企业存货管理问题及其改进策略探讨

周 娟

（南昌市燃气集团有限公司，江西 南昌 330006）

做好企业存货管理工作，不仅能够保证企业生产经营活动的顺利开展，使企业更好地适应不断变化的市场环境，牢牢把握竞争优势，还能够降低企业的资金成本，规避存货贬值风险，从而为企业的高质量发展奠定良好的基础。新形势下，虽然我国企业发展规模逐渐扩大，但由于存货管理起步较晚，依然存在基础工作不到位、内控制度不健全等问题，这不利于企业强化竞争优势。对此，企业需要在了解存货管理内容的基础上，不断完善管理制度、创新管理方法，保证存货成本与经济效益维持平衡状态，从而提高企业的盈利水平。

一、企业存货管理的具体内容

按照业务流程对企业存货进行分类，可以分为采购、储存、领用三个方面，其管理工作需要贯穿业务流程始终，具体如下：

（一）存货采购管理的内容

存货采购涉及内容广泛、管理内容复杂，可以归纳为以下几个方面。1.请购存货。企业采购部门需要结合生产计划及物资需求，编制科学、合理的物资采购计划。在此基础上，采购部门还要做好市场调查工作，充分了解货物市场报价，并将调查结果作为供货商选定的关键依据。同时，设计货物品采购目录，并由主管人员签字确认。2.签订采购合同。企业主管领导需要在相关部门批准情况下，给予采购人员相应权限，要求采购人员严格按照合同内容执行相关工作，在此期间，不得随意更改合同内容。同时，将合同副本送往审核部门，由专业审核人员对合同中的价格进行严格审核并留存。3.存货验收及入库。企业验收部门需要对采购回的货物进行验收，确保实际货物质量、数量、型号等与订单相符，同时保证货物外观完整、无损，而后入库，并编制验收单，将其作为货物验收的主要依据。⒋付款凭单编制。货物入库后，需要检验验收单、购货单以及发票是否一致，如果一致应编制付款凭单，并严格按照相关制度对付款凭单进行审核，审核完毕将其与每日凭单汇总表同时送往企业会计部门，为后续编制明细账目、记账凭证提供依据。⒌货物付款。企业在货物付款之前，需要充分了解自身资金状况以及相关付款条件。在支票签发过程中，要做好日记账和支票簿登记工作，保证所有款项登记无误，完成支票签发工作后，负责人需要对发票、合同等资料进行审核、签字。⒍会计记录。会计人员需要结合记账凭证、付款凭单等资料，做好总账簿和明细账记录工作。

（二）存货储存管理的内容

存货储存主要涉及已经验收的存货管理以及存货盘点和处理工作。1.已经验收的存货管理。企业在存货管理工作中，需要将货物采购与货物保管工作相互分离，如此能够有效降低未授权采购风险发生率。另外，货物存放的场所也要具备独立性特点，避免无关人员进入，保证货物完整。2.存货盘点及处理。存货储存需要确保实际情况与账面相符，这也对管理人员执行工作提出较高要求，需要管理人员定期盘点存货，并编制盘点表。如果发现存货缺少情况，需要及时上报给相关部门，并深入分析造成存货缺少的实际原因。

（三）存货领用管理的内容

企业在存货领用过程中，涉及以下几个环节：1.对领用计划进行审核。企业生产计划部门，需要在合理分析销售情况和存货需求基础上，根据客户订单制定相应的生产计划，而后确定存货数量，并填写存货领用表单。负责人在对领用表单进行确认签字后，即可领用存货。2.存货发出。存货领用单通过审核后，库存管理人员和存货领用人员需要对发出的存货进行严格检验，确保质量过关、数量准确，而后签字确认。存货发出后，管理人员要做好登记材料卡片工作，并交给记账员准确记账，最后定期将材料卡片、库存发出汇总表送往财务部门。3.存货领用核算工作。管理人员在发出存货后，需要准确登记存货台账。财务人员要结合存货发出汇总表，根据存货用途进行统筹规划、合理分配，并分析存货成本差异，针对性制证，最后结合实际情况登记账簿。⒋存货领用稽核工作。为了提高企业存货管理水平，保证存货安全，需要稽核部门严格按照相关制度审核领料单，并对存货台账及相关凭证进行审核，同时检查会计核算准确性。

