高校智能财务报销体系研究

马媛媛，贺 群

（金陵科技学院，南京 211169）

随着高校办学规模的扩大，资金来源和业务类型更加多元化，使得财务部门会计核算和财务管理工作量剧增，内部控制难度加大。在当前的财务管理体系下，师生们在财务报销时深切体会到财务信息沟通交流不够及时充分、报销流程烦琐且服务效率低、业财系统互联性差、各部门数据共享程度低等问题，财务部门的工作人员面对不断剧增的业务量也感到压力重重，传统的财务管理模式已经无法适应高校发展的需要。大数据、人工智能、移动互联网、云计算等新科技的快速发展，为构建高校的智能财务报销模式提供了技术支撑。

一、高校智能财务报销体系分析

（一）总体设计思路

高校智能财务报销体系的总体设计思路是基于大数据、人工智能、移动互联网、云计算等新技术，以智慧校园网络为基础，以数据信息管理安全可靠、实时互联共享、可移植性强、资源扩展便利为原则，以财务数据资源为核心，实现人力资源、学生管理、教务管理、科研管理、后勤服务、国有资产管理、一卡通等业务部门数据信息互联共享，满足业财数据资源利用效率最大化的目标，构建一个高度信息化的智能财务报销体系。

（二）智能财务报销模式的技术体系

高校智能财务报销模式通过构建智能财务报销管理平台，实现多部门业务管理系统与财务管理系统间数据信息互联共享，在管理平台上协作完成财务报销过程中的报销单据信息填写、报销单据智能审核与审批、网上电子支付等业务处理流程。由于智能财务报销管理平台基于网络系统构建，财务数据与业务服务的安全性可能会受到网络瘫痪、黑客网络攻击以及病毒破坏等因素的影响，因此，要积极做好网络系统与数据信息资源的安全防护，保证智能财务报销管理平台稳定运行。一是在计算机系统中安装杀病毒软件和软硬件网络防火墙，及时升级软件系统修补漏洞，建立实时监控可预警的网络安全防范体系；二是构建财务内部专用网，确保财务系统在内部专用网中运行，处理后的财务数据实时备份，内外网的数据只能通过管理平台实现互联共享；三是智能财务报销管理平台使用白名单访问机制，加强访问用户身份的安全认证，不定期提示用户更换密码等；四是财务部门应建立科学的内部控制制度约束工作人员，具体可从财务系统的安全使用与科学维护、财务数据信息的安全存储和实时多地备份、财务人员的分工协作与相互监督等方面进行实施和完善。高校智能财务报销模式的技术体系见图1。

图1 高校智能财务报销模式技术体系图

（三）智能财务报销管理平台的构建

智能财务管理平台的建设是构建高校业财系统融合、内外部数据信息互联互通、实时共享的重要保证，该平台包括基础设施层、数据信息共享层、应用支撑层、业务处理层和交互沟通层这五个部分。智能财务报销管理平台架构见图2。

图2 智能财务报销管理平台架构图

1.基础设施层

基础设施层主要包括高性能服务器、网络设备、不间断电源设备、存储设备、容灾备份系统、操作系统、网络安全系统和数据库系统等。通过基础设施层的集成，改变了以前校内各部门分散重复建设的情况，降低了建设成本，提高了建设资金的使用效率，便于对基础设施进行集中统一管理、运行与维护。基础设施层将为智能财务报销管理平台的安全平稳运行提供最基础的保障。

2.数据信息共享层

数据信息共享层主要包括基础数据信息、业务数据信息、财税数据信息、财银数据信息、数据交换中心、数据挖掘系统、电子凭证系统等。数据信息共享层的建设改变了以往各部门业务系统数据信息不统一、不准确、质量差、难以共享的状况，做到了基础数据信息、业务数据信息、财税数据信息、财银数据信息等资源的集中统一存储，保证了数据来源的唯一性和准确性，界定了数据资源的管理权责。通过数据交换中心和数据挖掘系统，不仅实现了各部门业财数据信息的互联共享，而且可以进一步挖掘数据资源的潜力，进行多维度数据综合分析，为高校的财务管理决策和高校未来发展决策提供强大的、精准的大数据支持。

3.应用支撑层

应用支撑层主要包括系统开发与接口平台、用户访问与安全管理平台、网上服务平台等。应用支撑层是数据信息共享层和业务处理层之间的沟通联络桥梁，为智能财务报销服务提供运行基础。通过建设统一的系统开发和接口平台，可以为业务及应用层规范软件技术架构、标准化数据、协调不同业务系统之间的数据信息交互联通。建设用户访问与安全管理平台，便于对登录人员统一管理，建立白名单访问机制，进行有效的身份识别和密码安全认证。建设网上服务平台，方便师生们熟悉财务报销业务各环节和流程，高效率地完成报销过程。

4.业务处理层

业务处理层主要包括查询系统、影像处理系统、智能审核系统、财务处理系统（预算、核算、决算与决策分析管理）、银校互联支付系统、人力资源管理、学生管理、教务管理、科研管理、后勤服务、国有资产管理、一卡通系统等。在财务报销阶段，师生们登录网上服务平台，关联个人信息、录入报销单据信息、上传报销单据照片，通过影像处理系统识别和智能审核系统中涉及该项报销业务的科研、教务、国有资产等相关项目负责人及各级领导审核批准，进入财务处理系统由财务人员审核。在报销过程中，师生们可以随时查询业务流程和报销的进展情况，任一环节中报销是否通过都会通过移动APP 实时推送消息给报销人员，报销人员可以及时处理、补充报销需要的财务数据，完成报销流程。通过这一平台有效地改善了传统报销过程中流程烦琐、效率低下的状况，有利于提升师生们的报销体验、改善信息不对称的情况，实现了业财系统的有机融合、互联共享。

