新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策探讨

摘 要：为了改善生活，为人们提供养老保障，我国一直非常重视社会养老保险业务。档案管理是开展社会养老保险业务的关键，影响着经办部门的办公效率。但是，社会养老保险业务档案管理中存在管理人员思想落后、档案管理信息化建设缓慢等问题，使档案管理工作的质量大打折扣。在新形势下，为了提高社会养老保险业务的开展质量，应树立新的档案管理思想、选择合适的档案管理方法、加强档案管理信息化建设，通过档案管理为社会养老保险业务的开展提供坚实基础。

关键词：社会养老保险;档案管理;信息化建设

新形势下的社会养老保险政策更符合群众需求，有利于促进社会发展，因此参保人数不断增多，社会养老保险业务中产生的数据信息也越来越多，这就要求相关人员做好档案管理工作，利用新的思想创新档案管理工作，因此本文将对新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策进行简要分析。

一、社会养老保险分析

社会养老保险指的是由社会统筹基金支付的基础养老金与个人账户养老金共同构成的，是社会保障制度的关键构成部分，也是社会保险中至关重要的险种。为人们提供社会养老保险的主要目的是根据相关法律法规解决劳动人员到达一定年龄或丧失劳动能力后的基本生活问题。简单来说，养老保险可以保障老年人的基本生活需求，为老年人提供稳定的生活来源，是多数国家都大力实行的社会保障制度。世界各个国家实行的养老保险制度不同，常见的有储金型养老保险、国家型养老保险、传统型养老保险、福利型养老保险以及混合型养老保险等类型。不同于其他保险，社会养老保险较为特殊，具有国家立法、强制实施、企业与个人必须参加、社会影响力大等特点。实行社会养老保险具有重要意义，有利于保障劳动力的再生产、增强社会安全性并促进经济发展。

相比于发达国家，我国经济发展水平仍然较为落后，无法全部承担社会养老保险，但又希望通过社会养老保险保障人们的生活，促进社会安定和谐发展，因此我国的养老保险主要是由基本养老保险、企业补充以及个人储蓄这三部分共同构成的。首先，基本养老保险指的是根据国家相关法律法规实施的社会保险制度，企业与职工需根据法律条例缴纳养老保险费用，当职工退休之后可申领基本养老保险金。其次，企业补充指的是企业根据自身情况为职工构建的辅助性养老保险，与基本养老保险之间有一定的联系，也有一定的区别。最后，个人储蓄主要指职工个人储蓄，是社会养老保险的关键构成部分。我国的社会养老保险制度是由城镇企业职工养老保险制度、机关事业单位养老保险制度以及农村养老保险制度共同构成的。

二、档案管理分析

档案管理即档案工作，指的是档案部门根据相关法律法规与行业规定管理档案实体与档案信息，并灵活应用档案，为相关部门或人员提供档案服务。在进行档案管理时，档案管理人员需要做好档案的收集、整理、存储、价值判断以及利用各方面工作，充分发挥档案在社会活动中的作用。档案管理工作是以档案为对象，而档案服务是以档案利用者为对象的。在进行档案管理时，档案管理人员需要合理解决档案分散与档案集中利用之间的矛盾。在社会养老保险制度不完善的过程中，社会养老保险业务产生的档案信息越来越多，对档案管理的要求不断提高，这虽然促进了档案管理工作的开展，但是也给档案管理工作带来了较大挑战。过去，档案信息相对较少，档案管理还没有形成独立系统，随着档案信息的不断增多，档案管理已形成独立系统，之前档案管理系统较为封闭，人们的数据利用意识也比较差，档案利用率相对较低，而当前档案管理系统越来越开放，从之前的凭借经验管理转变为了科学管理。但是，社会养老保险业务档案管理仍存在较多的不足，需进一步提高对档案管理的重视程度，加大档案管理创新力度，为社会养老保险业务的开展提供助力。

三、做好社会养老保险业务档案管理工作的重要性

第一，社会养老保险业务档案管理是社会养老保险业务经办管理服务工作中的基础工作。社会养老保险业务档案管理是至关重要的基础工作，在社会养老保险制度运行中扮演着重要角色，也是民生档案中的关键构成部分。档案管理贯穿了社会养老保险参保登记、保费征缴、数据统计、待遇核发以及待遇注销等业务的全过程，详细记录了参保单位与个人的详细情况，是判断人们是否能够享受养老保险待遇的关键依据。第二，在社会经济快速发展的过程中，社会保险体系的建设是政府、群众都十分关心的问题。在社会保险体系运行过程中，社保部门应做好社会养老保险档案宣传工作，通过新媒体等媒介让人们意识到社会养老保险档案管理工作的重要性，增强群众的意识，同时也让相关部门加大对社会养老保险档案管理工作的资金支持力度、人才支持力度，解决档案管理工作中的各种问题。总之，加大社会养老保险业务档案管理力度可以增强经办机构的核心竞争力，促进社会发展。

