谈基于办公自动化(OA)系统的高校教育管理流程再造

赵玉欣 庞梦然 庞国伟

山东中医药大学 山东济南 250355

一、概述

办公自动化(OA)系统是推动高校教育管理流程再造的一个重要的业务应用系统，代替了传统的纸质办公方式，努力推进教育信息一体化建设，构建统一身份认证系统，推动数据信息化共享，整合学校信息碎片和信息孤岛，建设支持学校教学科研、教育管理、学生工作、生活服务等各类业务系统的建设任务，对实现高校办公自动化、推动高校教育信息一体化建设起着重要作用。

二、办公自动化(OA)系统概述

(一)办公自动化(OA)系统的功能需求

近年来，随着我国对办学体制和教育管理的不断重视，对高校办公自动化系统的设计要求也越来越高。因此，基于办公自动化系统的高校教育管理的设计与研究成为社会关注的焦点。

结合高校电子政务现代化管理实践的迫切需求，努力创造条件将全校办公信息自动化处理系统功能涵盖现代学校教育行政部门管理部门日常政务办公信息事务系统的其他各个管理方面，建立起来一个真正高品质、高效率、智能化管理的电子政务办公应用系统，为行政领导决策科学化和跨部门协调办公信息化，提供另一个高效方便和快捷灵活的沟通渠道，节约办学经费，变更了传统落后的现代化高校传统教育办公管理传统模式，实现教育无纸化办公操作便捷、决策协调高效科学化，并在此基础上实现线上联合办公，应考虑从办公自动化系统功能模块、办公自动化系统权限设计、办公自动化系统接口设计三个方面入手，并全面设计办公自动化系统的需求和功能模块。

(二)办公自动化(OA)系统的功能模块设计

为了提高办公自动化系统功能模块的质量，一般将高校办公自动化系统的功能模块分为三个部分：学生功能模块、部门领导功能模块和教育管理功能模块。

学生功能模块是办公自动化系统功能模块中的第一个功能模块。学生功能模块分为学生对学校整体管理的整体了解，方便学生进行出校返校的行程报备，为学校检查学生考勤提供良好的应用平台。部门领导功能模块是办公辅助自动化应用系统模块中的第二个功能模块，学生功能模块之间的职能划分都是为了可以让一个部门领导能对本部门履行的部门职责功能有大致上的了解，领导同样也可以熟练地使用办公辅助自动化应用系统软件进行办公。管理员功能模块是办公自动化系统中的第三个功能模块，管理员功能模块包括行政功能模块。管理员可以使用办公自动化系统来管理部门，同时，管理员可以使用办公自动化系统来方便管理员管理每个角色。

(三)办公自动化系统的权限设计

众所周知，不同角色对应的操作权限在现代办公自动化系统中大不相同，通过观察办公自动化系统的权限设计可以看出。当有不同权限的电脑用户输入正确无误地登录密码时，办公自动化系统将为权限不同的用户分配不同类别的电脑功能菜单，以便不同的角色可以拥有不同的操作权限。

(四)办公自动化系统接口设计

正常情况下，在办公自动化系统需求和功能模块设计过程中，办公自动化系统接口应科学合理地设计，因为只有办公自动化系统接口设计工作才能完成，才可以对办公自动化系统开发人员的高效开发产生积极影响。开发办公自动化系统，有必要参考办公自动化系统接口设计图纸进行开发，《办公自动化系统接口设计图》是一个发展性规范和标准。因此，如果开发者想要开发一个稳定可靠的办公自动化系统，办公自动化系统接口设计图必须是有效的。同时，还应该留有预留接口，为高校发展新的办公功能留有接口。

三、流程再造概述

目前，许多国内重点高校教师日常办公信息化管理与自动化的应用及系统项目虽然大多已开始进行正式开发安装或上线，但其与校园现实办公教育环境和教育管理教学实践场景的开发应用实际切合度等仍然有较大差距。如何更好地规划建设全校统一的一体化认证及办公服务平台，来达到“提高全校认证系统安全、提高教育管理信息化水平”的管理目标，进而提升学校治理能力和治理系统，仍需进一步地探究。因此学校教育管理服务的核心业务应用平台——办公自动化系统的业务再造(Business process reengineering，BPR)便显得尤为重要。

