企业推行5S现场管理的步骤方法与保障机制——以烟草商业企业为例

王永利 任明波 房 力 田 军 王 轶 赵海刚

（山东淄博烟草有限公司，山东 淄博 255000）

5S现场管理，又称为“五常法则”或“五常法”。是通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升工作人员的品质。

对于当今烟草商业企业来说，要想通过质量、效率、动力三大变革，实现高质量发展，就要提高企业的现场管理水平。因为现场管理水平的高低，不仅直接影响企业的管理水平，而且对解决办公环境凌乱无序、工作作风慵懒散拖、工作效能无谓浪费、工作落实“失调梗阻”等问题均起到卓有成效的作用。

一、烟草商业企业推行5S现场管理的目标和意义

5S现场管理作为一种精益工具，体现了对“物、事、人”要素管理的集合，是以“消除浪费、提高效率、持续改善”为目标，通过格物理事，促进人的行为习惯和能力持续改善。物的管理是基础，事的管理是核心，人的管理是根本，5S现场管理的推进过程，是一个“由物的形象化，向事的规范化，进而促进人的习惯化和活性化，实现企业发展质量持续提升”的过程；因此，推行5S现场管理的目标是通过“以规格物、以物理事、以事育人、以人兴企”的5S现场管理推进模式，形成“人人都是管理主体”的责任意识和“事事都有提升空间”的行为习惯，着力构建物的规矩、事的规矩、逐步形成人的规矩，推动形成企业发展的规矩。

推行5S现场管理，具有三个方面的重要意义。

（一）厚植“全员精益”的发展潜力

5S现场管理核心在于“让职工从被管理者转变为管理者”，切实营造“人人积极参与、事事遵守标准、岗岗改善创新、共谋转型升级”的浓厚氛围。

（二）释放“全过程精益”的发展红利

直接从现时、现场、现物抓起，通过整理、整顿、清扫、清洁，在短时间内改善管理粗放等问题，切口小、成本低、见效快，干部职工获得感强，能够激发“想干、愿干”的积极性，逐步养成“持续干、善于干”的行为习惯。

（三）深化“全方位精益”的发展规矩

以现场管理为抓手，通过构建物的规矩、事的规矩，逐步形成人的规矩，从而进一步提升企业发展的规矩，这既是破解基层基础薄弱问题的一剂良方，更是打造风清气正、干事创业良好政治生态的必然选择。

二、烟草商业企业推行5S现场管理的步骤、方法及要点

（一）推行5S现场管理的步骤及常用的现场

5S现场管理工作的推行步骤，遵循“问题导向、改善改变、实用好用、长远发展”4个原则，立足“计划、实施、检查、改善”PDCA循环4个阶段，实施明确目标、制定计划、宣贯培训、推进实施、检查评价、总结提炼、循环改进7个步骤。

包括并不限于以下四类现场。

1.办公现场：市、县、站三级办公现场。

2.作业现场：烟叶收购现场和卷烟物流作业现场。

3.服务现场：零售终端服务现场。

4.管理现场：以流程、标准化等为管理方式的生产经营活动现场。

（二）推行5S现场管理的方法

首先，试点先行。以烟草商业企业机关部门为试点，集中力量建设5S现场管理示范样板，通过“先机关、后基层”两步走的推进路径，边建设、边总结、边推广，发挥试点先行的突破、示范和带动作用，向全员着重讲清5S现场管理的重要意义、目标任务和工作部署，推进5S现场管理进机关、进基层、进零售终端。

其次，分类推进。统筹5S现场管理“人、事、物”等要素，处理好“取与舍、多与少、左与右、优与劣、常与长”五个关系，充分识别和管理现场要素，区分客户层、执行层、管理层、领导层四个层级管理对象，分类建设办公、生产、服务三个管理现场。

最后，融合延伸。以消除“企业管理七大浪费”为切入点，通过组织全员查找浪费点、收集改善提案、岗位创新对垒等活动，找准5S现场管理与流程优化、精益改善和岗位创新的契合点、切入点，不断提升管理效能，推动5S管理见行见效。

