新形势下，事业单位档案管理工作优化措施分析

谢慧娇

摘 要：在新形势背景下，档案管理工作内容和工作方式发生了改变，这给档案管理人员带来了机遇与挑战。要想提高档案管理工作成效，需要结合新形势下档案管理工作的内容变动，根据现有的档案管理现状，对事业单位档案管理工作进行优化升级。本文主要结合现有的工作经验，从目前事业单位档案管理中存在的问题出发，探究新形势背景下，事业单位档案管理工作优化措施。希望给其他学者的研究提供新的参考视角。

关键词：新形势；事业单位；档案管理

档案管理工作内容相对复杂，不仅涉及档案信息的统计、收集工作，还涉及档案的检索问题。事业单位的档案量比较大，部分工作需要依据档案材料进行决策。做好档案管理工作，能够让工作人员在短时间内查找到所需要的档案，在一定程度上推进了事业单位其他工作的开展。但在目前的档案管理工作中，由于存在档案管理设备设施相对落后、档案管理方法有待升级等问题，出现了档案缺失和档案损坏问题。因此在新时代背景下，要想提高档案管理工作成效，就需要结合当下档案管理现状，对档案管理工作优化升级。

一、档案管理工作中存在的问题

1.管理观念相对落后

首先，部分工作人员对新形势下的档案管理方式存在着抵触心理。在新形势背景下，档案管理工作日益自动化、便捷化。在传统管理模式下，主要是利用人工进行管理，由工作人员向各个部门收集档案信息，然后将档案信息记录在册，最后对档案进行归纳整理并编辑在册。当有人要想调用档案时，档案管理人员会根据档案编号调取档案。很多工作人员已经熟悉了这类工作模式，所以在面临新的工作方法时，部分工作人员存着抵触心理。尤其是在引入计算机技术之后，很多档案管理工作日益便捷化，甚至很多工作无须人员操作，部分工作人员害怕计算机会替代现有的工作，因此存在抵触心理。其次，部分工作人员没有意识到档案管理与事业单位发展的重要性，在开展档案管理工作时，只是机械性地整理相关资料，所以，部分档案存在着缺失、查找麻烦等问题，影响其他人员的使用。要想在新形势背景下优化档案管理工作，提升档案管理工作成效，需要从档案管理人员的思想着手。如果档案管理人员对档案管理工作没有一个清晰的认知，那么后续也很难对档案工作进行优化升级。因此在新形势背景下，档案管理人员还要积极转变思想，配合新形势背景下档案管理工作升级，让档案管理工作能够更好地为事业单位其他工作服务。

2.档案管理相关规范有待完善

首先，档案管理流程有待完善。部分事业单位的管理人员对档案管理工作重视程度不足，管理精力相对较少，再加上档案管理工作流程比较复杂。目前，档案管理工作的部分流程相对模糊，出现了重复工作、多头管理、责任不清等问题。其次，考核机制不完善。档案管理工作无法量化，工作成功难以用量化标准去衡量，因此，很多档案管理人员的工作成效一般都是由直属领导评判。这种评价考核方式主观意识比较强，缺乏一定的公平性。同时，这种评判方式还会引起员工的不满，打击员工的工作积极性。考核机制不完善会影响员工工作的积极性，在日后的工作中，工作积极性也会越来越低。最后，由于部分档案管理工作流程不完善，档案管理工作出现问题也无法追责。在事业单位开展日常工作时，部分工作会参考档案中的数据，但由于档案管理工作流程不完善，工作不清晰，档案调取的速度较慢，在一定程度上影响其他部门开展工作。随着事业单位的发展，所产生的工作数据也越来越多，档案管理工作的难度也越来越大。因此在新形势背景下，要想让档案管理工作更好地为事业单位的发展服务，就需要从档案管理的流程出发，完善档案管理工作制度，提升档案管理工作效率。

3.管理人员素质有待提高

首先，事业单位档案工作管理人员，工作多年的中年工作者占据较大比例，青年工作者的人员占比相对较少。在新形势背景下，档案管理工作日益自动化，在开展档案管理工作时，需要借助计算机这一辅助工具。但中年群体对计算机技术掌握的不熟练，很难在短时间内熟练使用计算机。甚至在事业单位采购计算机之后，部分工作人员还是坚持原来的档案管理工作方式，不仅工作效率相对较低，还造成了资源闲置。