二、企业存货管理存在的主要问题

（一）存货管理基础工作不到位

基础工作不到位，是当前企业存货管理存在的典型问题。具体体现在货物采购、生产成本等管理方面。严重影响了企业工程项目核算效果，导致核算结果缺乏准确性和科学性。同时减少了企业资产负债，无法为企业长远发展提供保障。例如，企业中的A、B工号在一起开工的情况下，如果出现以下情况，会严重降低存货管理效果。首先，月末核算发现B工号材料消耗接近于0，并且大幅度低于A工号。其次，没有及时将原材料或辅助材料领用转入成本，或者在结转过程中出现人为失误，导致项目核算缺乏准确性。最后，存货入库数据不准确，并出现红字余额。以上情况均会影响企业的存货管理效果，不利于企业的健康发展。

（二）缺乏健全的存货内控管理制度

内控制度不健全也是降低企业存货管理成效的主要原因之一。当前，很多企业没有认识到内部控制的重要性，导致内控效果不尽人意，无法为企业创造综合效益提供保障。具体来说，企业推行内控机制，能够为存货管理奠定良好基础，从根源上减少存货管理错误率，同时有效防范徇私舞弊、暗箱操作等违规行为。然而，当前部分企业在开展存货管理工作时，由于缺乏内控意识，导致相关制度不健全。加上受各种外界因素制约，使得很多内控制度无法有效落实，不仅影响内控效果，还无法为存货管理提供支持。另外，很多企业并未设置专业存货管理部门，在开展存货管理工作时由内控部门全权主导。导致内控人员在工作过程中应接不暇，无法对企业存货进行全过程监管。另外，很多企业在存货管理过程中出现一人兼职多个岗位的情况，也就是由一位负责人同时负责货物采购、货物入库、货物销售等环节，如果管理人员综合素质不过关，则容易使其在工作中受利益驱使做出徇私舞弊、暗箱操作等违规行为。加上企业管理流程缺乏规范性，导致违规行为无法被及时发现，严重损害企业综合效益，甚至制约企业的健康发展。

（三）存货日常管理工作存在漏洞

由于企业存货管理日常工作不到位，导致各种问题频繁出现。上文提到，货物采购是存货管理的重要环节和基础工作，其采购数量与企业生产经营状况息息相关。当前，很多企业在货物采购过程中，并没有结合生产计划和物资需求制定科学、合理的采购计划，而是凭借采购人员直觉和经验采购货物，导致采购管理效果不尽人意，不仅占用企业大量资金，还容易造成货物积压，严重影响存货流动性，导致货物变现能力降低。出现以上情况后，如果不及时解决，容易造成企业资金链断裂，从而使企业生存面临困境，甚至给企业造成不可预估的损失。另外，存货验收效果对存货管理工作有直接影响，如果验收部门没有严格按照规章制度对货物进行验收，或者验收过程缺乏警惕性，容易导致企业存货出现各种质量问题，从而给企业造成一定经济损失。与此同时，企业货物储存完善与否，也会直接影响存货管理成效。上文提到，企业为了确保存货安全，需要管理人员定期做好货物盘点和处理工作。一旦出现存货盘点不及时、存货监督管理不到位，或者存货记账不准确等情况，将会导致存货出现损坏、丢失等一系列问题，不利于企业的健康发展。新形势下，企业生产规模逐渐扩大，存货类型和数量不断增加，加上不同存货管理规则不尽相同，所以，在一定程度上增加了存货管理工作难度。如果管理人员没有做好日常管理工作，未对存货进行合理分类，将会导致存货在发出、领用等环节产生一系列问题，从而影响存货管理效果。另外，存货管理不当还会对存货性能、质量造成一定的隐患，稍有不慎就会为企业带来经济损失，增加企业的运营成本。

三、解决企业存货管理问题的改进策略

（一）做好存货管理的基础性工作

要想从根源上解决存货管理存在的问题，有效提高存货管理效果，企业需要做好基础性管理工作，一方面，要制定科学、合理的存货采购计划；另一方面，要规范存货管理流程，从而为存货管理工作的顺利开展奠定基础。具体可以从以下方面进行分析。1.编制科学、合理的存货采购计划。企业采购人员作为存货采购计划编制执行者，需要具备较强的专业能力和分析能力，能够在了解企业生产工艺流程、设备运行状态、材料损耗需求、企业生产计划等实际情况基础上，制定科学、合理的存货采购计划。企业应规范采购人员的行为，为存货管理提供人才保障，确保采购人员能够在保障生产材料充足的同时，围绕节约理念采购物资。2.为了确保存货采购价格合理，需要采购人员提前做好市场调查工作，对三家以上供应商资质条件、产品质量、产品情况进行调查，并综合各种因素，选择性价比较高的货物，从而充分发挥采购计划的作用和功能。针对企业生产中使用的大宗材料或设备，推荐采用招投标方式进行采购，在招投标过程中应做好监管工作，避免暗箱操作，严格规范货物采购流程，提高存货基础性管理工作综合水平。

