县级人事档案集中统一管理实践及思考

■张金霞

人事档案具有很强的流动性，在我国一直是分散管理。在现实工作中，机关事业单位的人事档案管理较为规范，其他部门的人事单位管理则相对落后，尤其是企业职工档案的管理水平参差不齐，职工因缺少相关档案难以主张合理权益的事情屡见不鲜，对企业发展和社会稳定也造成了隐患。在当前条件下，集中管理各类人事档案是一种比较可行的方法。在知网检索篇名为“人事档案”并含“集中”的文献，可以查找到24个结果，其中有部分文献并非探讨人事档案集中管理，其余文献多数是探讨干部人事档案的集中管理，比如李晓丽、孟迪、燕开良等人的文章。从这些文献可知，干部人事档案集中管理已经有了比较多的案例，但是对于其他类型人事档案的集中管理则缺少关注，更缺少成功的实践。本文以诸城市集中管理干部人事档案、毕业生档案、企业职工档案、国有企业退休职工档案为例，探讨县级各类人事档案集中统一管理的方式，分析其优点和需要注意的问题。

一、诸城市集中管理各类人事档案的背景

诸城于1987年撤县建市，曾先后成功实施了“商品经济大合唱”“贸工农一体化”“中小企业产权制度改革”等在全国有较大影响力的“诸城经验”，县域经济比较发达，是全国百强县，境内有北汽福田、得利斯、希努尔男装等知名企业，还有数量众多的小型企业。诸城是人口大县，常住人口超过了107万（2020年数据），对人事档案管理存在很大的需求。

在很长的时间里，诸城市各类人事档案分散管理，机关事业单位干部人事档案、企业干部人事档案、毕业生人事档案分别保存在原人事局干部科、人才交流中心和毕业生分配办公室。企业职工人事档案则由各个用人单位和人力资源公司管理，档案管理人员变动频繁，档案库房不达标，个人档案保管不善，涂改、撤换材料、丢失等情况时有发生。在这种情况下，一个人要查询自己的人事档案，经常要跑多个地方，由于人事档案归档不及时、不完整乃至丢失的情况，导致部分人维权难、取证难，对社会稳定造成了不良影响。

二、诸城市集中管理各类人事档案的过程

（一）第一个阶段：人事局和劳动局各自成立人事档案管理部门

2003年，原诸城市人事局将干部科、毕业生分配办公室、人才交流中心三个科室分别管理的人事档案合并管理，成立档案管理科（股级），负责人事管理权限之内的市直机关、镇街（园区）公务员及企事业单位的国家干部、聘用制干部以及大中专毕业生档案的管理工作。2006年，原诸城市劳动局成立劳动局档案管理中心，集中管理企业职工人事档案。这两个专门的人事档案管理部门的成立，初步改变了以往各类人事档案分散管理的弊端，部分实现了集中管理，但仍然有待继续深化。

（二）第二个阶段：人事局和劳动局合并

2010年2月，原诸城市人事局与原诸城市劳动局合并成为诸城人力资源和社会保障局，原人事局档案管理科变更为人社局档案管理科，原劳动局档案管理中心变更为一个专门档案室。这两个部门相互独立，互不隶属，各自承担原有职能，档案并未实现集中统一管理，仍然是两地两库房各自办公，致使个人办理档案业务要两地跑。

2017年5月人社局档案管理科升级为干部人事档案管理中心（副科级事业单位），并改善干部人事档案管理现状，重新建立了达到档案“九防”标准的4个专门的大档案库房，可以管理约15万册的人事档案。

（三）第三个阶段：实现各类人事档案集中统一管理

鉴于两个独立档案室分散管理人事档案所带来的弊端，诸城市人社局从多个方面着手，最终实现了各类人事档案的集中统一管理。

1.完善基础设施，为集中管理打下基础

符合标准的现代化档案库房，是集中保管各类人事档案的必要前提。为集中管理各类人事档案，诸城市人社局决定，将保管企业职工档案的档案室所在的一幢五层楼房清空，整体加固改建为档案楼，并申请财政资金405余万元，用于工程建设。2020年4月开始施工，2021年4月竣工并投入使用。改造后的库房使用面积由原来的260平方米增加到1200平方米，新增约400立方米智能密集架，200立方米档案橱柜，库房容量共计约50万册。

新建立的档案楼的档案库房以总控室为核心，各个智能化库房为分支的“智慧型档案室”，配备湿度、净化消毒自动测控管理系统、自动防盗报警管理系统、漏水监测报警管理系统等，对各个库房内的温湿度、空气质量进行实时监测和远程控制，建立起人防、物防、技防相结合的档案安全防护体系，确保纸质档案的存放安全。

2.进行机构改革，完成集中管理

2020年12月，诸城市人社局进行机构改革，干部人事档案中心与市人力资源服务中心合并，成立公共就业和人才服务中心，下设档案科（股级），将全市事业单位科级以下人员干部人事档案、流动人员人事档案纳入管理范围。

