新形势下财务档案管理技术要点分析

■李旭微

一、财务档案的多样性

财务档案主要反映企事业单位的经营情况，财务档案涉及的内容较多，具体包括财务报销原始凭证，会计出入账账簿，财务月、季、年报表，银行结算单、重大工程项目收支会计档案、财务原始凭证、其他应当保存的重要会计核算相关资料。企事业财务档案资料既存在多样性又存在保密性，因此进一步规范对财务档案的管理有着十分重要的现实意义。财务档案的种类很多，大致分为以下三类，第一类为会计凭证类：包括现金账以及银行存款日记账、固定资产清查卡片、辅助账簿；第二类为财务报告类：包括财务分析报告以及财务年度决算纸质报表；第三类为其他类：包括财务档案各类清册，如财务档案移交清册、财务档案销毁清册以及单位开户银行对账单等。

二、财务档案管理应遵循的原则

财务档案归档整理应当按照会计资料的形成规律，遵循财务资料的系统性与完整性，一般情况下，财务部门为了便于查阅资料原则上保留上一年度的会计基础信息、财务报表等相关资料，待会计期终了，将前一年度所有财务资料进行分类整理，完成账簿页码编号，编制档案清册，打印交接清单后到档案管理部门办理相应的存档手续，档案管理人员将按照文件价值、保密等级和保管期限对档案文件进行归档立卷，归档时按年度立卷。逐项填写案卷封面、卷内目录、并编制案卷档号，待手续办理完毕，档案管理人员与财务人员共同办理移交签字手续，一般情况下由相关科室领导进行监交。

三、财务档案的分类结构

为了便于财务档案分类和管理，将财务档案划分为以下几类。一是会计原始凭证，主要记录常规财务报销凭证、常规工资支出凭证、日常报销凭证等。二是会计报表，主要包含财务月报表、年报表以及财务分析报告。三是会计账簿，主要包含会计出入账账本、出纳收支账本等。四是审计报告，主要有重大工程审计报告、年度审计报告等。五是其他，主要包含会计相关技术资料等。档案编号按照会计年度分类，分别将上述类别进行依次编排，可采用字母结合阿拉伯数字的方式进行编排，例如A001，B003。保管期限分为三个等级，即永久、30年、10年。为了便于查阅，不同的保管期限分别在密集架中对应相对固定的保管位置，最后统一编制流水号为保管卷号。

四、规范财务档案管理的有效策略

（一）严格财务档案管理执行力度

首先要完善档案管理制度建设和修订工作。强化对档案信息系统的安全保护，根据工作实际制定完善的操作规程，操作流程应简洁明了切实符合工作需求，随着经济体制改革的不断发展，对不符合工作实际的相关制度要及时进行修订与完善。建立档案工作领导小组，企事业单位一把手要亲自落实和督办，成立由单位一把手负总责，各部门主要负责人分级落实的工作链条，形成上下协调齐抓共管的长效管理机制。增强安全生产防范意识，针对档案内部管理环境定期进行消防应急演练，以此增强档案管理人员的责任意识，提升档案管理员果断处理突发事件的应变能力。此外，领导小组成员将在组长、副组长的安排指导下定期或不定期组织人员对日常归档业务及安全生产等情况进行检查，督促相关科室按照时间节点办理归档手续。

（二）创建有利于档案资料存放的内部环境

档案室内温、湿度的控制是保障档案科学存放的重要指标之一，这一点往往容易被大家所忽视，温度高、湿度小则直接导致纸质文件发黄易碎，相反室内温度低、湿度大，纸质资料极易产生霉斑、变质，同样不利于资料的保管。因此，通过对档案室内温、湿度的合理控制保障室内环境温度适宜是科学管理的关键环节。首先，每日对档案室进行卫生清洁，保持通风透气且避免紫外线照射。其次，通过温、湿度计量器对室内环境进行监测并逐日记录温湿度信息，受季节影响室内温、湿度不符合要求时，应当及时通风并通过加湿器进行有效调控，而今后，温、湿度由人工数据监测向智能化转型也将会成为档案科学管理的必然趋势。

（三）完善档案管理硬件设施建设

财务档案存放保管必备的硬件设施包括独立的档案室、档案存放密集架、保密柜、消磁柜、电脑、复印机、碎纸机、灭火器以及必要的监控设施等。档案室需配置安全防盗门，窗户要配备防盗安全护栏，屋内配备灭火器、干燥剂、防虫、防鼠药剂，通过以上措施达到防火、防潮、防鼠、防盗的目的。首先档案室内防爆照明设备的安装与使用，既是档案存放的必备装置之一也是安全生产中至关重要的关键环节，防爆灯的使用能够有效地避免因电路老化、照明设备接触不良而引发的火灾。其次，档案室内监控设备的安装与使用是防止档案丢失、实时监测档案室内动态环境的重要辅助设备，档案室内监控设备应当24小时启动，特别是在重大节日前，要对监控设备进行安全检查，确保在节假日期间设备能够正常运行。所以完善档案室硬件设施建设，有利于档案管理人员对原始资料进行合理的归集整理以及跟踪保护，避免档案资料遭受自然因素破坏以及在借阅、传递、复印环节中造成人为原因的破坏，在档案管理过程当中避免因借阅、流转所造成的资料丢失、涂改、折损等情况的发生。