四、社会养老保险业务档案管理中的问题

1.管理思想落后

近年来，我国经济发展水平不断提升，社会养老保险制度越来越健全，对档案管理的要求也有所提升。档案管理是社会养老保险管理工作的基础，具有较强的系统性、服务性等特点，其不会直接产生物质利益，但是可以间接促进社会养老保险工作的开展，为社会养老保险业务提供支持。

但是，多数社会保险经办机构都更重视参保、征收保费等业务，忽视了档案管理的基础性作用，没有完善档案管理工作流程，也没有制订档案管理规范，导致部分档案管理人员敷衍了事，只是开展表面工作，无法充分利用档案信息的价值。同时，部分档案管理人员缺乏档案利用意识与工作危机意识，只是被动做好档案的存档工作，没有科学鉴定档案的价值，也没有积极开发和利用档案中的数据信息，导致档案管理缺乏实效性，无法为社会养老保险业务的开展提供有效帮助。

2.管理制度不健全

社会养老保险业务贯穿了社会养老保险参保登记、保费征缴、数据统计、待遇核发以及待遇注销等业务的全过程，详细记录了参保单位与个人的详细情况，是判断人们是否能够享受养老保险待遇的关键依据。总之，社会养老保险业务的档案涉及了诸多方面的内容，具有重要价值，在进行档案管理时需要堅持严谨、规范、细致的原则，避免档案管理出现错误。这一过程需要档案管理制度的指导，也需要相关规范的约束。但是，社会保险经办机构并没有针对档案管理现状以及档案管理中存在的问题制订完善的管理制度，相关规定不够完善，也没有紧随社会发展创新档案管理制度，导致档案管理制度流于形式，缺乏约束力。

3.软硬件设施投入力度小

首先，现代化的档案管理工作对信息化建设有较高的要求，只有加大资金投入力度、完善软硬件设施才能够促进档案管理改革与创新。但是，社会保险经办机构在档案管理创新中的资金投入力度相对较小，并没有完善所有软硬件设施，导致档案管理人员无法有效开展档案管理工作。其次，部分社会保险经办机构没有设置独立的档案室，且现有设备十分简陋，不具备防潮、防盗、防蛀等功能，导致档案管理存在较大的安全隐患，更无法实现档案管理的信息化与现代化发展。此外，部分社会保险经办机构没有完全利用电子档案取代纸质档案，降低了档案查阅的效率。社会养老保险业务不断增多，产生的档案数量也不断增多，传统的档案管理方式已无法满足相关部门与参保人员的档案利用需求，这不仅影响到了社会保险经办机构的业务开展，也影响到其形象。

4.管理人员专业素养有待提升

在大数据与信息化时代中，政府与群众的信息意识和数据意识不断增强，对社会养老保险业务档案管理工作提出了更高的要求。从某个角度来看，这对档案管理人员提出了更高的要求。在社会养老保险业务不断增多，数据信息量不断增加的过程中，社会养老保险业务档案管理人员应坚持与时俱进、终身学习的意识，在掌握现有知识与技能的基础上不断研究新的知识与技能，利用新的思想武装头脑、指导工作，在提高档案管理工作质量的同时实现自我发展。但是，当前社会养老保险业务档案管理队伍存在诸多问题。第一，管理队伍年龄结构不合理。社会保险经办机构属于国家单位，人员聘用有严格的要求和完善的考试制度，且会根据实际用人需求进行人员聘用，若人员充足便不会招聘，导致档案管理部门的人员年龄相对偏大，年轻人较少，虽然具备丰富管理经验与扎实的专业基础，但是管理思想较为落后，对先进技术的认同感较低，学习能力也相对较差;第二，现有的档案管理人员不满足复合型人才的要求。例如，在信息化管理中，如何保障数字档案的安全是重点研究内容，但是很多档案管理人员并没有掌握这方面的知识与能力。同时，部分档案管理人员的职业素养较差，存在消极怠工的问题，在档案管理中存在疏忽，降低了管理质量。

