高速公路工程档案资料的信息化管理策略

□ 四川南充 刘 然

高速公路在实际的施工过程中会产生土质数据、材料使用、材料储存、设计方案、施工期长短以及施工过程中所遇到的问题等各方面的信息，对于这些信息进行高水平的存储不仅仅能够帮助高速公路建设完成投入使用之后的维护工作提供便利，而且还能够为后续的工程设计提供数据上的支持。

一、案例说明

对广南高速公路项目中的档案管理状况进行分析，该高速公路的长度为201KM，双向四车道，经过城市区域，使用30cm厚水泥粉煤灰进行基层稳定设计。高速公路信息的档案信息化管理的优化，必须要从档案信息系统建设入手，进行档案信息资料数据库的建设，通过网络技术的应用能够进一步提升档案信息资源的传输、处理速度。档案信息化管理系统的建设应当从标准的创建、档案信息安全保障体系、数字档案信息资源建设、档案管理应用系统的建设、基础设计建设、信息化人才队伍建设六个方面入手，能够进一步提升档案管理的水平。

二、高速公路工程档案信息化管理存在的问题

1.档案信息的收集保真度不高。信息的收集都是需要通过人工来完成的，想要发挥信息应有的作用就需要保证其自身的真实性，为后续的高速公路工程项目提供精确地参考。如果在数据收集的过程中出现了保真度下降的情况，会降低档案资料的价值。但是经过观察发现有很多的工程资料在收集的时候基本上都是完美无瑕疵的，这存在一定的问题，主要是因为档案资料在收集、应用、整理的过程中必定会因为各种问题需要进行修改与完善，而完全崭新的高速公路工程资料自身的真实性不能够保障。

2.档案信息资源平台建设存在问题。现阶段有很多建筑单位对于信息资源平台的建设仅仅是停留在形式层面，并没有对信息资源平台的功能进行深入探究。因此，信息资源平台的功能不仅仅是对数据资料进行简单加工整理，同时还需要数字化设计的应用来实现高效检索、自动输入、智能分类、数字识别等功能。但是在此高速公路项目建设的过程中，对所有的项目档案都进行了数字化的扫描处理，将其存储在数据库系统中，这样的操作不仅浪费了数据库的存储空间，还降低了信息化管理的效率。应当根据数据收集的情况进行需求分析，将档案分为三类：重要、一般、不重要三中类型，对于重要的档案信息应当在保存原件的基础上进行扫描存储工作，而一般文件和不重要的文件完成数据的输入即可。除此之外，还发现档案信息存储的格式以及存在不统一的情况，增加了信息处理的难度，不利于未来的信息资源互联互通建设。

3.档案管理应用系统功能设计单一。现阶段一些档案管理应用系统所使用的是通用的管理软件，缺乏对于高速公路工程项目档案管理特点针对性的设计，这就使得这些系统并不适用于现阶段高速公路档案信息管理工作，并且不同建筑单位、建筑公司所使用的系统数据结构不同，没有办法进行良好的资源整合，对于信息的共享能力形成了极大地限制，为了能够进一步提升在全国范围内高速公路档案管理质量的提升，需要住建部门牵头进行统一的档案管理网站的建设，通过会员制的方式，为企业、单位用户带来便利，进行统一的维护、档案共享工作。除此之外通用的信息管理系统在升级维护方面存在一定的困难，难以进行后续功能的升级，从而造成信息管理效率的下降。

4.硬件设备的配置存在问题。想要实现高质量的档案信息化管理就必须要完善相关的物质基础的配置，硬件设备与软建设的支持同样不可缺少，但是一部分施工单位的管理部门没有能够支持档案信息化管理所使用到的硬件设备，即便是购买了相应的系统软件与系统数字构件，没有硬件方面的支持数据处理、管理的效率依旧是非常低的。除此之外，还存在着硬件设备配置不合理的情况，举例来说：数据管理系统的服务器容量太小，因为高速公路工程在建设的过程中每时每刻都在产生数据，那么服务器的存储数据应该在1000T以上，并且在子系统进行内置服务器的应用，用来进行数据缓存工作，减少主服务器的工作压力。伴随着现阶段云数据相关技术的应用，可以将信息化系统进行云数据服务的接入，避免因为意外而产生的数据损坏情况。造成硬件设备配置问题主要原因是工程项目单位对于硬件的资金投入不达标。

5.档案信息化管理人员职业技能与素质较低。部分档案管理人员的专业知识储备量不足，不能够熟练的使用计算机以及信息系统所提供的功能，这同样会造成信息化管理效率的下降。并且管理人员不仅需要具备数据处理的能力还应当具备一定的工程建设的专业基础，才能够在数据的审核阶段及时的发现问题。但是实际情况往往是工作人员只具备一方面的能力，无法对数据做到全面处理，造成了档案信息资源利用率的下降。

三、高速公路工程档案信息化管理优化策略

1.从资料收集端出发提升资料真实性。高速公路项目档案管理工作是一项复杂、难度较大的系统性工程，在这个过程中需要耗费大量的人力以及成本的投入，但是信息化管理在高速公路项目建设中的应用具有非常重要的现实意义。信息化的管理模式极大地优化了传统档案管理模式的低效率，在过去的档案管理的过程中存在着储存标准不统一、信息查阅检索困难、数据处理效率低等方面的短板，通过信息化技术的应用能够很好的解决这些问题，进一步提升管理水平；高质量的档案信息化管理是实现档案资源利用的前提条件，并且通过信息化系统的应用能够实现对数据资料共享功能的实现，不同的建筑单位、施工部门之间都可以实现数据的互联互通，根据自己的需求在总数据库中进行数据的收集工作。除此之外，高水平的信息化档案管理工作能够有效地降低在档案管理过程中的成本投入，并不需要过多的人员进行资料的整理和分类，只需要将纸质材料数据通过以文档、图片、扫描件的方式上传，系统就能够自动的进行分类储存，在检索使用、信息保真度、存储效果方面都有着很大的优势，电子形式的信息存储能够极大地减少信息所使用的仓储空间，减少因为场地问题而增加的成本投入。

