公路工程档案管理中存在的问题及对策建议——以白城市公路管理处为例

文/裴蕴哲

公路工程档案是公路建设等工作中直接产生的真实记录，是第一手资料，既维护公路历史发展历程的真实性，又对公路规划建设、工程质量保障起到指导、监督、保护作用，同时也是今后公路改造的科学依据。解决公路工程档案管理工作中存在的问题，健全和完善公路工程档案管理工作机制，充分发挥公路工程档案在公路规划、建设等工作中的重要作用，为城乡建设、经济发展服务，是我们重要的课题。

1 建立公路工程档案的重要性

近年来，白城市公路交通发展迅速，公路等级显著提高，形成了以市区为中心，以国、省道路为主骨架，以县乡公路为脉络的公路网。我所在的白城市公路管理处作为全市公路交通建设主管部门，以从事公路建设、养护、管理为主，在公路建设中取得了令人瞩目的成就。工作中，产生了大量的公路工程档案，这些档案信息比较全面地记载和反映了白城公路发展历程全貌。

公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。为进一步提高公路工程质量，规范项目建设过程中各项施工技术资料，加强公路项目管理，市公路管理处依据《公路建设监督管理办法》和《交通档案管理办法》，建立了公路工程档案。公路工程档案是公路项目建设过程中产生的基础性材料，反映项目质量、安全和计量管理的基本情况，是落实建设项目质量责任追究制度，保障工程质量的重要基础，对加强公路工程项目管理、项目竣工验收、建成后工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，是可追溯体系的基本手段和依据。

1.1 有利于推进公路工程建设

公路工程档案是公路工程建设的一个缩影，反映公路建设的全过程。加强公路工程档案管理，有利于及时全面了解工程建设情况，促进公路工程建设的顺利进行。前期的工程档案为工程建设提供了必要的决策信息，对公路工程的规划建设、质量保障起着重要的指导作用。

1.2 有利于加强公路工程监督

加强公路工程档案管理，有利于加强对公路工程的监督。因为它是真实记录公路建设发展情况的第一手资料，反映了公路工程建设的真实性，作为公路工程管理基础的工程档案管理，有利于抑制当前公路工程领域腐败现象的发生。

1.3 有利于公路工程的维护及改扩建

公路工程档案资料是一种重要的资源，通过对公路工程档案的规范化管理，有利于提高同类型工程管理的水平，而且还是今后道路规划、维修及改扩建、大中修等不可缺少的科学依据。

2 当前白城市公路工程档案管理工作存在的主要问题

在各级领导的重视下，在档案工作人员的努力下，白城市公路工程处档案管理工作相对规范，档案资源利用较充分，为本系统乃至行业发展提供了较好服务。但还存在一些问题，影响档案和档案部门作用的发挥。

2.1 公路工程项目单位对公路工程档案的重要性认识不足

一些公路工程项目单位对公路工程档案的重要性认识不够，在公路工程施工过程中，只意识到公路工程质量的重要性，却对公路工程档案收集、保管等工作重视不够，认为文字材料收集、保管等环节既麻烦又繁琐，已建立的公路工程档案也存在应付检查和竣工验收的想法，在检查和验收过程中发现档案资料管理不当、收集不齐全、内容不规范等问题；也没有专门的档案室，档案资料随意摆放，填写不规范，字迹潦草，随意涂改，现场资料和试验室资料不同步，质检资料不完整，影像资料不规范等问题。

2.2 公路工程档案收集不齐全、格式混乱不规范

由于公路工程建设项目建设周期长，参建单位多，各参建单位档案管理方法不同，致使一些公路工程档案收集不齐全，部分重要公路工程档案未得到妥善保管。档案资料收集不全、丢失，待工程竣工验收时，根据检查内容现补材料，真实性不能得到保证。档案资料应当是工程施工过程的真实记录，但少数施工单位忽视平时的资料收集和积累，一旦工程验收需要汇总时，突击整理，匆忙凑合，随意编造，应付过关，有的签字出自一人之手，致使资料可靠性不强。公路工程档案内容丰富，形成主体复杂，编制人员素质参差不齐，因此档案的质量也就高低有别，一些不符合规范的做法，必将为档案以后的保管和利用带来隐患。

2.3 行政管理部门对施工单位监管力度不够

公路管理处在公路工程档案管理工作中虽然做了很多工作部署，提出了一些具体要求，但缺乏硬性的奖惩措施，只是提出问题，限期整改，导致公路工程档案管理工作规范化进展缓慢。对施工单位档案管理机制的建立缺少监督和考评，施工单位没有完善的公路工程档案管理机制体系，即使有的施工单位建立了管理机制体系，也存在执行不到位情况。这使公路工程档案资料的收集与整理难以保证与公路工程施工建设同步进行，也可能造成有关公路工程档案资料严重缺失，在一定程度上制约了公路工程档案资料管理工作的深入有序发展，影响了公路工程建设及日后维护使用。

究其原因：一是各参建施工单位对公路建设工程档案管理工作重要性的认识不够，一些施工单位重视现场的工程建设质量，忽视工程建设资料的收集整理，重视现场的工程建设进度，忽视工程建设资料的管理利用。二是工程档案管理体系不够完善、档案管理机制不够健全，行政主管部门对档案管理的内容、范围和考核目标规定的也不够具体，岗位责任制没有真正落到实处，各项制度执行不到位。三是监督管理机制被忽视。在公路工程建设检查验收时，往往只注重公路工程建设的实体质量，忽视公路工程档案的重要性，缺少针对公路工程档案的检查、督促和指导，管理手段落后，公路工程档案信息化建设滞后，直接影响了公路工程档案管管理工作的质量和水平。

