强人事档案信息化管理意识

大数据时代使得许多传统的工作模式、管理思维悄然发生了转变，面对这种思维的冲击，首先需要对传统观念进行颠覆和扭转。高校的人事档案管理应当充分利用互联网信息资源，建设数据库，挖掘并利用数据背后的潜在价值，在资源共享的基础上进行资源的合理调配,实现人事信息资源最大限度的利用。另外，还要加大宣传力度，提高高校各层对人事档案信息化建设的注意力以及管理层的资金投入，切实保障信息化档案管理系统建设的硬件设施、软件开发、技术人员培训等环节积极开展。

3.2 注重利用人事档案信息挖掘潜在价值

大数据时代背景下，人力资源管理并不仅仅是信息的简单收集和存储，最重要的是要对数据信息进行深入采集、筛选、分析，并且要充分利用这些信息的有效价值，对比数据分析结果，掌握隐藏的规律，高校的人事档案信息化建设的最终目标是要利用这些规律和价值预测人力资源的发展趋势。高校的人事档案信息化建设应当具有信息明确、查询方便的特点，为了满足该需求特点，数据平台的建立应当做到层次分明。前期，收集海量信息建立数据库，并根据不同的主题（工作经验或奖惩情况等）、来源（网络或他人转述等）、形式（图片、文字或音视频等）分类存放到人事档案信息化系统中；中期，利用算法对这些数据信息进行简单的统计分析，主要是满足使用者快速检索的需求；后期，可以利用信息化技术手段对数据进行加工整合和趋势预测，实现数据信息的资源共享，形成对教职工的综合评价，并且能与校内各职能部门进行信息对接。该平台致力于将人事档案信息化体系发挥出最大的作用。

3.3 推送个性化的信息服务

传统行业要想转型发展、更好地满足客户需求，为客户提供个性化服务，其支撑和依据就是“数据”。海量的数据信息能够将客户的需求和喜好反馈给管理方。在这个大数据时代，高校人事档案的被动服务方式已经悄然发生了改变。人事档案信息不仅包括教职工个人基本信息，而且还包括其需求信息。将这些信息融合分析，从而改变原来“你来我找”的被动工作模式，以主动推送个性化服务的方式取而代之。

3.4 保障网络安全和信息安全

网络安全是信息安全的保障，队伍建设是信息化技术落实到档案管理工作中的关键因素，因此要加强网络防护机制，增强技术人员的安全意识，进而达到保护信息安全的目的。高校人事档案信息化建设完成以后，档案信息可以在局域网中被申请检索和利用，高校职工的信息查询方式步入现代化。同时，信息开放程度较高意味着数据风险也会相应增大，所以网络信息安全问题已经成为高校人事档案信息化建设过程中必须要防范和解决的障碍。基于此，高校应该利用互联网技术建立安全体系和防御机制，培养综合实力较强的复合型人才，时刻注意网络安全和信息维护，这样才能够为高校人事档案信息化建设的信息安全保驾护航，实现高校长远发展的目标。

4 结语

综上所述，高校人事档案信息化建设既是顺应大数据实际发展、实现数字化校园的必然需求，也是高校培养人才、搞科学研究、服务地方经济社会的必然需求。因此，高校应该拓宽数据信息采集渠道，利用大数据技术手段对这些信息进行分析和趋势预测，在保证网络安全的基础上将被动的信息查询模式转变成个性化推送服务模式，利用信息的分析预测成果进行资源调配，充分优化师资力量和教学环境。实行信息化管理的宗旨是帮助高校长远发展。信息化管理具有自动化、实时化、网络化的特点，能够在采集信息的基础上利用信息实现资源共享，提高信息的利用率，拓展服务功能。所以，加强信息化管理已经成为高校人力资源管理模式创新的必然选择。