人力资源管理视角下高校人事档案开发利用研究

文/王茂敏 谢 琳

人力资源是高校核心资源，也是提升高校综合竞争力的重要基础。高校人事档案是我国人事制度管理的一项重要特色，是高校工作者身份、学历、资历等凭证，与个人工资待遇、组织关系、社保紧密关联，是高校选人、用人及人力资源开发利用的重要现实依据。人力资源管理与人事档案开发利用相辅相成，相互促进。一方面，规范、科学的人事档案资源开发利用，利于提升人力资源管理效率。另一方面，高效人力资源管理，也利于人事档案开发利用工作，发挥高校人事档案应有价值。

1 高校人事档案特点

1.1 全面性

高校人事档案主要包括履历材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、表彰奖惩材料、科研成果材料，这些人事档案材料展现个人成长发展的全貌，突出体现了人事档案反映教职员工全貌的显著特征。

1.2 现实性

高校管理的人事档案，其档案材料的主体大多为在职教职员工，仍处于教育、教学和管理岗位工作之中，其人事档案便成为高校人事部门正确使用人才资源，合理发掘人才潜力，续聘及解决工资等问题的重要现实依据。人事档案直接服务于高校人事工作，为现实人才资源管理提供服务，现实性是其显著重要特点。

1.3 真实性

高校人事档案中的履历材料、奖惩材料、教育教学成果材料，学历材料等等，这些都是具有其真实性。真实性是人事档案现实性的基础和前提，也是高校人事档案生命线所在。高校人事档案真实性，既体现在其材料内容的客观真实，也体现在整体内容完整齐全。真实性是其为高校人力资源开发利用提供优质服务的关键。

1.4 动态性

高校人事档案在其立卷后，档案资料及内容并不是静止、一成不变的，而是随着高校人事档案当事人岗位的变化、学历的增长、职务的变迁等等，而及时得以补充和完善，随着高校人事档案当事人人生职业道路的不断延伸而将这一过程中不断形成的一些反映新信息的文件材料陆续补充到档案资料中，从而较为全面地反映当事人面貌。因此，高校人事档案需要及时做好新材料的收集补充，最大限度地缩短人事档案与高校教职员工实际情况“时间差”。

1.5 流动性

随着高校人事制度改革的推进，双向选择成为人才流动的主要方式。高校人事档案管理与高校教职员工的人事管理相统一，做到档随人走，防止出现人、档脱节，有档无人或有人无档的情况。作为高校档案管理人员，要密切关注人事工作情况，在人员新进或流出时，协助做好档案接收和流转。

1.6 保密性

高校人事档案材料内容涉及个人成长、家庭信息，以及其功过等诸多方面情况。可见，高校人事档案属于党和国家的秘密，任何组织或个人都不得随意泄露和私自保存人事档案材料，也不得未经相关部门批准或同意，任意将其掌握的人才档案资料向社会其他组织或个人提供服务。即便是高校档案管理机构，个人也不能随意查阅其人事档案。

2 高校人事档案开发利用方式

2.1 查（借）阅

根据《干部人事档案工作条例》，高校档案管理部门根据人事管理需要，通过提供原件、阅览室阅览等方式，为需要查阅人事档案的机构或人员提供查阅服务。查（借）阅人事档案应履行查（借）阅审批材料，按照程序履行签字、盖章手续；查借阅应有2人以上人员在场，且一般应为党员；查（借）阅应在规定时限内进行。查（借）阅高校人事档案主要应用于政审、党员发展、录用、晋升、人才培养，以及高校修史编制、举办展览等。

2.2 复制

根据《干部人事档案工作条例》的相关规定，高校干部人事档案复制应按照有关要求管理。鉴于高校人事档案的保密性等，非经其人事主管部门审批，并进行统一登记、备案，一般情况下是不允许个人复制其人事档案资料的。在具体实践中，高校人事档案资料复制，应由申请人提出申请，到管理其人事档案的部门进行复制，且应有2人及以上人员在场，一般应为党员。应在规定的复制范围内进行人事档案资料复制，不得随意扩大复制范围。复制完成后，需要加盖人事档案管理部门印章，具有与原人事档案同等证明效力和价值。

