医院科技档案信息化管理建设研究

文/赵雪玲

科技档案是医院档案众多门类中的一种，在医院档案管理中占有特殊地位，是集合管理性、科学性、专门性为一体的综合类档案，具有较强的利用价值，对于服务医院科研和各项工作具有积极作用。在档案信息化、数字化的大背景下，推动医院科技档案信息化建设，有助于强化科技档案的服务功能，提高其服务医院的质量和效率。

1 医院科技档案的内涵及其与信息化技术的关系

医院科技档案是指医疗科技人员的医疗技术研究成果，是医疗科学技术发展的结晶，也是医院和社会的宝贵财富。在激烈竞争的市场经济中，医院必须占领科技制高点，才能吸引更多患者，增加合理收入。把科技档案放在医院档案管理的主体位置，正是为了更好地开发利用科技档案，为了占领科技制高点，让医院更好更快地发展。在医院科技档案建设与管理过程中，信息化技术可以作为一种有效的管理手段，在科技档案收集、管理、利用等方面提供技术支持。首先，利用电子系统查找档案，解决了传统档案查找费时费力的难题，而且能够轻松比对发现重复或类似的研究，从而避免了重复研究，提高科研工作效率。其次，将收集与分类好的科技档案资料统一在信息化平台之中进行管理，有助于更清晰地展示医院科技发展的相关数据，进而理清其发展脉络，为医院科技事业发展和各项决策提供可靠依据。再次，信息化同时也意味着规范化、高效化、共享化。

2 医院科技档案信息化管理与建设中存在的问题

2.1 医院科技档案信息化管理不够深入

当前部分医院在科技档案信息化管理过程中还存在着重视程度不足，相关制度机制建设落后等现实问题，特别是医院单位主要领导将精力更多放在医疗工作开展上，而轻视了医院科技档案信息化管理，导致医院科技档案信息化管理手段和方式落后，难以满足新时期医院科技档案信息化管理的现实诉求。一是医院科技档案信息化管理建设资金投入不足。随着网络信息技术不断发展，科技日新月异，在医院科技档案信息化管理过程中对计算机的软硬件水平要求越来越高，但当前在医院科技档案信息化管理过程中无论是硬件设施引进还是软件开发方面都远远低于当前信息技术更新换代速度。特别是针对医院科技档案信息化管理的相关软件需要医院与专业企业进行合作对其相关功能进行完善，开发周期较长，但由于医院资金投入十分有限，导致其功能性开发相对滞后，已经很难满足当前医院档案管理的具体需求。二是医院科技档案基础设施建设相对落后。随着医院科技档案数量和规模的不断增加，对医院科技档案基础设施建设提出了新的要求，但由于资金建设投入十分有限，在医院科技的信息化建设过程中设备相对陈旧，很容易制约医院科技档案信息化发展。

2.2 医院科技档案管理体系不够完善

医院科技档案管理涉及医院领导、档案管理部门、科研团队和科技工作者等多方主体，是一项复杂的系统工程，在开发过程中容易出现权责不清，难以有效协调各方等问题。加之部分医院在科技档案管理过程中并没有形成相应的标准化管理体系，档案管理部门并没有结合科技档案管理的具体特点对其进行集中管理，很容易造成医院科技档案丢失或破坏，难以确保医院科技档案的完整性和系统性。部分医院档案管理人员缺少专业背景，在医院科技档案管理过程中往往凭借自身经验对科技档案进行管理，也在一定程度上影响了医院科技档案管理的科学性。

2.3 医院科技档案管理保障不够充分

医院科技档案管理工作对医院发展起着至关重要的作用，但当前部分医院在科技档案信息化管理过程中还存在着人员素质不高，科技档案信息化管理制度不够规范等现实困境。从医院科技档案管理人员的素质能力看，很多从事档案管理人员并非科班出身，更多是从其他科室调派而来，对医院科技档案管理缺乏主动意识，加之没有经过系统的专业培训，缺少相应的专业技能和知识，难以熟练地掌握医院科技档案系统，结合医院科技档案管理的实际需要对其进行管理。从医院科技档案管理制度机制看，由于医院科技档案管理涉及多个环节，需要完善的制度机制作为保障。但目前部分医院在制度机制建设方面还不够全面系统，部分现有制度机制的更新滞后于医院科技档案信息化管理的现实诉求，严重影响了医院科技档案信息化管理质量。此外，在医院科技档案信息化管理与建设过程中出现了很多新问题、新情况，如果没有相应的制度机制作为保障，在很大程度上会限制医院科技档案管理人员工作的主动性和积极性。

3 基于信息化技术优化医院科技档案管理与建设

3.1 基于信息化技术创新科技档案管理方法与服务模式

信息化技术为科技档案管理方法创新提供了技术支持。首先，加强医院科技档案信息管理基础设施建设。如果没有完善的基础设施作为保障，推进医院科技档案信息化管理就属于空中楼阁，无法实现。因此，医院主要领导应将完善医院科技档案信息化管理系统和相关基础设施建设作为重点工作，结合医院科技档案信息化管理的实际需要引进必要的软件系统和硬件设施，并对软件系统和硬件设施质量、功能进行严格把关，确保引进来的信息化系统和相关设备能够“即插即用”。同时要与第三方互联网企业进行合作，研究适合医院科技档案信息化管理的独立处理系统，进一步提升管理系统的针对性和系统性，同时要注意档案信息安全。其次，创新科技档案服务模式。随着网络信息技术不断发展，为医院科技档案服务提供了更为便利的条件。医院档案管理部门应结合医院发展以及科研需求对医院科技档案信息系统的相关功能进行优化，进一步提升医院科技档案检索与利用效率。同时要结合医院科研需求对相关科技档案信息进行整合，利用大数据、云计算等技术挖掘出有价值的档案信息，更好地服务医院科研工作。最后，加强对医院科研档案信息宣传。以新媒体平台为载体，通过线上线下协同模式，加大对科技档案利用和宣传效果，让医院各个科室和广大医护人员充分认识到加强医院科技档案信息化管理的重要性和必要性。

