加强国有企业办公用品精细化管理的对策分析

施雨芹

（南京江宁城市建设集团有限公司，江苏 南京 210000）

关键字：国有企业；办公用品；精细化管理；措施

一、办公用品的分类及其管理的重要性

（一）办公用品的分类及特点

大部分国有企业办公用品按照其用途和属性可以分类为四大类：办公文具、办公用具、办公耗材、生活用品。同时，按照其价值又可分类为高值管理品和低值消耗品两部分。高值部分包括电脑、投影仪、打印机、复印机、空调等设备，低值部分包括硒鼓、纸、笔、文件袋、垃圾袋等日常消耗品。对于国有企业来说，高值办公用品部分相对容易管理，普遍采用资产编码进行统一管理，定期盘点；而低值易耗品这部分具有每日耗用量大、使用频率高、使用人员复杂、品种多等特点，管理起来比较复杂。

（二）加强办公用品管理的重要性

正由于上述办公用品的特性，国有企业对其进行有效的规范化、精细化管理，提高资源的利用程度，从而降低企业不必要的成本支出，对于促进企业的持续发展具有重要意义，主要表现在以下几点：一是提高办公用品的利用效率，降低企业的运营成本，优化企业的资源配置，完善企业的内部控制，为企业自身的进一步发展提供更完善的管理机制，奠定坚实的基础。二是改变国有企业办公用品的传统、粗放式管理模式，朝着精细化管理方向转变，建立起现代国有企业办公用品管理制度体系，有利于提升国有企业的资产管理水平，增强市场竞争力。

二、国企办公用品管理现存的问题

（一）管理层重视程度不足

大部分企业的管理层都会把工作重点放在企业的经营业绩和提高企业的营业收入上面，因为这些与其绩效考核、升职加薪息息相关，容易忽略对提高企业的经营管理效率，降低企业运营成本的关注。同时，根据资本结构理论中的代理理论，部分企业的经理层为了扩大自身对于企业资源的管理控制权，表现为随意支配企业的自由现金流量，而高价采购商品，未从企业的整体角度出发，忽略企业的整体利益。由此可见，管理者对于办公用品采购管理的忽视，也是造成一些国企采购的办公用品价格高于市场价的原因之一。

（二）信息化系统应用薄弱

我国国有企业大多是集团型企业，通常集团总部的信息化程度较高，集团下面会有很多二级、三级等子公司，而这些子公司的信息化程度相对较薄弱，对无纸化办公系统（如OA办公系统）的应用不足，公文流转仍以纸质为主，打印纸、硒鼓消耗非常大，尤其彩打的成本更高，这无形中增加了很多隐性成本支出，且办公效率低下，与现在“一站式服务”及提高国企办事效率的理念相差甚远。

（三）分散采购方式的制约

目前，我国部分国有企业仍采用传统的多层级分散采购的方式，这种采购方式会产生以下弊端：首先，由于各个公司单独采购数量有限，难以获得大量采购的价格优惠；其次，由于将采购权力下放，导致采购过程难以控制，容易出现舞弊现象；再次，各个公司各自为政，容易忽略集团企业的整体利益，考虑自身利益较多，为了保证供应充足，会增加办公用品的库存量，占用流动资金；最后，各个公司存在为了用完今年报批的计划，采购超需求量的办公用品，浪费社会资源。

（四）办公用品采购环节管理薄弱

1.供应商选择单一，定价机制不科学

目前，部分国有企业存在未进行供应商选定程序就确定单一供应商进行办公用品采购的情况，并且没有定期更换供应商，导致国企采购谈判中处于不利位置，对于产品的价格、质量、服务等失去了谈判的主动性。另外，办公用品的价格包含了相关商家的服务费，导致办公用品的价格高于办公用品的实际价值，更无法区分办公用品和相关服务的实际价值，容易造成购买质次价高的商品。

2.采购流程不规范

部分国有企业采购流程不规范，主要表现在以下两个方面：一是有关部门未编制采购预算或采购预算流于形式，盲目编制采购需求，造成采购量超预算，实际采购量超过实际需用量，使得办公用品不能充分利用，造成资源的闲置与浪费；二是未采用恰当的方式选定供货商，存在违法违纪的情况，如“关系户”“回扣方式”等。

