高职院校财务管理信息化提升路径——以石家庄邮电职业技术学院为例

李恩瑶 李淑帆

(1.石家庄邮电职业技术学院 计划财务处,河北 石家庄 050021;2.天津财经大学 经济学院,天津 300222)

财务管理应建立在事权的基础上,其本质是事权,而不是财权,仅靠合规、合法和预算难以评价财务管理水平的高低.因此,提高财务管理水平需要对财务数据背后“事”的合理性进行评价,对如何做事进行评价,财务管理水平的提高除了高效地完成报销、预算等财务活动外,还应该向提供决策分析层面发展.

随着高职院校的扩招,教育经费及日常行政、后勤收支的资金体量及报销凭证的数量增加,财务活动日益复杂.上级部门及相关审计部门对高校财政资金使用的规范性越来越重视,对凭证管理及预算管理的要求也越来越严格.借助信息化手段能提高财务管理水平,是高校落实教育信息化2.0行动计划[1],加强数字校园建设,积极应用人工智能技术为师生减负增效的重要举措.本文对石家庄邮电职业技术学院(以下简称“学院”)财务管理信息化问题进行了探索.

1 信息化建设环境及相关系统模块

在数字校园环境下,建立财务网上综合服务平台,可以帮助教职工及学生查询项目收支明细账、预算控制余额表、学生收费信息等.这就要求该服务平台能够与财务系统、预算系统、学生收费系统等进行连接.以电子报账单为载体,将预算管理、凭证管理、财务核算等进行有效串联,真正实现财务管理的全面信息化和自动化.财务网上综合服务平台包括网上报账系统、预算系统和学生收费系统.

1.1 网报系统

助力财务实现报账单据规范化,审批流程电子化和信息传递自动化的建设目标.教职工进入网报系统之后,根据报销内容选择日常报销、差旅报销、科研报销或借款选项,提前将各项目的预算置入预算管理系统并同时在网报系统中提取预算额度,在报销单据保存时自动扣减预算,实时显示报销项目预算指标余额,改善由于项目超支导致的预算事前控制力不足,财务人员制单返工,教职工二次修改报销内容,重复签字等问题.

1.2 预算系统

助力资金从计划到执行全过程可控化,提供全面业务资金预算解决方案,实现预算项目审批、预算资金分配和预算执行控制自动化建设目标.各部门进入预算系统后,根据本年计划的项目填报预算事项及对应的会计科目金额,若有新增预算事项需申报项目库,经过部门申请→部门调整→主管领导审核→财务汇总后形成预算草案,实时从财务系统中提取数据进行预算执行情况统计及分析,逐步解决预算、执行“两张皮”,预算执行进度无法及时反馈等问题.

1.3 学生收费系统

助力实现学生缴费管理与费用处理、票据管理紧密衔接,信息查询与信息统计汇总便捷灵活的目标.学生收费系统是一个师生共用的系统,需要学生借助该平台进行各类缴费,填写基本信息、进行宿舍选择等;需要教务处、学生处教师及时更新学生学籍变动情况,新生档案导入等工作;需要财务处根据收费情况,及时开票、记账或退费,并完成学宿费上缴财政等工作.该系统使得学生收费开票、入账、变更过程更加及时,便捷,准确,能够提供灵活多样的数据统计方式,支持多种新型收费形式.

2 学院财务管理现状及问题

2.1 现状

学院由中国邮政集团有限公司管理,属于财政部下属学校,同时河北省也对其进行业务指导和经费支持.财务管理范围除了属于事业性质的学校外,还包括企业性质的培训中心、绿苑大厦,特别是绿苑大厦也为培训中心和学院提供各种餐宿保障服务,与学院存在着业务和资金往来.目前学院财务部设置了分管学院、培训中心和绿苑大厦的财务管理人员,分别负责相关部门的账务处理以及月报、年报报表.预算管理人员需要通盘掌握全院的情况,并编制直属单位预算、中央财政预算和河北财政预算,同时还负责多种数据统计工作.

2.2 问题

(1)数据库建设基础薄弱,数据集成和信息联动能力不足

各部门信息与财务信息不互通,在财务管理各模块之间,学院、培训中心和绿苑大厦各财务系统及不同职能部门系统之间缺乏数据接口.其一表现为编码形式不同[2],如教师课题编码在教务处立项与财务编码不一致,导致教师报销时所写编码在财务系统中找不到对应项目,影响工作效率和准确性.其二表现为信息更新不及时,如学生信息、住宿信息、退学、休学、参军入伍等变动信息更新相较于教务处、学生处的信息有延迟;其三表现为财务数据更新不及时,人工开票及手工记账使收费数据不能及时录入记账系统,报账教师需要和负责学生收费工作的教师定期核对收费数据,这在一定程度上降低了财务数据更新的及时性和准确性.

