煤矿安全系统电子文件归档与电子档案管理的课题研究

文/刘朕中 杜佳琦

本文以陕西小保当矿业有限公司煤矿安全系统电子文件归档及电子档案管理为例，对建立小保当制度管理体系、煤矿安全系统电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系、电子文件归档和电子档案管理中存储格式、元数据、电子签名、封装、长期保存和备份等关键技术方案进行了分析研究

常言道：“安全生产，人命关天”。煤炭是人类生产生活中不可或缺的能量来源之一，在国民经济中具有重要的战略地位。党中央、国务院一直极为重视煤矿安全生产工作。各级党委和政府以及煤矿业自身越来越重视安全生产，并且采取有效措施提升煤矿的安保工作，煤矿安全工作总体向好。可是目前，煤矿安全生产形势依然严峻，安全对煤炭生产起着保证、支撑和推动作用，重视安全的目的是保证生产安全和煤矿职工的人身安全。安全第一，始终是煤炭行业坚持的“人本理念”。本文以陕西小保当矿业有限公司为例，进行煤矿安全系统电子文件归档与电子档案管理的课题研究，旨在通过档案的服务功能进一步为煤矿的安全生产添加助推力。

一、建立煤矿的安全体系极为重要

陕西小保当矿业有限公司（以下简称：小保当）为了从根本上解决煤矿安全隐患问题，建立了智能安全预控系统、矿井安全监测监控系统、煤矿井下人员定位系统、井下安全人员（瓦斯）巡检系统、束管监测系统等信息系统、胶轮车运输系统。其中智能安全预控系统主要实现安全风险分级管控、事故隐患排查治理、三违管理等方面的管理工作；矿井安全监测监控系统主要检测矿井的瓦斯、温度、一氧化碳、二氧化碳、风速等指标；煤矿井下人员定位系统主要用于井下人员的定位管控；智能瓦斯巡检系统主要完成瓦斯浓度、二氧化碳、温度、硫化氢、一氧化碳、氧气等指标的人工巡检信息管理工作；束管监测系统专业的气体分析检测系统，主要利用色谱分析技术对井下气体成分的分析，实现CO、CO2、CH4、O2、N2（计算值）等气体含量的24小时在线连续监测，对其含量变化情况进行预测；胶轮车运输系统主要完成井下胶轮车的申请、审批、调度等管理工作。

二、安全系统建立、运行为后续的档案研究工作开启了有效之门

小保当安全系统建设部署运行后，产生出许多具有凭证和参考价值的电子文件，这些文件对于做好小保当安全生产的科学决策，促进建立安全综合评价指标体系具有重要的意义。例如:矿井安全监测监控系统对井下瓦斯、水、火、风量大小、瓦斯浓度等进行监测，通过相关传感器等将数据传输到系统，反映井下环境的变化；煤矿井下人员定位系统对每个矿工的井下位置状况、进入区域进行管理，反映井下人员工作情况等。各个业务系统产生的文件和数据庞大，如何确定这些文件、数据的归档范围和保管期限是我们研究的首要问题。其次各个业务系统的运行平台和开发语言差异较大，所使用的通信协议和数据格式各不相同，原生数据或以结构化的方式或以文件（如XML）的方式进行存储，如何使这些文件和数据以统一的格式进行归档，是我们研究的核心技术要求。再者，文件和数据从业务系统到档案系统中进行归档、在档案系统长期存储以及向其他系统进行移交过程中，如何保证电子文件和元数据齐全、完整及真实性、完整性、可用性和安全性。针对这些问题我们进行了以下九项课题研究：

1.电子文件管理制度

依据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)、《企业数字档案馆(室)建设指南》等标准规范，建立了小保当电子文件管理规章制度，明确电子文件管理领导责任，并将电子文件管理职责纳入相应的档案人员、业务人员、信息人员的岗位职责范围，建立符合小保当档案业务的电子文件管理操作规则和指南，详细地指明电子文件从生成、登记、流转、鉴定、归档、管理、永久保存或销毁整个生命周期的任务和要求，具有可操作性，让业务人员、档案人员在电子文件管理过程中有章可循，有据可查。

