基于高校评估加强教学档案管理建设——以吉首大学张家界学院为例

吴倩倩

吉首大学张家界学院 湖南张家界 427000

教学是高校工作的中心，评估是检验高校教学工作的重要手段，评估的重点是对学校教学整体质量的考察，教学质量的考察会分解到每一个评估指标点，而每一个评估指标点都需要教学档案作为支撑材料加以佐证。所以分析教学档案管理的现状以及存在的问题，建立健全教学档案管理体系显得尤为重要。

一、教学档案与评估的关系

教学档案是评估过程中，对高校教学管理、师资力量、教学研究、教学质量、人才培养目标、人才培养模式、人才培养质量等最直观的展现，为评估提供评审依据，对评估结果的客观性、合理性、真实性产生重大影响。高校教学档案一般包括教学文件、专业建设、课程和教材建设、师资建设、教学条件、教学研究、实践教学、教学质量监控、学生培养质量等内容，是教学管理过程中最原始的资料记录，能反映教学水平的真实状态。评估专家通过翻阅、查询原始教学档案，以此为依据对高校的教学管理水平、教学质量作出较为客观、合理、准确的评价，高校也可依托于教学档案的基础数据为今后的教学改革、专业建设、人才培养模式的转变提供依据。所以，应高度重视教学档案管理建设，以便应对并顺利通过高校各项评估。

在湖南省新增学士学位授权学科专业评估指标体系中，一级指标五个：定位与规划、师资队伍、教学条件、教学运行与管理、培养质量。二级指标21个：(1)定位与规划：专业定位与规划、培养方案；(2)师资队伍：整体结构、师德师风、主讲教师、师资培养与教学水平、学科水平；(3)教学条件：实验室建设、实习基地建设、教材建设、信息资源建设；(4)教学运行与管理：教学研究、理论教学、实践教学、教学管理、质量监控；(5)培养质量：思想道德与身心素质、基本理论与基本技能、毕业论文(设计)、学生满意度、生源与就业。核心指标10个：培养方案、整体结构、主讲教师、实验室建设、实习基地建设、理论教学、实践教学、质量监控、思想道德与身心素质、毕业论文(设计)。独立学院转设评估、普通高等学校本科教学工作合格评估、本科教学工作审核评估等高校评估都与新增学士学位授予权学科专业评估一样，以各项具体的指标为依据，而各项指标所对应的教学档案材料是支撑最终评估结果的重要数据。

二、教学档案的作用

(一)教学档案是高校评估的重要原始依据

本科教学工作合格评估指标一级指标有七个：办学思路与领导作用、教师队伍、教学条件与利用、专业与课程建设、质量管理、学风建设与学生指导、教学质量；本科教学工作审核评估指标一级指标也是七个：办学方向与本科地位、培养过程、教学资源与利用、教师队伍、学生发展、质量保障、教学成效；新增学士学位授予权学科专业评估指标一级指标有五个：定位与规划、师资队伍、教学条件、教学运行与管理、培养质量。通过指标对比，高校各项评估所涉及教学工作是相同的，只是各指标点的划分不同，对教学档案提取和整理侧重点不一样。教学档案伴随着教学过程而产生，是最原始、最真实的教学过程的还原，是教学管理过程、教学质量、培养效果展现于人前的载体。由于其原始性、真实性、有效性，通过对教学档案的分析，不仅可以反馈出教师教学状态、学生学习效果，还能对整个学校教学综合水平进行准确的定位和评估，是高校评估的重要原始依据。

(二)教学档案为以评促改提供基础数据

我们知道，无论是教师的教学能力，还是学校的教学管理能力，都是一个不断提升的过程，通过不断地吸取以往教学管理中的经验，从形成的教学档案资料中分析、总结发现存在的问题加以修正，从而不断提升改进教学各项能力。教学档案将涵盖的学校本科教学工作、教学成果等基础数据，如教学管理队伍结构、教师学历学位职称结构、本科生数量、师生比、课程开设情况、实验开出率、教改科研情况、学生参与创新创业活动的比例、就业率等进行梳理整合对标评估指标体系，得出评估结论，清晰反映学校本科教学工作水平的状态以及存在的问题，为之后学校深化教学改革提供基础数据，达到以评促改的目的。