（五）办公用品库存管理薄弱

1.库存管理方式简单

有的国有企业仍采用比较老旧的库存管理方式，如手工记账方式，该方式工作量大、查询统计困难，容易出现人为失误，更难以对办公用品进行统计分析。或者虽然采用信息化管理系统但流于形式，如采购人员和仓管人员岗位未分离、标准化产品不能满足个性化需求、未处理系统相关警告（缺货、过量）、未定期盘点、过时的产品未进行报废处理等，导致办公用品库存监管不到位。

2.出入库管理不严格

在实际的工作中，经常存在仓管人员因工作繁忙、过程复杂、事务紧急等原因，造成未及时或遗漏办理办公用品的出入库手续，期末盘点时账实不相符，对于不相符事项又未及时进行的处理，导致库存账目的混乱，未做到账目清楚，手续齐全，造成库存管理执行不到位，库存管理流于形式。

（六）企业相关人员综合素质不高

1.相关人员专业能力不足

一方面，随着90后、00后步入社会，国有企业融入了很多新鲜血液，注入了新的活力，但同时新入职的年轻人员在采购价格、供应商信息、价格谈判等方面的经验存在不足，会影响到采购办公用品的价格和质量；另一方面，许多工作人员的专业与岗位不匹配，再加上缺少系统性学习，专业知识方面严重不足，且后期相关工作人员的主动学习意识不强，单位也未定期进行有关的专业培训，使得相关人员的专业技能水平较低。

2.相关人员节约意识比较淡薄

一方面，现在国有企业中的新生代员工，对于国有企业的管理制度与管理理念认知还不够透彻，节约意识不强，加之对办公用品的日常耗用缺乏关注，使用较随意，导致现有的办公用品浪费现象较为严重；另一方面，国有企业的管理者不够重视，尚未形成节约意识的管理理念和制定相关的考核奖惩措施，因此在日常工作中员工缺少制度性的约束，易造成办公用品出现严重浪费现象。

3.相关部门管理人员未尽其责

由于很多国有企业采用定额标准采购的方式，很多办公用品采购比较随意，相关人员对采购环节重视不够，在采购环节，对于供应商的确定未进行必要的选定程序；对于价格的确定未做到货比三家，且未把商品价格与包含服务费的价格进行区分，无法确认商品的实际价值，造成采购价格远超商品的实际价值；对于供应商提供的服务未做到认真地统计广大员工的满意度，忽略了员工实际的使用感受。相关管理者在岗而未尽其责，导致国有资源的流失，这不仅是对自身的不负责任，更是对企业的不负责任。

（七）监督环节缺失

由于办公用品定期进行采购，报销金额不大，相比于企业其他环节的采购金额可能微不足道，使得企业相关部门对办公用品的监督检查重视程度不够，主要表现在以下两个方面：一是财务部门人员在审核付款报销时，仅核对数量，并未对办公用品的单价进行对比，如与网上商城进行价格比对等，虽然差价不大，但是长年累月下来，这部分运营成本还是非常庞大的；二是企业内各个部门领完办公用品后，未建立部门办公用品领用台账，造成部门办公用品管理混乱，长期存在办公用品的积压或者损耗较快的情形，各部门内部对于办公用品的监督和重视程度不够，造成办公用品的运营成本上升。

三、加强办公用品精细化管理的措施及建议

（一）提高管理者的重视程度

国有企业的管理者承担着企业发展的重任，是企业的领头人，只有提高管理者对于办公用品管理的重视程度，才能在提高办公用品管理效率方面持续改进提升。因此，企业的相关人员要进行财务分析，通过实实在在的数据，用可信的数据让管理者认识到加强办公用品精细化管理的重要性。同时，要把办公用品的使用效率纳入管理者的绩效考核中，从而提高管理者对于办公用品的重视程度。

（二）实现集中采购管理

国有企业可以采取办公用品集中化采购的管理方式，以避免分散采购的弊端。企业可以集聚内部所有办公用品需求资源形成合力，吸引更多的供应商参与竞价，通过谈判、比价，取得更优惠的价格，降低办公用品的采购成本，同时确定一批宝贵的供应商资源。但此办法需根据国有企业实际情况而定，不能一概而论，要以提高管理水平、尊重市场规律、实现国企效益最大化为原则。

（三）建立健全管理制度

1.明确采购预算管理制度

在办公用品管理制度中要明确采购预算管理制度，组织开展全面预算管理工作，调动各部门的积极性，把预算编制与执行落到实处。采购部门要以年度为周期的方式进行采购预算的编制工作，实行事前报批、事中监控、事后评价的方式，对于各部门的使用情况进行分析，提高资产的使用效率。同时，要将预算制度与考核制度相结合，按照财务与非财务指标评价员工的工作效率，采取奖惩措施，调动员工的积极性，提高预算的准确性。