(2)校内信息沟通不畅,财务活动效率偏低

在预算管理方面,财务部门与业务部门信息沟通不畅,角度不同,理解各异,导致业务部门提交的材料无法达到财务预算编制的要求,业务部门有可能返工,既造成时间的浪费又加大了财务预算的难度.同时,由于数据统计和更新方法落后,完全依靠办公软件人工统计数据,预算执行情况不能及时、准确地反馈给相关部门,常出现年中执行进度慢,年底为了完成当年预算,提高部门绩效评价得分而突击花钱的情况.

在学生收费方面,对于住宿标准等一些收费项目的更改,无法及时传递到财务处,影响收费及记账的准确性.有部分学生不清楚线上缴费功能,因此财务部每年要耗费人力、物力进行线下收费.

在账务处理方面,前来报销的教师时常忽视经费余额,同时对部分报销项目把握不到位,在财务记账过程中,通常需要在询问具体报销事项、沟通报销项目、更换等琐事上花费时间,降低了报销的效率.如遇到预算、财务报销等管理办法修订,或对教育厅、审计部门指出的问题进行整改而提出新的要求,虽然财务处会及时向全院发文,但由于学校多种原因,许多新制度无法及时、准确地传递给每位教师,导致许多问题重复出现,重复沟通.

(3)财务工作流程不畅,灵活性不足

学院还未使用网上审批系统,财务报销采取的是手工报销的形式.部门负责人及主管院领导由于工作繁忙,审核、签字不及时,使得审批流程耗时长,教师报销时间的灵活性受到影响,这些是导致教师报销不及时的原因,因此容易出现在月底、期中及年底集中报销的情况.目前财务处负责报销的财务人员人数有限,工作量在期末时骤增,易导致报销中对原始凭证审核的忽视和疏漏,制单过程中也容易出现错误,从而导致记账不准确、返工或者凭证积压等问题.

(4)财务管理多集中在事后控制,未实现预防和监督职责

从预算管理方面来看,预算执行情况只能定期在月末或者季度末进行统计,无法实时监控.同时,由于学院内部单位之间的独特情况,面临着人员、公用等经费的分摊问题,分摊的数据也无法及时进行统计,并推送到数字校园平台供各部门查询.

从财务报销方面来看,只能在教师将票据带到财务处后才能进行审核,无法提前审核并提出修改意见,出现了报销凭证反复审核.

3 财务信息系统建设可行性分析

(1)具备建立财务信息化的操作环境

2017年学院已经开始研发基于数据共享功能的数字校园平台,进行了部分信息标准建设、教学口报表及数据分析系统、统一认证平台、统一门户平台、系统集成与整合模块,其中系统集成与整合模块包括学工系统、教务系统、财务系统、一卡通系统、人事系统和图书管理系统.同时日常使用OA 办公系统,能够实现移动化办公.

(2)具备建立财务信息化的技术环境

学院拥有一支在信息技术领域具有专业知识的技术人员组成的队伍,即网院运管中心(以下简称“网院”),经过多年对学院数字校园的建设,该队伍积累了大量的系统研发与设计经验.

(3)具备建立财务信息化系统的安全环境

目前,基于学院已建成的统一身份认证平台,已经制定了业务系统与数据中心平台的接口规范、统一资源定位符(URL)、拦截与访问控制列表(ACL)、控制列表访问技术的数据采集平台(DCI),能避免非法的、外来的用户及系统进入,因此能够建立起全校统一、稳定、安全的数据资源服务系统.

(4)具备建立财务信息化的基础模块对于财务信息化建设中比较重要的预算信息化、报账信息化及学生收费信息化,学院在前期已经有了一定的研究基础,并建立了一些相关模块.首先,学院财务处已经在使用网院技术部门提交的预算管理系统的研发成果.网院在技术手段上也实现了预算管理系统的部分功能.其次,学院正在使用学生收费管理系统,该系统能够对独立学院的新生收费工作进行系统化管理,但与其他系统的信息交互能力不足.再次,学院正在研发网上审批功能,同时数字校园中已经设置了报销款查询功能,有助于实现网上报账查询.