（三）推行5S现场管理的要点

1.整理：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品

（1）要点：把要与不要的物分开，再将不需要物加以处理，实现三个目的：改善和增加作业面积；现场无障碍，提高工作效率；减少物的库存量，节约仓储成本。

（2）整理常用精益工具：5why、因果图、排列图等。

（3）提示点：物的区分与识别。实行“四位五性”检查，即对地面、墙壁、桌柜、悬挂四个区位的可见现场与不可见现场，从物品的安全性、实用性、规范性、纪律性、效益性五个方面，区分识别要与不要的物品。做到清退不需要物品、精简常用物品、严管个人物品；在区分“要与不要”的过程中，把导致“要”或“不要”的原因或症结找出来，进行浪费点识别区分，并明确提出，为解决重复发生的问题奠定基础。

2.整顿：将整理后的物品分区分类，科学布局、明确标识、取用便捷

（1）要点：把需要的物进行定点、定量、定容，实现三个目的：确保以最快的速度取得所需物品；在保障安全的前提下，以最高效和最简洁的标准或流程下完成作业；消除因物品无序放置和管理责任不明，导致的差错和事故。

（2）整顿常用精益工具：目视化管理、行迹管理、定点摄影法等。

（3）提示点：物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错；物品摆放地点要科学合理。例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些（如放在作业区内），偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些；物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别；对整理过程中的问题症结和浪费点，按照岗位（部门）职能，划分责任归属，实施责任“定位”。

3.清扫：打扫干净并保持整洁有序，查找问题原因并加以解决，保持良好状态

（1）要点：建立清扫责任区，人人参与，责任到人；实时对现场环境进行清扫，并保持到位；对在清扫过程中发现的问题，查找症结，运用精益方法，及时排除隐患，清除障碍。

（2）清扫常用精益工具：PDCA循环、5W1H等。

（3）提示点：正确选择清扫工具，明确安全操作要求。明确无杂物、无灰尘、无污渍“三无标准”和清扫周期频率，落实“自查、互查、巡查”工作机制，做到现场管理“在岗与不在岗一个样”。清扫为了改善，准确选择精益管理方法或工具，消除问题症结和浪费点（如利用ECRS解决流程不畅的问题，利用目视化管理消除检索效率低的浪费，利用标准化管理解决员工操作不统一的问题等）。

4.清洁：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、标准化、流程化，持久推进，维持其成果

（1）要点：对改善过程以标准、流程、制度等形式固化下来，并加以推广应用，防止问题反复发生。

（2）清洁常用精益工具：流程管理、标准化管理等。

（3）提示点：关于标准的制定，不能搞“一刀切”，一定要让员工本人参与，有充分的发言权，东西怎样放置最顺手，自己研究一个标准，研究好之后固化下来。充分尊重使用者本人的意见，标准制定过程就是自我管理过程。标准的完善实施动态管理，将精益改善或岗位创新成果及时纳入制度、标准的固化环节。注重引进转化成果的检验，提高制度及标准的实用性和操作性。

5.素养：按章操作、依规行事，养成持续改善的良好习惯

（1）要点：让员工能通过实践5S管理，转变思维方式，形成规矩意识，改善行为习惯，提升工作能力，是5S现场管理活动的根本所在。

（2）素养常用精益工具：改善提案、合理化建议等。

（3）提示点：素养体现在思维方式和行为习惯的转变，员工由标准的参与者，到规矩的遵守者，再到管理的改善者，实现了员工从思想的认同到行动的自觉，形成“人人都是管理主体”的责任意识和“事事都有提升空间”的行为习惯。素养的督促与评价，通过硬考核是不行的。5S现场管理，没有前置的、大量的工作，单纯的强制性考核则会适得其反。5S现场管理是可以考核的，必要的激励措施可以有，但必须建立在职工心服口服的基础上。

三、烟草商业企业推行5S现场管理常见的问题

（一）思想认识问题

“图省事、图方便、怎么舒服怎么来”是绝大部分员工日常工作生活的行为习惯。推进5S现场管理过程中，员工的思想认识可能存在不够到位的问题。首先，认识不到5S现场管理是一种科学系统的管理方法，将其等同于“打扫卫生”，甚至与日常工作对立起来，当成工作负担，嫌麻烦、应付了事；其次，认识不到“员工既是被管理者，也是管理者”，标准被动执行，推一推动一动，不推不动，积极性、自觉性不高；最后，认识不到素养是现场管理的最终落脚点，只停留在整理、整顿、清扫的浅层次，没有从机制层面固化形成良好习惯，导致现场管理流于形式、浮于表面。

