加强施工项目洽商变更管理的思考

张春梅

1 工程变更对建设项目的影响

（1）对投资的影响。建设单位在项目前期决策阶段对工程建设内容考虑不充分造成设计深度不足，导致项目实施过程中需要额外增加建设内容，出现工程变更。这种变更会使项目在实际施工过程中的投资成本逐渐增加，最后超出原有概算，发生投资失控等现象[1]。

（2）对工程建设工期的影响。工程变更不仅会打断正常的施工顺序，甚至还会出现整体工程施工停滞和返工等现象，从而引起相邻工序的一系列连锁反应。一旦处理不及时便会导致项目工期拖延[2]。

（3）对项目管理的影响。工程频繁出现变更会大幅度增加工程师的组织协调工作，当发生工程变更时工作人员需要根据变更事项进行研讨，以此来判定变更事项的合理性，特别是对于重大变更事项还需要补充勘察工作和出具调研报告等，加大了协调工作的难度。另外，工程变更本身的复杂性及各种不确定性也会大幅增加，施工管理效率大幅降低，同时增加了费用支出[3]。

（4）对施工生产效率的影响。工程变更事项较多，涉及多次拆改、界面交叉等事项，打乱了施工中的流水作业工序，极大地降低了施工生产的作业效率。

（5）对合同的影响。由于工程变更导致的工期延长会引发人工费用及施工成本大幅增加，因此一旦变更款项和工期无法满足甲方期望，势必会引发一系列合同纠纷，对施工双方的共同利益和工程本身都会带来极大的负面影响[4]。

2 造成工程变更的原因

（1）建设单位原因。第一，建设过程中因规划调整而引起大量变更，工程变更和暂估价未及时办理报批手续，且施工过程中管理不规范。第二，资格审查过程缺失，清单工程量计算不准确，清单特征描述不完整或与设计图纸不一致，都将使中标后工程变更。第三，评标办法缺乏合理性和可操作性，对投标报价审查不到位，存在不平衡报价或低于成本价现象。第四，合同条款存在表述不清和理解歧义的地方，同样会造成实施阶段的工程变更[5]。

（2）设计单位原因。第一，设计单位在工程设计方面存在设计漏项、缺项或者需要优化的地方。第二，施工图纸特别是关键线路上的图纸供应不及时，使工期顺延或为抢工期加大投入，影响工程投资。

（3）施工单位原因。第一，施工单位在施工过程中发现设计图纸和实际情况有出入，提出工程变更。第二，在清单合同下，施工单位为增加收益而进行变更[6]。

（4）监理单位原因。监理工程师结合工程实际需求提出的变更项目以及新增内容，这种变更可能是监理人员出于对施工质量的考虑而做出的针对工艺和顺序上的变更提议[7]。

（5）合同原因。施工合同是约束项目建设各方的重要文件及规定，若施工合同条款约定不清，如工程施工合同中变更范围、工期调整的内容约定不清及各分包界限划分不明确等，则在合同执行过程中容易引起工程变更。

（6）其他原因。第一，自然环境原因。未能预见的施工地质条件或自然环境等不可抗力因素引起的变更，如地质条件发生变化、工作条件改变、土方施工中遇到地下管网、施工过程中遭遇恶劣天气等延缓了项目实施。第二，政策、政治及社会环境原因。项目所在地的市政配套设施等社会环境因素也会对项目建设产生影响。第三，经济环境原因。项目所在地市场因素引起的人工费波动、建筑材料价格变化、项目资金不能及时到位、项目垫资施工以及涉外项目汇率的变动等经济环境因素同样会引起工程变更[8]。

3 工程变更管理的现状

3.1 工程变更管理办法与工程管理实际脱节

目前，变更管理办法对工程变更实行一阶段审批，变更未经审批不得实施。工程变更一阶段审批的内容包括变更方案、新增单价和变更费用，经建设单位审批后由监理单位签发变更令，设计单位根据变更令出具变更图纸，施工单位根据变更图纸组织施工。由于一阶段工程变更流程审批时间长，施工单位正常的施工工序受到变更审批滞后的影响，导致施工资源多次进退场或者施工中断，严重影响施工效率，造成工期延误[9]。

3.2 工程变更审查职责不清导致审批效率低下

工程变更从提出到审批完成需要经过监理工程师审查、工程管理部组织各方召开现场变更会议、设计单位出具变更方案、工程管理组审查方案和数量、商务管理组审查单价和合价、变更审查小组审议、形成变更专报、公司领导或办公会审批、监理签发变更令及设计单位出具变更图纸等一系列流程，众多流程中审查人员对审查内容、审查效果以及审查时间等未做明确约定，甚至出现重复审查或无效审查，冗余环节较多，变更审批效率低下[10]。

3.3 信息化程度低导致管理混乱

目前，部分施工企业依然采用传统工程变更管理模式，通过编制纸质的工程变更单进行工程变更，一般是在施工单位反映施工现场实际情况后由设计单位做出变更设计并经建设单位和监理方同意后开展。这一过程需要将纸质变更单提交给不同部门，待签字确认后才能施工，不仅流程复杂且耽误工期，同时还会由于后续其他变更而造成工程变更信息缺乏条理，不够全面，最终导致后期工程结算效率降低、工期紧张等情况。另外，若涉及的工程变更较多且审核效率较低，则会造成更多的经济和施工问题，严重的可能引发工程停工，给建设单位和施工单位造成巨大的经济损失。

