加强行政事业单位库存物品预算管控措施

巴焕忠 德州市丁东水库运行维护中心

引言

随着财务会计向管理会计的转型，势必要加强库存物品全过程管理，其核心是向管理要效益和效果。通过适用的管理程序和方法优化管理制度克服管理短板堵塞管理漏洞，实现管理科学取得管理效能。进一步减少资金占用，降低持有成本盘活库存物品提高管理质量，帮助行政事业单位进行服务成本核算，为作出科学决策提供数据支持。

一、加强采购预算管理，以预算管理为纲

（一）科学编制预算

建立和完善行政事业单位预算管理组织架构，树立预算管理理念使预算控制意识深入人心。在编制年度部门预算时，应当将政府采购库存物品单独列出报主管部门或本级财政部门汇总。编制预算过程中注重上下协调、反复沟通，有效避免预算编制脱离实际现象，提高预算编制科学性、合理性和可执行性。依据预算按月编制采购计划按次提交采购申请。根据采买市场变化趋势和当前库存以及工作实际需要，充分利用信息系统合理安排采购计划，确定采购日期和数量确保库存处于最佳状态，同时避免造成库存短缺或者积压。

（二）严格预算执行

要把预算执行与预算编制列于同等重要的位置，不能只强调预算编制，忽视预算执行造成编制与执行脱轨，搞形式上的全面预算工作。只有这两个方面两手抓两手都要硬才行。要在预算执行过程中加入预算控制，确保预算执行进度符合预算管理要求，稳步实现预算管理目标。建立内部授权审批控制，明确采购岗位权限范围、执行程序和相关责任。对于大宗物品采购应当纳入单位“三重一大”管理范围，实行单位领导班子集体决策。做好总额控制与单项控制的平衡，可以单项控制为基础，严格进行总额控制。定期通报预算执行情况，研究解决预算执行中存在的问题，对照预算进行比对，分析差异产生原因并根据差异大小和性质，提出具体可行的改进措施。

二、严格采购管理，以制衡监督为主线

（一）贯彻执行政府采购制度

采购的物品属于纳入集中采购目录，应当实行政府集中采购。采购的物品属于集中采购目录之外但达到限额标准以上，应当实行政府分散采购。采购物品未纳入集中采购目录且未达到限额标准，可以自行采购。但是，严禁为了控制达到限额标准，而人为故意进行业务拆分。除需要采购的物品在国内无法获取或者无法以合理的商业条件获取，一般应在国内市场采购且应优先购买节能环保、自主创新的国产产品。采购方式一般有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源和询价。采购人选择适用的采购方式，合理确定供应商采购质优价低的物品，减少舞弊或遭受欺诈。及时规范发布政府采购信息畅通质疑投诉回复渠道。

（二）科学规范采购流程

行政事业单位应当建立采购申请制度，严格按照预算执行进度办理请购手续。根据已批复的预算指标提出申请，不得超出可用指标额度，必须将指标额度、支出事项和执行申请一一对应。建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单与选定的供应商签订质量保证协议。落实合同管理制度，与确定的供应商签订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任。做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。建立健全相关信息公示制度，确定信息公开的内容、范围、方式和程序。实行自行采购的库存物品采购业务应归口管理，一般由单位办公室统一办理采购业务并且专人经办，形成单位内部集中采购优势。应避免单位内部科室之间“各自为政”，分散财力滋生隐患。对于特殊专用物品，相关业务科室派专人协助采购，也可经单位分管领导批准由业务科室直接经办采购。

三、强化仓储管理，以管理效益为重点

（一）严密组织验收入库

库存物品在取得时应当按照成本进行初始计量。构成库存物品成本主要包含购买价款、加工费、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及使得库存物品达到目前场所和状态所发生的应归属库存物品成本的一切相关支出。但是仓储费用、日常维护费用以及不能归属库存物品达到当前场所和状态所发生的其他支出，不计入库存物品入库成本。根据行政事业单位内部控制制衡性原则，验收人员的选定要符合在业务流程、职责分工、归口管理等方面相互制约和相互监督的要求。保管岗位与采购岗位分离，保管岗位与验收岗位分离。落实入库单据制度，列明入库物品名称、数量、单价、质量等级、规格、责任人签字等信息，保证入库工作质量。

