信息化系统助力企业研发费用管理

王永平 中国重汽集团国际有限公司

引言

研发费用管理是企业财务管理中重要的组成部分，是企业研发费用分析、高新技术企业认定、研发费用加计扣除的基础。随着企业市场竞争的加剧，新产品研发是企业保持科技创新竞争力的必要手段，研发费用管理成为了企业不可忽视的一部门。不断进步的信息化技术与手段为研发费用管理提供了重要支持，不仅提升了研发费用核算的准确性，而且规避了研发费用管理的会计审计风险和研发费用加计扣除的税务审查风险。因此，不断优化企业研发费用管理系统，提高自身研发费用信息化管理水平，已经成为企业在新时期面临的重要任务。

一、企业研发费用信息化实施的意义

(一)提高研发费用核算的精准度

企业在研发活动产生的费用，目前归集的口径有三种，一是会计核算口径，二是高新技术企业认定口径，三是税法加计扣除规定口径。三种研发费用的归集口径存在一定差异，会计核算是企业研发活动产生的相关费用均可归集；高新技术企业认定的研发费用主要侧重于是否符合高新技术企业认定，对人工费用、其他费用等存在限制；是研发费用加计扣除口径的研发费用，主要目的是细化哪些研发费用可以享受加计扣除，扣除的研发费用范围采取的是正列举方式。针对企业研发费用核算的关注点不同，研发费用核算信息化系统可以通过逻辑控制，自主定义研发费用核算范围。例如，在财务核算系统中通过内部订单的形式或者凭证辅助核算的方式实现研发费用的分别核算。研发费用核算系统可根据用户需求，依靠系统识别不同研发费用归集的口径，导出自定义管理报表，满足企业高企认证、研发费用管理和研发费用加计扣除等个性化需求。

(二)研发费用项目制精细化管理

通过研发费用信息化管理系统打破业务、财务管理系统的壁垒，实现业财一体化管理目标。通过信息化管理系统，进行研发费用项目管理，可以实现研发项目预算管理、研发成本分析，研发项目投入产出分析等研发费用项目制的精细化管理。以研发项目为主线，打通研发成本数据的信息孤岛，实现研发项目从预算编制、预算控制到成本费用归集的精细化管理，达到研发成本业财一体化管理的目标。研发项目业务管理系统实现研发项目过程文件电子化档案管理，实现项目资料一键导出，以备税务局备查。研发费用财务核算系统中通过内部订单的形式或者凭证辅助核算的方式实现研发费用的分别核算，单独在财务账套的基础上，建立研发费用辅助账，以备税务局备查。

(三)规避研发加计扣除风险、提高研发加计扣除效率

研发费用加计扣除政策给企业带来了巨大的税收优惠，同时对企业的研发费用归集和申报进行了要求。企业在进行研发费用的归集、申报资料的备查准备中存在风险，针对研发费用加计扣除的风险，研发费用管理信息化系统在科目设置、科目分类、研发项目管理、申报资料电子档案化等方面，采取各种信息化手段，解决研发费用科目核算定义模糊、研发活动定义不准确、研发项目过程管理等存在的问题，规避了研发费用加计扣除的风险。根据研发费用加计扣除的相关规定、在研发费用信息化管理系统中，对享受加计扣除的研发费用，需要按不同的研发项目分别设置研发项目辅助账，归集核算税法规定可加计扣除的各项研发相关实际费用发生额。每年研发费用加计扣除前，企业可将各种研发费用辅助账、研发项目过程文件等加计扣除申报资料在研发费用管理信息化系统中导出，减少了资料整理资料时间，提高了研发加计扣除的效率。