(一)流程再造

业务流程再造理论诞生于20世纪90年代，旨在达到降低成本、提高质量、加强服务、提高工作效率的目的。重新研究并彻底改变了企业原有的业务流程。达文波特在新工业工程中提出了业务流程再设计的概念：信息技术和业务流程再设计。他认为BPR是对组织内部和组织之间的工作流程和程序的分析和设计。Alter认为BPR是一种方法论过程，它利用信息技术从根本上改变企业流程，以实现企业的主要目标。V enkatraman认为，BPR是一种以信息技术的使用为中心的业务重组。业务流程再造的核心思想如下：

首先，面向业务流程。业务流程重新再造打破了以前传统上的企业按行政职能分工、按流程分工的模式。其次，以解决客户需求最大化为战略出发点。要敢于从新客户管理的角度上重新研究设计开发新产品流程体系，大胆修改优化原有管理流程，建立完善面向大客户企业和细分市场组织的完整业务流程体系结构和更加灵活的业务流程组织结构，实现公司从企业传统业务职能流程管理逐渐向精细化、流程化管理服务的有效转变。最后，以网络信息技术平台为其有效工具。业务流程优化再造技术依靠各种先进应用的数字信息技术，突破了传统时间上和组织空间方面的空间限制，促进和改善了传统组织中内部的信息流数据的及时快速有效传递，从而极大优化了公司业务流程重组再造管理的运作速度效果和运营效率。

(二)高校教育管理流程再造

随着BPR理论的不断发展和完善，相关学者将其引入高等教育领域。Penrod和dolence认为，随着高等教育成本的上升和信息技术的发展，高等教育需要进行“流程再造”以适应这种变化。在这个过程中，我们需要建立一个学习型组织，通过领导来推动变革，引入一种强调责任、响应和服务的新的组织文化，注重改进工作流程，使用全面质量管理(TQM)，建立扁平灵活的组织结构。

高校现代教学常规管理主要就是指按照特定人才培养总目标、一定程序的各项管理教学原则、程序步骤和技术方法，组织利用教学实践过程环节中形成的各项人力、物力、信息技术等现代教学要素资源，建立科学正常、相对完整稳定合理的现代化教学活动秩序，使各种教学实施过程实现协调、高效、优化，确保本科教学人才培养任务有序合理完成，培养造就全面均衡发展的高水平人才。

四、中国高校教育管理中存在的问题

(一)管理理念落后，教师和学生的需求没有得到重视

在社会主义经济模式和现代宏观教学管理组织体制模式下，我国目前高校课程教学组织管理与职能配置定位大多坚持以“控制”原则为基本中心，从主管理者延伸到主被教学管理者，从上到下均实行单向和被动管理。这种管理理念已经无法适应教育大众化和人才双向流动的时代。高等教育是一种服务，其服务对象是学生和教师，高校只有提供优质的教学资源和服务，提高教学质量，才能吸引优秀学生；只有提供优质的教学平台和资源，简化教学管理流程，提高管理效率，才能吸收和维护优质的教师资源。高校各项工作流程应树立以人为本的理念，以教师和学生的需求为中心，更好地设计和优化流程。

(二)管理层流程运行不顺畅

我国的高校目前的课程教学行政管理结构模式中大多仍采用行政职能化管理组织模式，将行政教学及管理工作的工作任务主体和主要职能纵向自上而下分解细化为若干学校系统和各个学院，横向依次分解细化为各种不同性质的政府职能部门，自上而下分解形成的金字塔型或多层次管理组织结构。整个结构的正常运行过程是作为一个命令的传递过程和一个执行的系统，类似于政府的行政控制系统。过程管理中出现的空白区域可能会导致一个过程断点，并且过程管理中存在的重叠空白区域还可能会导致一个重复管理，从而导致管理混乱。

同时，由于连续的业务流程被划分为各种简单、专门的任务，导致工作环节增多，需要多部门协作。由于流程组织结构较多，任务沟通多层次，部门之间缺乏有效的信息交流和沟通，任务执行滞后。

