医院OA办公系统的应用实践研究

摘要：信息技术水平的提升为我国进入信息化时代，提供了新的机遇和方向，信息技术的有效应用，对人们的生产生活产生了巨大的影响，在各行各业中应用也更加广泛。医院在实际的运营与办公过程中会产生大量的数据信息，数据的信息化水平决定了医院的管理工作效率，能够为医院的现代化发展提供支持。因此，该文介绍了OA系统的功能，分析了OA系统基本架构，进行OA办公系统模块设计，并提出医院OA办公系统的应用，旨在为提高医院信息化建设水平提供参考。

关键词：医院;办公系统;OA办公系统

中图分类号：TP393      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2022）26-0083-03

信息化技术在医疗行业应用中愈加广泛，为提高医院信息化水平奠定了基础。医院的日常办公中涉及内容较多，传统的办公模式无法满足日益复杂的办公需求，因此，应积极引入OA办公系统，进一步实现医院的信息化管理工作。医院应当在提高信息化管理意识的同时，优化OA办公系统的功能，为医院医疗服务质量的提升提供支持和保障。

1 OA系统功能

一方面，对于OA办公系统来说，其最大的功能在于能够进行网络化的办公，辅之以信息平台的建设，从而实现不同部门之间信息、资源的共享。有助于医院的规范化、科学化管理。在实际的应用过程中，能够有效控制医院的日常管理成本，对提高医院的经济效益起到积极的作用。另一方面，OA办公系统具有智能化、信息化的办公特点，即能够对相关资料和文件进行合理化的管理，帮助用户通过检索与查询功能快速地找到相关信息，进一步提升员工的工作效率和工作质量。除此之外，当遇到较难问题无法解决时，可以借助OA办公系统进行相关信息的搜索，进而帮助医疗人员解决工作中的问题。加之OA办公系统信息化特点突出，所以能够帮助员工实现线上的及时交流与沟通。当办公中遇到问题时，可随时与线上人员沟通，以最快的速度解决问题。在医学知识共享方面，OA办公系统能够借助信息化管理平台实现医院内部的协同办公。为用户与工作内容设置相应的管理权限，便于工作内容的记录，提高工作进度。同时，OA办公系统能够实现文件的跟踪与流转，使得工作人员能够及时了解工作进度，保证工作能够顺利完成。医院的综合内网管理系统如图1所示。

OA办公系统的有效应用，对医院降低运营成本有積极的促进作用，推动医院办公系统的无纸化、信息化发展。OA办公系统的自动化与信息化为医院实现现代化的管理提供支持和帮助。在转变管理模式的过程中，提高医院整体工作效率，避免医院内部的人力资源的消耗。OA办公系统的便捷性与高效性能够帮助医院进行文档的科学化管理，确保医院文档信息的系统化与集中化管理，为用户查询资料和信息提供支持。由于OA办公系统对时间、地点要求较低，因而工作人员可以在任何地方进行随时办公，使工作更加便捷。OA办公系统能够实现工作进度的实时跟进，有助于医院业务的开展。在应用OA办公系统过程中，为业务处理提供相应的技术支持[1]。

2 OA系统基本架构

OA办公系统平台主要是在分层、标准以及构件的基础上进行基础性的架构，同时严格依据相关标准和原则，进行大量构件的安排，采用计算机网络编程系统进行多样化的展示。同时，OA办公系统支持相关的系统操作模式，具有广泛的应用条件，未来发展前景也较为广阔。除此之外，OA办公系统的整体结构主要由3个逻辑层构成，不同的逻辑层之间相对分离，在不同的层面均有定义完整的接口。其中，第一层为表示层，该层的主要作用在于为工作人员与用户提供有关图形界面，主要包括显示数据系统。该界面业务流程与事务的处理主要是借助已规定完成的工作流程来实现的。OA办公系统的中间层为逻辑层，在该层能够实现数据代码的获取。而在表示层则能够将数据格式化后进行相关的显示。由于对应用逻辑层和用户界面进行了有效的分离，因而使得应用设计灵活性也不断增加。通过应用逻辑层为表示层提供定义接口后，便能够在应用过程中能够通过不改变应用逻辑的背景下进行图形界面的选择。以某医院为例。在进行OA办公系统基本架构采用的硬件配置（如表1所示），在硬件配置的基础上进行合理的优化与升级，搭建科学的平台架构，为后期OA办公系统的有效应用奠定基础。

