大数据时代档案资源的共建共享

文·盛萍 杨艺

随着信息技术的不断更新迭代，互联网+、云计算、人工智能等承载大量信息资源的技术应运而生，在这种以海量数据为主要特征的大数据时代，人们索取信息的方式也发生了根本性的变化。档案管理是企事业单位生命周期的重要组成部分和主要参考资料，通过大数据技术可以持续优化档案管理模式，这给传统的档案管理带来新的契机。

一、档案管理现状分析

（一）档案数据化管理意识薄弱

档案工作人员大数据意识和能力欠缺问题普遍存在，虽然已经有部分单位尝试数据化管理，但基本集中于一些相对单一、技术操控水平较低的层面上，这就导致了大数据对档案管理的作用得不到充分发挥，直接影响数据化管理的效果。具体表现为，一是未能形成系统的档案信息管理体制，档案管理分散，无统一标准，处于被动管理状态，造成档案分类不清晰、排序杂乱繁冗，并未实现真正意义上的数字化管理；二是管理经费得不到保障，导致档案数据化管理在硬件设施上“先天不足”，数据平台虽已初步搭建，但进一步维护和完善得不到保障；三是共享意识不高，囿于安全问题、技术手段等原因，单位之间、部门之间档案信息管理并未真正实现资源共享，造成工作效率低下、信息资源浪费、交互缓慢等现象。

（二）档案数据化管理技术薄弱

目前，在技术层面上企事业单位对于档案管理存在发展不平衡的问题。大部分单位的数据化管理只是停留在提供简单的浏览、信息咨询等业务。数据分析技术为档案管理人员实现信息分析整合提供了便利条件，尤其是针对某些需专题化管理的档案，数据化管理平台通过筛选、分类、分析和处理使得工作人员能够快速进行集中化处理，提高工作效率和准确度。但就目前来说，在这方面，企事业单位还有很大的进步空间。比如，医疗系统的病历管理，目前国内还未实现全国范围内的病历共享，甚至有的医院还处于纸质化病历阶段。

二、档案资源共建共享思路

（一）共建

1.提高档案数据管理意识

首先，提升大数据意识。大数据对于信息的整合、处理、分析能力决定了未来档案管理工作必须紧紧依托于大数据，这就需要工作人员转变工作思路，认识到大数据对于档案管理的重要性，并通过学习逐渐熟悉并掌握利用大数据来管理档案的能力。一是提升职业道德和政治能力。数据化社会信息无疑是宝贵资源，尤其对某些行业内部关乎核心竞争力的信息，需要档案管理者严格遵循保密制度，具备良好的职业道德和较高的政治能力。二是提升法律知识储备。大数据时代信息资源的归属可能发生改变，这就有产生纠纷的可能性，档案管理者要学习相关的法律法规，做到合理合法合规处理档案资源。三是提升资源整合能力。大数据时代意味着信息海量激增，如何提取有价值的信息，这就要求档案管理人员具备对信息资源的分类、收集、发掘能力，通过已有的知识来收集整合有价值的信息为己所用，提高工作效率[1]。其次，优化管理方式方法。在掌握数据管理基础上，要逐渐实现从“会”到“精”的过渡，从最初的信息收集到中期的信息处理再到后期的信息检索，每个过程都深度挖掘、力求精细。在信息收集阶段，要摆脱以往的被动接收模式，根据客户需求精准收集，以实现收集的档案信息价值最大化；在信息处理阶段，要在安全基础上通过技术手段实现信息共享，提高工作效率；在信息检索阶段，要对信息进行科学分类，以提高检索效率。

2.拓宽来源，实现统一管理

企事业单位不但要有广泛的信息来源，更要具备对有效信息的洞察力，这样才能将有效资源内化为组织的内部档案资源。要注意的是，资源内化要做到“因地制宜”，要有筛选意识、取舍能力及针对性。另外，在档案数据化管理基础上，各部门的“整齐划一”是保证档案管理层次的关键。因此，各部门工作人员要打破部门壁垒，强化部门间的合作。比如不同行业、不同部门可以通过建立统一的数据平台，通过一定的访问端口跨领域、跨部门获取信息，在这个过程中，信息共享制度规范不能少，共享流程规范不能少，以保证信息的安全和单位利益[2]。通过以上方法，实现档案管理方式、方法的共建共享，从而提高档案管理的效率和能力。

（二）共享

1.搭建共享平台

要注重共享平台的建设，既方便同行、兄弟单位获取和阅览，又通过共享平台，获取本单位所需的档案信息，并内化为自己的档案资源。大数据时代孕育各种共享平台，综合数据平台下的专题数据化共享平台就是其中一种，这些专题数据共同构成共享平台的主题。档案专题数据平台恰好可以作为一个类别，参与到共享平台之中。每个进入数据库的用户都具备双重身份，即平台用户和平台建设的参与者，他们在利用平台资源的同时，也可以分门别类地上传资源到平台，从而推动平台的完善、发展。

2.注重共享平台资源完整性

完整性不但要求平台档案信息在数据的采集、管理、分析等过程中统一完整，还要求在后续平台信息维护、填充和改进中不断创新。例如，通过大数据共享平台将员工信息进行动态地整合、更新，这样个人档案信息就不会是单一、独立、固定的，而是一个联动、完整、动态变化的信息。再如社区对慢性病患者管理进行连续监测，对患者年龄、服药、随诊情况进行风险评估及综合干预等，都需要定期维护和更新，这样才具备参考价值。

综上所述，企事业单位要实现档案管理的共建共享，并不是浅尝辄止式的技术升级，也不是简单地套用方法，而应从源头上调整思路，重新认识大数据之于档案管理的作用以及如何发挥其作用，以此来实现真正意义上的档案资源共建共享。