（二）严格保管人员任用

单位应当以书面形式（岗位责任书或其他相关文件）规定保管岗位的专业能力和职业道德要求，明确岗位职责、岗位权力以及与其他岗位或外界的关系，并将上述书面要求落实到保管岗位设置和人员配置中。保管人员应实行轮岗制度，明确轮岗周期，不具备轮岗条件的单位应当采取专项审计等控制措施。单位应当把好保管岗位人员任职关口，将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和任用保管人员的重要标准。完善保管人员的培训、评价、轮岗等机制，确保保管人员具备相应的工作资格和工作能力。

（三）保管方法要科学

实行双人双锁管理，双人验收，双人发放，清点人和复核人共同办理出入库业务。执行定物定位管理，有序存放。有条件的单位可以实行二维码管理，落实分类管理要求，做好各种防护工作。主要包括防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防尘、防爆、防静电等。对于特殊性质和仓储有特殊要求的物品，应分间分库储存，并在醒目处标明物品名称、性质、危害、管理要求等信息。

对重要的、性质特殊的库存物品，根据实际需要可以采取严格限制未经授权的人员直接接触，避免发生意外的可能。做好仓库巡视检查制度，主要检查防雷电、用电、防火、防盗等设备设施的安全性，并做好仓库安全巡查登记。

（四）建立领用管理制度

行政事业单位库存物品出库计价应根据实际情况采用先进先出法、加权平均法和个别计价法确定。但是，出库计价方法一经确定，不得随意变更，确需变更的应按照会计政策变更的要求进行处理，采用追溯调整法进行调整。上述出库计价方法不是三选其一，非此即彼。可以根据库存物品性质、用途、金额大小等因素，选用三种方法分别计价，但是对同一种类、同一用途等分类标准而选用出库计价方法，需要分类标准前后期统一，选择的方法前后期一致。对于单位价值高、不能替代使用、有特定用途的库存物品通常采用个别计价法。对于低值易耗品、包装物等量大且价值不高的库存物品可采用“一次转销法”或“五五摊销法”确定出库计价成本。大批库存物品、贵重物品或危险品的发出应当实行特别授权。对于在使用过程中基本保持物质形态的物品，在领取新品时执行交旧领新制度，应将损坏、废旧的物品交回，对于丢失被盗等无法交回的情况，应由原领用部门（科室）说明情况，并经单位分管领导批准，可给予正常发放。

1.建立领用标准。根据实际管理需要，平衡管理成本，采用限额管理或定额管理办法。无论采用哪种管理办法，重要的是制定限额或定额管理标准。可以采用历史标准、计划标准、专家指导标准等，标准的制定要切合实际，不宜太松，也不宜太紧，既要达到节约经费支出，更要以完成行政管理和事业服务职能为落脚点。例如：以人员数量、设备数量、出勤工时等为定额消耗依据；以科室、项目、工作任务等为限额消耗依据。使经费支出标准化，用限（定）额标准指导年度预算的制定，采取年度消耗以预算为准，月度发放以采购计划为限制，形成环环相扣的管理控制程序。

2.领用票据制度。凡是物品出库必需履行出库单据，严禁无单据、打白条办理出库业务。认真检查出库单据，查看是否填列完整，审批签字是否齐全。对于填列不全，审批签字不合规的保管人员有权不予发放，视情况严重程度向主管人员报告。对于限额或定额管理的物品可以填制限（定）额领用单，标明限额数据（总定额）和已领取额度信息，实时反映重点物品的领用和结存情况。在特殊紧急情况下，可以特事特办，在单位分管领导批准下先进行物品发放后补办出库手续。

