信息化时代背景下高校毕业生档案管理与研究

文/淄博市博山区公共就业和人才服务中心 丁清

现如今，由于科学技术的持续发展，信息技术在高校毕业生档案管理工作中起到了非常重要的作用。在大数据时代背景下，毕业生档案管理在不断进行转变与深入，基于大数据整合、云计算、智能数字化管理等为代表的新型管理技术层出不穷。毕业生档案管理部门也应实现毕业生档案管理网络化、便捷化、科学化、协同化、智能化、服务化。因此，本文此次研究的内容和提出的策略对丰富我国高校毕业生档案管理优化改革内容具有借鉴作用；对指导当前整体高校的毕业生档案管理方式具有现实意义。

一、高校毕业生档案管理工作优化的动因

在高校教育中，以就业为导向的教育目的非常明确，毕业生档案中所反映出的毕业生主体实际状况，是各企事业单位在招聘、选人、录用时，作为筛选合适人员的基础资料。在完善毕业生档案中，会记录毕业生的特长与爱好、所获得的奖项以及优异的成绩，各企事业单位的招聘人员也会根据档案资料，为毕业生安排最为合适的工作岗位，发挥其最大的价值。基于此，只有将毕业生档案的优化工作落到实处，才能够对校方的发展起到决定性作用，同时也是校方得以长期发展的源动力。所以，校方必须要给予极高的重视，构建人才和管理体制的建立，使毕业生档案的效用得以充分发挥，提升校方的管理效率。

二、高校毕业生档案管理工作中存在的主要问题

（一）观念落后。事实上，我国高校院校毕业生档案在实际的管理工作中，一直注重的是“管”，却没有注重“理”，更加倾向于管理毕业生关系，缺乏对人才的培养和使用。同时，缺乏对于管理专业人员的把控与培训，很少甚至从不开展人员适应性岗位培训，在毕业生档案管理相关人员到达岗位后，直接进行管理业务的接洽，导致部分工作人员缺乏职业素养和操作能力，最终无法胜任岗位要求。实际上，毕业生档案管理工作开展之前，相关工作人员需要了解岗前培训机制，目前看来，个别校方弱化了这一功能，导致毕业生档案管理人员无法有效提升自身工作核心素养，遇到专业性问题时无法独立解决，出现对毕业生档案管理工作中的问题放任不管的现象，很难达到档案管理优化。

（二）实践执行力差。高校毕业生档案管理，执行力差具体表现在以下几个方面：1.校方管理者缺乏管理工作目标。在高校的毕业生档案管理中，小部分管理者缺乏具有针对性的工作目标，导致毕业生档案管理部门没有做好工作目标计划，在部署环节中有所欠缺，同时也制约了高校毕业生档案管理工作的发展。2.校方管理者核心素养低下。导致这一现象起因是毕业生档案管理部门没有做好岗前业务培训，校方管理者在工作中没有业务能力素养的支持，无法应对所分配的工作。3.校方管理者工作效能有待提升。导致这一现象的原因是毕业生档案管理部门在开始工作的时候，没有制定一个长效的目标计划，加之管理人员缺乏对于管理者工作过程的观察与把控，导致毕业生的档案管理工作结果不如人意。

（三）对管理信息化的认识不足。虽然诸多院校的管理都与互联网进行融合与接轨，但部分毕业生档案管理人员对于更具信息化、网络化的毕业生档案管理理念与模式还没有产生高度重视，导致整个高校的毕业生档案管理发展较为传统与落后。另外，大部分高校领导，缺乏对于毕业生档案管理的正确认知以及发展思维，造成毕业生档案管理手段老旧、毕业生档案管理方法单一等现象。这样的现象说明毕业生档案管理的效率很低，需要相关毕业生档案管理工作者将先进的互联网技术与毕业生档案管理工作相结合，进而有效提升毕业生档案管理效率，达到创新毕业生档案管理模式的目的。

（四）模式落后。随着科学技术与信息技术的不断发展，高校大部分工作都已经完成信息化。但大多数高校的毕业生档案管理并没有随着其他环节共同信息化，依旧采用传统的纸质档案管理方式。当毕业生、高校教育工作者以及高校管理工作者需要使用毕业生的个人档案时，往往会出现档案破损或丢失等情况，而补办档案也会为毕业生、教师以及管理人员增加工作量。

