“互联网+”时代高校档案利用服务探究

■温倩倩

案利用需求，为高校师生提供便捷、高效的优质服务。

一、引言

二、“互联网+”时代高校档案利用服务的变化

如今,“互联网+传统行业”如雨后春笋般萌生，而我们档案行业也逐渐顺应时代的发展，将互联网融入档案行业。在2020年6月20日通过的新修订《档案法》中第二十八条明确规定：“档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。”档案工作人员不能单一的维持原有的档案思维，还要紧跟时代发展，丰富档案服务方式，更好地提供档案服务。高校档案部门保存了学校非常重要的档案信息，记录了一所学校的发展历程以及学生们的档案等。高校档案部门为全校师生提供档案利用服务水平的高低，体现出档案能否发挥出自身对学校发展历程中应有的价值。时代的发展进步，互联网的高速发展，使我们的生活发生了改变。对于高校档案而言也应该紧跟时代发展的潮流,结合互联网做好高校档案利用服务工作。充分发挥网络便捷化的优势，优化高校档案利用服务的方式，满足师生多样化的档

（一）服务理念由被动等待上门到主动提供服务

高校档案部门，比如高校里的档案馆（室）是全校的档案归属地。包括了各个类型的档案，例如教学档案、科研档案、基建档案等。高校档案工作人员要提供优质、快捷的档案利用服务。“互联网+”时代的发展，高校档案的利用者在查找利用档案时，需求方式不仅仅是原来的到馆查档，还可以利用互联网的快捷方式，不受时间地点的限制。互联网时代档案用户在获取档案信息时，已经不仅限于传统的档案利用者线下查档、被动接受档案部门的服务，而是档案部门服务理念逐渐向主动提供利用服务的方向转变。因此档案部门也要跟上互联网的发展，使服务的方式更加多样化，朝着积极主动向高校提供档案信息资源的方向转变。

（二）服务方式由线下为主到线下线上相结合

“互联网+”时代，档案用户越来越追求快捷的信息服务方式。而高校档案部门接收来的文件除了纸质文件外，还有大量电子文件。伴随而来的是高校档案利用服务方式将不再只是传统的提供纸质档案而是纸质档案和电子档案相结合，由原先的线下为主逐渐向线下服务与线上服务两者并存服务的方式转变，根据档案利用者自身需求进行自由选择，比如对于“异地查档”的利用者，可以不受时间和空间的限制，十分便利。高校档案部门提供档案利用服务的手段也加入了移动客户端，如可以通过官方微信公众号、微博及移动APP，开启“掌上服务”，使高校档案利用者可以通过多渠道了解档案资源信息及享受到档案利用服务。高校档案部门在互联网背景下建设了档案管理信息系统，通过互联网进行文件材料的接收、整理、保存等工作，对于接收来的电子文件还要由工作人员进行数字化的图文扫描进行保存，再对接收进馆的电子文件利用档案信息系统进行整理保存。档案信息化的建设使得档案的保存更加便捷、更加科学。在提供纸质档案的同时也保存了电子档案，二者并存满足高校档案利用者不同的档案利用需求。

（三）服务内容由仅发挥原始凭证作用到深度挖掘档案信息资源

对于传统纸质档案时代，高校档案部门提供档案利用服务的主要工作内容通常是为前来档案部门的利用者开展档案的查阅、复制原件、开具档案证明等工作。如今的“互联网+”时代，高校档案利用者的档案利用需求已发生一些变化，更加希望高校档案部门在提供档案利用服务时通过深度挖掘数据信息等现代化方式对档案信息进行多维度、多角度、深加工，提供有深度的档案信息内容，所以高校档案部门的档案利用服务内容，一方面要保持原始凭证作用，另一方面还要使高校档案信息资源的价值在互联网时代更好地得到发挥。比如安徽大学档案馆建设的“数字记忆网项目”，是一种采用人工智能与数字人文相结合的新方法，运用此方法可以实现高校历史照片档案资源的在线智能化编研与利用，在多维度资源聚类的基础上，以人工智能技术为依托，挖掘出更多智能化、便捷性的辅助功能，并按照时空维度和内容维度两种组织方式，为高校历史照片档案资源的编研分别提供基于时空维度、基于主题维度和基于场景维度的智能化编研，高校师生及毕业生通过网站可以了解到学校相关历史。

