县级数字化档案管理的应用现状及未来前景研究

■陈凤颖

引言

对于档案应用数字技术进行管理，可以有效保管档案资料，同时发挥其利用价值。但是，在应用档案数字化技术的过程中，会存在各种影响因素，导致数字化技术的应用价值不能充分发挥出来。这就要求各单位要充分考虑到实际工作需要，根据档案数字化发展所具备的特点，将优质的人才队伍建立起来，做到工作标准化、统一化，实现档案资源共享，使档案数字化发展的同时，能够提高管理质量。所以，在应用数字技术实施档案管理的时候，需要树立服务理念，以提高档案服务质量为目标展开工作，使数字技术的功能得以充分发挥。

一、档案管理中应用数字技术的意义

在进行档案管理中应用数字技术，可以将复杂的档案资源简单化，繁琐的档案管理流程简单化，且在进行档案管理中不再受到时间的约束和空间的限制，充分发挥数字技术的优势。用户在查阅档案资料的时候，应用检索功能就可以满足需求，即使不在现场，使用智能手机登录到指定的平台，就可以获得信息，由此提高了档案使用效率。

应用数字技术实施档案管理，可以全方位地展开档案管理工作，更有效地为用户提供服务。

二、数字化档案管理的优势

（一）将存储与利用相结合

档案的存储不是目的，而是要发挥其使用价值，所以，仅仅是存储档案无法获得良好的利用效果。档案数字化管理，对于这方面的问题能够有效解决，不仅可以对档案资源实施必要的存储，还可以充分发挥其利用功能，确保档案资料发挥服务价值。

（二）将资料价值和版本价值剥离

应用先进的档案数字化技术，通过数字技术的应用，档案资料内容的清晰度有所提高，还可以发挥数字技术的修复功能，让模糊、残缺的档案资料保持完整，使原始资料保存下来。研究人员以及用户只需要应用数字技术就可以对资料内容进行查找并阅读，而不需要阅读原始资料。因此，档案数字化可以促使资料信息的阅读量增加，而且方便检索，管理也更加容易，使档案的利用率大大提高，其应用价值得以体现。

（三）应用档案数据库系统促进提升档案管理效率

在档案数字化发展进程中，将相应的档案数据库系统建立起来，使信息容量有所增加。其可以提供的检索方法多种多样，可以有效保存档案并合理利用，这样不仅可以获得良好的档案保护效果，而且档案的利用效率也大大提高。通过运行先进的数据库系统，保存档案资料和利用的时候，档案资料得到高效利用，对档案管理效率的提升起到促进作用。

三、县级档案数字化管理现状

（一）数字化技术应用标准缺乏统一性

对于档案数字化管理中会存在一些问题，所采用的解决方法中没有考虑到应用档案数字化技术特点以及所存在的规律。落实到具体的工作中，往往会出现一些问题，不能很好地发挥数字技术的优势，在档案管理工作中不能发挥其作用。出现这些问题是由于没有明确应用数字技术的方法，也没有制定统一的标准，所以，应用档案数字化技术的时候不能获得良好的效果。

（二）人才匮乏

档案数字技术已经得到高度重视，但是由于缺乏高素质人才，导致数字技术的应用不能达到预期的效果，技术操作不能满足要求。当前来看，一些档案管理人员在档案资料的存储和利用中，没有积极总结技术经验。在工作过程中会遇到各种各样的技术问题，使数字技术不能很好地发挥作用，导致各方面工作不能获得良好的效果，档案数字化技术的应用需要无法得到满足。

（三）不能实现资源共享

在应用档案数字化技术的时候不可避免地受到各种因素的影响，由此产生资源不能共享的问题。在保护和利用档案的过程中，要对知识产权予以保护，各单位通常会根据自己的需要开发数据库系统，将相应的文件格式制作出来。对档案资料在线阅读和下载阅读，往往只能在局域网中进行。用户要阅读资料非常不方便，管理档案资料的难度也增加了，资源共享效果大大降低。

四、县级档案数字化管理问题的解决对策

（一）将数字化技术应用标准统一化

虽然国内对档案管理应用数字化技术给予了高度重视，但与有些国家相比，在技术上依然存在滞后性，主要是应用数字化技术实施档案管理的时候存在很多问题。不同单位没有建立统一的工作标准，不能确保数字技术规范化使用，使数字技术缺乏有效性，使档案数字技术的应用不能获得良好的效果。因此，在实际工作中需要充分考虑到数字技术的应用特点，将标准体系制定出来，要保证内容全面、实施规范、标准统一、目标明确。具体的工作中，要基于原有纸质档案资料管理标准将数字技术相关的标准加入其中，对档案管理中数字技术的应用行为予以规范，保证档案管理人员能够按照标准开展工作，降低档案数字化技术应用问题的发生率。工作中要考虑到档案保管的特点以及数字技术的应用价值，将可行的工作模式建立起来，以对数字技术问题有效应对。

（二）提高档案管理人才的质量

其一，积极吸引专业素质高的人才，要求他们有档案数字技术操作经验，有扎实的专业功底，对专业知识能够合理运用。他们可以在日常工作中充分运用先进的数字技术解决各种问题，使档案数字技术的应用水平得以提高。

