高校二级学院固定资产清查问题及对策研究*

李 琼 牛旭旭 徐文静 连晓东 陈广辉

河南农业大学园艺学院 河南 郑州

国有固定资产是维持高校教学和科研正常运行的物质基础和保障。随着国家对高等教育投入的逐年增加，高校固定资产数量不断增多，规模不断壮大，固定资产管理已成为一项不可或缺的工作。有效管理是高校固定资产稳定运行的保障，而严谨清查则是夯实资产管理的基础。固定资产清查是指对购置的固定资产采用实地盘点方法确定其运行状况，与资产账面数核对是否相符,并对清查结果（盘盈或盘亏、在用或报废）做出相应处理的一种会计核算方法。通过资产清查工作理清家底，全面准确认识资产配置的现状、存在的问题，是促进资产有效管理的助推剂。高校普遍存在着重购置、轻管理的现象，现有固定资产账实不符、配置不均、闲置浪费、损坏流失等情况时有发生，为加强固定资产管理、提高使用效益，河南农业大学于2021年5月全面展开高校国有资产清查工作，二级院系在自我清查、整改的过程中发现诸多问题，并总结经验提出一些对策，以期对高校固定资产清查与管理工作提供参考。

一、构建123 级资产清查责任体系，确保资产管理落实到位

高校国有固定资产管理的第一级部署主体在学校，第二级执行主体在二级院系，第三级落实主体在院内系室。正向管理便于使用，盘点清查促进管理，清查责任体系的建立能够确保资产管理落实到位。作为牵头部门，学校国有资产管理处负责统筹协调学校资产清查工作，对第二级执行主体清查工作部署指导监督。二级院系作为执行主体，专设资产清查小组，对接管理小组，掌握所辖国有固定资产全部信息，梳理清查程序，明任务、知节点、查问题、管整改；清查工作任务逐一分解，确定落实主体系室，对应问题联系人，动员落实主体（带头人、领用人），全面推进资产清查执行工作。第三级落实主体包括三级单位（中心实验室和相关系室）和资产领用人，由中心实验室负责人主导落实，主要负责清查任务再分解以及无头账资产追查；相关系室协调落实，对中心实验室再分解的任务责任到人，压实资产领用人责任意识，对资产领用人执行的清查结果监督统一；资产领用人明确领用资产信息，清查账物关系，完善资产管理系统资产登记。详细清查责任体系如图1所示。

二、合理利用固定资产管理系统，夯实资产清查工作基础

河南农业大学采用湖北武汉洛比科技有限公司研发的“高校固定资产管理系统”（以下简称“固定资产管理系统”），通过资产统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理架构，从入账、调拨、调剂，到清查、处置等各过程实现资产的动态化管理。二级院系在具体执行资产清查工作时，主要依靠前期秩序井然的管理基础，若管理模式“一盘散沙”，固定资产管理系统信息势必混乱，编号、型号规格、价格、出厂信息、存放地点等繁杂资产信息统计得不完整、不规范，一方面降低资产管理员管理效率，一方面限制资产领用人对其领用管理资产信息的掌握，基础工作不到位，会严重拖延资产清查工作的进度和力度。因此，掌握固定资产管理系统内在规律，合理利用系统，动一变一，管辖资产一旦变动，系统在24小时内随即变更，保障资产管理账物相符、真实准确，为资产清查工作顺利开展打下夯实基础。

三、明确资产领用人主体责任，强化源头管理

在资产清查责任体系中，第三级落实主体主要是三级单位（中心实验室和相关系室）和资产领用人，资产领用人是直接接触和管理资产的责任主体，处于资产管理与资产清查的源头，“谁领用”就是要确认好主体，“谁管理”就是要明确好义务，“谁负责”就是要定位好责任，强化资产管理与清查工作的源头主体责任，能够减少过程管理难度。资产领用人一般是兼职管理人员，本身承担教学与科研任务，往往对自身教学科研所需资产倾注较多，但对领用的公共资产不甚了解，即使二级院系配备学生管理员助管，但在实际管理上资产领用人与学生助管之间存在沟通少、管理经验缺乏的短板，且资产领用人对资产管理与清查的工作一知半解，有时责任意识与工作意识不匹配，想做好却无从下手，不能深度融入资产管理与清查工作。因此，做好资产领用人关于资产管理与清查的培训，从个别培训到普及培训，从规章制度培训到工作流程培训，强化源头管理，适度缓解过程管理压力。

四、高校二级学院资产清查存在的问题

河南农业大学园艺学院在账固定资产自1980年至今历时41年，期间经历平行院分立、系室调整、校址搬迁等过程，尽管学校国有资产管理处制定了较完善的单位国有资产管理办法和流程，但管理机制还不够健全，管理队伍还不够完善，且历史遗留问题增加了清查与日常管理难度等。

1. 机构与人员的兼职性无法全面落实管理与清查工作

高校二级学院资产清查与管理机构设立在实验室，管理人员由专技实验人员兼职，兼职人员本身承担实验室管理与教学科研任务，缺乏沉浸式工作模式，依靠偶发临时性、突击性培训和自我摸索工作方式很难系统完成任务。实验室长期在岗老师6人，主管资产管理与清查工作的老师2人，没有经过系统培训、工作意识薄弱的缺陷势必影响资产清查与管理工作的全面落实。