(四)提高研发费用管理水平

研发费用管理是企业财务管理的重要组成部分，更是企业研发费用加计扣除和高新技术企业认定的基础。完善的研发费用管理信息化系统，提高了研发费用核算的准确性，满足了研发费用核算的个性化管理。信息化系统提高了研发管理业务系统和财务系统的融合水平，业财融合让研发费用管理从业务发生的起点就进行了标准化、系统化的梳理。信息化系统的应用，为研发费用的预算控制、预实分析、投入产出分析提供了准确可靠的数据，对于指导企业进行研发活动决策有着重要作用。建立和完善的研发费用管理信息化系统，对研发项目的信息收集、整理、分析、加计扣除，发挥着举足轻重的作用。

二、企业研发费用信息化管理的现状

(一)财务管理缺乏信息化管理的意识

虽然当前企业的财务管理信息化建设取得了不小的进步，但是对于单独模块的信息化建设没有引起足够的重视。企业无论是业务管理者还是财务管理者对于企业研发费用管理信息化建设重视程度远远不够，缺少业财一体化的战略目标。普通财务管理人员往往停留在处理财务梳理整理表格的重复性工作中，缺少向信息化系统要数据、要分析的意识。财务管理不能深入挖掘研发费用管理数据，不能提供对企业战略决策有意义、有价值的数据和分析。企业在进行信息化建设时，缺乏对研发业务的了解，致使研发费用管理系统在建设中没有发挥应有的作用。同时，研发费用管理的信息化建设需要财务管理信息化管理的复合型人才，同时具备研发费用管理和信息化管理的能力，在信息化建设的过程中，从财务管理和信息化管理两方面的角度聚焦研发费用财务管理。

(二)研发费用管理流程不顺畅

企业研发活动对企业的发展发挥至关重要的作用，企业不断加大研发的人员投入、资金投入，但很多企业特别是中小企业往往忽视了研发费用的管理，重研发轻管理情况尤为严重。企业没有将研发费用管理进行单独归口管理，从研发项目的立项，研发项目的评审、研发业务预算的编制和调整、研发费用审核、研发费用的核算统计、研发的加计扣除申报以及相关政府补助的申报等环节没有统一的管理安排。研发项目预算的编制、调整和审核没有归口管理部门进行审核。研发费用的核算，企业存在多个研发项目同时进行，研发费用的归集混乱，无法准确地将费用归集到具体研发项目。公共发生的研发支出，需要进行分摊归集整理，企业没有科学合理的研发费用分摊规则，没有对研发活动进行详实的记录。企业整个研发费用管理流程，缺少归口部门进行过程管理，研发费用加计扣除时的备查资料不够完善，存在加计扣除税务风险。

(三)研发费用信息化系统建设滞后

现代企业对于企业的信息化建设有了较大的投入和支持，企业财务信息化建设具备了基础的财务核算功能。但是研发费用的财务管理仅仅依靠现有的财务系统远远无法满足企业研发费用管理的要求。研发费用的管理区别于其他会计核算模块的管理，有着其特殊核算的要求和加计扣除的特殊规定。没有一套完备的研发费用财务管理信息化系统，无法实现研发费用的精细化管理，也给后续的研发费用加计扣除申报工作和高新技术企业认定埋下了隐患。

(四)信息化建设无法满足业财融合的要求

企业在研发费用管理时，业务和财务往往只关注各自层面的管理，忽视了业财融合的原则，研发费用管理在财务信息化系统和研发业务信息化系统连同机制不完全，数据传输不统一、导致产生研发财务信息孤岛。研发业务和财务的统计维度、数据标准和费用核算标准不统一，无法按照研发项目的维度进行业务财务管理。整个企业的数据无法达到统一与共享的目的，从而企业管理层无法在研发管理的过程中发现问题、做出判断，甚至无法有效防范和控制研发费用管理风险。建设初期未考虑系统之间的打通和联系，导致很多信息化系统没有发挥出应有的管理作用，无法满足企业业财融合的要求。