4 财务信息化建设着眼点

4.1 财务信息化平台层建设

平台层的建设是数字校园模式下财务信息化建设的基础和重心.首先,要保证全部数据的唯一性,梳理并整合所有与财务信息相关的数据,包括科研、教学等项目编码、人员编号等信息,确保这些数据在进行相关统计时不重复或者混淆[3].其次,要预制好数据统计分析的相关公式和模板,例如预制好部门预算执行情况统计表的公式,确保及时监控预算执行过程,并能够实时反馈给相关部门.预制好教育厅要求填报的各类报表模板,确保能够从系统中提取数据后直接生成各类报表.

4.2 财务信息化业务层建设

根据耦合理论,即不同模块或系统间协同作用、相互影响的理论,财务活动应该在内部以及与各部门有关系统之间进行集成.这一层包含财务核算、学生收费、预算管理等财务活动,也应该建立教务系统、学工系统、学院管理的培训中心等单位的财务系统之间的标准接口,以便进行数据交互.

4.3 财务信息化分析决策层建设

在决策层置入绩效指标、财务指标、收支、风险点预警等分析及每年都要进行的教学质量评价、思政、实验室建设等数据采集工作模板,借助数据仓库、数据挖掘、在线分析、云会计等信息技术手段[4],融入信息查询和报表导出功能,为领导层提供决策分析的依据,减轻人工统计分析的工作量.

5 财务信息系统需求分析及流程图

5.1 财务信息系统需求分析

财务信息系统需满足5方面需求.一是在一个互联互通的网络环境中,所有用户电脑需要连接校园网;二是建立统一的信息和数据标准,提高部门间数据的兼容性,以便数据共享;三是具备不断增加或完善系统各项功能和模块的能力;四是可以将与教职工、学生、部门有关的财务信息推送给相关人员;五是保证信息及数据的安全性.为此,财务信息系统需要在现有财务核算模块基础上增加网上报账、预算管理和学生收费三个功能模块,各功能模块的使用场景、问题需求及对应功能,见表1.

表1 财务信息化系统功能需求分析

5.2 财务信息系统流程分析

为了开发人员更好地理解财务信息系统所需各种功能,便于后续软件开发、工程建设及项目验收有序进行,对财务信息系统进行流程分析,如图1 所示.通过信息系统建设将财务管理、预算管理、学生收费管理有机结合,财务人员可以根据个人及部门预算申报及审核情况,直接下达学院预算信息,并随时对预算执行情况进行跟踪分析[5];还可以从学工和教务系统中了解学生学籍变动情况及缴费信息,并将缴费信息直接生成记账凭证,有效解决收缴费信息延迟问题.

图1 系统总体功能流程图

6 保障措施

财务信息化建设有利于改善财务报销、预算管理等财务活动,助力高校管理水平的提高,做好信息化建设还应该有相应的保障措施.

(1)需要领导层的大力支持

在建设前期,一定会投入较多的时间和资金,因此,学院应该做好充足准备,给予必要的人员、资金和技术支持,亦或是成立信息化领导小组,让技术部门和财务部门没有后顾之忧.在建设过程信息化领导小组中,各部门应积极配合,需要定期召开建设情况会议,收集各部门的意见和建议,将工作落到实处.在系统初次上线过程中,各种情绪可能会在各个部门甚至是财务处出现,此时需要领导层进一步强调财务信息化的重要性,同时尽可能多地组织各部门进行财务信息系统使用方法的培训,以提高全体教职工的适应速度.

(2)大力培养或引进复合型人才[6]

目前,由于大部分财务人员不具备相关的计算机知识,存在与技术人员沟通的障碍,无法将财务信息化需求清晰地整理出来,所以在财务信息化建设初期会出现较多的问题.而且对财务信息系统进行后期维护,也需要财务人员花费大量的时间和精力.目前,在财务人员工作普遍非常繁忙的情况下,后期维护就显得力不从心.改变现有的财务管理模式、工作方法与习惯也不是一蹴而就的,因此,需大力培养或引进复合型人才,促进财务队伍素质不断提高.

(3)加强信息系统安全性维护

由于财务数据有保密性要求,也存在泄漏财务信息的风险和引发资金风险的可能,因此,要强化操作权限控制,在内部消除信息泄露、操纵不当等风险.还要建立网络安全维护体系,加强数据库巡检,做好数据库备份工作,运用防火墙等手段,确保财务信息数据安全,抵御木马病毒、黑客入侵、信息被盗等外部风险.