根据上文可以看出，保证存货采购计划科学性和合理性，是提高存货管理工作成效的重要前提。要想做好该项工作，企业需要强化存货采购环节内部控制工作，制定完善的规章制度和业务流程，从根源上减少企业不必要的经济支出，为企业创造最大化经济效益。企业在存货管理过程中要结合实际情况，明确货物采购流程，制定相关规章制度，确保规章制度完善、可行，并严格落实到实际工作中。另外，企业需要强化存货采购环节监督管理力度，各部门之间要加强沟通，相互制约、相互监督，促进采购环节内部控制达到预期效果。除此之外，企业还应对存货采购授权批准、采购合同、存货验收等进行有效管控，从多方面、多角度入手提高存货采购内控效果，从而有效提高采购环节存货管理水平。在达到存货采购内控效果基础上，企业还要尽可能地加快存货验收效率，及时发现货物问题，为存货处理预留更多时间，以此减少企业不必要的财产损失，全面提高企业存货管理效果。

（二）制定完善的存货内控管理制度，加大存货成本监管力度

企业要想有效地提高存货管理水平，就要制定完善的内部控制制度，为存货及成本监督管理奠定良好的基础，促进企业的健康发展。具体来说，企业需要设置专业的内部审核机构，并由领导层人员负责审计机构相关工作。审计机构要严格按照规章制度对企业财务活动进行监管，全面了解企业经营状况，掌握真实的会计信息。在此基础上，要结合实际情况不断完善存货内控管理制度，设置存货业务不相容岗位，即存货的请购、审批与执行；存货的采购、验收与付款；存货的保管与相关记录；存货发出的申请、审批与记录。同时，明晰总经理、仓储部经理、仓库管理员、采购部相关人员、财务部经理以及财务相关人员等岗位职责，为编制存货成本费用、规范存货结算程序提供依据，使企业选择最佳成本费用结算方法。在保证存货内控制度健全的基础上，由财务部负责人员管理存货和存货成本形成的账务和会计报表，组织开展年度、月度存货盘点，能够有效地提高企业财务核算准确性，使企业充分了解自身资产损益情况，从而发挥存货管理的作用和价值。

（三）采用科学的管理措施，做好存货日常管理工作

企业在存货日常管理工作中，管理人员应结合实际情况，不断创新管理方式和方法，确保存货出库、入库与账面相符，有效提高存货管理水平。具体来说，第一，在货物验收过程中，验收合格的存货需要单独保管，有效降低未授权采购风险发生率。第二，聘请专业的存货管理人员，并做到专岗专职，避免一人兼任多职，从根源上规避暗箱操作等违法行为，降低存货管理风险。第三，企业存货需要设置独立仓储区，避免无关人员进入仓储区，确保存货安全、完整。第四，管理人员应推行科学化管理机制，定期对存货进行盘点，并准确记录盘点内容，同时填写存货管理建议书，保证存货实际情况与账面一致。另外，存货记录的真实性，即存货业务是否真实地记录在会计资料中，通过客观的存货记录、汇总和报告实现对企业存货管理责任的落实，实现对经营活动的核算与监督。由于企业存货收入和发出较为频繁，按照要求应填写入库单和出库单，领出存货还应经过严格的审批手续，充分保证存货记录的真实性。第五，在存货管理过程中，财务人员应充分发挥自身监管职责，通过定期或抽检方式，对货物盘查情况进行检查，针对价值模糊的存货，要结合主管部门提出的意见进行合理调整，尽可能规避账实不符情况。另外，企业存货类型复杂、数量较多，需要规范摆放，并结合管理需求开展管理工作，避免受各种因素影响导致存货发生质量问题，从而影响其性能和功能，为企业造成不必要的经济损失。

另外，企业还应做好存货领用及销售环节管理工作，严格按照规章制度规范存货管理行为。并制定完善的存货领用制度，结合存货用途、经济责任对存货进行统筹规划、合理分配，为管理工作执行奠定基础。同时，准确计算存货成本，构建合理的存货发出制度，保证存货记录准确无误，并严格填写相关凭证。针对已经发出的存货，要按照存货销售计划填写单据，保证单据齐全，同时企业销售部门和购货商要签订具有法律效力的合同，为维护各方利益提供保障。

四、结语

综上所述，企业存货管理是一项系统性工作，在落实过程中易受各种因素干扰和影响，从而导致管理效率下降。为了避免上述问题的发生，企业需要做好存货基础性工作和日常工作，并制定完善的内部控制制度，创新管理方式和方法，为企业的健康发展奠定良好的基础。