三、企业提升研发费用管理水平的信息化手段

(一)研发费用管理流程再造

财务信息化建设不仅仅是满足财务核算要求的问题，更是为了满足企业全面管理的需求，是梳理企业管理流程，进行流程标准化的过程。企业研发费用的信息化建设，必须从研发项目立项管理流程出发，梳理研发费用预算管理流程、研发项目过程开发管理流程，研发项目结项管理流程、研发费用核算管理流程等全系统流程。对研发费用管理流程进行再造，提高研发费用管理效率和水平。以研发业务为导向，对企业现有的流程进行梳理和再造，建立新的完善的研发费用管理流程。要做到研发费用管理的集中式管理，必须成立研发费用管理的归口管理部门，从研发项目立项、评审、预算编制、预算控制、过程管理、结项管理的研发项目全生命周期进行管理。将工作流程标准化，并将其嵌套到研发费用管理系统中去，固化为信息化系统中的工作节点。

(二)提升研发费用管理业财融合水平

研发费用的管理不仅仅是财务核算的需求，业务端的研发项目管理需求也是企业研发管理的重要组成。搭建研发费用管理信息系统的初期，企业必须研发项目管理小组，小组成员必须包括财务人员、业务人员和科研人员。管理小组需要充分调研研发业务端需求和财务端需求，通过系统接口的实施，以研发项目令为主线，打通研发成本数据的信息孤岛，实现研发业务和财务的项目信息共享，提升研发项目成本费用归集及分析的效率。实现研发项目从预算编制、预算控制到成本费用归集的精细化管理，达到研发成本业财一体化管理的目标。

(三)加快研发费用信息化建设

在开展研发费用信息化管理的过程中，企业必须要制定统一的管理体系，依托信息化平台与技术手段强化打造适合企业自身的研发费用信息化管理系统。首先，在进行信息化系统设计的过程中，必须要以研发项目未主线，同时根据企业的研发费用管理的需求，完善规划设计蓝图，进行企业的个性化需求确认，满足企业研发费用管理的要求，如图1所示；其次，在系统搭建过程中，企业必须将自身的研发战略规划以及目标融入其中，从研发业务系统出发，结合财务管理需求从战略高度进行规划设计；再次，企业必须尽快完善研发费用管理信息化系统，进行企业研发费用管理流程的标准化、系统化再造；最后，企业必须打通各个系统之间的壁垒，解决研发费用信息化管理的孤岛问题，实现研发费用管理的信息传递和资源共享，提升研发费用管理的信息化管理水平。

图1 研发费用管理信息化建设规划图

(四)科学高效应用信息化系统

企业在规划研发费用信息化系统时，要充分利用信息化系统和大数据分析平台做好研发费的数据统计和数据分析。研发项目管理是研发费用管理的最终目标，信息化系统要能够输出研发费用项目管理的预实分析表、投入产出表、决算分析表。企业研发费用管过程中，通过打造完善的研发费用管理信息化系统，需要充分利用信息化平台，深挖基础研发费用数据，出具研发费用分统计报告。大数据分析平台将为企业提供研发费用数据统计分析报表，为研发战略决策提供数据支撑，将数据变成有效信息、帮助企业把数据信息变成战略决策，精准分析研发方向，为企业研发费用管理提供助力，增加企业的科技创新竞争优势。

四、结语

伴随着市场竞争的日益激烈，企业逐渐意识到了财务管理信息化建设的重要性，纷纷借助信息化技术与方法对财务管理与业务管理进行革新。但从目前来看，很多企业仅仅关注了企业财务核算的基本功能，对于研发费用管理这类单独的模块，依然处于起步阶段或者没有进行信息化建设。研发费用财务管理作为企业发展和节税增效的重要工作，必须给予更大的关注和资金支持。较低的研发费用信息化管理水平，不仅对企业的研发费用核算没有帮助，还会在研发费用加计扣除方面存在风险。因此，企业必须结合自身研发业务和财务的情况，加强对研发费用管理信息化系统的研究和应用，不断对信息化系统进行迭代，这样才能帮助企业快速提升研发费用管理水平，为企业研发管理提高助力，从而更好地迎接市场的挑战。■