如何做好地勘单位科技资料归档管理工作

文/福建省煤田地质勘查院 李富芹

地勘单位涉及的科技档案主要是地质科学研究、基础设施建设以及仪器设备运行等科技活动过程中形成的资料，主要有图纸、图表、文字材料、计算材料以及影像材料。科技资料在形成过程中是否真实、有效、准确、完整、齐全，会直接影响科技档案的质量水平。地勘单位的科技资料在归档管理方面属于系统化工作，目前有许多地勘单位在资料的收集、立卷、审核甚至归档移交等不同阶段，仍然存在许多问题，导致后续科技档案的管理与应用遭受影响。对此，探讨做好地勘单位科技资料归档管理工作具备显著实践性价值。

一、地勘单位科技资料归档管理存在的相关问题

目前来看，地勘单位科技资料归档管理工作整体存在下面几点问题：1.资料收集相对不完善，工程项目可以划分为勘查、设计、施工、竣工等不同环节，其中每一个阶段所形成的资料都是相对独立的文件集，也是工程项目中所有资料的有机构成部分，当前部分地勘单位在科技资料的收集方面存在一定的缺漏问题，导致后续因资料不完整而形成较多的问题。2.资料组卷相对混乱。部分地勘单位在科技资料的整理组卷方面，并没有充分考虑资料之间的关联性，对于组卷工作的重视度比较低，导致最终组卷结果相对混乱，为今后的档案管理、储存以及使用造成一定的负面影响。3.归档内容不完整。科技资料档案的归档内容主要涉及归档的时间、范围、数量、手续以及要求等，科技资料的内容应当以准确展现科技、基础建设、仪器设备等运行维护工作为主，部分科技资料在归档期间比较复杂，还包含各种记录、签章等内容，容易出现手续不规范或不完善的问题，这也是影响地勘单位科技资料归档管理工作质量的重要因素。4.没有严格根据时间要求进行归档。部分地勘单位存在注重生产而忽略管理的问题，在项目竣工验收之后的资料无法及时归档，从而导致整体档案资料无法有效使用。

二、地勘单位科技资料归档管理工作的改进思路

围绕地勘单位科技资料归档管理工作中存在的问题，想要更好地开展地质勘查工作并做好科技资料的有效归档，就必须高度重视地质勘查单位在形成科技文件资料方面的特征，针对性落实科技资料的收集、组卷以及归档等不同环节的管理工作。

（一）基于资料特征做好收集工作。地勘单位科技资料归档管理工作过程中资料的形成过程普遍可以划分为勘查、设计、施工、竣工等不同阶段，会形成不同的文件资料，此时对于归档管理工作者而言，应当及时收集相关的文件材料。目前来看，地勘单位科技资料归档管理工作中资料收集工作的改进思路包括：1.规划、勘查不同阶段形成期间材料工程计划书和可行性报告、审批项目材料，如水工环地质材料，项目选址时的建设用地的申请报告和审批文件以及土地征用等相关文件。2.设计过程中形成的主要材料，包含项目工程设计方案以及报批文件，如工程技术的设计图纸和设计说明书，工程项目当中概算、预算材料和概算、预算书，整套施工使用的相关图纸内容。3.施工期间所包含的材料，如施工承包合同和依据文件，施工原始记录以及施工日志，期间可以基于设计变更相关材料，同时在施工中做好记录检查，单位工程验收记录的同时需要基于施工监理管理相关文件材料。4.竣工验收过程中形成的主要材料，包括全套的竣工验收图纸以及工程决算书、审核报告等，还包含勘查、设计部门提供的质量报告，施工部门出具的竣工报告、监理部门提供的质量评估报告、工程竣工验收的报告以及相关会议纪要，同时需要了解专家组竣工验收意见。

（二）基于档案资料明确组卷原则。地勘单位科技资料归档管理工作中应当明确组卷基本原则。科技资料的整理组卷期间应当严格遵守基本的规律，同时需要维持案卷内部的科技资料关联性，以便于为档案的保存、管理以及使用等提供支持，不仅需要从有利角度着手，也需要从安全性、保密性角度着手。

