学生资助档案管理探析

文/王 静

学生资助档案是各级教育部门和学校在办理学生资助业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、表册、照片、音像等不同载体的历史记录。学生资助档案具有时间延展性长、内容涉及面广、形式复杂多样等特点。学生资助档案工作是开展各项资助工作、落实国家资助政策的重要依据。做好学生资助档案管理工作，不仅能为学生资助工作提供助力，为资助工作研究提供丰富的第一手资料，同时还是学生资助工作“公平、公正、公开”开展的有力保障，对于提高学生资助工作的规范化管理水平、提升学生资助工作的成效与质量具有重要和深远意义。

1 学生资助档案管理的现状及问题

1.1 学生资助档案管理意识不够

一些学校和部门领导对资助工作和资助档案工作的重视程度比较低，只是片面地认为学生资助档案是资助工作的附属品，忽略了其真正的价值。学生资助业务工作完成以后，业务部门人员没有将形成的资助档案资料整理后移交单位档案部门，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是档案，通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，迎检之后也只作为资料束之高阁，再无问津。

1.2 学生资助档案管理规范性不强

除了极个别省市出台学生资助档案管理制度外，国家和大部门省市地区还未出台关于学生资助档案管理的标准和规范。很多地方学生资助档案管理尚处于无章可循的状态，很多学校也没有制定学生资助档案管理制度。在已制定学生资助档案管理制度的学校中，所制定的管理制度不规范的问题也比较突出，如管理职能职责不明确，材料归档范围、保管期限、整理方法和要求不统一的情形都比较常见。

1.3 人才队伍建设工作薄弱

学生资助档案一般经由资助工作人员和档案工作人员两类人员管理。资助工作人员大多存在重业务轻档案的思想，通常只接受了资助工作的培训，而没有经过专门的档案培训，缺乏档案管理的专业知识和实践管理技能，而档案工作人员又存在对资助业务工作不熟悉不了解的情况，从而导致资助档案收集不齐全、归档鉴定不准确、保管期限划分不科学、整理不规范等。同时，上级档案部门和教育主管部门的档案业务培训中，也没有涉及资助档案管理的内容，资助工作人员和档案管理人员综合素质无法满足新时期资助档案管理工作的需要。

1.4 功能作用发挥不强

当前学生资助档案基本上只是将资助工作过程中产生的材料进行简单的分类，在具体应用中并没有发挥出学生资助档案其他应有的功能，未能真正达到“资助育人”的目的。学生资助档案应用普遍偏低，学生资助档案仅仅被看作是学生受资助的证据以及记录，没有及时跟进受资助学生后期的实际生活状况与学习状况。很多优秀的贫困学生事件也没有被很好地利用作为励志成才的典型案例来开展资助教育工作，从而正确引导其他学生感恩发愤图强，没能发挥出学生资助档案应有的作用。

2 学生资助档案规范化管理的方法

2.1 学生资助档案的收集归档

2.1.1 学生资助档案的分类和归档范围。学生资助档案按照内容和载体形式可分为综合管理类、项目实施类、音像类三大类。学生资助档案的归档范围应当根据不同类别、不同的资助项目来确定。综合管理类是开展学生资助工作过程中形成的管理性文件材料，主要包括：各项学生资助业务工作的政策文件、管理制度措施、资助工作计划、总结、会议文件、培训材料、各类项目申请、评审中生成的文件材料、来信来访、表彰奖励、经验交流、媒体宣传报道等文件材料。项目实施类是涉及各类资助项目受助学生信息的文件材料，主要包括：受助学生申请、民主评议、公示、受助学生花名册、资助银行卡发放凭证等。音像类主要是在开展学生资助工作过程中形成的照片、录音、录像等资料。

2.1.2 学生资助档案的归档要求。一是归档部门和时间。各级教育部门和学校是学生资助档案工作和学生资助档案的建档主体，要指定专人负责收集整理归档学生资助文件材料。资助档案可在本单位资助管理部门保管1-2年或在一期资助项目结束后移交本单位档案管理部门，并办理移交归档手续。二是归档文件材料的要求。学生资助档案文件材料应当齐全完整、分类准确，不得伪造、篡改；文件材料目录明晰、准确；照片图像清晰。三是移交的要求。移交时应对资助档案的真实性、完整性和有效性进行查验，对于字迹模糊、印章不清、残缺不全、衔接无序的文件材料，应及时退回整改。