五、新形势下社会养老保险业务档案管理工作对策

1.树立新的管理理念

在新形势下，创新社会养老保险业务档案管理工作是信息时代发展的要求，也是提高社会保险经办机构现代化管理水平的要求。首先，社会经济发展水平不断提升，社会保险体系深化改革，养老保险制度不断完善。人们的养老保障意识越来越强，参保人数越来越多，只有创新社会养老保险业务档案管理工作才能够满足社会养老保险的基本需求，为人们提供可靠的养老保障服务。传统的社会养老保险业务档案管理工作存在无法及时更新参保人员的信息，档案利用效率也比较低，无法满足实际的工作需求。通过有效措施创新、完善和优化社会养老保险业务档案管理工作可以提升档案管理的信息化水平，完善档案内容，提高档案数据信息的利用率。其次，从当前发展情况来看，大多数社会保险经办机构都逐渐开始进行信息化建设，开始利用信息技术进行管理。而档案管理工作是基础性工作，实现档案管理工作的信息化建设可以为其他各项工作的开展奠定基础。加强档案管理创新可以充分发挥计算机、网络等先进技术在档案管理中的作用，加强数字化管理。因此，应提高对社会养老保险业务档案管理工作的重视程度，并树立新的管理理念。

第一，应坚持以人为本的档案管理理念。社会养老保险业务所产生的档案都是记录参保情况的，即记录参保人员的各方面信息，所以人文价值观念是档案管理的核心，档案管理人员应坚持以人为本的档案管理理念。在档案管理过程中，管理人员需要明确档案利用者的实际需求，加强档案利用，实施人本服务，并加强以人为本的档案文化建设。

第二，应坚持信息化的档案管理理念。在新形势下，人们对信息以及数据的重视和利用程度不断提高，而社会养老保险业务档案中涉及大量的数据信息，具有重要价值。在进行档案管理时，档案管理人员不仅需要做好档案的收集和整理工作，也需要积极鉴定档案内容的价值，挖掘出档案中有价值的数据信息。

2.健全档案管理制度

首先，我国十分重视档案管理工作以及社会保险业务的档案管理，并根据实际情况制定了相关的法律法规，例如《中华人民共和国档案法》及《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规。社会保险经办机构需要根据法律法规制订完善的档案管理制度。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》要求社会保险业务档案管理维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，社会保险经办机构可以这一要求为准则制订档案管理制度。其次，社会保险经办机构应深入研究相关的法律法规，明确其具体规定，健全档案保管制度、档案利用制度以及电子档案管理与保护制度，做好档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等工作，避免出现档案毁损、遗失甚至泄密等情况。其中，档案保管制度包括档案归档制度、检查核对制度、档案统计制度以及档案保密制度。

3.加强信息化建设

第一，社会保险经办机构应完善资金投入机制，为档案管理信息化建设提供充足的资金支持。财务部门需根据档案管理信息化建设的实际需求进行预算编制，为档案管理信息化建设提供专项资金支持，使档案管理部门具有购买计算机、摄影机、扫描仪等硬件设施以及升级软件系统的能力。第二，档案管理部门应利用大数据、云计算、数据库等先进技术构建档案管理信息化系统，创新档案检索方式，充分发挥电子档案的作用，做好档案信息数字化处理、存储与利用工作。

4.提高管理人员素养

在新形势下，无论是档案管理理念、方法还是手段都发生了改变，对档案管理人员的要求也与之前不同。为了做好档案管理工作，提高档案管理质量，社会保险经办机构应加大档案管理人员的培训力度，优化档案管理队伍素养，为档案管理工作的开展奠定人才基础。首先，社会保险经办机构应优化档案管理队伍的结构，多聘用一些既具备档案管理专业知识与技能又具备信息技术应用能力的年轻人，使整个管理队伍更加年轻化，更有活力。其次，社会保险经办机构应做好现有档案管理人员的培训工作，积极开设讲座、短期培训，或外派一些管理人员进修，让档案管理人员学习更多新的管理理念与方法，打造复合型档案管理队伍。此外，社会保险经办机构应加强档案管理人员职业素养教育，提升档案管理人员的职业道德素养，促进档案管理人员的未来发展。

六、结语

新形势下做好社会养老保险业务的档案管理工作具有重要意义，可以详细记录参保人群的个人信息及其养老保险账户的变动情况，有利于保障社会养老保险业务的开展。为了进一步解决档案管理中的问题，提高档案管理质量，应加大对相关法律法规的研究力度，健全档案管理制度，创新档案管理方法，充分发挥信息技术在档案管理工作中的作用。

参考文献：

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[4]骆 丽.如何规范广南县城乡居民社会养老保险业务档案管理[J].国际公关，2019

（作者单位：临沂市兰山区社会保险事业中心）

作者简介：孙静（1968—），女，汉族，山东临沂人，本科，副研究馆员，研究方向：社会保障、社会保险档案管理。