3 OA办公系统模块设计

3.1 登录

OA办公系统在医院的有效应用，能够对医院数据进行科学、系统化的管理与控制，提升网络化办公水平。通过转变传统的管理模式，对医院实际运行中产生的大量数据进行规范性的管理，既能够提高医院的管理效率，又能够降低医院的人力、物力成本，避免资源的浪费，对优化医院办公结构有积极的促进作用。与医院实际运营方式相结合，在医院的改革过程中，积极融入无纸化、网络化的OA办公系统。在员工的登录模块主要实现的是用户登录（如图2所示）与用户密码修改，当用户顺利登录后，OA办公系统会自动识别用户自身的级别，为用户进行自动分配系统权限。通常情况下，超级管理员能够实现员工初始密码和账号的设置，当用户收到初始密码后，在登录系统时会有强制更改密码的提示，只有用户修改密码后并确认密码正确后，才能顺利登录到OA办公系统中，再进行相关的操作。通过上述登录流程，可以最大程度地实现数据信息与用户的有效管理。

3.2 用户管理

在用户管理模块，主要包括两部分内容，即组织机构管理和人员信息管理。由于医院的用户较多，为进一步医院内部人员的协同办公管理效率与工作效率，通常采用为系统用户分配账号的方式，使得用户能够随时登录OA办公系统进行查询工作内容和业务信息。依据医院的实际需求进行系统信息的完善与优化[2]。

3.3 授权管理

授权管理分为角色授权与人员授权两个方面，其中，人员授权主要是指依据医院内容的员工进行权限的分配，通过授权可以将用户分为普通用户、管理员以及超级管理员等。根据医院的实际运营需求，在进行OA办公系统的授权管理模块还相应地设置了移动办公接口，能够实现用户的远程自动办公，有助于员工对医院相关数据进行整理和统计。加之OA办公系统对时间与场所要求较低，因而当出现问题时，能够随时进行办公。

3.4 公文处理

公文处理模块主要由流程审批等功能构成，医院日常要处理的数据较多，包含了大量的药品信息以及病人病历信息等。如果采用传统的紙质文档的方式进行管理和流转，不仅会导致数据丢失，还会降低工作效率。因此，OA办公系统的有效应用能够有效地对文档进行分类保管，实现组织的合理性。通过流程的优化与完善，为进一步提高公文信息以及病历信息的安全性和私密性，采用加密电子文档的方式。工作人员能够通过OA办公系统进行数据的高效搜索，进而实现目标信息的快速定位，避免时间的浪费，提高了公文的处理效率。

3.5 业务自定义

依据医院的实际需求，通常在OA办公系统设计相应的业务自定义模块，有助于医院工作人员随时进行在线交流，同时能够实现在线语音、在线视频，最大程度提高工作人员的工作效率，节省大量的时间。医院使用OA办公系统的过程中，能够实现与专家、领导部门的直接沟通，及时反馈信息，为工作的顺利开展提供便利条件。

3.6 周工作安排

作为各部门的上级领导可以借助OA办公系统以周为单位进行工作的安排，员工也能够及时地接到任务，依据工作任务进行工作的规划，从而保证工作能够在指定时间内完成。在工作人员完成工作的过程中，OA办公系统能够自动地形成相关的工作日志，保证上级领导能够及时地查看工作完成情况与工作进度，实现工作的实时跟进。工作人员在通过OA办公系统进行业务处理时，可利用信息技术进行数据的有效处理，进而实现公文之间的有效流转和跟踪，及时对员工待完成的任务进行提醒，确保工作内容能够按期完成[3]。

