财务共享服务在中小企业的应用研究

卢振兴，陈 渠，杨贵兴

(福州工商学院，福建 福州 350715)

一、 引言

在经济快速发展的背景下，多数中小企业内部组织形式、经营模式发生了显著的变化。 以往财务管理模式与中小企业现有财务工作需求出现了偏差，财务共享服务成为减小这一偏差的有效工具。财务共享服务可以在线处理企业内部简单而重复的业务，降低企业运营成本，提升企业财务管理效率。因此，研究财务共享服务在中小企业的应用具有非常突出的现实意义。

二、 财务共享服务的基本内容与特点

(一)基本内容

财务共享服务的基本内容是依托财务共享服务中心，摆脱内部职能部门定位，以独立运营的责任主体开展跨组织支持服务。 根据经济业务繁杂程度差异，财务共享服务业务可以划分为费用管理、往来款项管理、资金管理、财务分析、绩效评价、财务报表编制等内容；而根据业务服务范围，财务共享服务业务可以划分为内部业务管理系统、外部业务管理系统两个部分，其中内部业务管理系统包括网上报账、会计核算、预算管理、资金管理、成本管理等内容；外部业务管理系统包括税务管理、银企管理、工商管理等内容。

(二)特点

财务共享服务具有流程标准化、能力核心化、组织灵活化、分工专业化特征。 流程标准化主要是借助一个统一的财务共享服务平台，依据预先设定的数据产生—数据采集—数据清洗—数据整合—数据分析—数据应用这一标准化流程，为相关人员提供财务查询、上传与下载、浏览等服务。

能力核心化主要指财务共享服务模式集成全域数据，包含社会化数据、业务专业数据、共享数据，集中构建数据清理、算法与分析模型，并引入神经网络、机器学习等先进的服务理论，彻底打通业财数据通道，为财务核算向战略分析、管理决策转型提供支持。

组织灵活化主要指财务共享服务模式以扁平化的组织结构，将企业管理层、职能部门、基层职工归集到同一个平台中，允许平台用户以文档或压缩包形式了解所属权限的财务资源，财务资源的应用效率较高。

分工专业化主要指财务共享服务模式中企业组织壁垒被打破，可在设置专业岗位的同时，对原有财务管理岗位职责进行进一步细化。 即划分为战略财务、业务财务、共享财务，分别负责控制管理、业务参与、核算汇总。

三、 财务共享服务在中小企业的应用框架

(一)总体框架

财务共享服务在中小企业的应用框架如图1所示：

图1 财务共享服务在中小企业的应用框架

如图1 所示，财务共享服务在中小企业的应用框架具有层次性、自主性，涵盖了较多业务模块。 费用控制模块是财务共享服务中心重要模块，包括往来款项管理、总账管理、绩效管理、质量管理等内容。中小企业可以在费用控制模块进行操作人员工作权限设置，细化财务工作质量要求，执行总账自动对账、往来款项追溯管理等工作。 同时借助财务共享服务海量数据分析功能，开展动态绩效管理，发现内部员工不当行为及时纠正，确保内部控制时效性；财务决策模块是中小企业业财融合的体现，可以借助大数据挖掘技术以及网络爬虫技术抽取决策信息，配合费用控制以及在线运营绩效报表，开展业务风险动态分析，为正确决策助力；银企互联模块是集成中小企业财务资源与银行网上业务的模块，可以自动生成资金结算凭证、自动结算并划拨资金，解决资金结算难题；税务管理模块则是集成税务机构网上云业务与企业财务资源的模块，可以经预留接口开展纳税筹划与预警分析，并完成电子发票的查阅、分析、存储。

(二)共享服务设计

图1 中的财务共享服务是核心部分，需要为中小企业内部相关部门职工提供数据上传与浏览、下载等服务。 在整个过程开展之前，均需要跳转至权限验证模块Resource Controller，只有成功通过权限验证的中小企业职工才可以享受财务共享服务。

上传主要是记录并存储中小企业内部具有与资源上传权限的职工信息，允许具有资源上传权限的职工选择上传资源所属板块进行资源上传，并在上传的同时将资源设置为共享或私有。 资源上传时职工选择的板块由管理员在后台管理服务中设置。 在职工提交资源上传表单后，请求可以跳转到后台权限验证模块Resource Controller，验证通过后，自动调用UploadService 的File 模块，进行资源上传后存储路径的自动分配，分配后以存储路径地址为参数写入数据库，为后续财务资源查找、下载提供支持。 在成功上传后，职工界面将显示财务资源上传完成。

