企业如何优化供应商合规管理

◎ 编著 吴巍

由吴巍律师领衔的金杜合规律师团队，最近完成了一部题为《企业营商风险与合规指引》的著作。该书系统地总结了金杜合规律师团队为企业提供合规服务的经验，不仅从反商业贿赂的角度分析了企业所面临的各种合规风险点和重要风险领域，而且为企业建立或完善合规计划、应对海外监管调查、应对国内行政调查和刑事调查，提供了百科全书式的知识。本刊节选部分内容，以飨读者。本文着重分析供应商合规管理的优化思路。

在商业环境全球化趋势下，企业越来越依赖包括供应商在内的第三方合作伙伴的依赖程度越来越高，与第三方展开广泛合作可以优化企业资源配置，扩大企业规模，打开更广阔的商业市场。但是，企业也可能面临与之相伴的风险。

合规不到位是滋生违规的温床

自2018年11月开始，国内多家知名企业相继发布反腐处罚公告，部分公司高管涉嫌利用职务便利非法收受代理商财物，数额巨大，影响恶劣，公司已将案件移至公安机关处理。《法制时报》2019年11月14日刊发《互联网企业加大反腐力度》一文，报道某港股上市互联网公司宣布包括内部员工、供应商等供应链上的合作伙伴人员以及其他共犯社会人员等89人受到刑事查处。

实际上，无论规模大小，任何企业的采购部门或个别的采购人员，都可能存在舞弊、贪腐行为，而供应商合规管理不到位，常常是滋生各类违规行为的温床。

2019年年初，某业内领先的科技企业D公司在内部下发反腐败公告，自曝在2018年由于供应链贪腐造成的损失超过10亿元人民币。据分析，这一数字是D公司2017年所有年终福利的两倍以上。

D公司内部的舞弊事件主要集中在供应商环节。据《北京人才市场报》2019年3月28日刊发的《民企刮起“反腐”风暴，人力资源业也可有作为》一文报道，原本意图是优化流程的管理改革，却意外暴露出D公司的研发、采购和品控人员在供应商引入阶段存在大量腐败行为，包括采取各种手段内外勾结吃回扣、赚差价等。

据《天天快报》2018年一篇题为《互联网掀起反腐风暴，总有眼睛注视你的一举一动》的一文报道，由于供应链腐败，D公司平均采购价格超过合理水平20%以上，其中高价物料高出20%至50%，低价物料高出2～3倍。D公司表示，从原材料采购、加工半成品到最后成为企业可用的零件，即使每一环节的腐败使得采购成本只上升 5%至10%，经过三层产业链到达企业时，成本在无形中增加了16%至33%。

事后，D公司处理了贪腐员工45人，涉及供应链引入阶段的研发、采购人员最多，共计26人，其中问题严重移交司法处理的有16人。作为贪腐重灾区的D公司采购部，继2014年后第二次几乎被全体开除。“腐败的范围比想象的要大很多。”D公司在公告中坦陈，反腐牵涉范围超过百人。

供应商管理缺位易生员工舞弊

在企业营商过程中，供应商管理的缺位容易滋生采购环节的员工舞弊行为，给企业带来巨大经济损失。

D公司在进行内部查处时，总结出四种供应链常见的腐败舞弊手段:一是采购人员串通供应商虚报高价并与其瓜分高于供应商底价的分成。二是操纵供应商名单。采购人员利用手中权力，以技术规格要求或降价为由，指定供应商把正常供应商淘汰，让可以给回扣的供应商进入名单，长期拿回扣或对后续涨价的部分进行分成。三是以权谋私，绕过验货环节。采购人员利用内部信息和权力引入不合规的供应商，并和供应商串通收买企业研发人员，在品质不合格的情况下不进行物料检验，导致企业长期使用质次价高的物料。四是通过皮包公司牟利。采购人员利用权力以私设的皮包公司接企业的订单，转手把单分给工厂，然后对中间差价进行分成。

由此可见，企业采购环节的舞弊行为，多与供应商有关。如果企业不能从制度和执行层面做好供应商管理，就给采购人员留有与供应商相互勾结、损害公司利益的操作空间。采购舞弊行为不仅极大增加了企业的采购成本，还可能导致企业长期使用不符合标准的物料，使企业产品的生产质量得不到保障，进而诱发更严重的合规问题，例如产品质量安全问题等。

缺乏对供应商的有效管理，是D公司遭受巨大损失的重要原因之一，这也为企业的供应商合规管理敲响了警钟。企业需要提高对供应商管理的重视程度，并结合信息技术进行优化，对供应商的合规风险展开多维度的评估和监控，从而使企业在合法合规的环境下，与供应商建立和维持更长久、紧密的伙伴关系。

对企业而言，建立高效运转的合规管理体系，对包括交易对象、合作伙伴在内的上下游企业和供应商进行有效的合规管理十分重要。目前，许多企业也已经在这方面做了努力，有些企业建立供应商库，通过记录供应商的基本信息、合同信息以及交货、还款时间等内容，从商务运作、产品质量的角度对供应商进行审查。

