建筑工程资料管理常见问题及管理对策

原路祥

(山西潞安工程有限公司，山西 长治 046102)

在工程项目建设期间及后续验收期间，需使用工程资料为各项环节的展开提供科学的理论依据。在建筑业不断发展的背景下，工程资料管理工作的重要作用愈加显著，加强工程资料管理已成为推动我国建筑业健康发展的重要方法。

1 工程资料主要内容

工程项目建设环节涉及多道工序，工程资料内容十分复杂繁琐，涉及多个步骤的。在工程资料内容划分过程中，可根据不同阶段划分为前期准备阶段资料，中期建设阶段资料、后期完工阶段资料及整理阶段资料。

1.1 前期准备阶段资料

在工程项目前期建设过程中，资料内容涵盖勘测资料、测绘资料、评估资料、图纸资料与图像视频资料等，各类资料内容能够为后续建设环节的展开提供科学的理论依据。

1.2 中期建设阶段资料

在工程项目中期建设阶段，资料内容涵盖各建设阶段的材料检查资料、工序检查资料、工序验收资料、总结资料及商谈资料等，工程项目建设环节产生的各项信息均需纳入至资料范围之内。

1.3 后期完工阶段资料

完工阶段资料具有总结性的作用，其中涵盖完工图纸资料、检测资料、验收资料、协商资料及影音图像资料等，能够为工程项目验收环节提供完整的数据内容。

1.4 整理阶段资料

整理环节的工程资料与后期交付密切相关，不但应做好工程项目建设环节涉及的各个资料的整理工作，还应将已经整理完成的资料转交给相关单位，其中涵盖各工程资料验收资料及图纸内容等。

2 工程资料管理工作的重要意义

2.1 初期阶段中工程资料管理工作的重要意义

在工程建设前期阶段，最先生成的资料内容是立项文件，该文件能够对项目审批环节进行记录，是后续招投标环节及预算编制环节展开的依据。其次，预算设计招标文件资料是勘察设计环节展开的依据，勘察设计资料是建设环节展开的依据。从此中我们不难看出，在工程项目建设工作展开前就已经生成了大量的资料内容，这就使得做好初期阶段的资料管理工作显得极为重要。

2.2 质量控制工程中资料管理工作的重要意义

工程资料对于工程项目建设质量产生的重要影响不容忽视，是建设环节管控过程中极为重要的一项管理内容。在工程项目建设质量管理期间，应从人员、材料、机械、工艺及环境角度出发，做好相应的质量管理工作。从人员角度出发，工程资料管理人员是工程项目建设现场不可缺少的重要技术人员，应经过系统专业的培训且持证后方可上岗，以此提高资料管理工作的有效性。从材料角度出发，各种材料具备的出厂证明、检测报告及使用说明是工程资料中不可缺少的重要构成部分。从机械角度出发，机械配置表、使用操作说明及现场调度是工程资料中不可缺少的重要构成内容。从工艺角度出发，施工程序、施工方法及施工流程的记录为施工日志，施工日志是极为重要的工艺方法资料内容。从环境角度出发，在建设工作展开前、建设工作实施过程中及后续均需做好拍照及录像工作，确保项目现场的环境变化能够得到体现。总之，上述五个方面的管理工作均与工程质量控制密切相关。

2.3 安全管理中工程资料管理工作的重要意义

在工程项目建设期间，安全管理工作的最终要求是对建设环节存在的风险隐患进行预测及预防，以此避免安全事故发生。在工程项目建设现场安全保障体系拟定、实施及改进期间会产生大量的工程安全资料，资料内容既是安全工作展开的前提，又是检验安全管理工作成果的标准。工程安全资料的收集及整理与建筑单位的安全管理工作执行情况密切，工程安全资料是建设现场安全生产的记录及指导，也是判断安全生产责任制度能否得到落实的一项重要考核标准，还能够为安全管理工作展开提供分析材料，可准确掌握工程项目建设安全管控工作落实情况，便于针对各环节拟定相应的安全保障措施。由此可见，工程资料管理对安全管理工作产生的重要影响也不容忽视。

2.4 造价管理中工程资料管理工作的重要意义

不同工程项目结构特点、建设规模与建设标准存在着明显的差异，且建设条件、气候特征及建设工期也存在着显著的不同，这就使得工程造价存在着显著的区别。在工程项目投资工作展开前，应做好预算编制工作。预算是工程项目建设期间，各建设阶段涉及的指标与费用收取标准，是新建项目、改建项目、扩建项目与投资额确定的基础文件。

2.5 完工验收后工程资料管理工作的重要意义

工程资料内容是建设环节的准确反映，能够对各环节的联系及规律进行明确，与工程管理工作密切相关。工程管理的实施必须由资料支持，工程资料是工程项目检查环节、验收环节及维修环节展开的理论依据，能够为设计环节及规划环节的实施提供科学的参考价值。资料内容可反复使用，工程资料具有显著的利用价值，不难看出工程资料管理对后续验收环节产生的重要作用。