3.4 管理部门中变更管理职能虚空

项目部的管理部门无法精准分析工程变更的相关工作，部分项目部对于工程变更的实际效果无法测算和反馈，特别是对技术、工期和安全性等评价上难以做出专业的评判，并且难以根据工程实际情况和方案效果分析不同的工程变更方案，最终部分工程变更，不仅没有解决问题，还影响了工程质量，给工程带来了一定隐患，甚至还会增加工程成本，给建设单位造成经济损失。

3.5 责任追究制度和激励机制不完善

合同管理是工程变更管理中的保险制度，若未严格按规范和标准执行，则难以维护建设单位的合法权益，难以有效约束设计单位和监理单位的变更和审核。因此，合同中应明确规定监理和设计单位的责任和义务，确保工程变更的合理性和低成本性。同时，应当明确工程变更的审批流程以及变更单的形式等，从而高效且高质量地完成工程变更。另外，多数单位并没有建立和工程变更相关的责任追究制度，工程变更一般是由于前期勘察工作没有做好或者施工期间的突发事件引起工程量变化，后者属于不可抗力，但前者是人为原因造成的，因此应建立严格的责任追究制度，避免因工程变更管理工作失误而无法保证建设单位的合法权益。

4 工程变更及洽商签证的管理要点

4.1 工程洽商的内容管理

第一，图纸范围内约定完成的内容，采取固定总价或合同价加变更洽商增减的结算方式，不应再签署洽商。第二，完成图纸的说明事项所产生的费用，不应签署洽商。第三，完成国家及地方法律法规、规程、标准规定的内容产生的费用，不在变更洽商范围内。第四，完成合同约定的质量标准所发生的费用，不签署变更洽商。第五，弥补因施工造成对环境影响产生的费用，不在变更洽商范围内。

4.2 加强工程变更的预控管理

（1）限额设计。所谓限额设计就是按照批准的可行性研究报告及投资估算控制工程项目的技术设计及施工图设计，严格控制不合理变更，保证总投资限额不被突破。

（2）加强设计会审。建立严格的施工图设计管理制度，加强图纸会审，尽可能多地发现设计问题，尽量将设计变更控制在施工前。例如，某工程为8 层钢筋混凝土框架结构，由于招标的中标价格偏低，加上预付款滞后、原材料涨价等原因，导致后期需要针对初期设计进行变更调整。变更内容和方案如表1 所示。

表1 变更内容和方案

4.3 简化变更审批流程

首先，对工程变更方案实行分类管理，设定不同的分级管理权限，避免小变更需要大领导审批或大变更未经相关权限领导审批的情况，提高审批效率。其次，优化变更审批流程，将工程变更分为方案阶段和报告阶段审批，其中方案阶段是通过技术、经济等比选论证后确定变更方案。变更报告包括工程量、新增单价以及变更费用等内容，变更方案审批阶段由参建各方参加并形成审批的会议纪要，对于变更报告实行部门、分管领导逐级审批。最后，管理各环节的审批时限，并将其作为员工绩效考核的内容，提高审查效率。

4.4 完善合同条款

建设项目在合同签订后须就合同主要条款、注意事项以及存在风险等进行详细讨论，并对全体人员进行合同交底。特别要认真解读工程施工合同中的变更范围、变更基本程序、变更估价原则等内容，尽量将主要内容装订成小册子，人手一本，随时翻阅，及时对照，以便于合同管理。另外，在合同中设定工程变更管理考核奖金，在不违背合同的条件下制定工程变更考核实施细则，考核参建单位的工程变更处理效率和质量，必要时采取处罚措施。

4.5 实现工程变更信息化管理

通过工程变更管理系统进行工程变更方案和变更报告的审查、审批，减少纸质文件报送的时间，避免文件报送过程导致的错乱，并通过系统实现变更台账统计，减少多方统计造成的数据不一致。另外，可在系统内设定审查时间要求，通过电子信息化手段等方式提醒审查人员及时审查处理，提高审批效率。

5 结语

工程变更管理是系统工程，涉及工程管理的所有组织机构及工程管理的各类专业知识，高效的工程变更管理是项目目标得以顺利实现的基础。

工程建设项目的变更与索赔管理是工程造价管理环节中的核心部分之一，建设单位必须做好工程建设项目变更和索赔金额的全面管控，从而降低工程索赔风险，保障工程建设顺利施工。另外，不同行业尚无统一的工程变更管理办法和成熟的工程变更管理系统供建设单位使用，制定符合工程变更管理实际的管理办法和搭建符合管理需求的工程变更管理系统迫在眉睫。

从管理者的角度出发，洽商变更的管理是整个项目管理的重要环节，需要认真对待，并在工作中不断积累经验，不断探索更有效的管理办法，这样才能提高施工项目管理的综合效益。