但是，很多企业在建立、维护供应商库时，并未重视供应商在合规或法律方面可能存在或已经暴露的问题，没有真正起到防范合规风险的作用。编者认为，企业建立维护供应商库，应引入合规标准，实现入库前合规筛查到入库后在库监控的全面覆盖。此外，企业还可完善供应商合规激励制度和举报机制，从多个维度对供应商进行管理。

五项入库筛查评估对供应商评级

那么，企业应该如何进行供应商合规管理？围绕入库筛查评估与在库跟踪管理两个环节，编者提供以下参考思路：

在入库筛查环节，企业需要对供应商的资质证照、司法及信用记录、合规表现、利益冲突情况等内容进行初步审查。审查内容如下：

一是要求供应商提供营业执照、在特定领域的行政许可证明(如医疗器械经营许可证、危险品经营许可证)、资质能力证明等相关的资质证照材料以进行筛查核对，企业可以借助现代技术手段，一键自动识别上述材料的内容，直接与国家企业信用信息公示系统等进行比对，快速核查供应商的基本信息及诚信度。

二是检索与供应商相关的民事、刑事判决、行政处罚、失信被执行人记录等信息，重点关注供应商及其管理层、本项目核心人员有无反商业贿赂领域的行政处罚或行贿受贿等刑事判决记录。企业可以借助现代技术手段，实现对供应商及相关人员司法及信用数据的自动检索，并以直观的方式予以呈现。

三是要求供应商填写基础的合规尽职调查问卷。在对供应商的生产规模、资金实力、资质认证和行业地位有初步了解后，企业还需进一步收集供应商的合规状况、管理层信用情况及其他潜在警示信号等信息，以全面评估第三方关系。企业可以围绕供应商的合规组织架构、制度体系、管控流程、合规文化以及常见的合规风险领域等方面设计问卷并要求供应商填写，从而对供应商的合规完善程度作出初步判断。

四是要求供应商披露利益冲突情况。上述案例中，D公司采购人员设立皮包公司以谋取利益的方式，就是一种典型的利益冲突情形。

五是要求供应商签署承诺函。如今越来越多的企业与供应商开展合作时会要求供应商签署廉洁承诺函，其内容一般包括供应商保证其提供的所有文件和材料均真实合法，在与企业进行合作的全过程中不采取违规违法手段等。签署承诺函的意义，不仅在于其内容对于供应商具有法律约束力，也是供应商诚信合规态度的体现。

企业可以根据快速初筛结果，决定是否开展进一步合规尽调，通过上述五个方面对供应商的合规风险进行高中低级别的评级，并根据不同的评级结果采取下一步措施:如果初筛没有发现供应商存在上述合规风险，且其提供相关文件的内容和态度也体现了其对合规诚信经营的重视，合规风险较低，符合合规角度的入库标准；如果供应商在初筛中暴露出某些或潜在合规问题，那么企业可根据问题严重程度对供应商进行风险评级，并可视情况运用不同手段，对不同级别的供应商开展人工尽职调查，包括媒体检索、审阅重点文件、现场或电话访谈、聘请第三方机构进行背景调查等。

在库跟踪管理实时跟踪监控和考核

除了对供应商进行准入前的审查，企业还应对已入库供应商的合规表现进行实时跟踪监控和考核。具体而言，企业可以从以下几个方面开展:

一是实时监控供应商的合规状态。企业可以借助现代技术手段，实现对供应商合规动态的实时更新和监控。除了外部公开的企业信用信息、诉讼信息之外，供应商在与企业合作过程中的违规行为应当被纳入信息动态更新的范畴，例如在执行合同的过程中出现违约情况或交货的质量不达标等。另外，目前市面上很多系统都具备基础的预警推送功能，但专门针对企业资质变动和诉讼风险等环节设计预警推送功能的仍较少。

二是定期对供应商进行评估与管理，包括定期复查风险点、定期更新承诺函、定期对供应商进行合规培训、对未中标的供应商进行抽查与回访。

三是定期对供应商进行审计。企业可以争取在与供应商的合同中加入“有权审计条款”，保证企业有权在某些情况下对供应商进行审计。审计的方式有两种:内部审查，即由企业内部审计部门或内控部门对供应商进行审查，这种方式较为普遍，成本也较低;第三方审计，即企业聘请会计师事务所等第三方机构对供应商进行审计，这种做法可以最大限度地确保审计的公正性和独立性，专业程度也更高，但成本会高于内部审查。

通过审计，企业能够有效防止供应链采购成本过高，强化对供应商的合规管理。至于采取上述哪种方式，可以视企业的具体需求而定。我们建议，企业在对供应商进行日常管理时，可以采取内部审查的方式，但对于一些重点供应商，应定期通过第三方机构进行审计，这样在有效平衡公司管理成本的同时，也能避免遗漏重要的供应商合规问题。

随着商业社会的发展，企业供应链的复杂程度不断加深，相应滋生了诸多舞弊、腐败的行为，在合规监管日趋严格的今天，企业的供应商管理能力面临着极大考验。为此，企业需要将合规纳入传统的供应商管理中，并通过现代信息技术，结合司法领域的大数据资源，对供应商的合规风险展开多维度、多层次的评估和监控，从而在合规的新形势下，更科学地进行供应商管理，使供应商真正成为企业在营商竞争中的助推器。