“互联网+”环境下机关单位档案室转型分析

文/孙琛辉

档案作为原始的历史记录，是不可或缺的信息资源，档案工作是各单位自身发展的基础性条件。机关单位档案室作为国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构，是各单位工作职责有效履行的基础部门。在“互联网+”环境下，档案室应主动把握信息技术为档案工作发展带来的巨大机遇，实现数字化转型。

1 传统档案室的职能与地位

机关单位传统档案室的基本职能是档案的收集、整理、保管、利用等，并按规定将档案移交有关档案馆。长期以来，机关单位档案室被定位为一个单位的辅助部门，为各部门提供基本的档案储存和查询服务。由于传统档案室保存的多为纸质载体档案、声像档案或照片档案，种类繁多、内容庞杂，档案利用不够方便，效率不高，档案保存职能大于利用职能，很多单位将档案室定位为资料保管室，档案管理人员被称为资料管理员，地位比较低。由于重视程度不够，档案室的人员、基础设施配备不足，在单位工作中处于“失语”“失位”的境地。

这种情况下，一些机关单位档案工作开展不力，以被动管理为主，严重滞后于其他工作开展，相关业务部门归档意识不强，加上缺乏完善的监督机制，导致很多应归档材料无法完整、系统地归档到档案室。日后利用档案时很难找到完整、齐全的材料，加深了人们对档案室“无为”“无用”的印象，进一步弱化了档案室的地位。

2 网络信息技术给档案室带来的机遇和挑战

随着现代信息技术的广泛应用，档案管理、保护、利用的工具、手段全面信息化、自动化，档案管理工作的环境、模式发生巨大改变，也使档案室电子文件归档保存面临挑战。

2.1 大数据部门对传统档案室带来冲击

一些地方或单位成立数据管理部门或信息中心，对地方或单位运行过程中产生的电子文件进行汇聚和管理。如天津市成立大数据管理中心，进行数字资源的统筹管理。由于电子文件种类丰富、格式多样，且具有系统依赖性，某些专业性很强的电子文件，在档案系统可能无法读取。当电子文件取代纸质文件成为日常工作中形成文件的主体，档案室有没有能力管理电子文件归档，数据中心能否取代档案室，成为业界探讨的问题。

2.2 电子文件管理存储成本比较低

目前，各部门和单位产生的归档文件以电子文件为主，其存储密度高，收集和保存成本较低。那么，各部门业务系统产生的归档文件能够自行管理，比如自动在业务系统按照档案收集要求进行存储，然后将具有永久保存价值的档案直接移交档案馆，不必移交档案馆的档案自行保管。如果这一模式可行，机关单位档案室是否已经失去存在的必要性。这种情况下，档案室能不能及时找准定位、完善功能，发挥其应有的价值，成为直接影响并决定其存亡的先决条件。

实际上，面对大数据部门、信息中心等部门的冲击，以及信息技术变革对档案管理方式的挑战，档案室在其传统的档案管理方面依然具备无法取代的优势。究其原因，一是随着海量电子文件的迅速产生，冗余信息相应越来越多，并不是所有数据信息都可以作为档案进行收集和保存，反而越来越需要档案室发挥价值鉴定、分类整理的优势，进行专业化的归档指导，有效收集和管理档案，并利用技术手段为电子文件的长期可读、真实完整、安全可靠提供保障。二是在高度信息化的形势下，传统载体档案越来越少，反而变得越发珍贵，更需要档案室妥善保管。三是由于部分电子文件形成时还存在质量缺损，电子文件管理措施尚不完善，具有永久保存价值的重要文件还需要打印成纸质载体进行双套管理，档案室统一归档。四是由于信息化的不彻底，某项业务活动中既可能产生电子文件，也可能产生传统载体文件，需要档案室开展混合载体归档管理。

当然，机关单位档案室不能因为上述原因就高枕无忧，而应以高度的责任感、浓重的危机意识，积极投身信息化潮流，融入数字化，切实提升信息化含量，与大数据部门和相关业务部门密切协作，尽早掌握从海量数据中“披沙拣金”的过硬本领，在工作中对档案利用需求主动调研，对档案信息进行关联分析，为单位主营业务、中心工作发挥更大的支撑作用、服务价值。