5.交互沟通层

交互沟通层主要是师生们使用移动客户端或PC机通过智能财务报销管理系统APP 或微信公众号等与财务人员和业务处理层交互沟通的平台。通过这一平台，可以使师生们的信息获取体验大为改善，不仅改变了信息传递的路径，而且增强了师生们与业财部门之间的交互沟通实效性和便捷性，提高了报销效率。

二、智能财务报销服务模式分析

在传统的高校财务管理体系下，师生们在财务报销时主要存在着以下问题：一是财务信息的沟通交流不够。高校财务部门信息多采用官网、微信群或QQ 群等方式发布，虽然财务信息的发布方便，但师生们每天都要接收推送的各种信息，主动获取财务信息的积极性不够，因此财务部门发布的信息就有可能被忽略，导致师生们无法及时获得必要的财务信息，出现信息不对称现象。当师生们遇到财务问题时也经常是到财务部门现场咨询或电话咨询，这种信息传递和沟通模式经常造成财务信息的沟通交流不够及时和充分。二是财务报销流程烦琐，效率低下。报销人员由于票据问题或不熟悉报销流程等环节，出现状况经常需要频繁往返于财务部门，报销流程烦琐。而且报销人员基本都在报销时间集中扎堆，财务人员一方面要审核报销单据的真实性、合规性与填报信息的准确性，另一方面还要与报销人员实时沟通报销信息，增加了财务部门审核人员的业务工作量，使得审核时间长，造成报销效率低下。三是业财系统数据信息互联共享程度低。高校内部职能部门和院系较多，包含人力资源、学生管理、科研管理、后勤服务、国有资产管理、一卡通业务、教学部门等，这些部门的业务管理软件可能不同，想要实现业财系统之间数据信息法人互联共享非常困难。平时，各部门数据信息基本都是手工录入，当某个部门的数据发生改变，由于各部门之间数据信息不能实时共享，单个部门数据信息的改变不能实时同步到其他业务部门，从而导致各部门的统计数据经常不一致，究竟哪一个部门的数据信息是准确的无从得知，不仅需要人工反复复核，还有可能影响各部门内部的关系，数据信息互联共享程度低的状况严重影响了高校业财部门之间的工作效率。

智能财务报销服务模式利用大数据、人工智能、移动互联网、云计算等新科技，将财务报销业务由线下切换到线上，结合流程自动化（RPA）、光学字符识别、OCR扫描成像等技术进行报销票据的精准识别，实现流程自动化服务。

高校智能财务报销流程如图3 所示，在此模式下，学校各部门的业务系统与财务管理系统数据信息同步互联共享，实现业财系统高度信息化、流程自动化、业务集中控制和处理。师生们在报销票据时，首先对报销单据拍照，通过移动APP 或者PC 客户端登录智能财务报销系统，填写报销票据中的各种信息，进入影像管理系统对已拍照上传的票据完成OCR 扫描，进行光学字符识别获取单据的电子化数据并存储，形成电子数据档案。其次在财务报销系统中选择预算科目中的立项项目，在严控预算资金使用的基础上，由项目负责人和分管领导在线上实时审核和批准，同时，财务部门审核人员通过智能财务报销系统，在事前根据项目预算管控报销资金，如果项目无预算或项目无立项就不能报销，智能财务管理不仅精准地控制了预算的执行，而且为年终财务部门核算提供了精准的数据来源。最后，在电子支付阶段通过银校互联支付系统实现报销项目的费用结算，形成电子发票，报销过程实现了无纸化和无现金模式。在财务信息的获取和报销过程中，师生们可以根据自己的需求随时通过移动APP 查询业务流程和报销的进展情况，任一环节中出现问题或报销是否通过都会通过移动APP 推送实时消息给报销人员，报销人员可以根据推送消息及时处理，补充报销需要的财务数据或者完成报销流程。

图3 高校智能财务报销流程图

这种多端口、多渠道的智能财务报销模式，一是实现了业财部门之间数据信息的互联共享，实时同步更新，保证了数据信息的准确性和统一性，极大地提升了各部门的工作效率；二是有效地降低了信息不对称的消极影响，提升了财务信息的交互沟通水平；三是有效解决了传统财务服务体系下报销往返跑，消耗时间长且效率低下的问题，既优化了财务报销流程和报销程序，又大大缩短了报销过程中的审批时间，使报销效率获得了大幅提升。学校的管理者也可以通过智能财务报销系统的精准数据资源，根据需要生成不同维度的数据报表，合理规划、科学决策学校的未来发展。

结语

构建智能财务报销系统，利用移动互联网技术有效解决了时间和地理位置上的制约，大幅降低了报销过程中的时间，显著提高了师生们的报销工作效率；利用大数据技术提升了业财系统的数据质量和数据信息的处理效率；利用人工智能技术智能识别报销单据，提高了财务处理的便捷性和准确性；利用云计算技术对报销过程中的数据进行快速的整理分析和准确计算，极大地提高了财务处理能力。因此，高校应在健全和完善财务内部控制体系的基础上，积极利用智能财务报销系统，合理优化报销流程，创新报销服务新模式，为师生们提供方便快捷的“一站式”服务，减轻财务人员的工作压力；同时，为高校的决策提供精准的数据支撑，助力高校合理规划、科学发展。