三、评估过程中教学档案现状及存在的问题

2016—2020年，学院先后迎来了土木工程、美术学、软件工程等专业新增学士学位授予权学科专业评估。在迎接评估过程中，按照评估指标体系梳理教学档案，形成新增学士学位授予权学科专业评估自评报告及支撑材料，新增学士学位授予权专业顺利通过了评估。教学档案在评估中发挥了重要的作用，但也发现教学档案管理工作中存在问题。

(一)教学档案管理制度体系不健全，管理思路不清晰

长期以来，学院缺乏科学、规范、完善的教学档案管理制度体系。大多数只规定了归档的材料内容，即使制定了相应的教学档案管理制度，也存在执行落实不到位、制度未根据当前的教学档案情况进行及时更新等情况。在档案管理的过程中，学院缺乏明确有效的管理思路及长远对于教学档案管理的规划。需要评估时，教学管理部门才将工作重点转移到教学档案的收集、整理准备上。评估结束后，教学档案的管理、收集、整理又会松懈。教学档案管理往往分散于教学管理部门以及各个院系，管理职责不分明，没有形成管理体系，容易导致教学档案收集不完整、不及时。造成这一原因除了管理职责不分明，还有一个很重要的原因，就是教学档案管理人员缺乏，档案管理人员多为教学管理者兼任，教学管理者身兼数职，既要完成正常的教学管理还有行政事务需要处理，对于教学档案的收集、整理、归档，难免会有疏漏。且针对教学档案管理人员关于档案管理的培训少之又少，档案管理知识储备匮乏，档案管理人员很大程度上是依据自身对于教学档案的理解完成收集、整理、归档，不利于教学档案的规范管理。

(二)教学档案材料规范性差，档案材料缺失严重

在日常工作中，学院对于教学档案的归档要求、格式标准、需归档材料的界定、归档材料保存时间等规范不一、不明确、随意性大，往往导致提供者不知道提供什么材料，档案管理者不知道收取什么材料，只能凭借教学档案管理者对教学档案的理解进行收集、整理、归档。评估需要调取教学档案时，才发现符合标准要求的材料少之又少，面对评估就需要重新投入大量的人力物力，对教学档案材料进行重新补充、整理。教学档案材料归档要求不规范，使得提交者和归档者对于材料把控不准确，加之部分教师因教学工作繁忙遗忘或者其他原因，在规定的时间内没有按时提交归档材料，事后又没有及时补充。而教学档案管理人员对教学档案的重要程度认识不够，自身兼顾事项太多，在收集、整理、归档时出现疏漏，导致教学档案材料缺失严重。

(三)教学档案材料不符合标准，无法满足评估需求

在整理评估指标指标点对应的支撑材料过程中发现，有的教师因教学任务重以及其他原因，造成提交的材料会有不完整的情况发生。由于教学管理人员因兼顾事项太多，对于提交上来的教学档案材料没有办法一一进行核查整理，教学档案材料不符合标准，主要表现在：(1)同一份或者同类材料同一个人书写前后不一致、不统一；(2)内容填写缺失，出现漏项、空项的情况，有的缺少落款、有的缺少签名、有的缺少盖章、有的缺少日期等各种情况。除了上述教学档案材料不符合要求外，还有就是教学部门在教学管理活动中，只注重是否完成了教学活动，不重视过程材料收集，完成后也未及时形成总结性的教学档案材料。遇到评估时，只能临时对缺失或者零散的教学档案材料进行补充、整理，也给评估工作造成了困难。

(四)教学档案管理手段落后，信息化体系建设不健全

教学档案管理手段落后，表现在档案管理体系不健全，教学档案分类不科学、不规范或者没有做分类，在评估材料提取时，二级指标指标点所需的支撑材料的原始数据就容易存在缺失、没有归档或者归档不规范，又需要重新投入人力物力对材料进行补充。且信息化体系建设欠缺，信息化程度不高，目前教学档案的管理主要还是依靠教学管理人员人工进行收集、整理、归档，收集的档案材料以纸质材料数据收集为主。这样就导致教学档案管理人员工作量大，效率低，出现材料缺失、遗漏成为常态，不利于教学档案管理、无法满足高校教学发展的需求。档案存储的环境和空间对于档案的存储都存在影响，而学院对于教学档案管理很难做到档案馆存储档案的状态，如果存储环境潮湿或者其他情况，会导致教学档案损坏；档案材料存放空间有限，存在定期需要将超过一定年限的材料销毁，以便存放新的教学档案材料，这也导致教学档案材料的完整性欠缺。