2.缺乏科学可持续的管理理念

高校二级学院长期存在重购置、轻管理的管理理念，院系学科发展主要集中在实验设备在教学和科研上的使用、办公设备在管理服务上的使用上，对资产购置普遍抱有极大热情，院系积极申报购置固定资产，一旦资产购置完毕投入使用，使用情况和后期管理便鲜有人关心，即使关注其焦点也是放在重新购置更高配置的资产上。对于资产的科学化、可持续管理意识相对落后，导致固定资产的清查工作也流于形式化和表面化。

3.资产的人、物、账信息错误或缺失

由于院系调整、人事岗位变动等历史遗留问题，早期部分资产登记领用人或管理人信息遗失或错误，加之管理意识缺乏和理念不强，人事变动时职工未能主动办理资产交接手续，导致资产管理员在账物核查对比时常常发现张冠李戴、似是而非的问题，甚至在实地盘点时无从下手，资产管理工作被边缘化。另外，资产借还登记造册还停留在手工纸质化层面，与固定资产管理系统的“最后一公里”衔接不畅，资产追踪相对困难。还有相当一部分可移动设备资产因为体积小、使用率高、流动性强，一旦粘贴标记出现问题，很难及时在固定资产管理系统中更新修改，在后期清查工作中出现漏盘、错盘、重盘等现象。

4.资产配置不科学，分类不准

经分级论证、层层审批购置的固定资产多以系室重新分配，由于园艺学院实验室数量和面积不足，部分仪器设备由于临时放置被遗忘造成常年闲置，导致资源浪费；学院资金不足，难以配足高使用率设备，如荧光定量PCR仪、超净工作台、高压灭菌锅、冷冻离心机等，这些设备常年处于超负荷运转状态，维护保养费用不菲。还有一些资产分类不准确，如有些移液器被归为叶绿素测定设备，有些资产大类列为打印机、小类却标识为扫描仪等，对资产清查和管理都带来不便。

5.信息化手段不够

固定资产管理系统虽具备建账、调剂、处置等功能，但在固定资产清查环节依然采用传统的手工标记和记录方式，如实地盘点结果记录在纸质稿上，盘点结束后在“固定资产管理系统”中根据记录的结果进行修改。人工和精力投入、工作流程的叠加很难保证清查结果如实录入，稍显落后的清查手段亟须快速准确的信息化手段介入。

五、优化高校国有固定资产管理的对策和建议

1.学校层面树立“大中小”工作思路

学校国有资产管理处是推动和保障学校资产清查与管理的直接部门，有一套相对成熟的管理体系，但面对院系重组、二三级管理人员不断更新的情况，需要下沉扎稳落实环节工作。树立“大统筹、中协调、小对接”的工作思路。一是统筹方案，成立领导小组，锚定清查工作全面开展的指导思想、清查范围、主体责任方向；二是协调推进，细化分组，专项小组各司其职、各尽其责，小组间定期交流工作进展、互动沟通、联络解题；三是对接落实，学校设联络员数名，分别与各二级院系建立长期关系，周期性开展清查小结，对二级院系具体工作进行指导，保障清查工作常态化，为资产管理梳理程序。

2.高校二级学院层面重视队伍建设

高校二级学院固定资产管理队伍是落实资产清查工作的具体责任人，加强资产管理队伍建设对合理优化高校资产、发挥高校效益最大化、实现资源节约有重要意义。一是创新管理理念，明确高校资产管理是更好实现服务办学的落脚点，以生为本、以师引导、以研助管，回归管理重于购置本质，在管理中提炼需求，做到求真务实；二是组建专业性稳定性的管理队伍，提高全职人员比例，并逐渐全职化，营造积极向上的竞争环境，充分调动管理人员创新意识，以强大的向心力形成资产管理与清查队伍内核；三是重视管理人员素质培养，懂法知规守纪律，道德高尚有操守，业务过硬能担当，责任意识与管理意识统一；四是引入考核评价制度，破解只会干不会总结的困局，以赛促管，以评促管，公开透明选拔有能力有干劲的好干部。

3.持续引入信息化手段加强管理

前期资产清查发现的人物账信息错误或缺失、资产配置不科学分类不准等问题，归根到底是要解决管理手段落后的问题。一要建立公共管理服务平台，管理人员、资产领用人、临时借用人三线同步，逐级缩小平台使用权限，从资产的“借、用、还”流程上实现全过程追踪查询，同时作为资产共享平台，共享设备调剂信息，实现资源利用最大化；二要规整原始库房（纸质材料）信息，电子信息保存备份，借清查契机理清多年积累问题，及时处理报废不及时、闲置不使用、去向不明晰的资产；三要探索教学专用、科研专用、教研混合使用的资产分类管理模式，掌握教学资产类少量大、科研资产量小类多、教研混合资产交叉复杂的特点，对资产分类标记和管理，明确清查路径侧重点，既做好管理又更好服务师生；四是使用便携式信息采集仪器，资产管理常规使用条形码标记，利用便携式信息采集仪器，能够实现扫码就能查询资产所有相关信息，一键就更新位置变化等信息等。