2.严格选定供应商

在采购前，采购部门应广泛收集员工的意见或以市场调研的方式选定几家候选供应商，采用招投标的方式，对供应商产品的质量、价格、能力等方面进行评价，最终可选定2-3家定点供应商，定期在定点供应商中轮流采购办公用品，确保供应商的选择与确定更加公平合理。

3.合理制定定价约束机制

目前，国有企业招标定价方法主要有：竞争性谈判比价定价、集中比较定价、单一来源比价定价、零星比价定价等方式。在此基础上，可以形成线下+线上结合的采购交易模式，实现线下实物比选，线上价格比选，降低办公用品经费的支出，提高办公用品的采购效率，让国有企业牢牢把握住办公用品的定价权。

4.明确库存管理制度

明确办公用品的入库、出库、盘点制度，确保库存数量的准确，做到账实相符。在入库制度方面，仓管人员根据发票和送货清单核对货物的数量、品种、规格无误后登记入库，打印入库单并签字；在出库制度方面，各部门凭借相关部门领导签字的领用单集中领用后，应做好本部门相应的台账管理工作，同时仓管人员需做好相应的集中出库登记，打印出库单并签字；在盘点制度方面，库管部门应做好定期盘点，以及时发现是否存在账实不符的情况。另外，也可以运用现代化技术，建立扫码系统，提高盘点的速度与准确性。

（四）结合信息化技术完善相关管理制度

随着信息化技术应用范围的不断扩大，国有企业可以采用OA办公信息系统，从而减少办公用品的使用与消耗，简化了繁琐的审批流程，加快审批速度；也可利用信息化技术，构建国企办公用品信息化管理系统，使企业的采购与库存管理更加规范化，做到有迹可循。同时，可以利用现有的大数据分析技术，通过信息化系统采集办公用品的采购量、使用量、剩余量、使用部门等数据，统计分析其使用的频率，提高资源的合理分配与使用。

（五）提高工作人员节约意识与责任意识

办公用品的使用效率在于员工如何使用办公用品，提高办公用品的使用效率在于如何提高全体员工对办公用品节约的重视程度。因此，企业管理者需要在企业的日常管理中，做到以身作则，强调节约意识的重要性，强化员工的主人翁意识，建立健全与办公用品相关的考核机制，提高全体员工的节约意识，做到物尽其用、合理使用、及时领用，减少办公用品的积压、过期的情况。

（六）加大办公用品的监管力度

针对国企办公用品监督环节的缺失，要提高办公用品的监督环节的管控力度，笔者认为可以从以下几个方面着手：一是采购部门需要严把入口关，保证办公用品的采购质量，控制办公用品的价格；二是仓管部门可以结合信息化系统对企业整体、各部门办公用品的使用情况进行分析，如将企业整体与规模类似的国有企业办公用品进行对比分析、将企业各部门之间进行对比分析、将各部门内的使用情况进行年度、季度对比分析等；三是财务部门在审核付款申请单时，应关注办公用品的入库数量是否准确，对比办公用品的价格是否合理；四是各部门加强部门内部的办公用品台账登记，做到痕迹化管理，全程可追溯，从而提高办公用品的使用效率；五是强化审计部门监管职责，采取定期和不定期、内部和外部等相结合的方式进行财务审计、纪检巡察，发现问题漏洞，及时改进处理，考核到人。

（七）增强全员的信息安全管理意识

随着国企办公用品系统信息化程度的不断提高，企业的信息暴露在网络上的风险也随之加大。因此，在企业办公用品的信息化管理过程中，需要提高全员的信息安全管理意识，保证国企信息资产的安全性。国有企业可以从以下几个方面入手：一是在办公用品信息化系统中设置风险警报与防入侵系统，减少从外部导致信息泄露的风险；二是设置不同岗位人员的使用权限，定期提示更换密码，减少从内部导致信息泄露的风险；三是定期备份和清理数据，以防突发事件导致的信息风险；四是定期对员工进行信息安全的培训，提高员工的企业信息安全意识。

四、结语

综上所述，国有企业要想实现更好更快发展，做好内部管理是第一步，而办公用品的采购与库存管理更是其重要的基础环节。针对办公用品管理过程中存在的问题，国有企业管理层必须予以高度重视，树立精细化管理理念，采取积极、有效措施，从源头抓起，提升全员节约意识，将各项制度措施落实到位，为企业提高整体资产管理水平奠定坚实的基础。