与此同时，在新形势背景下，其他事业单位档案管理工作纷纷进行改革，如果还保留原有的工作方式，会削弱自身的竞争力。其次，档案管理工作相对复杂，并且涉及很多机密档案。因此，不仅要求档案管理工作人员具备专业的档案管理能力，还要求档案管理工作人员的综合素养相对较高。涉及机密文件时，不能泄密，当面对外部诱惑因素时，也能够坚定本心。目前，在部分档案管理工作中出现泄密问题，有部分是故意泄密，经不住外部的诱惑，为了个人私利，泄露事业单位的机密文件，损害了事业单位的利益。还有部分档案管理人员保密意识相对较差，在茶余饭后谈论工作时，不经意间泄露机密文件。因此在新形势背景下，要利用技术手段给档案管理设置相应的查看权限。还要加强培训工作，提高档案管理人员的综合能力和综合素养。

二、新形势下事业单位档案管理工作优化措施分析

1.树立先进的管理观念

首先，事业单位档案管理人员要意识到，档案管理工作与事业单位发展之间的关系。档案管理工作是事业单位发展的基础，档案管理工作为事业单位的管理工作提供相应的材料依据，事业单位的发展会给档案管理工作提供相应的管理素材。档案管理工作与事业单位的发展紧密相连。事业单位的管理人员要意识到档案管理工作的重要性，并将管理精力分到档案管理工作中，为提高档案管理工作成效出谋划策。在开展方案管理工作时，事业单位管理人员和档案管理工作者，要明确新形势背景下，档案管理工作与传统档案管理工作的差别，明确档案管理工作目标，明晰档案管理工作方向。

与此同时，在开展档案管理工作时，管理人员也要结合当下档案管理的工作现状，将新的管理思想与工作实际相结合，循序渐进地对当下的档案管理工作进行改革。其次，事业单位要适当加大对档案管理工作的资金投入。在新形势背景下，事业单位档案管理工作逐渐趋于自动化，因此，在开展档案管理工作时需要大量的计算机设备。虽然目前在事业单位中也会有计算机设备，但由于部分计算机设备相对老旧，所以在工作过程中容易出现死机问题，而且，很多计算机设备的系统没有更新，计算机运行效率较低，再加上随着事业单位的发展所产生的档案数据也越来越多，现有的计算机设备已经无法运行大量的档案数据。因此，在新形势背景下要想提高档案管理工作成效，就需要购买计算机设备，更新现有的计算机系统，为档案管理工作人员提供设备支持。最后，在新形势背景下开展事业單位档案管理工作要树立创新理念，所谓的创新理念就是要根据新形势背景下，档案管理工作的变化趋势去调整自身的工作方式，让档案管理工作能够顺应新形势的发展潮流。档案管理工作涉及的内容较多，且事项相对烦琐，所以，在开展档案管理工作时，要具有灵活性，也要与其他部门沟通，通过其他部门对档案的需求来调整档案的收集和检索方式，为查找档案提供便利。

2.完善档案管理制度

首先，要明确档案管理目标。目标不清晰就会导致档案管理工作偏离原有的工作轨道，在档案管理工作过程中，无法提高档案管理效率。事业单位档案管理工作的主要目标是要整合事业单位在发展过程中所产生的各项信息，为事业单位的后续发展提供材料基础。因此，事业单位的档案要具备可检索性，不仅档案管理人员本身能够在短时间内调取相应的档案，也要让其他人员能够根据指引迅速地查找相关档案。其次，要梳理档案管理工作流程。档案管理工作的流程主要涉及档案收集、档案整理、档案标记、档案检索等相关工作内容。在档案收集阶段需要到各个部门去收集相应的档案进行归档。在传统工作模式下，一般都是采用人工收集的方式，由相關部门的对接人将需要归档的文件送到档案管理处，然后进行统一归档。但在新形势背景下，档案管理工作日益自动化，可以在纸质版档案收集过程中，对现有档案扫描管理。然后将电子版档案和纸质版档案分别存档，一方面可以避免档案出现丢失，另一方面还能够提高检索效率，让其他人员能够远程检索档案，调取档案资料。在档案整理阶段，主要是根据档案类型或者是各部门档案所需，将档案分类。在传统工作模式下，一般都是在线下对档案进行分类整理，但随着档案数量的不断增加，线下分类整理的方式不方便检索，即使是档案管理工作人员也很难在短时间内查找到对应的档案。再加上部分部门在调取档案时需要的档案数量较多，纸质版的档案也不方便抽取。在新形势背景下可以将档案管理相关工作与事业单位的网站相结合。在事业单位网站中设置专门的档案管理模块，在档案管理模块下根据事业单位对档案的分类再细分为各个小的模块，当其他人员需要查看或者是调取档案时，可直接在相应的模块下进行检索，这种整理方式能够提高档案管理工作效率，节约档案检索时间。档案检索工作也可以借助事业单位的网站，还可以单独开设档案检索的公众号，给事业单位其他人员提供多种检索渠道。同时，在档案检索过程中也要设置多个检索关键词，可以以部门为关键词进行检索，也可以以档案名称和档案编号为关键词进行检索，通过设置多个检索关键词，可以提高检索效率，方便相应的人员查找档案。新形势背景下，事业单位档案检索工作具有灵活性和便利性，可以通过手机或电脑等多种渠道进行档案检索和档案查看工作，但是这对档案管理人员的工作技能要求较高。因此，需要给档案管理工作人员开展相应的培训工作，让档案管理人员能够熟练地操作计算机系统，掌握公众号的运营和管理方式。