3 新时代档案室的职能定位

作为业务活动的直接记录，档案具有凭证、参考、信息、情报、数据、知识、史料等多维价值，能发挥行政、业务、法律、文化等作用，有不可替代性。档案室作为集中管理档案的职能部门，同样具有不可替代的作用。在信息化浪潮下，档案室应与时俱进，拓展部门职能，找准自身定位。

3.1 档案室既要加强传统载体档案的收集整理，又要加强电子文件档案管理

档案室应按照国家档案主管部门的规划部署，积极推进档案信息化，统筹推进档案数字资源建设、信息化基础设施建设、应用系统建设、档案信息资源长久保存和有效利用、安全保障体系建设、信息化人才队伍建设、信息化政策法规体系建设，全面建立与信息化相适应的档案接收、管理、利用模式，真正成为集实体档案与电子档案为一体的档案储藏基地。

3.2 档案室不仅要成为档案卷宗的守护者，更要成为档案信息的开发者

不仅将档案保管好，更应重视档案的开发利用。应将工作重心从过去的档案实体管理转向档案内容管理，积极利用信息技术提升档案编研、利用工作水平，重视档案信息资源挖掘，将档案记载的历史、经验进行提炼、归纳，供业务部门和单位领导决策参考，将档案库建设成为知识库、思想库，最大程度地发挥档案的核心价值。

4 档案室转型的目标任务

综合上述情况及分析，机关单位档案室转型的目标任务是建设数字档案室。

近年来，关于数字档案室建设，国家档案局出台了一系列标准规范，对其软件、硬件、制度建设等方面工作提出了要求，涉及电子文件捕获、鉴定、归档，电子档案收集、保管、利用等各个环节。如何使规范落地、与各单位档案工作实际衔接，建立适合本单位的数字档案室，需要各单位结合实际情况全面梳理档案工作核心业务，梳理档案管理工作与业务工作的衔接节点，进行方案设计和组织实施。

数字档案室建设是一项长期、复杂的过程，涉及实体内容建设、过程管理、实施保障和制度建设。实体内容建设通常包括软硬件设施和数字档案资源建设。

软硬件设施包括服务器、网络设备、存储设备、终端设备、机房等硬件设施，操作系统、数据库系统、OCR软件、格式转换软件等系统软件、工具软件，数字档案管理系统等应用软件，以及网络服务平台。数字档案管理系统是数字档案室建设相关规范落地、推动实际工作的重要抓手，其功能模块直接决定了数字档案室建设的成功与否，需要设计相对规范严密的管理体系和归档流程。一般而言，数字档案管理系统应具备档案在线收集、保存、管理、利用四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、备份与恢复、系统安全维护等功能。网络服务平台是数字档案室的重要组成部分和基础环境，一般包括局域网、政务网、公众网网络服务平台。

在数字档案管理系统建成后，数字档案资源的建设是数字档案室建设的重点，且是一项持续不断的工作。数字档案资源建设，既包括数字资源的创建，也包括数字资源的组织。数字资源创建包括对传统档案数字化和对电子文件接收归档，这是资源建设前期工作。数字资源组织，指对各类数字资源进行整理、加工，建立各种数据库，这是资源建设的中后期工作，是对前期形成的资源进行后续优化和管理。由于现阶段产生的归档文件，既有传统载体文件，也有电子文件，因此，需要以混合载体归档的模式做数字转型，对于接收的纸质档案、照片档案、实物档案等传统载体档案，及时进行数字化扫描。对接收的电子文件，为保证其长期可读可用，应进行格式规范，保证电子文件的真实、完整、安全、可靠。数字档案资源归档后，需进行数字资源的分类、价值鉴定、整理、开发、利用。

2016年国家档案局印发《数字档案室建设评价办法》，提出组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设五大项目评价指标。其中，数字档案资源建设和应用系统建设分数占比较多，可看出数字档案资源建设和系统建设的重要性。数字档案资源建设对于数字档案室建设具有决定性影响，每一条指标都十分重要。数字档案资源决定档案管理的基础和质量。如果进入系统的数字档案资源质量差，数字档案管理工作就无法得到保证。系统建设则是数字档案室的重要支撑和保障，要求系统接收和管理流程设计更加细致、合理、便捷，系统功能建设与数字档案资源有效衔接，互相融合。