三、“互联网+”时代高校档案利用服务存在的问题及原因分析

（一）“互联网+”思维及档案利用服务理念仍需提升

在档案领域引入“互联网+”思维，是一种紧跟时代发展的表现。主要是将互联网信息技术运用在档案工作中。这种思维意味着档案利用服务要向信息化转变，要实现一种转型升级，在传统档案服务的基础上，向现代档案服务转化。而若想实现从传统档案服务到现代化档案服务的转变，就要在意识上开启互联网思维并运用在高校档案利用服务中。不能停留在传统的思维理念上，即档案人员在档案馆内坐等档案利用者上门，随后提供档案利用服务这样一种被动服务的方式。要提供现代化档案服务首先在档案服务工作中加入互联网思维，运用现代化信息技术手段，主动适应高校档案利用者变化的档案利用需求。此外，档案社会认知度较低、服务创新能力较弱、服务内容单一、用户活跃度不高，一直是困扰档案利用服务工作的难题。作为高校的档案工作人员其主动服务意识要继续加强，思维惯性导致还是像传统时代那样被动提供档案利用服务。高校档案工作人员只有先转变思维方式及服务理念，才能逐步解决遇到的各种挑战。

高校档案工作人员在“互联网+”思维及服务理念上之所以还有待提升，主要有以下两点原因：一是从高校的档案专业人才培养计划来看，高校档案专业课程安排可以适当做出调整。比如高校开设档案学专业课程多数以档案专业理论知识，而互联网时代，每一位档案学人不仅要熟练掌握扎实的档案学专业基础知识，还要学习计算机网络知识。然而少数会在课程中开设对信息技术知识的学习，这说明档案学专业对人才的培养方式还需要作出一定改变，将档案学专业知识与互联网技术相融合，培养越来越多的高素质档案人才。二是由于高校档案工作人员日常业务繁忙，因此很少有时间参加档案专业知识的继续教育，也很少有机会开展档案行业的培训交流，从而造成只顾处理业务工作，无法紧跟互联网时代的发展，深入研究档案学最新热点问题。

（二）档案线上服务质量有待提高

随着时代的发展以及互联网的推进，越来越多的领域引入了互联网，档案部门也不例外。对于高校的档案部门来说，逐渐建立了自己的档案门户网站，档案利用者通过网站可以进行预约查档、线上查看档案信息等，极大地方便了利用者，也减少了档案工作者线下的工作量。档案线上服务优化了档案服务方式，简化了查档的手续，使高校档案利用者只要有网络，动动手指就能办理业务，打破了时空的限制。而有些档案利用者在办理业务时还需到线下去办理，比如高校档案部门会通过网络平台告知档案利用者可以在线预约办理，而档案利用者线上提交申请后，面临着迟迟得不到对方的回复、回复信息时间效率不高的问题。档案利用者即便线上进行预约后，仍需面临着到线下上门查阅档案，办理业务。因此，高校档案部门始终要保证线上服务的质量，不搞形式化，实事求是为高校档案利用者办事。

高校档案线上服务质量有待提高，主要原因和高校档案信息化质量不高有关，使得线下工作无法满足线上档案利用服务工作的需求。“互联网+”时代，高校档案信息化重点是对档案信息资源的挖掘整合，只有对线下档案信息资源进行整合，提高档案信息化质量，将线下工作与线上档案系统相结合才能有效发挥档案的真正作用。

（三）档案信息安全保护意识有待进一步加强

“互联网+”时代，档案利用服务工作是利用网络开展的，这给高校档案工作人员和档案利用者带来了极大便利，同时也隐藏着潜在的风险以及档案信息安全保护的问题。高校档案部门对计算机安装杀毒软件等技术手段加强互联网安全防护，除了技术手段外，网络的日常运营维护也尤为重要，要时刻保持防范意识。高校档案信息化建设中存在一些问题，如重系统建设轻运营维护，对于高校档案部门接收来的电子档案其存储的安全性存在风险，在提供档案利用服务过程中要防止泄密、数据丢失、篡改、电脑病毒等问题。