2.电子文件分类、归档范围和保管期限表

在梳理小保当电子文件分类、归档范围和保管期限时，不仅要参考国家、行业相关政策法规，同时要结合小保当档案管理规定以及实际数据特征特点。我们参考了《煤矿安全监管条例》《煤矿安全监察档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关规定，按照专业、问题分类方法建立煤矿安全系统分类方案，煤矿安全系统作为一级类目，各业务系统名称作为二级类目，三级类目按照各业务系统具体问题设置，例如：智能瓦斯巡检系统下属分类（井下巡检学习资料、井下巡检安全技术措施、井下巡检安全文件、井下巡检法律法规、井下巡检日统计表、井下巡检班统计表、井下巡检月统计表、井下巡检瓦斯巡检日报表、井下巡检巡检记录）。对于学习资料、安全技术措施、安全文件等保管期限为永久，其他文件保管期限为30年。最终形成了《小保当安全系统电子文件归档范围和保管期限表》。

3.利用数据治理系统建立小保当档案资源池

数据治理系统在本项目主要针对煤矿安全系统产生的数据进行自动汇聚采集和前端控制。长远考虑，小保当两口矿井涉及业务系统100多个且都是独立部署，由档案系统一一对接工作量大耗时长，并且没有机制保证新增业务系统的数据接入，因此引入数据治理系统，发挥数据治理系统优势，将多源异构数据接入、支持各种关系型数据库、支持多接口多协议的推送传输，可存储非结构化数据、半结构化数据以及结构化数据；前端控制是电子文件全程管理的重要保障，按照文件生命周期理论，将档案管理工作提前介入电子文件的归档阶段，建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系，以维护文件的原始性、真实性的管理过程。因此数据治理系统对煤矿安全系统和电子档案管理系统起到承上启下的关键作用。通过数据治理系统采集和接收各业务系统的原生电子文件和结构化数据，对数据进行存储、清洗、聚合和分发等操作，形成庞大的档案数据资源 池 。 通 过 javascript、java、Python、Shell等脚本实现数据聚合过程中的逻辑判断，实现对资源池中的数据进行归档范围划分和保管期限的设置。安全系统的数据是以非结构化数据（XML、TXT等）的方式进行存储，难以理解、存储和利用，借助数据治理系统将非结构化数据转换为结构化数据进行储存，提高了数据的可用性和利用效率。

4.归档接口研究

制定统一的数据接口标准，确保各业务系统的电子文件及元数据归档到电子档案管理系统，使得各业务系统与电子档案管理系统相互衔接，实现电子文件的“一键式”归档。首先形成规范的归档信息包，再通过相关接口技术实现信息包在系统间的交换。信息包也是电子档案长期保存和移交进馆的主要存储形式。依据《基于XML的电子文件封装规范》及OAIS模型中对电子文件的封装方式，并按照文件数据及元数据的结构关系进行打包封装，生成归档信息包。信息包封装的内容包括格式描述、版本、创建时间、数据来源、电子文件和被签名对象等，封装核心内容包括业务实体块、文件实体块、责任实体块和关系实体块。煤矿安全系统、数据治理系统、电子档案管理系统均以WebService接口方式进行数据传输，在电子档案管理系统编写通用的标准数据归档接口，由归档系统进行各自的WebService归档调用。标准数据归档接口可以保持向后兼容，适用于其他业务系统接口集成，无需重新开发和修改现有接口代码。

5.关键技术解决电子档案管理的问题

一是构建煤矿安全系统电子档案元数据体系，目前国内没有煤矿安全系统的元数据标准，也没有具体的实践案例。煤矿安全系统文件与文书类电子文件有类似地方，例如：管理制度、安技措施等是以文档形式上传而来，参考《文书类电子文件元数据方案》将文件属性作为其元数据。也有其自身业务特点，例如：监测运行记录、隐患清单等是一个时间段某个作业详情的真实记录，是一个时间段很多种监测数值的集中展示。根据ISO23081《信息和文献.记录管理过程.记录用元数据.第1部分:原则》对记录用元数据的概念区分，将电子文件元数据分为文件实体、机构人员实体、业务实体、实体关系4个部分，从这4个角度描述电子文件。二是利用数字摘要、时间戳、数字签名和哈希校验等方式，验证电子文件、信息包是否真实有效。三是通过具有可信验证机制的安全接口通信交互，不使用中间数据库等中转方式传递数据；控制用户对资源的访问，仅授予用户所需的最小权限，采用身份认证，防抵赖、可追踪，减少用户在接收过程中的不必要操作，避免误操作带来的风险；数据传输通道加密，做到点对点传输，在传输前，先确定对方身份，避免非法传输申请，同时对传输内容进行加密，保证传输的过程信息不被窃取。