其二，对现有的档案管理人员进行各种专业技能培训，使其对先进技术充分掌握，在工作中提高数字技术的应用能力，包括资源的收集和利用方面都能够发挥数字技术的作用，提高管理质量，对于当前资料保管与使用的矛盾问题能有效解决。随着人才培养体系构建起来并不断完善，档案数字图书产业化有更多实用型人才，可以推进这样工作的全面展开。

其三，建立健全档案管理责任制，明确档案数字化管理中档案管理人员需要承担的责任，并运行激励机制，奖惩制度落实到位，对档案管理人员起到激励效应，使他们工作更有积极意识，确保各方面工作得到有效落实。

（三）合理应用网络技术实现资源共享

应用档案数字化技术所发挥的作用是对档案资料有效地保护并合理利用。在这个过程中，各单位需要对档案资料的存储管理高度重视，还要使资料有较高的利用率，服务于社会。将档案资源共享管理方案制定出来并不断完善，档案资源要突破局域网的局限，合理应用保密技术，使用加密技术，使用户能够对档案资料共享，同时还可以维护安全，让知识产权得到有效保护，使用户享受到优质的阅读服务 。档案经过数字化处理之后，功能更多，比如检索功能，可以根据需要选择多种检索途径，诸如分类检索、条目检索、全文检索、高级检索等等。阅读功能，可以影像阅读，也可以全文同屏阅读，还能够跟踪记录数据使用情况，将统计数据提供出来。此外，档案管理数字化还可以发挥研究功能，可以分类收集，也可以圈点、眉批，能够编辑下载。用户将书页的内容加圈点和批注并保存，如果对一些资料非常感兴趣，还可以分类、汇总、下载，并实施远程操作，用打印机将所需要的资料打印出来。可见，档案数字化，使用更加方便了，这是实现档案共享的重要体现。

五、数字化档案管理的未来发展趋势

（一）数字化档案管理服务化方向转向

从现在的数字化档案管理情况来看，主要的工作是搜集档案并对档案资料进行整理，没有将档案的服务效能发挥出来，导致档案资源浪费，没有发挥其应有的价值。所以，数字化档案管理进一步推进，在未来的发展中更加突出其服务性。主要表现为以下几个方面:

其一，电子档案服务更加主动。数字化档案管理工作的未来发展趋势是，以主动提供服务代替被动服务，以网络作为渠道收集用户信息，对用户的档案信息需求进行分析并做好分类，以具有针对性地为用户提供服务。

其二，电子档案服务具有综合性。数字化档案管理重在提供信息服务，各项操作都是智能化的，以档案关联为主要的途径会将用户的潜在需求档案提供出来，使档案服务增加了附加值，不再存在“一档一查”的局限，使用户实际需求得到满足。数字化档案管理还有一项重要的功能，就是对档案信息整合，使服务更加具体化、直观化。

（二）对于档案管理内容实施网络化管理

虽然当前的档案管理普遍应用信息技术，但是，都停留在电子文件的搜集和检索方面。未来的档案数字化管理中，一个重要的趋势是网络化管理，特别是当前网络技术越来越发达，已经进入到5G时代，使网络使用更加便利，网速更快，能够实现信息共享。在互联网空间中存储数字档案，发挥云计算的功能，将档案资料存储在“云”端，使档案的应用领域扩展，由此扩大了服务范围。档案本身属于社会资源，其价值在于应用性，更好地服务社会。

（三）对于管理人才实施复合化管理

数字化档案管理质量要有所保证，人才是重要的因素。如果没有高质量的人才从事这项工作，就很难获得良好的管理效果。应用数字技术实施档案管理，可谓是档案管理模式的创新，与传统档案管理模式相比较，无论是管理对象、采用的管理方法以及实现的管理目标都有所不同，所以，档案管理人员在管理观念上和管理方法上如果没有更新，就无法做好这项工作，数字技术的优势不能充分发挥出来。数字化档案管理需要复合型人才，就是要求档案管理人员不仅经验丰富，还要能够熟练应用信息技术，对于档案管理工作中所存在的专业问题能够及时处理，对于信息有较高的敏感度，能够对档案资料实时更新。要获得复合型的档案管理人才，需要高校强化电子档案课程教学，同时单位根据具体的档案管理需要定期组织培训，提高档案管理人员的信息技术操作能力。

结束语

通过上面的研究可以明确，将档案数字化，不仅可以发挥档案的存储价值，还能够更好地发挥其服务价值，提高档案的利用率，使档案得以良好利用。但在应用数字技术对档案进行处理和应用的过程中，会存在一些问题，比如人才匮乏、数字技术处理标准不统一或者资源不能共享等，使数字技术的功能不能切实地在档案管理工作中发挥作用。这就要求档案数字化技术应用过程中，积极建设高素质的人才队伍，统一相关技术标准，制定完善的资源共享模式，并实施监督机制，使档案更好地保管并合理利用，更好地发挥其价值。随着信息技术的不断发展，档案管理越来越服务化，网络技术不断升级，为档案管理数字化提供了良好的发展空间。