3.加强责任管理。发放及时是保证工作顺利开展的重要条件，在出库手续健全的前提下，保管人员要力求简捷高效及时发放到位。发放准确是出库工作的重中之重，没有准确出库计量记录，出库管理工作将变得毫无意义。这就要求保管人员严格按照出库单据所列的物品编号、品名、规格、质量、等级、单位、数量等办理出库业务。做到单货相符，准确无误的清点移交，避免差错。领用责任重点在于易燃、易爆、易挥发、易腐蚀等发生危险程度高的库存物品。坚持谁发放谁负责，谁领用谁负责，压实第一手责任人的责任。对具有使用有效期的高危物品，认真核对安全有效使用期范围，做好登记手续。对高危物品领用可以提高审批权限，严格领用手续。

四、加强检查监督，确保库存物品安全

（一）抓好盘点清查工作

盘点是确定库存物品实存数，查明账存数与实存数是否相符的必要专门方法。盘点的另一个重要作用，可以查明库存物品储备和利用情况，对于储备过多、长期积压闲置利用率低的物品，要按规定及时予以处理或者加速利用，对于不配套的物品应及时补缺配套形成使用价值或者调配给其他单位使用等。从而做到合理配置物尽其用减少资金占用，加速资金周转提高经费使用效益。盘点工作要周密组织，制定盘点方案确定盘点人员明确盘点内容、时间、步骤、方法等，准备计量器具，编制盘点清单，形成盘点报告。盘点清单一般一式三份，一份由盘点人员留存备查，一份交由实物保管人员保存，一份交财会部门与账簿记录进行核对。经过盘点如果账实不符，应及时查明原因分清责任，按照库存物品管理工作存在的主要风险点，重点考虑是否由于计量、检验不准确而造成的差错；是否属于保管过程中发生的自然损耗；是否会计记录错误；是否管理不善造成霉烂、损坏；是否不法分子营私舞弊或者丢失被盗等，通过库存物品的盘点达到账实相符，以保证会计资料的客观真实性，为编制行政事业单位财务报表和预算会计报表做好准备。

（二）严格库存物品报废处置

虽然库存物品相对于固定资产价值较低，但也不能忽视报废处置环节的管理，尤其是大宗物资集中处置更要引起重视，形成全过程闭环管理。避免抓大放小，造成管理真空。首先看是什么原因导致的报废，是采购计划制定问题还是实际需要发生变化问题，又或者是管理不善问题等等，一定要深入调查分析找准问题产生根源分清管理责任。其次手续是否齐全，报废处置物资要履行必要的会议决定、申请报告、审批签字等手续，一般按经费来源和管理责任办理报废处置程序。最后看处置方式是否合规，处置价格是否公允，依照上级批复或相关处置规定执行，重点关注授权自行处置方式，对于有回收价值的需要择优选择收购商，既要收款可靠又要出价绝对高于其他收购商，清理净收益及时入账上缴实行“收支两条线”管理。

五、利用信息系统，实现管理智能化

建立和完善行政事业单位库存物品管理信息系统，促进库存物品管理流程与信息系统的有机结合，实现库存物品数量、质量动态管理，减少或消除人为操纵因素。单位可以根据岗位业务需要，加强对重要业务权限的管理设置，禁止不相容职务用户账号的交叉操作。及时、准确地提供库存管理信息，为单位科学决策贡献一份力量。在加强行政事业单位信息集成和共享的同时，也要加强信息安全控制。在传递涉密或关键数据时应采取加密措施，确保信息传递的保密性、准确性和完整性，避免泄露信息为不法分子所利用。落实专人维护，防范网络攻击和非法侵入，防护信息系统安全和网络安全。对重要的数据资料应当留有备份，以便在遭受意外损失或毁坏时重新恢复，这在计算机处理条件下尤为重要。

结语

行政事业单位库存物品管理对提高财务管理效益和发挥行政事业单位效能具有重要意义。只有加强库存物品全过程跟踪、精细化管控、规范化管理才能真正实现内控管理无盲区，科学管理出价值。在实际操作过程中转变库存物品管理观念，从预算源头抓起严把出入库关口，科学运用仓储技术利用信息系统及时为行政事业单位科学决策提供可靠信息，在有限的财力范围内为确保行政事业单位高效运作，实现最大的经济管理价值提供保障。