2.2 学生资助档案的整理

2.2.1 整理原则。学生资助档案的整理要遵循学生资助业务经办的规律和特点、以方便归档整理和检索利用为原则。

2.2.2 整理要求。学生资助归档文件材料的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。纸质文件材料可按照GB/T 11822-2008规定整理，数码照片按照DA T50-2014规定整理，录音、录像按照DA T78-2019规定整理，电子文件按照GB T18894-2002规定整理。

2.2.3 学生资助纸质文件材料的整理方法。一是按“卷”整理。学生资助纸质档案宜采用案卷形式管理，即以“卷”为保管单位进行整理，以保证文件材料的成套性、系统性。不同年度、不同类别、不同保管期限的文件材料不得混合组卷，卷内文件材料应当反映一个相对独立的内容或问题。归档的文件材料组卷后可按“件”整理，每件独立装订、编页，并加盖“档号章”排列装盒，一盒为一卷。档号章包括档号和序号2项，档号编制如后文所述，序号为本卷内（盒内）每“件”归档文件材料的顺序号，用2位阿拉伯数字标注。

二是分类。一般采用“年度—类别”进行分类，同一单位应保持分类方案的一致性和稳定性。

三是划分保管期限。学生资助档案文件材料保管期限划分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

四是排序。为方便查阅，同一案卷内文件材料一般按相同问题排列在一起。

五是编制档号。档号结构格式为“全宗号-档案门类代码?年度-类别代码-卷号”。全宗号为同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号，教育行政管理机构的资助部门全宗号用教育行政管理机构的全宗号，学校和其他社会资助部门有全宗号的沿用，无全宗号的可忽略。档案门类代码由“助学”的汉语拼音首字母“ZX”标识。年度为学生资助档案的形成年度，以4 位阿拉伯数字标注，如“2022”。类别代码按“综合管理类”用“ZH”标识，项目实施类用“字母+数字”标识，字母标识不同的受助群体，如学前教育幼儿资助（XQ）、义务教育学生资助（YJ）、普通高中学生资助（PG）、中等职业教育学生资助（ZZ）、高等教育学生资助（GJ）；2位阿拉伯数字标识不同的资助项目。卷号是学生资助档案排列的顺序号，用2位阿拉伯数字标识，不足2位的，前面用“0”补足，如“06”。学生资助档案档号示例：1329-ZX?2022-ZH-01（全宗号为1329的某资助部门2022年学生资助类档案综合管理类01号案卷）、1329-ZX?2022-XQ01-01（全宗号为1329的某资助部门2022年学生资助类档案学前教育幼儿资助类01号项目01号案卷）。照片音像类按照不同载体形式分类标识，如照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）。

六是编目。学生资助档案组卷后，应编制卷内文件目录和案卷目录。一是卷内文件目录。卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等项目。用阿拉伯数字从1开始依次标注卷内文件的排列顺序。文号即文件的发文字号，没有的不填。责任者填写制发文件的组织或个人，应使用全称或规范化简称。文件题名填写文件材料的标题，没有题名的，应根据文件内容拟写题名，并用“［］”括起来。日期填写文件材料的形成日期，以8位数字表示，如20220805。页数用阿拉伯数字填写每“件”归档文件材料的总页数。备注注释需要说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。二是案卷目录。案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等项目。序号填写每本案卷的排列顺序号。档号按照档号结构格式要求填写。案卷题名是根据每本案卷的内容拟写的案卷标题，应简明、准确。总页数填写案卷内全部文件的页数之和。保管期限填写组卷时划定的保管期限。备注可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

七是装盒排架。整理好的学生资助档案应装入档案盒内，在盒内文件最后放置备考表，备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目。档案盒可使用科技档案卷盒，逐项填写盒面盒脊内容。完成装盒的案卷，应按照学生资助档案分类方案依次上架。