（五）毕业生档案得不到充分利用。毕业生档案中包含毕业生的个人信息、个人经历、学习情况等内容，但其大部分时间都处于被储存的状态。毕业生在步入高校到毕业期间，能够用到个人档案的机会十分稀少，且教师也并不会翻阅档案，毕业生档案得不到充分的利用，只能长期处于被闲置的状态，没有发挥档案本身应有的作用。

三、高校毕业生档案管理工作问题的解决对策及建议

（一）加强档案管理人员培训。首先，对于当前毕业生档案管理人员进行审查，保证其业务能力与专业水平能够达到日常毕业生档案管理工作需求，定期组织考试、培训、讲座等提升从业人员整体水平。其次，校方毕业生档案管理工作者需意识到自身业务水平影响着整个毕业生档案管理工作的运行，也影响着校方的整体运营，需要提高自身管理能力，来提升办事效率与处理事情能力，将毕业生档案管理工作烂熟于心。再次，毕业生档案管理工作人员要注意，在进行毕业生档案共享操作之前，需要从校方长期战略的角度出发，通过不断地尝试与实践，找出不同毕业生档案板块，也可拓展相关业务并发展为主要业务条件的关键点，不断优化并转变毕业生档案资源管理方式，要让校方领导人以及相关职工重视毕业生档案共享工作的建设，全体人员都需要对毕业生档案资源共享业务、毕业生档案集中管理工作等方面达成积极共识。最后，建立完善的“互联网+”毕业生档案运营保障流程机制，以毕业生档案数据信息的汇总作为主要依据，只需工作人员进行核对后提交，就可以完成领导审批环节，以解决毕业生档案管理工作繁杂困难的问题。

（二）建设信息化管理平台。首先，毕业生档案管理工作者需不断创新管理模式，利用互联网技术建立完善的毕业生档案数据库，使用者能够通过数据终端将毕业生档案管理信息输入毕业生档案管理平台中，保证管理者能够快速进行业务查询。其次，要注意毕业生档案数据分析的准确率，能够生成明确的毕业生档案数据信息并进行数据分析，使决策层能够一目了然。加大对于校方毕业生档案管理系统的投资，并将优化完成后的系统与其他系统建立连接，如毕业生档案管理系统、校方内部管理系统、人员流动管理系统、毕业生档案调动管理系统等等，实现毕业生档案信息的共享，完成校方毕业生档案管理业务与其他业务的一体化管理，方便毕业生档案管理层面需求。校方需采用新的毕业生档案管理技术架构，支持毕业生档案共享服务建设与规划，满足毕业生档案等相关服务在毕业生档案计划等诸多方面的需求，降低校方毕业生档案管理人员工作强度，提高防范校方毕业生档案管理风险的能力。最后，在“互联网+”背景下，要求所有毕业生档案管理工作人员提高网络安全意识、强化安全维护手段、优化毕业生档案管理能力，时刻保持高度警惕，并随时做好风险预估处理方案和实行准备，以此保障校方毕业生档案管理系统安全。

（三）提升人员核心素养。首先，毕业生档案管理工作者要以先进的互联网资源与网络技术作为支撑，深刻意识到并能够正确使用互联网资源来创新校方毕业生档案管理理念与模式。其次，校方领导需起到带头作用，指导建立网络技术监管中心以及毕业生档案管理中控台等，构建校方信息化毕业生档案管理平台，提升对毕业生档案管理工作的效率。再次，毕业生档案管理系统的高效运行，是以信息化为基础和前提，校方毕业生档案管理人员需要想尽一切办法提高信息化工作效率。最后，定期组织提升，校方毕业生档案管理工作者信息化管理理念的培训，包括毕业生档案管理知识竞赛、毕业生档案管理能力测评等，引导并鼓励在职职工积极参加。因此，校方毕业生档案管理相关工作人员要认清“互联网+”的发展趋势，强化毕业生档案管理信息化建设，保障整体校方毕业生档案工作正常运行以及毕业生档案资源安全。

四、结语

信息化时代，高校毕业生档案管理工作发展非常重要，只有更新毕业生档案管理观念，才能使校方的人员资源和管理的方式有所转变，要贯彻“以人为本”的理念，提升毕业生档案管理部门的地位，确保校方毕业生档案管理工作能够长期稳定发展。