运用档案信息提高公司运营水平的实践与探索

文·黄光明

2018年以来，碧桂园满国环境科技集团有限公司以贯彻落实《山东省档案工作业务建设评价办法》为契机，以档案信息化利用为总抓手，开发和建立一整套系统完善的信息化、专业化的档案管理系统，使档案信息工作更好地为市场拓展服务、为招投标服务、为提升运营质量服务、为经济事故纠纷服务，取得明显成效。

一、高度重视，加大投入

碧桂园满国环境科技集团有限公司，原名山东满国康洁环卫集团有限公司，是一家具备国家一级资质的大型环境专业服务企业，成立于2010年，从业人数达10万余人。集团公司总部设立了董事会、行政、党群、人力、运营、设备、投资、财务、信息、法律、内控、监察审计、技术研发等18个部室（中心）；集团公司下设了200多家子公司和分公司，档案工作面广量大，现有专兼职档案管理人员150多人。2016年以前，集团公司档案大都零散分布在集团公司各个部室和基层区域、分公司、项目部，没有形成完整的档案管理体系，档案丢失现象严重，查询利用也很不方便，档案利用效果不够明显。

2016年，集团公司投资1200万元，建设了1500㎡集团展览大厅和160㎡综合档案室，建成了以综合档案室、展览馆、120多处基层档案室组成的集团公司档案馆。在市档案馆的指导下，集团公司制订了详细的档案分类方案：总部综合档案室划分为董事会、党群、行政、监审、人力、财务、运营、设备、信息、科技、工程、装备、实物、特殊载体等十四大类,每一大类又分3～9种小类，共计69种小类；各大区、各事业部、各区域、各公司档案室又划分为综合类、运营（销售）考核类、财务类、业务拓展类、人力资源类、设备设施类、安全生产类、信息平台类等八大类，每一大类又分3～6种形式，共计36种小类。集团公司制定了严格的档案编号规则，对每一大类、每一小类制定了严格的档案编号，为信息化录入打下了良好的基础，使档案能够存的下来、管的安全、用的方便。2020年10月，山东满国康洁环卫集团又与碧桂园物业香港、碧桂园生活服务强强联合，更名为碧桂园满国环境科技集团有限公司，服务边界扩大至城市环境、市政园林综合服务、乡村环境整治提升、环卫设备研发生产和境外环境保洁服务，使档案内容更丰富、更齐全，为档案有效利用注入新的内涵。

二、规范管理，健全网络

（一）规范管理。制定了《档案工作管理办法》《归档文件整理规范》《集团总部档案管理实施办法》《大区档案管理实施办法》《事业部档案管理实施办法》《产业公司档案管理实施办法》《档案工作管理制度》《档案工作检查考核标准》等规章。

（二）三级网络。成立了以常务副总裁为组长，行政总监为副组长，各部室（中心）各事业部、各公司主要负责人为成员，专兼职档案管理员组成的档案工作组织架构，形成了集团总部（部室、中心）、事业部、区域三级档案管理网络。

（三）同步实施。将档案工作融入到集团公司制度建设体系，使之与其他工作制度有机衔接。集团下达工作任务时，同时提出工作文件的归档要求；检查工作进度时，同时检查工作文件的积累情况；验收、鉴定工作成果时，同时验收、鉴定工作文件的收集情况；工作总结时，同时做好工作文件的整理归档。

（四）岗位考核。集团将档案规范管理纳入各部室（中心）、事业部、区域合作公司、经营责任公司、产业公司单位领导和员工工作职责和岗位职责，纳入年度目标考核。明确单位主要负责人为档案管理第一责任人，单位档案兼职管理员为档案管理的第一直接责任人；集团在运营考核、监察审计、工作调研活动时，将档案管理作为检查考核的一项内容，一同检查考核。

（五）不断创新。一是在档案保密工作制度中，我们根据企业工作特点，把档案划分为绝密、机密、秘密三类，严格控制授权范围，严格按照相关规定，严格履行查阅和借阅手续，确保集团公司秘密。二是在档案查阅借阅工作制度中，结合钉钉办公系统，划分部室内部查阅、部室之间查阅、外部人员查阅，通过钉钉办公系统，走审批、走程序，既简化了手续，提高了效率，又确保了档案安全。