4 医院OA办公系统的应用

4.1 业务工作流程平台

OA办公系统业务工作平台中能够实现医院工作流程的有效制定，在相关部门审批流程后，能够对医院不同科室的工作内容与职责进行有效的划分，使其能够明确自身职责，保证医院工作人员能够在规定期间内完成工作，提高工作效率。由于医院业务较多、涉及范围较广，因而有效地应用OA办公系统，能够制定更具针对性的流程进行业务的处理，加强OA办公系统与医院业务处理的有机融合。除此之外，OA办公系统还能够实现不同系统的结合与应用，保证医院内部系统数据信息的有机融合，从而建立更具信息化的数据系统，保证医院现代化信息水平的提升，实时追踪数据信息，推动各部门间数据的共享与交流。在业务的开展环节进行OA办公系统的应用，有利于加强员工的管理，同时对降低医院的培训成本具有积极的意义。

4.2 内部邮件平台

OA办公系统在医院办公中的有效应用，使得医院内部能够建立相应的内部邮件平台，借助邮件平台，实现医院内部员工接、收发邮件，加强各科室之间的交流，对上级领导安排的工作做到及时的回复。内部邮件平台的有效应用使得医院内部的整体办公更加的智能化、信息化，改变了传统纸质信息的传递，既降低了纸张的消耗，又最大程度地降低了医院运营成本，同时提升了邮件的接、收发效率。除此之外，通过内部建立邮件平台的方式能够有效防止网络垃圾邮件的接收，避免内部信息随意传播，推动医院内部信息管理的规范性发展。

4.3 主业新闻平台

为提升院内的和谐气氛，为员工提供良好、积极的工作环境和工作氛围，OA办公系统能够依据医院不同科室的自身特点和需求，进行定制相关的信息板块，同时为员工提供更多样化的信息内容，丰富员工的日常生活，扩展员工视野，还能够通过设置相应的人事或行政新闻消息，进行内部消息的有效传递。设置分享、评论以及转发等功能键，为员工的业余生活通过支持和动力，也有助于工作人员了解医院动态[4]。

4.4 公文管理平台

文件的规范性管理可以通过OA办公系统进行实现，借助专门的公文管理平台，进行文件的传阅、发送和接收，节省了大量的时间，对工作人员快速查询文件具有积极的意义。OA办公系统能够实现公文流转流程的规范、包含批注与修改功能，能够确保公文文件接收时进行相应的整合、分类等。通常情况下，公文在发送前，需要进行文件的拟定、文件的审核、文件的校验以及最后的签发，签发完成后再进行打印整理和分送各个科室部门。在进行文件的表单管理时，OA办公系统能够实践自定义的管理模式，对文件文号、流程以及模块进行统一化管理，无数量限制要求。依据用户对文件的需求，OA办公系统在不断升级与更新的过程中，能够实现文件的跟踪式管理，加强OA办公系统对文件的修改、补发以及重发功能管理，使得文件更加规范、合理。比如：该系统涉及的公文管理公式为求和公式，该公式为[=SUM（K2：K56）]-对K2到K56区域的平均数进行求取[5]。

5 结论

综上所述，传统的办公管理主要以纸质化的管理方式为主，在发展过程中已无法满足医院的现代化需求，因此，OA办公系统的应用必不可少。一方面，医院需要树立正确的办公意识，转变原有的办公管理方式，完善办公系统功能的同时，加强信息化管理，实现无纸化办公。另一方面，OA办公系统在提升工作人员工作效率方面能够发挥积极的作用，因而需要重视OA办公系统的使用，提高医院各科室协同办公能力，实现资源价值的最大化，推动医院的良性发展。

参考文献：

[1] 程子伟，项兴彬，余芳强.基于信息化的医院后勤应急管理体系建设探索[J].中国建设信息化，2021（23）：64-65.

[2] 王志江.基于5G技术的医院信息化整体解决方案需求分析[J].石河子科技，2021（6）：76-78.

[3] 吴秀颖.推动信息化建设保障医院财务管理体系高效顺利运转[J].今日财富，2021（23）：91-93.

[4] 梁小玲.基于互联网结合智慧医疗的医院信息化平台创建和使用[J].电脑编程技巧与维护，2021（11）：77-79.

[5] 刘沙.医院信息化办公中办公自动化系统的应用[J].医疗装备，2019，32（14）：52-53.

【通联编辑：光文玲】

收稿日期：2022-05-16

作者简介：倪凌（1982—） ，女，江苏南京人，硕士，高级工程师，主要研究方向为医院信息化及智慧医院建设。