高校二级学院档案精细化管理对策研究

文/宁夏医科大学外国语教学部 王媛媛

2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》的重新修订为档案事业提供了法律保障，《“十四五”全国档案事业发展规划》在总结档案事业发展成效的同时明确指出了“十四五”期间档案事业发展的7个目标和8项主要任务。我国高校档案治理高质量发展正朝着法治化、网络化、智能化和精细化方向稳步前行，高校档案管理工作要适应时代发展的需要，致力于服务学校中心工作和教育教学全过程。高校二级学院作为一线主体，是档案的直接产生者，真实记录着学院教学、科研、党建、行政等工作的全过程，如何对门类丰富、内容繁琐的档案进行集中统一的规范化、精细化管理，从而提高档案利用和服务效率至关重要。

一、高校二级学院档案管理工作现状

（一）档案管理制度不完善。一是二级学院的档案管理工作缺乏相应的制度和指导性文件，对于“归什么，怎么归”缺少统一的标准和要求，档案管理员大多凭借工作经验进行短期归档，归档的材料零散、不完整、不齐全。二是由于每个学院的工作实际不尽相同，即使借鉴其他工作指南和办法，也只能是参考，不能作为部门档案精细化管理的最终办法。三是对于档案管理缺乏监督机制，不能做到“应归尽归”长期跟踪，也没有相应的激励机制，不能很好地调动档案管理员的工作积极性和主观能动性。

（二）档案意识和管理队伍薄弱。一是档案管理工作作为高校基本的工作之一，重视程度远远被弱化，学院领导更加重视教学科研等工作，对于档案事业的发展投入不足。二是档案管理队伍不健全，没有成立专门的档案工作小组，二级学院档案管理工作大多由各专职教师或者各个秘书兼任，人员流动性大，不能保证档案管理的连续性。三是兼职管理员专业素养不够，缺乏专业知识背景，缺少专业指导和培训，从而导致档案管理工作难度增大。

（三）档案的可持续利用率低。一是档案整理、存档流程不规范和不连续导致后期查找困难、再利用率低，缺乏长期统一的有效归档措施，使得工作交接不连续、出现“断崖”现象。二是很多教师对档案归档尤其是教案、科研档案等存在抵触心理，认为在教学科研中形成的成果属于私有财产，不愿公开，配合度差，档案共享利用的作用很难发挥。三是二级学院之间缺少档案共享、经验交流的平台和机会，尤其是阅览服务、外借服务、出具档案证明、提供咨询服务等形式的利用率低下。

（四）档案信息化管理手段落后。目前二级学院更多使用纸质档案，仍采用手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陈旧、落后，造成很多不便，致使档案工作繁琐繁重。一是档案存储设施较差，没有固定的档案存放地点和配套设施，一般只存放在文件柜或者库房，杂乱无序，容易丢失，不便于管理。二是档案信息化建设困难，资金投入程度不足，导致音频、视频、图片、电子版等文件得不到保存，智慧化建设推进步伐更加缓慢。

二、宁夏医科大学某二级学院档案精细化管理举措

针对高校档案管理工作中存在的缺少档案管理规范化操作流程、档案杂乱无章、很难重复利用等问题，本文以宁夏医科大学某二级学院为例，结合工作实际，以二级学院组织架构和工作模块为主线，参照《高等学校档案实体分类法》，共划分出DQ党群、XZ行政、JX教学、KY科学研究和WS外事五类一级类目，按照责任分工和工作归口部门，设置了党总支、党支部、办公室、工会、教学办、语言实验中心、科研办和外籍教师管理办8个二级类目，具体归档内容作为三级指标，制定了切实可行的档案精细化管理操作指南，为推动二级学院档案管理工作有序、可持续发展提供借鉴，具体操作指南见表1。

表1 宁夏医科大学某二级学院档案精细化管理操作指南

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三、高校二级学院档案精细化管理对策

（一）增强档案意识，建立健全档案管理制度。一是学校各级领导干部要重视档案工作，权责分明，全面建立和落实档案工作责任制，优化考核制度。二是结合学院工作实际，完善档案管理办法、标准规范、实施指南等制度体系，规范归档流程，明确档案收集范围、存放期限、归档日期、档案盒标准、借阅流程和交接手续等，确保档案“应归尽归、应收尽收”并有效落实。三是树立正确的档案价值观、档案法制观，同时加强档案法治宣传教育。四是在档案管理实践中，加强安全风险评估管控、隐患排查和应急管理能力，优化人防、物防、技防三位一体安全防范体系，保障库房和设施设备安全可靠。

（二）打造专业的档案管理队伍，提高职业认同感。一是建立健全人才引入和培养机制，设定专职档案管理岗位，大力引进具有专业背景的档案管理人才，定岗定责，打造专业的档案管理队伍。二是加强档案管理培训，提供外出培训和实践机会，不断提升专兼职档案管理人员的业务能力和专业技能。三是完善人才评价机制，深化档案专业人员职称制度改革，鼓励学习，激励工作，提升档案工作人员的主观能动性和职业认同感、自豪感。四是完善管理决策人员、档案管理人员、档案开发利用人员和信息技术服务人员配备，为档案事业高质量发展和智慧档案馆的建设提供有力保障。

（三）深挖档案资源，提供多元服务。一是要善于挖掘各类珍贵资源，彰显档案价值，扩大档案覆盖面，不论从党建、教学、科研还是从教师、学生等收集积累素材，使得档案覆盖面更加广泛全面，内容更加丰富，形式更加多样。二是加大对原始档案的开发利用，按照年度或者特色定期整理成专题、汇编成册或形成有特色的专题档案，供学校检查、供师生借阅等。三是及时总结档案管理经验，提高档案利用服务能力，突出档案用户的主体性、保证服务的针对性，稳步推进档案的在线查阅、对外开放，及时精准地为学院发展提供参考。

（四）加快档案信息化、智慧化建设，提升档案管理水平。一是加大资金投入，全力打造系统完备、高效使用、安全可靠的档案信息化基础设施，确保实现大数据存储，不断完善档案资源库。二是开发档案管理信息系统，利用计算机进行档案的编目管理，实现文档一体化集成管理，打破档案管理各自为政的“信息孤岛”，实现互联互通和有效共享。三是在实现在线归类、在线查阅、在线管理等功能的同时，从数字档案馆功能提升、资源整合、数据挖掘、感知计算、智慧技术运用等角度推进智慧档案馆建设。

四、结语

档案管理是高校管理实践中非常重要的工作，提升档案管理水平对于充分发挥档案价值有积极的意义。做好高校二级学院档案管理工作，对推动学校高质量发展和对学校决策管理具有重要参考和借鉴作用。二级学院要通过增强档案意识、打造专业的档案管理队伍、深挖档案资源和价值、加快档案数字化信息化建设等举措，进一步提升档案管理质量，加强档案精细化管理，同时借助互联网技术提供共享、多元、便捷、快捷的档案信息服务，充分发挥档案信息资源价值，为高校高质量发展提供保障。