会计电算化视角下档案管理研究

文/陈 转

概述

会计电算化是以电子计算机为主的信息技术与电子技术应用到会计实务中的简称，是利用电子计算机实现会计信息系统，使传统手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。作为主管民间社会事务的行政部门，民政部门工作范围涵盖了婚姻登记、区划地名、低保、福利、慈善、殡葬和救助等多个领域。每年在低保、慈善、救助、福利等业务开展过程中产生了大量民政会计档案，而且数量和规模都还呈现出大幅增长态势。

1 会计电算化视角下档案管理内容

1.1 机作会计档案

机作会计档案是指从会计电算化应用系统中打印、输出的纸质会计凭证、会计账簿、财务报告、以及其他票据等档案资料。同时，机作会计档案还包括各类纳入存档范围的移交、保管、归档、鉴定、消耗清册等。机作会计档案应根据《会计档案管理办法》的相关规定，及时做好档案整理归档工作。

1.2 机读会计档案

机读档案是指以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等介质存储的、只能以电子数据状态存储的会计数据、会计凭证、会计账簿、会计报表等相关重要数据信息，以及会计数据库等。会计报表包括报表格式及计算公式等，具有保存价值的会计档案信息。

1.3 计算机系统档案

计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间、外部设备类型，以及设备类型的增加、减少变化等；使用的计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化应用软件系统名称、版本号；与会计电算化应用软件配套的安装磁盘、光盘、用户服务卡，以及磁盘、光盘和用户手册等全套文档资料。

2 会计电算化视角下档案管理特点

2.1 存贮范围更广

会计电算化档案存储的范围和领域都扩大了，既包括传统意义上的会计档案，也包括存储于计算机硬盘、光盘、磁盘等介质上的会计数据信息。既包括机作会计档案，即，通过计算机打印、输出的纸质会计凭证、会计账簿、会计报表，也包括会计电算化系统中的各种系统软件、会计软件程序及其纸质或电子会计档案资料信息。既包括会计电算化计算机系统中的应用软件、系统软件及硬件系统性能配置的文字描述性材料（如系统应用说明书），属于会计电算化档案的重要组成部分，也包括财会电算化软件应用系统等等。

2.2 存贮形式多样

会计电算化档案载体形式更加多元化，会计电算化改变了会计资料记录存储模式，利用各种信息介质实现会计档案存储。既有传统的机作纸质会计档案，也包括用以存储会计数据信息的磁盘、光盘、软盘、磁带、缩微胶片等等介质。会计电算化档案存储介质发生了巨大变化，因此，存储时既要注意会计档案信息的保存，也要注意各种形式的存储介质的保管。

2.3 信息内容易改

传统的纸质会计档案，修改其档案信息会留下明显痕迹。但会计电算化档案中的信息数据存储于光盘、磁盘、软盘、磁带等磁性介质，存储于这些介质的信息极易通过计算机系统进行修改。因此，会计电算化档案管理的安全性要求更高，实际管理中，主要通过控制档案管理权限、修改日志加以监控，做到修改实时把控。

2.4 依赖系统环境

传统会计档案管理主要记载于纸质载体，而会计电算化其档案数据信息必须依靠特定的计算机硬件设备，以及相应的系统环境。无论是档案信息的生成、存储，还是重现，都离不开系统环境的支持。存储的介质除了机作会计档案的纸质媒介外，主要记载于磁带、磁盘、光盘、软盘和缩微胶片等特殊媒介。

2.5 信息互联共享

会计电算化档案存储于计算机系统，基于计算机信息网络技术应用，可快速精准检测会计档案信息，并实现网上远距离传送。借助计算机信息技术，以及互联网技术，会计档案信息可实现实时互联共享。这也对会计电算化档案管理提出了更高要求，有害气体、灰尘磁场等因素都会影响会计电算化档案读取、重现。

3 会计电算化视角下档案管理现状

3.1 认识不足

相关领导往往单纯地认为会计电算化档案管理是一种会计档案制作模式的改变，而没有充分认识到会计电算化档案管理对于提高民政部门财务管理水平、促进民政事业改革方面的重大意义。具体从事会计电算化业务人员，简单地认为会计电算化只是自动运算做账的工具，忘记了会计电算化还包括会计档案信息的统计分析、预测、决策等功能，对会计电算化档案管理机制不熟悉，导致会计电算化数据、软件的磁性介质归档不及时，对会计电算化档案管理重视不够。

3.2 质量不高

会计电算化工作改变了传统的会计模式，由于思想认识不到位，会计电算化档案管理质量不高。从会计电算化档案内容来看，主要表现在机制会计档案内容不完整，例如有计算机打印的制单、出纳、审核等，但缺少这些人员的印章或签字；备份打印输出不及时，没有及时将会计电算化数据进行备份；磁盘介质质量不高，备用盘与存储盘未分离存放，导致电子会计档案数据损害或丢失。

3.3 制度滞后

目前，会计电算化档案管理主要依据《会计档案管理办法》，以及《电子文件归档与管理规范》等相关电子档案管理规定，没有专门的针对电子会计档案管理的制度规范，制度上的落后直接影响了归档的质量。主要表现在归档制度不健全。归档时既有单套制，也有双轨制，电子会计档案管理不统一。数据备份制度不完善，按照规定会计电算化机构应坚持每天备份，且需要进行双重备份。

3.4 维护不力

会计电算化档案深刻改变了传统会计档案管理模式，会计档案生成、管理都离不开计算机信息系统，以及其他存储介质和环境。但从民政部门会计档案管理的现状来看，主要存在计算机应用能力薄弱，相应的会计电算化软硬件设备配备不到位，没有定期对会计电算化存储软件进行升级，不同版本模式下会计档案数据信息不兼容，无法读取和存储。系统软件、会计软件及其全套文档资料归档不及时、不全面等问题。

