党校档案信息数字化建设浅析

文/刘长东

档案信息数字化是以计算机网络技术、多媒体技术等手段为基础，更好地开展档案管理工作，其具体方式是通过将不同载体和位置的档案信息以数字化的形式进行存档，并通过网络等方式进行查询和使用。档案信息数字化建设如今已经成为了党校档案管理工作的主要方向，也是新时代党校档案管理部门所需要面对的重要问题。本文阐述了加强党校档案信息数字化建设的重要意义，并提出了具体的加强档案信息数字化管理的策略。

1 加强党校档案信息数字化建设的意义

如今计算机网络技术已经在各行各业中广泛应用，利用数字化的技术管理档案，其具备信息内容丰富以及具有更加简便的查阅共享方式等特点，因此，加强档案信息数字化建设已经成为了时代发展的必然。党校属于具备特殊教育职能的学校，其教育对象以党员和各级领导干部或者是入党积极分子为主，因此加强党校的档案管理水平有着非常重要的意义。党校档案信息数字化建设是顺应时代发展的必然要求，可进一步提升党校档案的管理质量和效率，建立健全的党校培训机制，为其提供更好的服务。

1.1 是档案管理信息化的必然

现代社会的发展是促进档案信息数字化的主要原因，早在十几年前，我国政府相关部门就已经将档案信息数字化纳入到相关的管理规定中，经过十多年的不断发展和完善，更多的规范和标准陆续出台，我国各地的档案信息数字化建设工作都取得了一定程度的进展。“十三五”期间，国家对档案管理信息化建设提出了更加严格的要求，档案信息数字化建设也成为了档案管理工作中最主要的内容。促进党校档案信息数字化建设，提高其电子档案的管理质量和水平，建立完善的档案管理制度，是所有党校档案管理部门未来需要格外重视的问题。

1.2 是校务管理信息化的途径

党校的档案管理工作与其他的各项工作都有着非常密切的联系，因此开展科学、规范的档案管理工作不仅对档案管理部门本身有着重要价值，而且与党校的管理水平有着直接的关联。档案信息数字化的建设进程对党校的建设和管理步伐有着直接的影响，档案信息数字化建设主要涉及硬件和软件两方面因素，其中，建立专门的档案数据管理库并组建共享、应用的网络平台是党校档案信息数字化建设的重要组成部分，也是保障党校中各级之间交流和分享档案信息数据的关键方式，对于促进党校内部校务管理水平的提高并加强教学和科研效率有着非常有效的积极作用。

1.3 是档案管理服务提高的体现

档案数据资料是党校中非常重要的一项信息资源，档案管理部门内收集和存储了整所党校所有部门的教学、行政、科研等多个方面的信息资料，也是在该部门进行档案的调用并以此为党校的各项管理事务提供服务。现阶段党校内部的教学工作非常繁重，且覆盖的学员、干部等人员非常多，科研部门也增加了很多研究项目，这些工作量的增加导致所需的档案信息数量大幅增加。传统的档案管理方式以纸质为主，会受到时间、空间等多种条件的限制，无法满足实际的工作需要，因此建设新型的档案管理模式势在必行。建立专门的档案信息存储库和查询渠道可以实现对档案的高效管理，档案信息的调取也更加简便、快捷，也为党校的教学和科研工作提供更好的服务。

1.4 是促进档案管理规范的主要措施

如今我国的科学技术得到了长久的发展，因此档案记录载体也有了很大程度的变化，在现代化的时代背景下，数字化的档案信息存储形式也应运而生。党校的档案信息记录了其多年的发展历程，是非常珍贵的历史财富。其中一些年代相对久远的档案信息进行数字化转换之后，可以得到更好的保护和留存。一些教学档案经过数字化处理之后也可以避免出现篡改等现象，影响教学质量。在进行文本档案的收集和保存时，需要采取统一的电子格式，以此让其归档和整理更加高效。加快党校档案信息数字化建设进程的推进务必要将纸质的档案信息储存方式转变为电子档案，以此来有效提升档案的存储安全性和规范性。

2 加强党校档案信息数字化建设的对策

2.1 加强教学科研相关档案的收集

加强党校档案信息数字化建设的首要对策就是加强对教学、科研等相关工作的档案收集。首先，需要相关管理人员将教学材料、科研成果、研究报告等资料进行全面的收集。与此同时，还要根据实际的档案收集情况采取广泛或者专门收集的方式。其次，档案管理相关人员需要严格掌握档案信息的产生规律，在每个学期定期开展集中收集工作，并对各个教育部门的实用信息进行跟踪和调查，第一时间收集到重要资料。最后，如果在教学过程中有一些相对重要的会议、演讲、培训等活动，需要档案管理人员做好充足的收集准备，并全程进行跟踪，避免出现档案信息的丢失和错漏。

2.2 建设完善的网络安全系统

现阶段随着网络技术的不断发展，网络安全问题也成为了世界各国各行各业中都非常关注的一个问题。档案信息是一种非常隐秘且重要的信息资料，因此很多涉密信息务必要严加保管。在党校中采取数字化的技术处理档案信息资料时就一定要遵循相关规范和原则进行。首先需要将涉及党校管理业务的相关资料和信息利用网络技术加以结合，其次是要按照统一的标准进行规划和管理。只有全方位地保障党校档案信息资料的安全，从而充分发挥出其价值。其中非常需要关注的就是一定要对档案管理的保密手段进行定期更新，从源头上避免出现信息泄露的情况。

2.3 建立专门的信息档案管理系统

从我国现阶段的党校档案管理情况来看，很多党校所采取的档案管理载体仍然是纸质化的，电子档案很难得到普及，这种情况就导致很多党校的数字化资料非常稀少。为了改变这种情况，运用先进的计算机网络和多媒体技术来进行档案存储和管理，将纸质档案数字化，利用现代化的技术将档案资料加以整合，尽可能满足党校的教育和服务需求，从根本上提升其管理能力。党校的数字化档案信息管理是为了给其教学、科研工作提供服务，因此需要以计算机网络为平台建立完善的数据库，以便为用户更好地提供服务。

结束语

综上所述，对于新时代的党校档案管理部门来说，档案信息资料的数字化建设是机遇也是挑战，传统档案管理方式的数字化转变对于档案管理部门来说有着非常重要的意义，相关管理人员一定要勇于面对改变、接受创新，积极开展研究工作，进一步推进档案信息数字化建设进程。另外，虽然数字化的档案管理手段有着多种优势，但是并不能完全取代传统的管理方式，因为很多档案的记录媒介也是记录时代信息的一部分，需要以此考证档案信息是否真实。因此，只有二者结合的档案信息管理方式才能更好地服务于党校的各项工作。