浏览主要是在财务共享服务中需要提供一个资源搜索入口，满足中小企业内部相关部门职工资源查询需求。 所属权限的职工可以根据财务资源所属板块、编码分类、标题或者关键词信息进行全文搜索浏览，若无法通过模糊搜索获得相应财务资源，则可以点击资源求助按钮，向财务共享服务平台中其他用户征求资源。 在用户选择标题搜索并输入搜索财务资源标题后，后面可接收请求并跳转到权限验证模块Resource Controller，经控制层完成权限过滤条件增设，确保财务信息查询结果内资源列表位于职工权限内。 随后调用getByName 模块，完成数据库查询后在界面显示匹配的资源列表。

下载主要指中小企业内部所属权限职工在成功查询资源后点击下载按钮下载。 在职工发送资源下载请求后将跳转至权限验证模块 Resource Controller，根据资源ID 查询存储路径，同时通过服务层实现逻辑连接存储路径与数据库，后台调用下载路径后在页面显示资源下载。

四、 财务共享服务在中小企业的应用内容

(一)自动数据比对核算

数据比对核算是中小企业财务管理的重要内容，传统人工比对效率较低，且存在失误风险。 根据中小企业财务数据比对核算需求，可以利用智能影像识别技术扫描财务数据，进而利用全文比对技术在短时间内确定财务数据偏差点并标记，便于财务工作人员判断比对，提高财务数据判断比对准确率。 整个过程为：扫描财务数据→上传至财务共享服务中心→财务数据电子化全文比对→比对结果展示。

鉴于传统关键信息提取的核算活动无法保证报表合并一致性，中小企业可以以审核费用报销单据、采购发票单据数据为重点，自行设置凭证模板规则。根据凭证模板规则生成会计凭证信息。 此时，财务工作者仅需在财务共享服务中心选择需输出的费用报销、采购会计凭证并导出到桌面，就可以实现自动核算以及检查审核。 同时中小企业各岗位无须将资料汇总上报给财务端，而是自主扫描上传到财务共享服务中心，由财务共享服务中心开展扫描结果的业务场景翻译，在翻译后依据前期设置规则进行会计核算，并经接口完成数据、凭证向企业财务端的传输，切实实现财务资源在中小企业内部的共享。

此外，因我国中小企业数量庞大，不同中小企业的会计业务管理方式存在较大差异，现有财务共享服务中心对中小企业服务模块功能稍显单薄，未针对中小企业所处行业、开展业务进行个性化开发。 因此，中小企业应根据个性化需求，在现有财务共享服务中心流程中增设对口控件。 经对口控件完成功能模块的增设、转移，在不干扰其他功能模块的情况下，以基于对口控件的虚拟模块为中心，实现个性化管理。

(二)智能费用报销审核

中小企业多采用财务人员集中化、各分支机构传递票据到中心核算的报销模式，费用报销审核需要大量依赖人工，审核手续繁琐，出错风险较高。 根据中小企业的组织结构、业务状况，可以将费用报销审核流程调整为：开始→报销人提交报销单→扫描上传票据→财务共享服务中心获取报销单并关联扫描件→财务共享服务中心识别票据信息并依据预先设定审核规则自动审核报销单→判定报销单是否可通过，若通过，则粘贴票据传输到财务处以及业务审批端口，反之则反馈给报销点。

智能费用报销审核借助了票据智能识别技术与大数据技术，票据内量化信息是报销审核的依据，需要报销人借助前置机扫描报销单一键批量上传。 借助审核引擎可以完成大部分量化预审核作业，并自动生成会计凭证，实现从报销申请、记账、审核到支付的全程智能化，提高费用报销审核效率。

需要注意的是，在票据智能识别过程中存在无法完全识别票据的风险，中小企业应在票据智能识别过程中增设人工补录环节，或者嵌入深度学习算法。 即将深度学习与海量图像匹配技术引入初级文字识别阶段，根据业务需求切割识别字段，进而结合OCR(optical character recognition，光学字符识别)技术，推进交叉验证。 在交叉验证发现结果不一致时进行智能修正，对仍然无法识别的字段则进行人工补录。