2.2.3 音像材料的整理。对学生资助过程中形成的数码照片、录音、录像等材料的整理、著录、存储、保管、利用和鉴定应当遵循《数码照片归档与管理规范》和《录音录像档案管理规范》，整理应当符合纸质文件材料的分类原则。

2.2.4 电子文件的整理。归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目等，应符合纸质文件整理要求的有关规定。归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。

2.3 学生资助档案的数字化和信息化

各级教育部门和学校应当积极推进学生资助档案的数字化和信息化建设，要设置专项经费，在整理学生资助文件材料时，同步开展存量文件材料的数字化扫描备份，已安装学生资助管理信息信息系统的，要注意与单位档案管理信息系统、学校智慧校园平台等的衔接，探索实现增量电子文件归档的有效方法，实现学生资助档案的信息化管理，继而实现信息资源共享。同时，要加强各类学生资助信息、学生资助信息系统形成的电子数据的安全保密管理，维护个人隐私，严防失泄密。

2.4 学生资助档案的保管

学生资助档案一般应集中统一保管，有条件的资助管理机构可以设立专门的学生资助档案室。资助管理机构保管学生资助档案时，应当配备符合国家要求的保管保护设施，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防有害生物、防有害气体等保管条件。装具应采用密集架或专用铁皮柜，定期检查，做好学生资助档案存放库房、柜架的清理、除尘等工作，以确保学生资助档案的安全。

2.5 学生资助档案的鉴定和销毁

对保管期满的学生资助档案，各级教育部门和学校应当组织进行鉴定，成立资助档案鉴定领导小组，鉴定小组由本单位的资助管理机构人员和综合档案管理机构人员组成，鉴定小组负责鉴定和形成鉴定报告，并提出处理意见。对保管期满、还有保存价值的，应当重新鉴定保管期限；不再具有保存价值、确定销毁的，应当清点、核对并编制档案销毁清册，经单位负责人签字后进行销毁。销毁档案应当由2人以上监督进行，监销人在销毁清册上签名。销毁清册永久保存。

2.6 学生资助档案的的统计和利用

各级教育部门和学校应当建立健全档案统计制度，做好学生资助档案的接收、移交、保管、查阅、利用、销毁等情况的统计工作。同时，各级教育部门、学校和各级国家综合档案馆应当积极开发学生资助档案信息资源，依法依规向社会提供利用服务。要善于发现和拓展学生资助档案的功能，提高资助档案的利用率，可通过举办自强之星、诚信教育等活动，创新思政教育的形式，调动各方相互配合协作，一方面为受助学生提供平台，另一方面也通过励志案例分享践行资助育人理念，真正促进学生全面发展。

2.7 学生资助管理队伍建设

各级教育部门和学校首先应创造条件，有计划、分步骤地开展业务培训，强化学生资助档案管理理论学习和实践探索，不断提升资助工作人员和档案人员的业务能力，倾力打造一支高素质、守纪律、责任意识强、专业知识过硬的管理队伍。同时，各地区、各部门、各学校之间要加强资助档案工作经验交流，经常性地开展新时代学生资助档案规范化管理研讨，针对资助档案管理工作中的新情况、新问题，提出新对策、新举措。最后，各级教育部门和档案行政管理部门要健全资助档案工作管理机制，定期开展检查，及时发现和解决资助档案管理工作中存在的困难和问题，不断促进资助档案管理工作规范、健康、有序发展。

3 结语

综上所述，随着国家学生资助政策体系的不断完善，学生资助档案作为学生资助工作的重要组成部分，与资助项目一样，越来越受到社会及业内更多关注和重视。各级教育部门、学校和档案行政管理部门应当进一步深化认识，建立健全学生资助档案管理的制度规范，加大对资助档案管理的投入，切实改善保管条件，积极创新管理手段，推动学生资助档案管理的标准化和规范化，更好地对学生资助档案进行全方位管理。同时不断加强队伍建设，加强监督指导，提升管理水平，使学生资助档案管理工作更好地适应教育和时代发展的需要，更加充分发挥学生资助档案的作用，使之更好地服务于学生、服务于社会和教育事业发展。