在高速公路施工之前，应当跟设计人员、施工人员进行档案资料保留的指导工作，对于重要的设计材料应该在完成设计之后就进行复印件以及电子格式文件的传输，施工技术人员需要在工程建设的过程中真实的记录施工状况，为了减少施工人员资料登记的压力，信息管理部门可以设计相应的工程信息资料填写表格，其中包含有涉及工程质量的各个选项，施工人员根据实际情况进行选择、填写即可，这种工程档案资料收集的方式不仅仅能够减少现场施工人员的负担，还能够优化数据处理的过程，机器扫描调查问卷就能够完成数据的采集工作，并自动分类。除此之外，为了能够进一步保证资料采集的真实性，需要对资料采集人员、资料上报人员进行职业思想教育，使其认识到施工资料的价值，明确施工资料与后续维护、工程质量升级之间的联系，使工作人员从思想上认识到资料收集的重要性。对于所收集到的资料需要进行人工的审核，对于存在问题的资料一经发现要给予处罚，从而进一步激发工作人员的责任心。

2.进行合理的高速公路工程档案信息化管理系统的建设。建设档案信息化管理资源平台，需要大型服务器数据库的支持，可以使用数据库中原本就存在的数字模型构件进行数据文件的存储以及分类工作，对于不同类型的数据要是用区别化的格式进行传输，各个子系统内需要进行内置数据库的建设，子系统既可以在内置数据库中进行数据的备份，还可以将数据传输到平台中进行存储，各个子系统可以灵活地调度平台数据中心的数据完成检索。此外，需要在自动化办公系统的基础上，与其他的管理系统进行操作标准的整合，实现操作界面、数据格式处理操作的统一要求（高速公路工程档案信息化管理系统构架详细情况如图一所示）。在实际的高速公路工程档案信息化管理系统规划建设的过程中，为了能够满足用户使用的方便、快捷的要求，需要针对系统进行精简化的设计方案，不仅能够使得用户快速了解系统的功能，还能够进一步减少在系统前期建设中所投入的成本。因为，对信息系统进行精简化设计必然会带来功能上的减少，所以技术人员需要保留重要、关键的功能并且剔除冗杂、繁琐的功能，实现一个功能多种用途的设计。高水平的精简化设计能够为带来更少的投资成本，为后续的系统升级、保养、维护提供一个高标准的设计基础。

图 高速公路档案信息化管理系统构架示意图

3.使用针对性强、功能完善的管理系统。档案管理系信息系统自身应当具有六个不同的子系统，分别负责安全、维护、辅助实体管理、整理、检索、数据管理等功能的实现，并且 针对档案信息管理各个流程的特点，考虑到企业计算机硬件性能，从而设计出一个高效率，简单便捷的管理系统。档案信息管理系统应当对所收集到的数据信息进行动态更新，新数据将会覆盖原有的旧数据，每一个子系统完成数据的输入工作之后，数据会上传到档案中心，档案中心会根据数据的输入格式、大小以及分类目录存储到不同的数据库中，除此之外还需要对数据存储的方式不断进行创新，除了图片、文件、扫描件之外还应当进行录音、视频等各种格式文件的存储工作，能够进一步提升文件存储工作的真实性。

4.进一步加强硬件基础设计建设。信息管理部门应当向财务部门、施工单位进行积极地预算申请工作，加大对于信息管理系统软件、硬件方面的资金投入的力度，根据实际的需求进行硬件、软件的采购工作，尽可能选择性价比较高、极为先进的设备，不能够单纯为了节约成本而去选择购买价格低、性能低的设备。除此之外应当在设备使用时间内提升系统的使用效率，除了对相关的设备进行驱动升级之外，如果出现某一设备不符合系统的工作需要，则是需要及时更换，避免因为单一子系统设备问题造成整个系统工作效率的下降。现阶段我国的很多高速公路施工现场存在着数据的收集不稳定的情况，针对此种情况，需要在早期的网络服务系统设计的环节中，结合所使用到的硬件、软件的综合性能以及档案管理员工对于工程数据收集使用提出的建议、整体服务器数据的荷载量等方面进行细致的分析。根据现阶段的要求进行一些能够实现高负载、高性能设备的选择工作，以此适应系统未来升级发展过程中的技术需要，避免因为设备的落后而频繁更换硬件设备所导致的成本浪费。

5.需要定期对档案管理人员进行专业性知识的培训工作。培训的方向包含有：计算机网络技术、工程建设基础知识、档案管理技能等等。进一步提升档案管理人员在进行信息操作过程中的专业性，保证工作人员能够对工程档案信息有着良好的分析能力，鉴别能力等等。并且进行网络技术专业人员的引进，负责系统的功能升级与维护。其次，档案管理部门应当加强对档案管理制度方面的建设，设计一套合规合理的管理制度，并且管理制度应当和工资绩效的考核相联系，在档案信息处理的过程中出现失误需要接受相应的处罚，并且进行问题原因的归纳，而遵守管理制度应当提升工资等等，通过对管理制度的应用进一步提升档案管理工作人员的工作效率。

四、结语

高速公路工程档案自身具有使用周期长、项目繁琐、数据量众多、涉及所有部门的特性，这也就导致了工作具有难度较大、操作复杂的特点，但是通过信息化管理技术的应用，不仅仅能够提升档案信息的利用率，还能够保证档案信息的完整性、准确性等等，能够为后续的高速公路设计、建设项目提供高质量的数据参考。