3 工程资料管理过程中存在的不足

3.1 资料管理人员能力问题

现阶段，在建筑单位实施工程资料整理及收集过程中，部分资料管理人员仍缺少一定的执行能力，使得建设环节涉及的材料、机械及人员的调动信息无法得到准确的记录，进而导致信息资料出现不完善的现象，重要信息及关键信息未得到准确的记录。此外，在资料整理环节中，部分建筑单位未做好资料管理人员素质提升，加之内部缺少专业的资料管理部门，使得后续各项建设活动、管理活动及验收活动过程中缺少完善的资料保障，甚至还会出现资料丢失的现象，影响各项管理工作及活动的实施，导致工程延后的问题出现，使建筑单位受到严重的经济损失、资源损失及信息损失。

3.2 管理制度问题

受建筑单位能力影响，部分建筑单位仍未建设内容完善的资料管理制度。由此可见，资料管理制度不完善是资料收集及整理过程中存在的主要问题，资料管理无法与工程建设实际情况协同推进，严重时还会导致资料出现丢失现象，影响工程资料管理工作水平，延误工程建设进度及成效。

3.3 认识程度问题

在早期阶段工程资料管理便实现了推广与普及，但仍有部分建筑单位未给予工程资料收集及管理工作足够的认识，使得工程资料在管理过程中，规范化及标准化水平未得到提高。受认识程度因素制约，资料管理人员水平也与预期要求存在着一定的距离。由于缺少足够的认识程度，导致工程资料管理人员在收集过程中及管理过程中具有较强的随意性，使得资料价值及意义无法得到体现。

3.4 后续存储问题

工程资料管理后续存储问题是指，在工程项目建设期间，各项资料信息收集完成后，未根据规范及要求做好相应的装订、存储及保管，使得工程资料内容极为混乱，甚至出现丢失问题。工程资料内容具有极强的严谨性，所以在工程资料归纳存档期间，应严格按照规范标准落实各项工作，不可出现任何错误。但现阶段，建筑单位工程资料保存工作不恰当的现象极为普遍，资料内容及页码排序不当、文件混乱的现象时有发生，且证件原件及复印件时常共同存放，这就会导致后续调取过程中操作极为复杂，十分麻烦。部分建筑单位甚至还会出现文件丢失及错装的现象，使工程建设环节展开受到影响，进而导致严重的经济损失出现。

4 提高工程资料管理工作质量的几点建议

4.1 强化资料管理人员综合素质

工程资料管理工作对工程项目建设管理产生的重要作用不可忽视，建筑单位应充分认识到人才培养工作的重要作用，通过积极组织工程资料收集方法培训及教育活动的方式，强化工程资料管理人员信息收集能力及后续管理能力，确保其在日常资料整理环节当中，能够积累相关工作经验，为后续各项工作的展开提供有利的条件。此外，为强化工程资料管理人员综合能力，建筑单位还应强化工程资料管理人员培养，加大资金投入力度，在建筑单位内建设内容完善的信息收集及处理系统，通过定期组织工程资料管理及收集培训的方式，使工程资料管理人员能够在日常工作当中提高自身工程资料收集能力、存储能力、管理能力，丰富自身工作经验。工程资料是工程项目建设环节中产生的数据内容，能够对工程项目建设质量及经济效益产生直接的影响。在工程资料管理过程中，应强化资料管理人员综合能力培养，这是极为重要且不可缺少的。

4.2 完善管理制度

在工程资料管理过程当中，应建设内容完善的管理制度，这是具有积极现实意义的。建筑单位应根据工程项目实际情况及企业具体特征，完善现有工程资料管理制度内容，优化资料管理体系及资料收集环节。管理人员还应做好资料收集工作、人员管控工作、约束工作与指导工作，确保其能够科学合理的对各项资料进行收集与管理，以此降低人为因素及各类风险问题对工程资料收集环节展开产生的不利影响。资料管理人员还应根据工程实际资金支出状况及建设状况等各项问题，做好工程资料内容整合及传输工作，按照各项指标对各项数据信息进行收集。管理人员通过资料管理及收集优化的方式，对资料管理人员提出一定的要求及指导，还可通过建设内容完善责任制度的方式，给予工作态度良好且业绩突出的资料管理人员一定资金奖励。还应将资料管理工作落实情况与建筑单位管理规章制度相互融合，使工程资料管理人员能够对各项资料信息进行检查及保密，以此为后续各环节展开提供信息保障。