四、教学档案管理建设对策

(一)健全教学档案管理制度体系，理清教学档案管理思路

建立健全并不断完善修正教学档案管理的各项规章制度，是教学档案规范化管理的前提。规范化管理需制度先行，为了在评估中发挥教学档案应有的作用，需要制定一整套科学、合理、有效的管理办法以及操作手册来实现教学档案的有序管理。而在教学管理体系中，目前大多数高校实行的是三级管理制度，一级基层教学组织；二级院级教学管理部门；三级校级教学管理部门。为保障教学档案管理体系化，结合学院实际情况，可采用四级教学档案管理体系，一级为教师，原始材料提供者，对档案原始性、真实性、准确性负责；二级为系部，整理审核教师提供的材料，对系部提交的材料负责；三级为二级学院教学管理部门，整理审核系部提交材料，对二级学院提交的材料负责；四级为学院教学管理部门，整理审核二级学院提交的材料，整合全院数据。通过逐级整合审查体系，将分散的教学档案纳入统一的管理体系中。同时，做好教学档案建设的督查，落实管理制度的执行。

(二)明确责任分工、提高教学档案管理人员综合素质

教学档案管理不是一个人或者几个人能够完成的工作，需要自上而下，全员配合。根据专业教师、系主任、教学负责人、教务管理人员职能分工，明确规定哪些材料需要进行归档，谁负责收集，谁负责审核，何时完成教学档案的整理归档，明确对应的责任人，且做到每件事情都有迹可循。在条件允许的情况下，设立专门的教学档案管理人员，构建更为合理的教学档案管理队伍。随着高校教学档案信息化的建设，教学档案管理人员面临着更多挑战。学院需提高档案管理重要性的认识、增强教学档案管理意识、加大档案管理业务培训。另外，根据学校评估需求，有针对性的组织评估档案管理知识培训，提升教学档案管理工作质量。

(三)制定统一规范，严把质量关

根据国家对于教学管理规定，结合学院的实际情况，制定教学档案管理标准规范，形成一套科学合理、标准的教学档案管理流程，这种规范流程可以详细到归档材料的命名，如下表。学院在一段时间内可能会面临多种评估，如：独立学院转设评估、普通高等学校本科教学工作合格评估、普通高等学校本科教学工作审核评估、新增学士学位授予学科专业评估等。这些评估工作都是阶段性的，而常规的教学档案管理是常态化的，且是对整个教学活动形成的最原始痕迹，评估所需的档案体系不能代替整个教学活动的全过程材料。我们在制定教学档案管理规范时，需要理清常规教学管理与评估的关系，要以常规教学档案归档规范、分类规范为基础，结合各类评估的要求，建立更为合理、规范、系统的教学档案管理体系。教学档案材料提交，要分层审核，严把质量关。教学档案内容的填写、整理、分类、贴标，每一个环节都要做到准确、工整、规范。

教学档案电子档材料归档命名规范表

(四)加快推进教学档案管理信息化体系构建

教学档案是教学活动的全过程呈现，包括教师档案、学生档案、教学研究档案、教学设施设备档案、实践教学档案等。在面临各项评估时，如果还是采取人工方式从这些海量的教学档案材料中提取、整理评估指标指标点所对应的支撑材料，不仅烦琐、效率低下，还可能会出现各种问题。在当前大数据时代背景下，加快推进教学档案管理信息化体系构建势在必行。目前，学院正在推行信息化校园建设，利用此契机将教学档案管理纳入信息化校园建设体系，开发出教师业务模块和学生模块。教师业务模块包含：教师个人信息，教改科研项目、教改科研论文、个人获奖、课堂教学、教学改革、指导创新创业项目等数据；学生模块包括：学生个人信息、学生成绩、学生获奖、毕业信息、就业情况及就业后续跟踪等数据。既可以作为数据收集也可以进行数据分析，为教学评估、教学改革提供数据支撑。除此之外，对于原始的纸质档材料，通过扫描、拍照等形式将传统的纸质材料转换成电子档案，便于长期保存。

结语

教学档案管理是一项复杂且十分重要的系统工程。教学档案源于平时的积累，要在平时的工作中规范、认真、扎实地做好档案收集、整理工作。在“以评促建、以评促改、以评促管、以评促强、评建结合、重在建设”的指导下，不断提高教学档案管理水平，加快教学档案管理体系建设，推进教学改革，更好地应对学院的各项评估工作。