(三)管理信息零碎，信息资源无法共享

由于各校职能以及管理职责的具体分工，教学行政管理领域的相关各种教学信息资料大多散存于我国各主要高校职能部门，形成了一个个的“信息孤岛”系统，没有能建立比较先进高效的公共信息平台网络来逐步实现对教学系统信息资源有效的共享。每单项目的教学目标任务分解下达任务后，教学组织管理信息部门将需要同时投入过多的信息时间成本和工作精力用于重新组织收集数据和整理汇总各类信息，导致工作效率不高。高校只有积极运用先进网络技术、ERP平台等企业管理现代化软件，整合学习型组织运行中形成的内部各种作业流程，建立一套面向企业流程优化的内部运行管控模式，才能有利于更好地高效实现跨行业部门、跨系统业务环节的内部信息高效共享整合与处理。

五、我国高校教育管理流程再造的关键因素

我国高校教育管理流程再造应以业务流程再造理论为基础，结合高校自身特点、实际情况和人才培养目标，有针对性地进行流程再造。在实施过程中，需要注意以下几点：

(一)确定再造目标

大学教学质量管理是流程的再造工作的第一步，要求领导应从宏观战略高度考虑和围绕大学本身的目标定位、愿景、使命任务和教学流程优化出发而制定业务流程再造具体目标，这无疑是学校流程管理再造目标的首要出发点之一和其最终实现目标。在系统明确业务流程再造目标内涵和企业战略流程定位目标后，高校管理系统需要系统地将其内涵分解细化为各系别的具体核心流程目标内涵，围绕于该系统目标内涵的各类具体核心工作流程目标，以便系统教学运营管理服务部门全面了解高校现有管理流程目标是否足以真正为支持高校战略转型服务，通过细化实施高校本部门流程的相关各项操作流程要求和目标，确保学校整体战略目标的实现。

(二)关注顶层设计

我国高校教学管理流程的再造离不开教育部顶层统筹设计体系和高校领导机构的关注重视。只有高校领导真正充分深刻认识到我国当前大多数高校重视教育而教学流程管理还不能有效满足于时代社会发展需求的紧迫需要，认识到推进教学过程管理与流程系统优化改革和业务流程再造创新的现实重要性，精心谋划设计制定和研究论证改革学校自身的教学使命、愿景理念和专业人才培养质量目标，确立了教学和管理中流程的再造新的核心目标，并及时有效组织推进并为这项改革举措提供了相应有力的技术制度措施和物质资源环境保障，消除一切阻碍学校流程管理再造推进的潜在负面因素，调动学校师生的智慧力量与团结和协作，最终能推动流程的再造而发挥积极作用。

(三)加强管理团队建设

教学管理者应是实施高校的教育管理制度流程整体再造活动的具体参与者单位和积极执行者。高校内部教育的管理制度流程整体性再造实践，离不开广大教学组织管理者自身对实现各种重要教学管理工作任务形成的实践经验借鉴和相关改革对策建议。因此，高校应始终充分关注重视加强教学信息化管理人才队伍自身建设，定期组织教学流程管理再造相关课程，对各类教学组织管理岗人员系统地进行管理知识结构、工作业务能力素质和工作业务素质全面的提升培训，促进组织学生能够深入全面理解各种教学管理流程优化再造新的基本概念技术和应用方法，熟悉信息化流程建设和管理网络信息平台开发的有关工作，增强学习组织系统学习效率和管理创新学习能力，为开展BPR培训提供一个更高效地学习人力资源保障。

(四)建立监督反馈机制

首先，各校要通过教师、学生代表和有关教学及行政管理部门代表之间共同建立互动监督管理反馈机制，变“管理”为“服务”制度，充分创造条件调动好学校师生监督的内在积极性和主动参与性，为所有师生群众提供学生更多充分的民主决策权、建议权和管理监督权。

其次，在高校教学行政管理工作过程改进中，要格外重视高校教学管理者个人的教学绩效工作考核评定和绩效反馈。激发一线教学和管理一线相关部门责任人工作思路的探索不断实践创新，促进绩效提升。

(五)提高信息化水平

网络信息平台是中国高校进行教育和管理信息流程整合再造创新的重要信息化工具体系和系统技术服务支撑。高校应继续创新利用现有网络资源的信息化教学服务管理新流程，围绕流程数字化再造流程的其他各个主要环节来重新开发设计校园网络信息平台，以创新服务功能为服务导向，以流程精简高效为管理原则，利用国内外先进技术的网络信息技术，利用先进手段的教育网络信息技术手段，促进国内高校实现教学资源信息交流和数据资源交换共享，实现师生无纸化电子办公，促进整个高校的教学及管理新流程进一步地规范化，使信息化应用水平更精准高效。