(三)智能采购发票管理

在中小企业实际业务中，采购发票是会计确认应付账款的凭据，以往采购发票接收后传递给会计后由会计确认应付账款的方式存在低效产出问题，未保留完整的采购发票信息，影响了采购溯源精准度。 特别是在发票真伪存疑时，手工查验耗时较长，存在供应商次月作废开展红字冲销的情况。 相关发票信息录入也存在高劳动投入、低劳动产出的问题。 因此，根据中小企业内部财务共享需求，可以将发票扫描上传到财务共享服务中心，由财务共享服务中心自动识别采购发票，开展业务预处理。 在预处理期间，提取关键字，自动登录国税网相关网站查验发票真伪，确认无误后，生成采购发票管理台账以及应付账款单据。同时在次月初固定时间，财务共享服务中心可以再次自动登录国税网相关网站查验上月全部发票，输出全部对比结果，在发现异常冲销事项的第一时间发出警报，由专门财务人员进行处理。 确认无误后，经前期配置的集成接口将应付账款单据推送到会计端，由会计审核确认，而发票管理台账则作为后续采购方案制定的依据，真正发挥财务决策作用。

根据发票真伪验证需求，中小企业可以设置任意验证时间段、验证次数，并由财务共享服务中心对异常现象进行跟踪，降低溯源难度。 同时中小企业应树立强烈的安全意识，规定发票真伪验证相关层级权利以及可访问的数据范围，严格把控发票跟踪账号开通、变动，并实时监控操作记录，降低发票真伪验证过程安全性隐患。

(四)智能销售稽核

在票据智能识别的基础上，中小企业可以借助财务共享服务完成智能销售稽核，为低端重复的财务信息处理业务向高效、低成本财务信息处理业务转变提供依据。 在智能销售稽核过程中，企业可以将销售小票智能扫描成数据，经数据集合与匹配器进行匹配，在审核引擎下促使匹配结果自动与结算系统稽核，避免人为遗漏、错判对销售稽核效果造成影响。

在基于财务共享服务的智能销售稽核活动开展过程中，与销售相关的会计数据迁移完整性关乎会计工作开展连续性。 虽然当前财务共享服务模式基本实现自动化，但是在最初应用财务共享服务模式时需要中小企业财务工作者将初始销售数据输入到服务中心，准备周期较长，易存在人为错误。 为降低智能销售稽核信息风险隐患，中小企业可以从内部着手设置销售稽核数据管理机制，以会计信息跨系统迁移为重点，引入通用信息系统接口，并细化会计信息处理标准、管理要求，确保销售信息完整、快捷地迁移到财务共享服务中心。

五、 财务共享服务在中小企业的应用效果

(一)业务处理能力有效强化

生产经营活动是中小企业会计信息的主要源头，通过在企业应用财务共享服务，可以依托互联网平台同步实现会计工作与业务处理，精准、快速锁定电子凭证，同步资金流、实物流，规避业务处理不及时引发的诸多问题。 而会计业务的同步梳理，也可以消除办公矛盾，助力业务效率提升。 比如，某公司在财务共享服务应用前，月处理发票为8500张，日处理发票305 张，在财务共享服务应用后，通过每天24 小时不间断运行，日处理发票可以达到598 张，总体提升近1 倍，工作效率显著提升。

(二)成本损耗有效下降

在财务共享服务模式中，中小企业仅需购置网络、终端产品，不需额外购置专业财务信息系统，也不需额外聘用系统维护人员以及专业财务人员，成本开支有效下降。 同时中小企业可以借助财务共享平台丰富的资源设备，精准决策，降低财务决策失误引发的资金流断裂风险，提高运营效益。 比如，某公司在财务共享服务应用前，主营业务增长幅度为15%，而在财务共享服务应用后，主营业务增长幅度为65%，表明财务共享服务的应用可以降低中小企业成本损耗，提高中小企业运营效益。

六、 结语

综上所述，受资金、人才、技术等方面因素限制，中小企业无法在内部构建全面完善的财务共享服务中心。 因此，中小企业可以依托现有技术与人才，对通用财务共享服务功能进行简化。 依据模块化管理理念，开展费用控制、税务管理、银企互联，提高财务共享服务经济性。