4.3 养成良好的管理意识

养成良好的工程资料管理意识是强化工程资料收集及整理环节质量的一项主要方式，所以应加强内容完善的工程资料法律法规体系优化，利用一系列的宣传手段，强化资料管理人员思想意识，确保其能够自觉主动的对自身行为进行约束，提升资料管理人员工程资料管理理念。在工程项目建设前期阶段，建筑单位应加强资料管理法律法规宣传，通过召开专业指导及集中培训等方式，做好相应的宣传教育工作，强化工程资料管理工作价值及意义宣传。此外，还应积极组织资料管理人员做好相应的学习工作，使其明确建筑资料管理工作的重要性，强化其责任意识，为提升工程项目建设质量，打造良好企业形象提供有利的条件。

4.4 加强技术记录及收集

科学完善的工程技术资料内容能够对工程项目建设质量起到直观的反映，所以各资料内容应严格按照工程项目推进情况展开收集及整理，由专业人员负责工程技术资料管理内容，做好资料内容逐项收集工作及质量评定等记录，确保工程项目资料内容的整理工作与归档工作能够与工程项目实施情况协调推进，使内容更加连贯。在工程项目建设期间，及时对各项数据信息进行梳理。当出现错误现象时，应做好相应的补救。在竣工后，应使资料内容更加完整准确。技术人员还应对各项数据信息及资料进行审查，避免出现延误的现象，导致资料内容出现错误问题。项目部应由专业人员做好资料收集及检查工作，当出现信息缺少或遗漏现象时，应做好相应的补充工作。当资料内容出现问题时，还要及时核查并改正。

4.5 做好资料内容分类

工程项目建设环节是一个复杂系统的工作内容，所以文件涉及多个领域。在工程资料管理期间，应做好细化工作，根据不同种类的实际情况，采取针对性的管理方法，以此使工程资料收集环节及管理环节有序展开，还能够便于后续查询工作的实施，确保内容更加准确无误。可根据机械文件、监理文件及资料文件等管理要求，展开工程资料划分，分类进行存储，避免资料出现混淆的现象，确保后续资料调取环节及查询环节稳步推进。此外，还应重点做好工程资料装订工作。在工程资料收集完成后，应及时对其进行整理及装订，避免资料内容出现丢失或缺少的现象。

4.6 做好资料内容后期整理

工程资料整理完成后并不意味着管理工作已经全部完成。在工程项目建设期间，受多种主观及客观因素影响，资料查询工作是极为常见的，资料调取工作时有发生，这就使得资料管理人员应充分掌握各资料内容的存放位置，明确工程资料去向，及时找回工程资料内容，这对于提高工程资料管理工作水平所起到重要的作用也不容忽视，能够从根本上确保工程资料内容的完整性。

4.7 强化资料管理信息化水平

在工程项目建设期间，加强先进管理技术应用及强化工程资料管理信息化水平，对于提升工程资料管理工作质量所产生的重要影响不可忽视。在工程资料收集及整理期间，建筑单位应加强先进管理技术引进，通过科学有效的方法对工程资料信息化管理手段进行完善。第一，应根据建筑企业实际情况，做好资料管理技术优化工作，强化工程资料管理技术创新及引进，加大资金投入力度，建设内容完善的技术引进制度，确保工程资料管理技术能够实现及时的创新及调整。第二，在新时代背景下，工程资料管理工作的网络化水平及电子化水平已经得到了显著提升，这不但能够使资料管理工作效率得到明显的提高，还能够强化资料管理工作质量及水平，使资料管理环节更加直观化、便捷化。为了充分发挥出先进资料管理技术的重要作用及价值，应加强技术掌握更为彻底及综合素质更高的资料管理人员引进。建筑单位可与当地高校展开长期人才供应协议，使当地高校通过成立专业课程的方式，培养针对性的资料管理人才。资料管理信息化发展是未来发展的必然方向，只有确保管理技术及管理人才的先进性，才能够使资料管理信息化水平得到提升，使资料管理工作的重要价值得到体现。此外，建筑企业还应建设内容完善的内部资料信息化管理系统，利用信息管理系统及资料管理技术协调应用的方式，提高建筑企业工程资料管理水平。在日常管理过程中，加强先进技术及系统应用，以此使资料内容能够得到系统全面的管控。

5 结语

总体而言，在工程项目建设期间，工程资料管理涉及多个环节及阶段，是一个复杂繁琐的工作内容，且资料内容十分庞大，这就对资料管理人员的能力提出了更高的标准。资料管理人员应养成认真负责的工作态度，做好资料前期收集环节、中期整理环节及归纳环节与后期调取环节的管控工作，不可出现任何错误问题。工程资料管理对于推动建筑企业健康发展具有积极的现实意义，一旦资料管理过程中出现遗漏，将会使工程建设进度及质量受到严重的影响，甚至还会威胁建筑单位品牌形象及经济利益，所以应强化工程资料管理工作水平，养成良好的管理意识及理念，确保工程资料内容的全面及完整，使各道工序稳步推进，强化建筑单位经济效益，使建筑单位在激烈的市场竞争中占据有利的位置。