3.对档案管理人员的培训

首先，要加强对档案管理人员的思想培训。在开展思想政治培训时，要进行涉密培训。在培训过程中要帮助档案管理人员树立正确的价值观，当个人利益与单位的利益发生冲突时要维护单位的利益，与此同时，部分事业单位会涉及很多涉密档案和文件，所以，在面对外来诱惑时，档案管理人员应该坚守职业道德底线。不因为个人私利而泄露档案秘密，威胁事业单位的利益。在涉密培训完成之后，要对档案管理人员进行考核，考核成绩要在90分以上才能及格，如果达不到90分的工作人员要重新培训。

同时涉密考核要与档案管理人员的薪酬和晋升挂钩，通过这种工作方式，能够有效地提高档案管理人员对涉密工作的重视程度。在培训过程中，还可以通过案例培训的方式增强培训效果。培训人员可以选择事业单位内部相关的泄密事件，然后将泄密惩罚后果也告知档案管理工作人员，让档案管理工作人员了解泄密的成本，避免档案管理人员出现泄密现象。其次，要加强对档案管理人员的技能培训。在新形势背景下，档案管理工作会涉及计算机、新媒体运营、网站管理等相关技能。为了提高档案管理人员的工作效率，事业单位可以组织集体培训工作，聘请外部人员进行培训，既要有理论培训，也要有实操培训，让档案管理工作人员一边培训，一边演练，帮助档案管理人员更快地融入当前的档案管理工作。在新形势背景下，部分事业单位引入了档案管理系统，但有些档案管理系统是通用系统，无法完全契合事业单位的个性化需求。因此，部分事业单位可以加大资金投入定制专业化系统，然后，再对档案管理人员进行相应的培训，让档案管理人员能够利用新的系统去开展档案管理工作。最后，在新形势背景下，管理人员的培训也可以更加灵活，不仅有线下培训还有线上培训。管理系统是不断完善和更新的，对于新的功能可以通过线上微课的方式进行培训，帮助档案管理人员利用零散时间去掌握系统操作，提高档案管理工作效率。

此外，现阶段，由于事业单位档案管理工作较为复杂，在利用的过程中仍然存在着较大的弊端。比如，在综合检索过程中，很难直接弹出对应的内容，因此，还需要做好档案软件的升级工作，确保后续可以根据类型、时间以及用途直接智能识别纳入档案管理库，确保可以做到随时查、随时取，在提升时效性的同时，助推行业的可持续发展。

三、结束语

在新形势背景下，要想提高事业单位档案管理工作成效，需要结合新形势下档案管理工作的变化以及事业单位其他部门对档案管理的需求，对事业单位档案管理工作进行优化升级。由于现阶段档案管理工作缺乏完善的考核制度，因此，档案管理工作人员的工作成效无法直观的展示，所以，在新形势背景下可以通过网站公众号设置一些留言项目，让其他人员针对档案管理人员的相关工作进行一个评价和反馈。同时，还可以设置相应的满意度调研问卷，根据调研问卷来了解其他人员对档案管理工作的满意程度，进而能够量化档案管理人员的工作，为档案管理工作后续的优化提供工作方向。

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【作者单位：广州文化艺术发展中心（广州粤艺传习所）】