2.3 摘录

根据《干部人事档案工作条例》的相关规定，摘录高校干部人事档案应按照有关要求管理和使用。在具体摘录其人事档案信息时，应按照程序，履行必要的审批手续，并征得高校人事档案主管部门的同意，根据高校干部人事档案管理相关规定，在制式的《人事档案情况摘录表》中填写其所要摘录的内容，例如，摘录其家庭成员信息、履历类材料、学历学位专业技术职务类、政审/审核类、党团类及表彰奖励类等，摘录人应签名，署上摘录日期，盖章，等等。

3 高校人事档案开发利用与人力资源管理关系

人力资源管理是指运用科学有效方法对高校人力资源进行有目的的组织、培训、调配，从而使高校人力资源得到有效控制、引导和协调，最终达到高校人力资源管理目标最大化。高校人事档案开发利用则是根据高校人事管理需要，通过人事档案信息支撑，助力人才资源合理配制，实现人力资源价值最大化。具体来说，高校人事档案开发利用与人力资源管理二者之间存在促进和制约的关系。

3.1 促进

高校人力资源管理与人事档案开发利用联系紧密。高效、精准的人事档案开发利用能够促进人力资源管理更加科学、合理。一是促进人力资源管理的根本途径。通过高校人事档案管理，可为人力资源管理提供可靠人事信息。通过高校人事档案信息分析，及时掌握高校人力资源现状，为人力资源的学科间调配、职级晋升等提供参考。二是衡量人力资源管理基本标尺。高校人事档案开发利用是高校人力资源管理的重要目的。鉴于高校人事档案与人力资源管理之间的密切关联性，从人事档案管理的实践来看，高校人事档案管理的现实水平也在一定程度上反映了高校人力资源管理的水平。高校人事档案内容真实、完整，开发利用频次高，开发利用效果好，也是衡量人力资源管理质量和水平的基本标尺。三是促进人力资源管理更趋合理。全面的人事档案信息，能够帮助高校管理者识别不同岗位人才特点，以及岗位职责需要，合理调配人力资源在高校不同岗位之间变动，最大程度地发挥出人力资源的价值和作用。此外，提升高校人力资源管理水平。人事档案作为人力资源管理的重要组成部分，人事档案信息是人力资源管理不可或缺的参考内容，通过人事档案信息分析，合理进行岗位调动、人才引进、薪酬水平确定等，不断提升人力资源管理水平，促进高校教育事业发展。

3.2 制约

科学、规范、高效的高校干部人事档案开发利用十分有利于促进高校人力资源管理；但，当人事档案管理不能适应人力资源管理需要时，就会对高校人力资源管理起到制约和阻碍作用。一方面，阻碍人力资源配制合理性。人事档案信息失真，或者分析不完整，就会影响到对现有人力资源结构的正确分析，也不利于人力资源的引进和管理，影响人力资源使用的公平性、公正性，最终阻碍的是高校人力资源配制的合理性和高效性。另一方面，降低高校人力资源管理效力。高校人事档案的动态性、现实性、真实性等特点，要求做好人事档案管理的实时更新、个性化记载，通过人事档案信息记录，准确反映当事人的特长和才能，从而提升高校人力资源管理效力。可见，人事档案内容雷同、资料单一、无个性化记载等，都会影响高校人力资源配置效力。此外，高校人事档案管理也会影响其人力资源管理效率。人事档案资料归档不及时、不全面，会影响高校人事部门准确获取相关人员信息，极大地影响人力资源管理效率。

