大数据背景下事业单位人事档案管理工作

文/高 磊

随着信息技术、大数据技术的不断发展和进步，对人事档案管理工作及相关工作人员提出了新的要求和挑战。面对档案管理工作与大数据技术加强融合的必然发展趋势，需要对大数据技术应用优势进行充分利用，以有效改善传统管理模式中存在的不足，促进管理工作转型发展，进而有效提升人事档案管理工作效能。本文结合大数据技术，对现阶段事业单位人事档案管理存在的主要问题进行分析，并对优化人事档案管理工作的有效策略进行探讨

事业单位的可持续发展与人事档案工作质量和水平密切相关，尤其是大数据技术广泛应用的信息化时代，传统档案管理工作中存在的工作效率低、资源利用率不足等问题更加凸显，对人事档案工作的有序发展造成制约和阻碍。对于档案管理工作人员而言，需要充分借助大数据技术等先进技术应用优势，对自身工作理念积极转变，对档案管理工作的重要性和意义加深认识，对档案工作模式不断创新，不断提高档案服务能力的同时，对事业单位可持续发展起到积极推动作用。

一、大数据背景下人事档案管理现状及存在的问题分析

（一）人事档案管理体系不完善

现阶段仍有部分事业单位未设置专门的档案管理部门或机构，或对相关档案管理人员存在兼任等情况，并且缺乏科学的档案管理体系，即使部分事业单位对相应管理体制机制进行了建立，使未根据自身实际发展情况，以所制定的相关管理体系及制度进行及时调整和修订，导致原有的人事档案管理体系难以应对大数据背景下事业单位人事管理档案建设工作要求。其次一些事业单位档案的网络管理较为分散，存在一定的网络碎片化现象，导致人事档案管理力度不足，难以充分发挥人事档案的应用效果。最后由于档案信息管理有效性不足，在人才晋升、调配等工作中无法提供可靠、完善的参考依据，对人事工作顺利开展造成一定制约和阻碍。

（二）人事档案管理信息化建设滞后

随着大数据技术的广泛应用，传统档案管理中采用的人工主导模式已无法满足新形势下档案管理工作发展要求，面对快速增长的档案数据信息，以及多元化服务需求，档案管理工作效率及现代化管理水平亟待提升。现阶段不少事业单位档案管理中加强了信息化技术应用力度，对信息化档案管理系统加强构建。但在具体工程过程中，各类档案管理软件、硬件设备更新速度滞后，相关管理工作人员对技术手段和软件应用仍无法熟练应用，导致档案管理中信息化、数据化作用无法充分体现，难以充分挖掘和利用人力资源档案管理价值，事业单位人力资源管理，以及档案资源服务等需求难以有效满足。

二、大数据背景下优化事业单位人事档案工作的有效策略

（一）传统管理工作观念转变，档案管理创新意识增强

为了有效提升事业单位人事档案管理水平和效率，相关档案管理人员应对自身档案管理意识积极转变，对档案工作的重要意义与价值提高认识，尤其是人社局档案管理中心需要收集、整理、查阅、传递全市政府机关、事业单位副科级以下和党委部门工勤人员档案资料，并且为查档群众提供优质服务等，对相关工作人员的责任意识和使命感提出了更高要求，需要确保所有人事档案的准确性、真实性和完善性。同时相关领导人员应积极发挥带头作用，促进人事档案工作管理理念的有效转变，使档案工作所承担的重要职责能够更深入。另外需要在人事档案管理工作中充分利用计算机技术、大数据技术等，对档案管理人才加强培养，使档案管理工作活力有效激发，使人事档案工作质量和效率切实提高。

（二）加强档案信息化建设，档案信息化管理手段不断优化

在大数据背景下，社会资源信息化成为未来发展的必然方向，对于事业单位的档案管理工作而言，需要积极应对人事档案管理要求，由于人事档案中的所有工资表、履历、考核表、任免审批表等资料，都直接反映着当事人工作学习进步的真实情况，且直接关系个人的工资、社会劳动保障和政治待遇等，因此人事档案管理要求更加严格，对现有人事档案管理手段不断创新和优化势在必行。首先需要对档案工作内容进行科学规划，根据事业单位实际发展情况，对相应的档案工作模式科学制定，对各工作阶段的目标与方案进行细化，使人事档案管理安全性有效提升。其次对档案管理网站加强建设，使人事档案逐步向电子化方向发展，同时通过档案管理网站的有效构建，能够为群众提供快速查档服务，并能够对部分与档案管理相关的最新政策要求进行及时发布，有利于当事人能够快速填写和修改自己人事档案，使档案工作效率有效提升，当事人员应有利益得以切实保障。另外需要对人事档案数字化管理加强重视，通过数字化网络的构建，进一步推动电子档案的形成，使档案整理、分析速度加快，使档案信息保护力度进一步提升。

（三）追求科学创新，档案管理水平不断提升

在人事档案管理工作中，通过详细工作目标的制定，以及坚持高要求、高标准等工作原则，追求科学创新，通过科学化管理，能够有效提升工作管理质量和档案安全。首先对档案管理工作内容进行细化，其中日常档案管理工作包括了对档案资料进行分类、整理、排序、上架、查阅、利用等，另外还需要对管理环境加强重视，包括库房清洁、检查记录温湿度、及时更换防虫药物、查看消防器材等安全保护工作。同时还需要所接收的干部职工新增年度考核、工资变动、任免、奖惩、学历晋升等档案材料进行及时收集、鉴别，对无归档价值资料进行剔除，及时添加归档目录等，使档案资料的完整性、有效性得以切实保障，使人事档案工作得以顺利开展，工作服务水平有效提升。另外档案管理人员还应不断增强自身大数据与信息化思维，对档案工作理念不断更新，对自身工作价值作用有更深刻的认识。另外通过档案管理数据库的构建，能够对人事档案信息安全加强保护，使人事信息更加准确、完整，同时更有利于在提升人员工资、社会劳动保障和政治待遇的相关决策中作出更精准的判断。

（四）重视自我提升，不断加强专业档案管理队伍建设

在大数据背景下，人事档案管理工作人员应对自我提升加强重视，进而促进专业档案管理队伍的建设和完善，使事业单位能够更好地满足时代发展要求。首先事业单位可通过高素质管理人才引进的方式，使人事档案信息化管理工作得以顺利开展。其次针对现有档案管理人员，应加大培训力度，其中发挥优秀员工领头羊的作用，向其他档案工作人员进行知识和工作经验的传授，还可组织学习考察、在岗培训等方式，使管理队伍的整体工作效率和工作水平不断提升，更好地满足社会发展要求，并为人事信息化档案管理提供有力支撑。

从上述分析研究可见，随着大数据技术的广泛应用，首先档案管理人员应对人事档案管理的重要意义加深认识，对现阶段干部人事档案管理中存在的问题和不足加强分析，对自身工作经验进行不断总结，对管理工作不断创新和优化，同时需要对大数据技术的应用优势进行充分利用，使干部人事档案管理体系进一步完善，确保人事档案信息更加完整、准确、充分发挥档案管理的作用和价值，全面提升干部人事档案管理水平。