（六）制度建设。建立了文件材料和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点制度。将电子文件归档管理工作纳入电子政务、办公自动化等信息化建设总体规划，同步建设。按照国家关于电子文件管理的规定，扎实做好电子文件的归档、整理、保管、移交等工作。

三、服务运营，成效显著

（一）档案工作为企业宣传服务

集团公司投资1200多万元建立了展览馆，展览馆划分为国家政策、企业文化、资质荣誉、综合实力、运营管理、昌邑模式、康洁速度、社会贡献，一个展览馆，活脱脱一部企业发展史，一部城乡环卫一体化发展史，一部国家环境治理发展史。一张张真实的照片，一段段真实的影像，都是企业真实的回忆，也是企业员工的珍贵经历。自2018年建馆以来，共接待中央机关、省委领导及各地参观团队10000多人次，提高了公司知名度，为市场拓展奠定了基础。

（二）档案工作为市场拓展服务

建立了完整的合同档案，建立了系统的招投标资质、证书管理档案，建立了全国环卫市场调查台账。公司档案馆的建立为招投标提供了便利，节省时效，提高了工作效率。公司档案馆建馆后，共为招投标服务5000多次。

（三）档案工作为提升运营质量服务

在运营服务的大区、事业部、区域、项目部档案室，建立了完整的运营、设备、财务、信息检查、考核管理档案，通过对项目档案的巡检，运营质量、运营成本、运营效益一目了然。集团公司10000余辆（台）机械设备，10万余人从业人员，也都建立了专门的设备、人员档案管理系统，设备的购买日期、车辆保险、日常费用、保养记录详实、详细；员工的入职、培训、保险、考核、使用档案具体、实用。档案的运用，促进了运营质量和经济效益的提高。2020年，资产总额达到19亿元，实现经营收入25亿元，实现利税近5亿元。2015年以来，连续六年被评为“全国环卫十大影响力企业”。

（四）档案工作为事故处理和经济纠纷服务

1.为合同纠纷案件服务。因合同的生效、解释、履行、变更、终止、转让等行为而引起的合同当事人的所有争议都是合同纠纷。而合同纠纷解决的依据是合同约定，如果不能妥善保存，发生纠纷时就会遭受损失。2019年集团公司与济宁任城区政府发生合同纠纷，追索2017年至2018年3月份的托管费1400余万。由于2018年以前集团公司没有整合档案管理系统，合同资料及补充协议、项目变动、付款信息等资料分别存放在项目部、区域总部、公司运营部及拓展部。公司法律事务部积极收集有利证据，最后为公司挽回直接损失450万。随着规范化档案管理制度的建立，合同纠纷案件愈加透明清晰。2021年康洁公司与高密经济开发区和夏庄镇政府发生的托管费纠纷中，档案资料翔实充分，中标文件、合同文本、补充协议、欠款明细表等资料一应俱全，对方对欠款事实及数额全部认可，诉讼过程非常顺利，档案利用效果非常明显。

2.为劳动争议纠纷案件服务。随着《劳动合同法》《劳动争议调解仲裁法》的实施，劳动争议案件数大幅度增加。济宁区域一保洁员于2021年2月28日向该区劳动监察大队投诉集团公司，故任城区社会保险事业中心下达责令补缴保险的通知，要求集团公司为其补缴2015年9月至2017年7月的社保，通过查阅档案，该保洁员2017年曾起诉公司要求确认劳动关系、索要经济补偿金等，双方通过调解结案，调解书中明确载明双方劳动关系的存续时间是2015年10月至2017年7月，2017年7月双方的劳动关系已经终止，行为发生之日或行为终止之日均超过两年，已经超过诉讼时效。依据档案，公司提起行政诉讼，任城区社会保险事业中心主动撤回了济任社保催缴通字号行政决定，公司不承担任何费用。

3.为机动车交通事故案件服务。机动车辆在工作工程中发生道路交通事故，造成人员伤亡或财产损失的案件在所难免。2020年2月27日郓城区域司机尹某驾驶鲁G653RS轻型自卸货车与行人高某发生道路交通事故，造成高道民当场死亡，尹某全责。开庭时我方提交保单、行驶证、垫付款等证据材料，经菏泽市中级人民法院终审判决：一、长安保险公司共赔付高某家属333307.5元；二、返还我公司垫付的30000元；三、我公司承担程序性费用4270元。因我方针对垫付款证明等档案保存完整，开庭时作为证据提交，最终法院判决返还我公司垫付的费用。