（二）领导作用发挥问题

领导干部在5S现场管理中要发挥决定性作用，要担当起以下四种角色。首先，要当好“老师”。领导干部首先必须把5S现场管理弄清吃透，再用最朴素的语言教给员工。只有一把手吃透了，才能真正重视起来，这项工作才能更好推进下去。其次，要当好“策划者”。领导要带头做好5S现场管理的顶层设计工作，结合本单位实际，精心策划实施方案，明确推进5S现场管理的方法、步骤、路径和目标，把复杂留给设计，把简单留给操作；再次，当好“组织者”。5S现场管理涉及全员、全过程、全方位，从方案策划到标准制定，从推进实施到效果评价，主要领导要带头讲好现场管理“第一课”，在内部协调、形成合力方面发挥作用，通过开展“大家学、大家谈”等活动，切实解决影响5S现场管理的“惯性、惰性和不确定性”思维；最后，要当好“把关者”。领导干部要带头参加5S现场管理实施过程，充分发挥自身丰富的业务和管理经验，把好推进质量关。

（三）全员参与问题

推行5S现场管理的意义在于“人创造环境、环境改变人”，核心在于“让员工从被管理者转变为管理者”。作为5S现场管理的实施主体和责任主体，只有充分发挥每名员工的主观能动性，让每名员工亲自参与，亲自设计、亲自验证，才能保障标准制定的可行性、实效性和持久性，切实营造“人人积极参与、事事遵守标准、岗岗改善创新、共谋转型升级”的浓厚氛围。

四、烟草商业企业持续提升5S现场管理工作成效的保障机制

通过推行5S现场管理，推动现场由“杂乱无序”向“井然有序”转变，员工由“被动执行”向“自发自觉”转变，管理由“深耕一域”向“融入全局”转变，如何保持并持续提升工作成效，切实营造“人人都是管理主体，事事都有提升空间”的管理氛围，需要重点做到四个保障机制。

（一）健全标准流程，强化规范保障

坚持“以运行反推标准”，强化PDCA驱动，与制度建设、流程优化深度融合，完善5S现场管理的制度体系、标准体系和流程（SOP）体系，明确标准要求，压实管理要点，确保5S现场管理实施过程有章可循、有据可依。

（二）健全管理诊断机制，强化责任保障

坚持过程与结果并重，对5S现场管理实施末端评价，严格加减分双向激励，切实做到“干好干坏不一样”。建立市县站季度巡检机制，配合实施《清扫检视记录表》《现场管理巡检表》《问题整改记录表》等清单，推动自我诊断、自我改进、自我提升。

（三）健全成果转化机制，强化应用保障

以5S现场管理创新成果转化为重点，突出成果应用检验，可以提取现状改善率、员工熟知率、应用覆盖率、计划完成率等KPI指标进行评价，增设“成果转化应用奖”，切实解决各类成果“创而不用”、成果转化不实不细等问题。

（四）健全员工激励机制，强化动力保障

在推进5S现场管理过程中，围绕消除浪费、提升效率，同步开展改善提案征集、合理化建议征集、浪费点查找等活动，定期评选最佳改善提案、最佳改善案例、流程优化案例并进行表彰奖励，对各类改善创新成果，可采用冠名工作法等形式进行命名，不断提升员工个人的获得感和成就感，激励员工主动发现问题、消除浪费的自觉性和持续性。

五、结语

5S现场管理，道阻且长，行则将至。在推进过程中，要抓好5S现场管理，统一思想是前提；要不断深化对5S现场管理的认识，凝聚全员共识，形成推进自觉；全员参与是基础，牢固树立“人人都是管理主体”的理念，引导干部职工从“要我管理”向“我要管理”转变，不断释放“我的岗位我负责、我的现场我管好”的动能；推动融合是关键，要坚持“事事都有提升空间”，推动5S理念向流程优化、岗位创新等领域延伸，并体现在队伍素养的新气象、干事创业的新成效上；长效机制是保障，要建立健全制度体系、标准体系、流程体系，推动现场管理走向深入，不断取得更多可推广、可复制的成果，向更高标准、更高水平迈进。