4 会计电算化视角下档案管理策略

4.1 思想上重视会计电算化档案管理

加强会计电算化档案管理工作，首先就要增强思想观念，增强信息化意识，强化依靠信息技术提升会计档案管理的理念。民政部门领导要高度重视会计电算化档案管理，加大档案管理经费投入，给予会计电算化档案管理必要人、财、物的支持，实时更新会计电算化管理环境，定期做好软件的系统升级。要把会计电算化档案管理与会计电算化等业务工作摆在同等重要位置，建立健全会计电算化档案管理责任制，明确档案、财会等岗位职责，使会计电算化档案管理从移交、收集、整理、归档和保管等各个环节都能严格遵守规章制度。将会计电算化档案管理纳入社会组织工作考核体系，成立民政部门档案工作目标管理领导小组，负责低保、慈善、救助等各业务条线的会计电算化档案收集、归档。定期组织会计人员学习《会计档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等，使会计人员能够从思想上重视会计电算化档案管理，提升会计电算化档案归档的质量。

4.2 制度上规范会计电算化档案管理

会计电算化档案管理离不开健全的规章制度作为保障。要紧密结合民政部门会计电算化档案管理实际，健全和完善《会计电算化档案管理制度》《会计电算化档案立卷归档制度》《会计电算化档案保管制度》《会计电算化档案保密制度》《会计电算化档案统计鉴定制度》《会计电算化档案库房消防安全管理制度》等。例如，《会计电算化档案管理制度》，明确会计电算化档案管理方式、责任主体、保管条件。再如，建立定期会计电算化数据备份检查制度。会计档案管理人员要有备份意识，坚持将会计电算化档案定期备份到磁性介质，备份时还应填写备份登记簿，明确登记备份的时间、人员、数量及方式，并定期做好备份档案的检查，以及定期复制磁性介质会计电算化档案数据信息，防止因介质损坏而导致会计信息丢失。严格会计电算化档案借阅手续及使用权限制度。严格借阅审批手续，严禁将会计数据磁盘带离档案室。未经民政部门分管领导批准或同意，不得查阅程序文件、数据结构文件等。

4.3 流程上健全会计电算化档案管理

一是会计电算化档案收集。对进入会计电算化系统数据信息设置相应的审批制度，并将系统中的每一功能模块设置相应的口令密码和操作权限。建立数据信息输入操作日志，以备随时接受检查。二是会计电算化档案保存。针对会计电算化档案存储环境的特殊要求，做好保存工作至关重要。要建立会计电算化档案数据保密备份，重要或敏感的会计档案数据还应做到双备份，并设置密码，确保数据信息安全。做好会计电算化档案管理环境的防火、防磁、防尘等，磁性介质保存的会计档案，定期检查、定期复制，确保数据安全。三是会计电算化档案输出。对输出的会计电算化磁性资料或者打印的资料，应登记相应的日期、数量、名称。四是会计电算化档案移交。根据《会计档案管理办法》规定和要求，当年会计档案应在会计年度终了，由财务部门暂时保管，期限为一年。保管期限届满的，应编造清册移交档案管理部门。移交档案时，应填写档案移交清单，经双方确认无误后签字，确保磁性载体会计档案数量、质量满足要求。

4.4 安全上保障会计电算化档案管理

计算机信息系统中，相关数据信息易受到病毒侵扰、黑客攻击、信息篡改等，因此，会计电算化档案管理对环境要求高，必须要采取切实可行的安全防范措施。为此，一要做好计算机病毒防范。会计电算化档案管理计算机安装病毒防火墙，并定期做好升级。严格登记管理和控制，进入财务核算系统软盘应严格做到检查工作。二要做好网络安全防范。通过身份认证、授权登记、信息加密存储通讯以及网络防攻击等手段，切实防范会计档案信息泄露或被攻击。三要做好上机管理。存储于计算机信息系统中的会计档案信息，容易被篡改，有时甚至不留痕迹。因此，要严格做好上机管理，填写上机操作记录，将上机者姓名、时间、内容及离机时间等详细注明。建立加密的机内操作日志。四要注意磁性介质使用期限。定期做好磁性介质检查、复制、更换，防止数据信息丢失。

4.5 素能上增强会计电算化档案管理

会计电算化档案管理需要培养一支熟悉计算机应用维护与会计专业知识、档案专业知识的复合型人才，尤其是在计算机信息系统、技术更新加快，会计档案管理信息化不断完善的过程，始终需要高素质的档案管理人才队伍支持和保障。一是要求会计电算化档案管理人员掌握一定的计算机系统应用及维护知识和会计专业知识，通过学习、培训和实践锻炼实现，重点是要结合民政会计电算化档案管理需要，增强业务培训的针对性。二是积极做好职业道德培育。会计电算化档案管理的安全性、保密性要求高，接触到的都是重要的财会信息，因此，民政部门应加强会计人员、档案管理人员、系统维护人员的职业道德培育，提升档案管理人员的责任意识、法律意识。三是健全奖惩机制。建立健全民政会计电算化档案奖励和惩罚机制，对严格遵守各项规章制度、表现优秀的档案管理人员、财会人员，给予精神和物质上的奖励；反之，违反相关规定的，视情节轻重给予相应的处罚。

结语

民政管理部门的各项业务，关乎民心，影响着群众的切身利益。随着业务的开展，每年在低保、慈善、救助、福利等业务开展过程中产生了大量民政会计档案，而且这一数量和规模都还呈现出大幅增长态势。因此，要切实重视会计电算化档案管理工作，完善规章制度、健全管理流程、筑牢安全防线、提升队伍综合素能等，切实增强新时代民政部门会计电算化档案管理质量和水平。