2021年5月，原干部人事档案服务中心所管理的8.3万册人事档案，整体搬迁至人社局新档案楼。至此，诸城市人社局管理的干部人事档案、毕业生档案、企业职工档案、国有企业退休职工档案四部分整合在一起，实现了归口集中管理。目前，档案科共管理23万余册人事档案，其中机关事业单位干部人事档案（含退休）1.2万册、流动人员人事档案（含毕业生档案和企业职工档案）21.6万余册、国企退休档案1000余册。

3.完成档案数字化

诸城市公共就业和人才服务中心成立专项领导小组，积极筹备档案信息化建设相关工作，于2021年5月以聘请第三方外包的形式，对现管理的18万册流动人员人事档案中的26项必采信息和82项可采信息进行信息采集录入工作，并做好与省集中系统和全国档案管理服务运行平台的对接。同步开展对2.3万册退休职工的数字化扫描工作，现均已完成，对干部人事档案和国企退休人员档案的数字化扫描也在逐步开展。

4.实现“一窗受理”“一链办理”

档案科通过在档案楼一楼入口处设置综合窗口，优化了办事流程,提供了便捷高效的服务通道，从办事群众角度出发，开展弹性服务模式，根据实际情况办理相关业务，切身实际办实事，让群众少跑冤枉路、放心办、满意办，以真情服务践行“温暖人社”。实行流动人员人事档案接收等事项告知承诺制,采取容缺受理方式,先受理再补缺,一次性告知存在的问题和补救措施。诸城市公共就业和人才服务中心还积极开展档案业务技能培训，明确新形势下档案服务需求，确保工作人员熟练掌握省公共就业和人才服务网上平台、档案一体化管理系统的操作流程。

三、集中管理各类人事档案的优势

（一）整体上提升人事档案管理水平

在各类人事档案分散管理的情况下，各保管单位之间互不隶属，也极少有业务来往，形成了信息孤岛，经常会发生一份档案重复保存、多个部门单位分部分保存或者都不保存的情况。而且，各保管单位工作水平参差不齐，有的已经达到省级先进水平，有的单位则非常落后，甚至没有档案室，在这种情况下，几个保管单位工作水平的提升，并不能带动一个地区人事档案管理水平的整体提升。由人社局集中管理各类人事档案之后，就不再存在这个问题了，只要抓好人社局这一个点，就可以从整体上提升辖区内人事档案管理水平。

（二）缓解企业压力，倒逼企业档案管理规范化

改革开放以来，我国经济快速发展，催生出了数量非常庞大的各类企业。一个企业要合法经营，就必然会产生人事档案。然而，每个企业的情况是千差万别的，有的企业非常重视档案工作，职工档案得到了妥善的保管，还有很多企业则忽视档案工作，造成职工档案管理混乱。由人社局集中管理企业职工档案，一方面可以减轻企业的压力，为他们提供保管职工档案的途径，另一方面也可以倒逼企业重视职工档案的收集工作，最终实现规范化管理。

（三）为公众提供更为便捷、高效的查档服务

人事档案是真实记录一个人学习、工作经历的凭证，在现实中也有比较高的利用率。在人事档案分散管理的时候，一个人要查询人事档案，有可能要去几个不同的单位才能查到。因为保管单位公信力有差异，查询到的人事档案文件能否起到凭证作用，仍要打上一个问号。这些情况，给公众造成很多不便。由人社局集中管理各类人事档案，就免去了这些困扰。公众只需到人社局这一个地方，就可以查询各类人事档案，而且人社局是国家机关，具有公信力，出具的档案复制件完全可以得到社会认可，能有效发挥凭证作用。

四、集中管理各类人事档案的潜在问题

由人社局集中管理各类人事档案，具有显著的优势，但也存在不可忽视的潜在问题，突出地表现在人力、物力、财力方面。

（一）工作量增加，造成人员相对不足

人社局集中管理各类人事档案，必然造成库存档案数量的成倍增长和服务面积的扩大。加之人事档案本身具有流动性的特点，经常要补充材料，人社局档案科的工作量会大大增加，造成人员相对不足。按照《干部人事档案工作条例》，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，目前诸城市公共就业和人才服务中心档案科管理的档案有23万余册，工作人员只有10名，人手严重不足。如果工作人员的数量无法满足工作的需要，就会影响工作的正常开展。

（二）需要有充足的资金作为保障

人社局集中管理各类人事档案有一个必要的前提，那就是要有充足的资金作为保障。无论是档案库房的建设和维修、各类设备的购买和安装，还是档案数字化的持续开展，都需要大量资金投入。以诸城市为例，现在诸城市公共就业和人才服务中心档案科每年新增人事档案2万册，档案库房很快就会面临饱和。如果没有资金投入作为先决条件，集中管理各类人事档案就无法实现和持续开展。