首先，科技资料的整理应当依据科技资料形成的规律与特征，任何类型的科技资料都需要根据相关规律构建，同时需要保持个性化原则与特征，从而进行综合分析，针对科技资料采取有效的归类与系统性整理。以科研档案为主，可以基于一个课题为对象，根据准备、实验、总结成果以及推广等程序方式构建，达到归档工作系统且科学，满足实际需求。其次，科技资料的整理与维护应当保持相互关联的原则，科技研究与项目建设期间的科技活动方式需要根据相关科技程序进行处理，其能够体现并记载科技活动的相关资料，此时必然会展现出程序化的特征。对此，在案卷组织期间，应当基于同一个案卷当中的科技资料构建完整的工作程序，或者是完善工作程序当中不同阶段以及步骤从而形成相关资料。最后，需要基于科技资料进行整理以便于后续资料的储存、管理以及使用。在具体工作中，需要根据地勘行业的相关规程，做好相应的机密、脱密资料的判断与处理，针对性提高开放资料的内在质量水平，提高资料使用价值。在编制检索工具方面，应当采取基础性的、相关性的以及文字叙述性的检索工具，针对重要或宝贵的科技资料，应当做好副本以及备份处理。针对电子文档应当采取积极有效的管理与异质、异地备份处理，根据相关规程进行合理开发。应当严格管理档案安全，提高管理水平，采用合理且规范的手段方式保障电子档案的有效性与使用价值。

（三）基于档案资料明确组卷要求。案卷当中的科技资料内容要能够准确展现科技、基本建设以及仪器设备的运行维护等科技活动现象，同时基于案卷当中的科技资料真实性，不能出现不规范加入与更改的行为，资料应当根据内容填充完整，并保持签章手续的整体性。案卷当中的科技资料书写材料必须满足耐久性基本要求，不能出现因原子笔、红墨水、蓝墨水以及复写纸等容易褪色、不耐久而导致的失效现象。

（四）做好档案内容管理。地勘单位科技资料归档管理工作中涉及的内容相对较多，需要从范围、时间、手续以及要求等多方面进行管理。同时，地勘单位的归档资料必须基于单位科技档案的种类进行划分处理，其中每一个类型资料均需要保证成套性、完整性。在归档时间方面，要按照不同科技活动的基础特征与规律，制定详细的归档时间。例如，涉密科技资料应当随时进行归档，小项目完工后资料应当及时归档，对于周期比较长的项目可以根据不同阶段进行归档处理。在归档份数方面，主要是基于移交时根据科技资料的储存数量，普遍情况下归档储存资料一份就可以，但是对于重要资料则需要采取永久性储存，此时可以制作一个副本材料。在归档手续方面可以基于归档期间履行的基本交接程序，在交接时双方均需要基于科技档案归档目录针对移交的科技资料进行全面盘点与核对，此时接收人应当做好案卷质量的检查，确认无误后在科技档案归档移交清单上签字。在交接过程中，应当明确材料内容与具体状况并进行明确备注。

（五）建立档案管理与项目研究的对接机制。为实现对科技资料的科学管理，在地勘单位内部需逐步构建完善的档案管理和项目研究的对接机制。地勘单位的地质人员，工作地分散且环境相对恶劣，在科技档案管理和归档时，档案收集困难较大且无法保障时效性。在地勘单位中，只有相关的技术人员才能够准确掌握科技项目的实施进度等基本情况，在这种情况下，单位科技档案的立卷一般是在项目完成以后才进行的。为使得档案收集和归档可顺利进行，需建立档案与项目对接机制，在此机制指导下，有关档案人员才能做好技术资料的数字化处理，遵循相应的工作规定来完成电子文档的命名和编码，开展动态化的科技档案归档管理以及动态化监督。

（六）建立全国原始地质资料目录互联网平台。在当下的地勘单位工作中，需强化资料的共享，将档案资料中的信息充分利用起来。因此，地勘单位在信息技术支持下，构建全国原始地质资料目录互联网平台，将每个地质单位所产生的科技资料，都及时由专人上传到该平台中，使得该平台能够集成全国各地、各个地勘单位的项目科技资料，通过数据共享和联网的方式，形成电子化存储模式，由平台自动对科技资料档案实施归档与管控，形成现代化管控，一旦在工作中需调用相应的科技资料，便可通过目录索引的方式来查找。

（七）强化内部服务。在单位科技档案归档管理中，内部服务的强化也尤为重要。在部分地勘单位，往往在收集了科技项目的档案资料后，直接将这些档案锁进了文件柜，这部分档案资料长时间处于封闭状态下，并未被充分利用起来。由于科技档案对地勘单位相关工作有重要的指导价值，需要通过内部服务的强化，让科技资料档案发挥其应有的价值与作用，比如，对档案室来说，应及时公布档案目录，常年开放档案信息咨询服务，让地勘单位的有关部门、岗位人员可充分了解档案部门所存放的科技资料档案类型、数量，在有需要时向档案室借阅这些资料。

三、结语

综上所述，地质勘查单位的科技资料可以有效展现工程项目建设过程与完工时的具体状况，同时也是地质勘查工作的重要构成内容。地勘单位应当正确认识到科技资料的社会价值与经济价值，尽可能做好科技档案资料的形成、组卷以及归档等不同环节的工作，在保障技术资料真实性、准确性、完整性以及规范性等基本要求的同时，更好推动地勘行业持续发展，从而为社会提供更加方便且有价值的档案信息，为经济建设与社会发展做出贡献。