3.2 以信息标准化推动科技档案管理规范化

信息化管理有助于减少人为主观因素等导致的档案信息不全、失真等风险，有助于推动医院科技档案的标准化建设。标准化建设是推动医院科技档案管理信息化建设的重要组成部分，也是确保医院科技档案信息资源能够得到合理利用开发的重要保障，因此，在推动医院科技档案信息化管理与建设进程中有必要将标准化建设作为重要方面。从医院科技档案文件形成操作的标准化角度看，标准化是指在相关材料形成过程中要严格按照科技档案管理以及保存的相关标准进行操作，确保所形成的档案资料符合科技档案收集和管理的相关要求。医院科技档案管理涉及纸质文件、图像、影音等多种材料，能否将这些材料进行标准化录入是后续档案信息资源开发的重要前提。为此，一方面，医院要加强科研人员档案培训，对科技档案管理工作标准化相关内容进行全面介绍，让科研人员对于整个科技档案管理标准化和规范化操作流程有所了解，避免在科技工作过程中因为没有按照标准化和规范化操作造成信息混乱或资料出错。另一方面，利用现代信息技术建立高效的网络化管理平台，对于收集上来的科技档案资料进行分类保存，对纸质档案内容进行数字化处理，并形成相对应的档案资料格式和类型。

3.3 借助信息技术集成化提高科技档案利用效率

信息化在医院科技档案中的应用，能够大大提高信息资源的交互与利用效率。医院科技档案信息资源只有得到合理的利用开发才能够体现其价值，因此医院主要领导在推进医院档案信息化管理与建设过程中要将科技档案集成化开发与利用作为重要方面，结合存在的问题召开专门会议加以研究，并为医院科技档案集成化开发与利用提供必要的软件设备和人才支撑，实现对医院科技档案信息资源的系统开发和合理利用。互联网时代背景下，为医院科技档案集成化开发与利用提供了先决条件，在对医院科技档案信息资源集成开发过程中要形成相应的科技档案资源平台，实现对医院科技档案信息资源的系统整合。各个部门也要主动地参与到医院科技档案开发与利用过程中，通过各个部门的相互协调，进一步提升医院科技档案信息资源开发的整体性和完整性。积极引进现代信息技术，挖掘科技档案所蕴含的价值，并形成相应的科研报告，为医院管理科技研发和决策提供更为科学的科技档案依据。同时，医院要将科技档案开发看作是一项系统工程，要将构建完善的科技档案管理体系作为科技档案信息资源开发与利用的重要前提。为此，一方面，打造高素质的科技档案管理团队，结合医院科技档案开发具体需求，加大对科技档案管理人员的教育培训，在培训过程中要将科技档案管理与开发相关理论作为培训重点，同时要增加实践环节，提升科技档案开发与管理人员的综合素质，更好地适应新时期医院科技档案管理与信息开发的具体要求。在培训过程中要加大对相关工作人员的考核，对于发现的问题及时处理，通过系统培训进一步提升科技档案工作人员的综合素质和能力。另一方面，引进更为现代化的管理技术和开发方法，拿出专门资金用于医院科技档案管理与开发，并加大对资金监督力度，确保资金真正落实到医院科技档案开发之中，切实保障医院科技档案开发的系统性和完整性，提升医院科技档案信息资源的利用效率。

3.4 打造信息化平台实现医院科技档案资源共享

科技档案信息化建设有助于促进科技档案的共享。当前医院科技档案信息资源在多个领域都发挥着特殊作用。因此，医院在科技档案信息资源管理过程中有必要将科技档案信息资源高度共享作为医院科技档案信息化管理与建设的重要方面。一是要实现医院科技档案信息资源内部共享。当前无论是医院相关服务工作开展还是医院科研活动开展都需要大量的科技档案信息资源作为支撑，为了更好地服务医院科研活动，有必要借助现代信息技术以及开发的档案管理信息系统，实现医院科技档案信息资源的内部共享，要将医院业务网络与档案管理网络进行有效对接，实现医院科技档案信息资源的无缝传输。同时，医院档案管理部门也要与业务科室加强联系，了解业务科室当前对于医院科技档案信息资源的具体需求，并对相关档案信息资源进行整合，通过多种路径将医院科技档案信息资源传输到业务科室，实现对医院科技档案信息资源的高效利用。二是实现医院档案信息资源的外部共享。医院应加强与其他医院和科研机构联系，对于尖端前沿的科研信息技术研究应统筹力量，加强档案信息沟通和互动，通过科技档案信息资源的共享，为项目攻关和科技创新提供扎实的科技档案信息依据。当前医院科技攻关和项目推进对于服务患者、攻克疾病、推进医疗系统改革都具有重要现实意义，医院有必要从内外两个方面重新思考和研究医院科技档案信息化管理与建设的相关问题，并提出合理化建议，实现医院科技档案信息资源的高度共享。

4 结语

医院科技档案信息化强调借助信息化手段强化科技档案的服务价值，助力医疗事业发展。其中，信息化建设是当前医院科技档案管理的重点内容，主要体现为管理方式和服务形式的信息化、科技档案开发的集成化、科技档案利用的高度共享化等方面。未来，随着科技档案信息化程度的不断提升，科技档案质量和服务效率也会得到显著提升。