此外，数字档案室建设还应注重整体建设，不能只重视软硬件建设而忽视档案治理。数字档案室建设是一个长期的、动态的过程，不断有数字档案资源存入档案管理系统，需要持续开展数字档案资源的存储与备份，需要人员、经费保障。

5 未来档案室发展路径

信息化时代，机关单位档案室应找准定位，适应所属单位发展需要，明确发展路径，在发挥好档案收、管、存、用基本职能的基础上发挥更大价值，为单位的决策、管理和发展做好支撑与服务。

5.1 改变角色认知，找准职业定位

机关单位档案室应摈弃保守观念，抓住信息化建设等重大契机，把握新时代档案工作发展趋势，加快档案工作数字化转型，加强数字档案资源的开发和服务利用，实现档案管理的智能化、便捷化和重塑性变革。新媒体的广泛应用，为档案利用和宣传教育提供了便捷渠道。机关单位档案室可通过举办专题展览、制作微视频、宣传册等多种方式，进行档案工作宣传，不断提升其他部门对档案工作的认知度、认同度，为档案工作持续发展创造良好的空间。

5.2 主动沟通联系，全程跟踪管理

在传统的档案工作模式下，一些单位档案室的工作被动、滞后，无法贯彻施行档案全程管理和前端控制的理念。但在信息化时代，随着业务活动过程文件的全程电子化，通过业务系统和档案管理系统的流程设计和节点控制，档案室可以实现对归档电子文件的全程管理。档案室应加强与业务部门的沟通联系，了解其职能活动和档案形成状况，取得部门支持，从总体上设计归档范围、分类方案、归档规则。档案室还要与信息化部门加强合作，在业务系统设置归档模块，将档案管理要求融入业务流程，指导业务部门实时进行电子文件预归档，进而实现文档的一体化管理。“互联网+”环境为档案业务监督指导提供了多元化的方式方法，应充分发挥其作用。

5.3 围绕中心工作，拓展服务功能

档案工作的根本目的是提供利用，束之高阁的档案将失去其原有的价值。机关单位档案工作应以服务单位大局和中心工作为目标，充分利用现代信息技术，创新档案服务手段和方式，加强档案信息资源开发。档案室应了解分析单位中心工作和重点工作，充分了解业务部门的需求，思考档案工作如何支持业务部门工作，促进业务部门工作效率的提升。如参考单位年度工作计划和总结，参加业务部门的活动、会议，浏览单位门户网站，关注与单位工作相关的媒体报道等，思考档案在其中能发挥的作用，积极拓展服务范围，利用大数据、人工智能、知识挖掘等手段、方法，对档案资源进行分析、加工，并提供关于科研成果、获奖记录等各种统计数据，全力满足甚至主动创造档案用户的利用需求。服务方式上，通过档案系统建设，尝试建立数字档案信息资源“一站查询、一键推送”的智能化服务模式。还可通过开发微信公众号、APP等形式加强档案信息资源共享和移动平台服务。

5.4 完善标准规范，保证信息安全

安全是档案工作的底线，维护档案安全是档案部门及工作者的法定职责。新修订《档案法》明确要求各级单位“应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力”。档案安全既包括实体安全，也包括信息安全。自然灾害、人为事故和管理不当会给档案实体安全造成损失。档案信息安全则由于信息技术本身的局限性、载体损坏或软件更新导致存储格式打不开、网络攻击信息系统等因素引起。机关单位档案室应对照国家档案局印发的《档案馆安全风险评估指标体系》等有关规定和要求，完善单位实施细则，加强档案基础设施建设，加强管理，使档案实体和档案信息可管可控，保证档案实体、信息系统和数据安全。在开展档案数字化外包工作时，需按照《档案数字化外包安全管理规范》规定的相关要求做好安全管理。

档案工作数字转型，是为了适应“互联网+”环境下各项业务工作的需求，提高档案工作效率，但目前还有很多未知的问题，如电子文件的长期保存，归档格式，备份载体的选用，数据的安全，系统的可靠性等。在现阶段探索中，甚至会给归档工作带来更大的工作量，需要在实践中逐步推进、逐项解决。