（四）严格电子档案信息软件与载体的安全防护

电子档案信息的存储与管理是档案管理的重要组成部分。首先，建立完善的档案信息安全防护体系，选用优质电子档案信息载体，电子媒介质量的好坏直接影响档案的使用和贮藏寿命。第二，加强网络安全管理，利用防火墙及其杀毒软件有效保证网络安全。第三，严格控制紫外线的射入，避免由于强光直射对电子档案信息载体产生的危害。第四，定期对杀毒软件进行升级，定期修补计算机漏洞，以保障计算机的信息安全。第五，对档案软件管理系统进行定期升级与维护，确保系统信息录入、数据管理、档案统计、档案利用等各项功能能够正常运行。第六，为了防止单位磁介质档案资料产生褪磁、霉变、锈蚀等情况的发生，需要定期对磁盘、录像带、移动磁盘等重要的磁介质档案资料进行消磁处理，达到有效阻止外界磁场、湿气入侵的目的。

（五）优化财务档案管理人员的岗位配置

在财务档案管理工作中，一是档案管理员要定期参加业务培训，将各年度继续教育的学习作为能力提升的主要途径，切实提升档案人员的管理水平。二是不断强化档案人员的政治素养以及风险意识保密意识。三是提升档案人员的业务能力，档案管理人员要具备较强的业务能力、良好的工作态度、较强的工作责任心、作风严谨、求真务实。四是能够熟练地操作档案管理应用系统，对财务档案有清晰认识，并且能够熟悉财务档案归档相关事项。五是档案管理人员能够熟练地掌握灭火器的操作方法并按照安全生产责任要求参加每年一度的消防应急演练。六是档案管理人员应当具备一定的协调应变能力，积极推进与地方档案管理部门的协同配合，便于及时掌握最新档案管理相关政策，切实将档案管理各环节工作做细做实。

五、严格财务档案保存、借阅、销毁流程

（一）财务档案归档前保存

一般情况下，企事业单位对当年形成的各类原始账簿、财务报表、分析报告等会计资料，待年度终了后，由财务部门按照档案管理要求对各类财务账簿装订打印成册，由本部门指定会计人员统一集中管理，原则上自行保管期为一年，待第二个会计年度终了后，由财务部门将整理完备的原始资料进行清点排序，根据归档流程对财务部门移交的各类原始资料进行归集整理、查阅立卷，编制会计档案保管清册（注：出纳人员不得监管会计档案），编制财务档案移交清册后移交档案管理部门。

（二）财务档案借阅管理

为了保护档案资料的真实完整，杜绝原始资料泄密或者丢失等情况的发生，非财务人员不得查阅会计档案，如有特殊需要借用、查阅或复制，需由借阅人书面提出申请经单位主要领导签批，填写档案查阅表，明确查阅时间、查阅事由后方可办理。借用、查阅、复制等事项均应在档案室内完成，原则上档案原始资料均不得离开档案室，查阅、复制完成后由档案管理员及时归档。财务人员查阅常规档案，按照借阅管理规定如实填写档案查阅、借阅登记表后即可办理，对涉及重大资金收支、往来款项，以及基建项目资金的账目查阅，借阅前需经科室主要负责人及分管领导书面签批后方可办理借阅手续。此外，对借阅时间较长未能归还的档案，管理员应当适时询问原因，督促借阅人及时归还。

（三）财务档案销毁流程

单位应当定期对已经达到保管期限的财务档案进行鉴定，按照档案类别编制鉴定意见书。档案的鉴定是会计档案销毁前至关重要的一环，经过鉴定，已经达到保管期限但仍需保存的重要财务资料，应当对其单独立卷，视财务资料的重要程度对保管期限重新划定，同时应当在财务档案销毁清册和财务档案保管清册中列明。对已经达到保存期限，经过鉴定确定无保存价值的财务档案，则按照销毁规定程序办理销毁手续。电子档案的销毁程序需符合国家相关法律法规，由单位档案管理机购、会计管理机构、信息系统管理机构共同派出指定人员进行监销。

1.通过档案销毁鉴定完成后，由档案管理部门制定编制销毁清册，销毁清册的编制要做到具体完整，逐项注明档案名称、装订册数、序列卷号、起止年份、保管期限以及销毁时间等内容。

2.单位主要负责人、档案管理分管领导、单位财务管理负责人、档案管理员均需要在财务档案销毁清册上签署意见。

3.财务档案保管部门、财务部门共同向当地档案管理部门书面提出档案销毁申请，经过当地档案管理部门批准后方可执行后续销毁手续。

4.档案监销人员应当在财务档案销毁前，按照销毁清册中所列明的内容逐一清点仔细核对后方可销毁，档案资料销毁后由监销人员在档案销毁清册上签字盖章，同时将销毁流程以及监销等情况向单位主要负责人报告。