6.建立自动分类、归档机制

首先是在数据治理系统、电子档案管理系统间设立自动归档机制。数据治理系统按照规定的频率自动从各业务系统采集和接收数据统一放入档案资源池，并按照制定好的归档范围和保管期限设置自动进行数据筛选封装，然后将封装好的信息包推送到电子档案管理系统，后者设立专门的归档接收模块，实现接收电子文件和元数据的跟踪、统计。接收到信息包后自动调用四性检测工具进行检测并生成检测报告，最后将解析后的文件和元数据存储在系统对应门类中进行管理。另外根据归档要求采取按件的形式进行自动逻辑编目归档，电子档案管理系统在设计元数据时同步设计档号自动生成规则及档案相关的元数据，根据文件与档案的对应关系，实现自动归档。同时这种自动机制实现了小保当网络化和无纸化模式，实现了煤矿安全系统电子文件“单套制”归档，也为小保当实现全部电子文件“单套制”归档打下了坚实的基础。

7.“四性”保证措施

按照《文书类电子档案检测一般要求》规范要求，小保当开发了四性检测系统，在归档、长期保存、移交与接收等环节手动或自动调用设置好的检测策略对电子文件四性检测并生成检测报告。利用关键技术验证电子文件及信息包是否被篡改、是否真实；利用元数据设置方案检测元数据是否缺失、是否准确和完整；集成病毒查杀工具检测电子文件、信息包、存储介质、存储环境等是否安全；以及检测文件与元数据关联性、文件是否可用等等。检测工具支持自定义设置检测策略，包括：检测频率（天、季度或年）、检测范围（数据范围）、检测比例（全检或抽检）、检测项筛选，且同时支持手动检测和自动检测。

8.长期保存与移交接收

在“单套制”越来越趋于主流的时代，做好电子档案长期保存和移交工作对档案工作意义重大。而长期保存和移交的前提是要保证电子档案的真实、完整、可用、安全。长期保存是用一种可靠的、科学合理的方式长期维护电子文件真实、完整、有效的行为。主要技术涉及：封装、格式、仿真、迁移。电子档案移交工作分为在线和离线两种方式，均需要生成移交信息包。存储结构是将移交信息包中说明文件、目录文件、电子档案及其他信息分层存储，通过在线接口或离线载体的传输方式移交给国家综合档案馆。

9.电子档案备份还原机制

由于档案的不可再生性，一旦损毁将产生严重后果，因此电子档案管理系统建立备份还原机制尤为重要。从国际档案界的工作趋势来看，档案异地异质备份已经成为公认的档案保护措施。电子档案管理系统的备份涉及原生电子文件备份、数据库备份、长期保存信息包备份，还原包括：系统还原、人工手动恢复、范围数据还原。基于小保当电子档案管理系统部署在内网环境中，我们选择静态、离线的备份的方式，电子文件采取增量备份，数据库采取完全备份。对于备份介质选择存取速度快、容量较大的硬磁盘，备份两套，一套封存、一套异地保存。建立自动备份、手动备份双重模式，自动备份根据备份设置的频率自动执行备份，手动备份由专人负责，每周备份一次存放指定场所进行保管，确保电子档案的绝对安全。

上述分析研究表明，煤矿安全系统电子文件归档与电子档案管理课题研究不仅解决了小保当在电子文件归档与电子档案管理中的实际问题、实现了煤矿安全系统电子文件无纸化管理模式，为小保当整体实现电子文件“单套制”管理奠定了坚实的基础，也为小保当未来数字档案馆（室）建设创造了有利条件。由此可见，小保当的安全生产工作的有力举措，促进了档案管理工作的开展和水平的提升，而档案的服务与利用功能发挥，又促进了小保当煤矿的安全生产与矿业的加速发展。