主要原因在于：高校档案信息安全保护意识不强，各部门之间缺乏协作交流。“互联网+”时代，高校档案工作可以结合高校智慧校园的建设。高校档案利用服务工作要创新发展，要将教学管理活动数据化，完好保护档案信息资源不缺失、不泄露，所以要加强对高校档案工作人员的档案信息安全保护意识。

四、“互联网+”时代推动高校档案利用服务工作的对策

（一）强化高校档案工作人员“互联网＋”思维

理念是行动的先导。首先从思维意识着手，让档案工作人员强化“互联网+”思维。其次，从国家政策角度着手，贯彻执行国家对于档案工作人员参加培训、继续教育的政策要求，使高校档案工作人员提高自身的业务技能与素质。在培训的过程中可以着重加强对计算机知识以及信息技术的学习，扩大高校档案人员的知识面，强化互联网思维。此外，可以开展学术交流，请档案领域知名专家学者到高校档案部门讲学，从思想上让高校档案人员充分了解和意识到互联网与档案融合的重要性。对于一些开设档案学相关专业的高校，可以时刻关注国内外档案学理论前沿问题，并将最新学术研究成果运用在档案专业课程教学中。高校档案部门的工作者要时刻保持互联网与档案融合的责任意识以及档案利用服务意识，提高自身业务能力，保持“活到老，学到老”的心态，多学习，多交流。

（二）提高档案利用线上服务水平

高校档案，主要有教学档案、科研档案、基建档案等，而教学档案是工作量大且利用率最高的档案部门，教学档案部门保管的有全校学生的个人学籍档案、入学及毕业登记表、学生成绩单等个人档案。教学档案中利用率最高的为学籍档案，可以通过开展学籍档案远程利用服务，使利用者享受到更加便捷的服务。比如中国科学技术大学档案馆为做好新形势下高校学籍档案利用服务工作，重点推进学籍档案远程利用服务，大幅减少毕业生本人（或被委托人）来馆现场办理，简化毕业生利用学籍档案流程，解决学籍档案的远程利用难题，切实将该校毕业生学籍档案利用“最后一公里”服务落到实处。该校档案馆在保留原有“现场办理”方式的同时，新开通学籍档案远程利用服务，通过“远程办理”“现场办理”两种方式相结合为该校毕业生提供更为高效便捷的档案利用服务。互联网时代，要紧跟时代发展，更新观念，不再把线下当做唯一查阅档案及办理业务的渠道，尤其在当前新冠疫情防控下，更是需要线上来提供档案利用服务。档案部门要提供异地咨询、查档等线上服务，还可以在微信公众号、微博、移动手机APP等线上发布信息，让广大师生以各自熟悉喜欢的方式享受到档案利用服务“互联网+”的魅力，提升高校档案利用线上服务水平。

（三）提高档案信息资源安全保护意识及各关联部门之间的协作

前面介绍了“互联网+”时代给高校档案利用工作带来的一些变化，比如档案利用服务线上与线下相结合、深度挖掘档案信息内容，而利用网络不可避免会存在安全隐患，所以要提升高校档案人员的安全保护意识。高校档案部门是高校存放档案信息的平台，它存在的主要价值就是对高校的重要资料进行记录，并为高校的工作和发展提供重要的指导。例如在进行档案记录时，所记录的是学校及师生的真实信息，所以可能会涉及到学生的个人隐私，因此高校在对档案进行收集、整理、保管及利用全程中，要始终树立保密意识，加强对档案利用的监督与管理。另外，高校档案利用工作除了档案馆、综合档案室档案部门外，还可以和其他部门之间互联互通、相互协作提供服务。比如中国科学技术大学于2021年2月成立档案文博院，统一管理学校档案馆、校史馆和博物馆。