4 人力资源管理视角下高校人事档案开发利用策略

4.1 完善人事档案开发利用制度

在人才战略背景之下，人事档案开发利用和人力资源管理的重视程度均有大幅提升。传统重视人事档案“物”的自身为中心的管理模式，逐渐朝着以“人”为中心的开发利用转变，人事档案价值得以全面展现。从高校人事档案管理的现状来看，要不断完善人事档案归档、资料更新、档案收集、查（借）阅、销毁、摘录等相关规章制度，通过制度形式规范高校人事档案管理，不断提升高校人事档案开发利用能力和水平。例如，出台干部人事开发利用审核机制，教务处负责审核日常教育教学情况；人事处负责审核人员基本信息、政治面貌等相关信息，重点是要做好“三龄两历一身份”审核。此外，还要规范高校人事档案查（借）阅、复制、摘录等规章制度，以及查（借）阅流程和审批制度，明确人事档案开发利用相关保密规定、归还时间、归档标准、更新频率。要立足高校人力资源管理的实际需要，进一步完善人事档案开发利用各项规章制度、标准规范等，使高校人事档案管理制度化、规范化，逐步实现高校人事档案管理有章可循、有据可依、有法可依。

4.2 做好人事档案信息资料收集

高校人事档案开发利用的前提和基础，是人事档案资料及时、准确收集，要维护人事档案资料的真实性、全面性、及时性和个性化，以满足高校人力资源管理的现实需要。根据《干部人事档案工作条例》的相关规定，高校人事部门应及时将干部人事档案移交至档案管理部门，实现统一归口管理。例如，工资改革、职称评定、奖励表彰、年度考核等资料，要求资料形成部门在一个月内按照规定移交档案管理部门。档案管理部门加强与其他部门之间的沟通联系，积极做好档案资料收集、移交业务培训，重点做好教育教学、师德师风等方面的个性化资料收集。尤其是要注重从人力资源开发的角度，侧重收集不同岗位的人事档案信息资料，从而为后期人事档案资料开发利用提供有力的数据和信息支持。

4.3 建设人事档案开发利用数据库

信息化建设是新时代高校人事档案资源开发利用的重要举措，建立全面、准确、翔实的高校人事档案信息数据库是保证其开发利用效果，促进人力资源优化配置的重要技术支撑。应及时将收集到的人事档案信息进行信息化录入，建立完备的人事档案信息数据库，例如个人履历、奖惩记录、职称评聘、职务任免、学历变化等信息。为便于后期利用，在高校人事档案信息数据库模板上选择应用全文数据库，并将使用频率高、附加值高的档案资料进行扫描录入，通过较为完备的全文数据库的建立，后期可利用计算机信息技术，实现高校干部人事档案信息的传输、查阅、复制及摘录，从而发掘高校人事档案信息价值，满足人力资源优化配置的信息参考价值。此外，加快局域网、互联网和广域网建设，推动高校人事档案信息化、网络化管理，实现人事档案信息资源共享。

4.4 提高人事档案开发利用能力

人力资源视角下做好高校人事档案开发利用，需要具体从事人事档案工作者拥有过硬的业务素能，既要政治过硬，也要业务过硬、素能过硬。在掌握基本的人事档案管理业务知识基础上，要积极拓展计算机信息技术、人力资源管理等方面知识的学习，拓宽知识结构，提升综合业务素能。为此，一方面，是要积极做好现有从业人员的业务素能培训，有重点地做好计算机信息技术、大数据信息技术、物联网、互联网技术，以及人力资源管理方面的业务知识学习。另一方面，是要积极引入急需人才。根据人员编制现状及现实需要，加大复合型人才引进力度，保障高校人事档案开发利用工作现实需要。此外，要善于借助“外脑”。通过聘请专家、顾问等形式，帮助高校档案部门做好业务指导和人才培育。

4.5 注重人事档案开发利用安全

随着高校人事档案开发利用的信息化、网络化，人事档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，做好信息网络环境下人事档案信息安全，需要牢固树立安全意识，关注人事档案信息开发利用安全。一方面，加强技防。选用专门的人事档案管理软件、安装正版杀毒软件等，使用专门的密钥登录，做好物理隔离。另一方面，做好人防。加强《档案法》 《保密法》知识培训，不断提升人事档案管理工作的人员的安全风险防范意识，做好计算机信息技术、网络技术的学习和应用，提高自身业务能力和水平。三是做好制度安全防范。既要保障人事档案的开发利用，也要做好利用过程中的安全防范工作，可通过建立身份识别制度，提升档案信息应用安全。