3 做好公路工程档案管理工作的对策建议

我们应站在对历史和公路工程建设事业负责的高度，看待公路工程档案管理工作，采取有效的对策措施，积极加以推进。

3.1 加强宣传，组织指导，为公路工程档案管理工作提供有力保障

加强对有关部门负责人和各参建施工单位领导及工作人员的宣传教育工作，组织好指导培训工作，以召开座谈会、培训会、约谈项目主要负责人等形式，宣传公路工程档案管理工作的重要性和必要性，增强公路工程项目负责人对公路工程档案管理工作重要性和必要性的认识，引导项目负责人自觉建立公路工程项目建设档案。重视公路工程档案管理工作，即是公路工程建设工作经验的总结，也是重视公路事业发展的体现。应切实提高各级领导和工作人员，特别是项目负责人对档案管理工作的重视程度，保证对工程项目档案管理的投入，例如资金投入、人员配备、硬件配置等方面，不断提高公路工程档案管理的水平。通过规范公路工程档案管理工作，使公路工程档案资料信息更加全面、精确、简练、直观，并富有针对性，让更多的人从档案利用、服务工作的实践中看到公路工程档案真正的利用价值和作用。

3.2 加强监管，夯实基础，整体提升公路工程档案管理工作水平

公路行政主管部门应充分认识管好用好公路工程档案的重要意义，担负起对各参建单位监督监管的责任，在检查工程进度、施工质量、工程考核和评比时，要同步检查公路工程档案的收集、整理和归档等情况，对公路工程项目验收时，同时验收归档文件资料的质量和完整性，对存在的问题提出改进意见，限期整改。建立公路工程档案超前管理模式，即档案材料的收集、整理和保管在公路工程项目组织体系组建初期就必须开始，公路工程档案管理工作和工程项目建设同步进行。各参建单位要树立“三纳入”“四同步”的管理模式。“三纳入”即将文件材料的形成、积累、整理和归档纳入项目建设的各项程序中，纳入项目管理计划中，纳入有关部门工作人员的职责范围中。“四同步”即在项目前期筹备时同步提出文件材料归档要求，在项目招标时同步提出文件材料形成积累归档要求，并写入有关合同、协议条款中，在检查项目进度时查看文件材料收集工作是否同步，在项目竣工验收时同步验收项目档案管理情况。通过这些工作，努力做到公路工程档案收集齐全，整理规范，确保公路工程建设竣工时，公路工程档案资料保存的及时性、完整性、准确性和可用性。

3.3 建立制度，规范标准，维护公路工程档案管理正常秩序

加强公路工程档案工作业务规范化管理工作，制度建设是前提保障。要使公路工程档案管理工作步入科学化、规范化的轨道，应根据《中华人民共和国档案法》及公路工程项目建设行业相关法律法规的规定，建立健全公路工程建设项目单位的《档案员岗位责任制》 《档案收集和立卷归档制度》 《档案借阅利用制度》 《档案保管制度》《档案保密制度》等规章制度，对公路工程档案资料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等事项建立严格的制度加以约束，统一标准加以规范，同时建立健全公路工程档案目标管理考评体系。公路工程档案是公路工程项目建设的重要内容之一，关系到档案专项验收和工程交竣工验收的顺利进行。公路工程建设中涉及的所有工程建设单位及工作人员，往往工程档案管理工作不在同一水平线上，进行目标管理考评，是检验档案工作成效如何、质量高低的有效手段，可以做到宣传先进，鞭策后进的作用，有利于提高公路工程档案管理整体水平。

3.4 善于用人，提高能力，加强公路工程档案管理队伍建设

公路工程档案管理人员是公路工程建设过程中产生的档案资料的管理者，这需要根据形势的要求，有组织有计划地对档案进行收集、整理、保管，提供利用。因此，应对档案人员进行思想教育，使他们真正喜欢上这份职业，有干好本职工作的热情和强烈的责任感，具有较高的政治思想素质、综合业务能力和较强的爱岗敬业的精神。公路行政管理部门应成立公路工程档案管理专项技术指导小组，按属地管理原则，对公路工程档案管理人员进行技术指导，通过组织参加业务培训、学习，把档案管理人员的素质提升起来，真正地解决人员素质低的问题。加强对档案管理人员业务指导，统一规范公路工程档案的格式，正确填写公路工程档案信息，确保档案格式正确、内容规范。工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分立卷归档。公路工程项目建设过程中，档案管理人员应收集该项目所涉及的上级批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类文书。公路工程项目竣工后，档案管理人员应将施工过程中的重要文件、数据以及具有保存利用价值的文字、影像、图表等资料和电子文档收集、归纳、整理，按文件类别进行分类、编号、装盒、标识，立卷归档，确保公路工程档案齐全完整、规范有序。公路工程档案管理水平的高低，很大程度上取决于档案管理人员的素质，因此，在公路工程档案管理中应坚持以能力为主的用人原则，针对公路工程档案管理的专业性，定期开展岗位培训，不断提高档案管理人员的政治素质和专业素质。还应使档案管理人员有一种踏实的工作作风，把档案管理人员各种积极的、有效的工作方式方法充分地利用起来，争取多方面提高档案管理人员的素质能力和工作水平。

总之，公路工程档案是公路工程建设的一个缩影，它反映着公路建设的全过程。公路工程档案管理工作是一项长期、细致、基础的工作，各级部门、各参建单位应充分认识公路工程档案管理工作的重要性和必要性，对公路工程档案管理工作建章立制，营造良好的建档环境，提高公路工程档案工作管理的水平，最大限度地发挥公路工程档案在公路建设和城乡经济社会发展中的促进作用。